Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Альтернатива МСФО, когда международные стандарты не используются, – оперативный учет, и управленческие отчеты по нему ведутся по корпоративным стандартам с достаточной аналитикой и сроками предоставления отчетности, комфортными для принятия управленческих решений в компании. Это тоже требует данных, которых просто нет в обычной учетной бухгалтерской системе. А вот в ERP такие данные есть!

В общем случае в ERP-системе больше разнообразных «небухгалтерских» данных, нефинансовых в том числе, но очень важных для управления компанией. Можно процитировать Генри Форда: «Когда я изучаю свой баланс, я не могу увидеть там двух вещей: цены моей марки и стоимости моих кадров. Однако именно они и делают меня богачом». В современных бухгалтерских программах есть и цены, и ставки зарплаты, но вот в классической бухгалтерской отчетности этого действительно нет.

1.3.Зачем ERP-система компании

Выше рассматривались отличия ERP-системы от бухгалтерской учетной системы. Из этого следуют основные причины потребности компании в ERP-системе. Система может быть необходима:

? для реального понимания бизнеса и управления им;

? прозрачности данных для аудиторов;

? предоставления требующейся оперативной отчетности по МСФО для родительской компании или инвесторов;

? повышения ценности компании, деловой репутации (гудвил в терминах МСФО), т. к. брендовая система автоматизации, по мнению аудиторов, один из необходимых критериев;

? как конкурентное преимущество: снижение затрат (ФОТ, себестоимость продукции, оборачиваемость склада, ассортиментное планирование) – инструмент для захвата рынка;

? для внедрения бюджетирования – тактического и стратегического;

? введения системы KPI и контроля за ними;

? поддержки «цифровой экономики», как модель предприятия и продукции;

? переход к «Интернету вещей» – новый уровень контроля оборудования и/или конечной продукции.

Список этот не исчерпывающий, могут быть и другие причины. Если обратить внимание, то пункты сильно не однородны, условно их можно разделить на типы:

? для внутренних нужд (конкретные бизнес-преимущества для работы компании);

? для внешнего мира (аудиторы, информация для роста акций на бирже и для инвесторов за счет уверенности, что в компании с такой замечательной системой «все будет хорошо»).

Первая группа причин внедрения ERP представляет интерес для бизнеса, так как дает реальный (монетизируемый) эффект: замедляет рост расходов на ФОТ персонала (замедляет рост числа сотрудников, т. к. они справляются с большим потоком за счет автоматизации), минимизирует запасы на складе (и аренду площадей), управляет кассовыми разрывами (минимизация привлечения кредитов и займов за счет управления дебиторской и кредиторской задолженностью), уменьшает время на подготовку пакета документов по сделке, увеличивает количество продаж при том же штате отдела продаж и многое другое.

Еще важный момент сегодняшнего дня – это вхождение в нашу жизнь и работу современных ИТ-технологий: на рабочем месте сотрудника уже может не быть персонального компьютера, вся работа идет через смартфон или планшет, «на ногах» (когда сотрудник в разъездах, а не сидит в офисе). Система должна обеспечивать доступ к корпоративным ресурсам и комфортную работу с таких мобильных устройств. Современные ERP-системы, и 1C: ERP в частности, такое позволяют.

Иногда даже один какой-то пункт и его экономический эффект окупает многолетнее внедрение ERP-системы. А если польз несколько – совсем хорошо!

1.4.Затраты на владение системой (стоимость эксплуатации)

Чтобы закрыть вопрос о понятии «ERP» и перейти наконец-то к основной теме проектов внедрения, нужно рассмотреть еще немаловажные финансовые вопросы затрат на владение системой такого класса.

TCO (англ. Total Cost of Ownership) – это совокупная стоимость владения, общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала владения до момента выхода из состояния владения.

Для начала нужно убрать заблуждение, которое реально встречается в тех компаниях, что хотят перейти на ERP-систему: «Вот мы сейчас все это внедрим (пусть и дорого) – и будет нам хорошо, одна сплошная прибыль и окупаемость затрат на внедрение».

Если понимание, что сама система имеет цену, а работы по ее пусконаладке как услуги тоже что-то стоят, есть, то вот что с этой системой происходит дальше – понимания часто нет.

Но бывает и такое, совсем парадоксальное: автор лично был свидетелем ситуации, когда компания покупала систему для автоматизации бизнес-процессов документооборота и управления финансами и эта система лежала в красивой коробке почти год. При этом по договору о продаже системы были какие-то часы на демонстрацию ее работы, но на компьютере, где это показывали, переустановили операционную систему, а сотрудник, кому показывали, уволился. И на балансе бухучета числился этот «актив», по сути являясь балластом. Бизнес-процессы так и шли через бумажки, стикеры (кому отдать, что сделать) и электронную почту.

Важно понимать, что делать с приобретаемой КИС (при внедрении) и потом (при использовании). Собственно, об этом в книге речь и идет: цель – убрать такие пробелы в понимании, в том числе у тех, кому внедряют ERP-систему.

Как и из чего формируется стоимость проекта внедрения, будет подробно рассматриваться в главе «Как оценить срок и бюджет проекта (#litres_trial_promo)». Но там рассмотрение будет со стороны управления проектами, то есть для внедренцев. А для потребителя что?

Прикинем состав затрат на приобретение и запуск системы в работу:

? стоимость «коробочной» версии ERP;

? стоимость лицензий на одно рабочее место;

? стоимость лицензий на сервер;

? стоимость сервера системы управления базами данных (СУБД). Это ПО от сторонних поставщиков. Там своя лицензионная политика: на пользователей, на ядра процессора;

? стоимость аппаратного сервера (нескольких серверов), куда все будет устанавливаться. Возможно, нужен не один, а несколько серверов с объединением в кластер, либо настройки идут через виртуальные машины на очень мощном едином сервере;

? серверные операционные системы для серверов;

? системы резервного копирования;

? услуги по пусконаладке серверов и встраиванию их в сетевую инфраструктуру компании;

? квадратные метры помещения для размещения аппаратуры, вентиляция, аккумуляторные блоки для бесперебойной работы серверов в режиме 24/7;

? затраты на организацию системы удаленного доступа к системе;

? консалтинговые услуги проекта внедрения ERP-системы;

? зарплата сотрудников, задействованных частично или полностью на проекте внедрения со стороны заказчика (включая сотрудников, отвлекаемых от основной работы на время обучения новой системе);

? обновление или приобретение новых компьютеров и/или мониторов для рабочих мест сотрудников – будущих пользователей. Это часто не учитывается, а между тем текущий парк персональных компьютеров может не позволить комфортно работать в новой системе (скорость работы, разрешение экрана). А если пользователей много, то и бюджет обновления будет значительным.

Сегодня ERP-системы поставляются в электронном формате, документация также доступна через Интернет, что позволяет поставщику поддерживать документацию и систему всегда в актуальном состоянии, регулярно публиковать обновления для системы.

Но некоторые покупатели, которые ожидают что-то материальное после приобретения ERP-системы, что можно подержать в руках, могут восклицать: «Где все? Мы же заплатили деньги, где система? А нам какую-то ссылку на сайт прислали!»

Рис. 1.4. Коробка с системой и документацией 1С: ERP

Для таких клиентов фирма «1С» дополнительно к электронной поставке может предоставить физическую картонную коробку – там диски и документация. Коробка с 1C: ERP весит очень прилично и, прямо скажем, «внушает». Это снимает дискомфорт от нематериальной сути приобретаемой ERP-системы.

Рассмотрим отдельно важную статью расходов – на системы резервного копирования.

Очень хочется прокомментировать ситуацию с резервным копированием известной в ИТ-кругах поговоркой: «Есть те, ктоеще не делает резервные копии, и есть те, ктоуже делает!» Совет: не нужно дожидаться этого «уже»!

Это важный пункт в перечне дел для внедрения, и нужно сразу настраивать создание резервных копий базы данных, т. к. ценность ее перекроет все затраты. Частота бэкапов должна быть разумной, как и глубина хранения версий. Даже откат базы на один день назад – это потеря сотен человеко-часов работы сотрудников и потерянные полдня-день на восстановление. А неделя, а вся база за годы?

Расходы на покупку сервера: как правило, имеющиеся на предприятии серверные ресурсы уже распределены между существующими задачами, и дополнительная нагрузка способна негативно сказаться на новых и старых задачах. Оборудование просто не потянет. А серверы стоят прилично. На этапе проектирования следует предусмотреть модернизацию или приобретение серверного и сетевого оборудования под планируемые объемы данных и нагрузку.

Как видно из перечня затрат на приобретение и внедрение ERP, это далеко не одна-две строки. Аппаратное обеспечение для серьезного объема данных в такой системе тоже будет иметь стоимость. Все это должно работать и после запуска в промышленную эксплуатацию.