Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Вот мы и переходим к стоимости владения. Что в нее входит?

? Техническое обслуживание серверов (затраты на ИТ-специалиста в штате или приглашаемого на время).

? Подписка на сопровождение и обновления для КИС (для западных ERP-систем это значительная статья расходов, т. к. стоимость подписки может быть 20–30 % от стоимости всех лицензий на КИС в год).

? Затраты на службу внутренней поддержки пользователей или внешних специалистов, привлекаемых для решения возникающих в работе вопросов и небольших доработок (включая затраты на командировки, если это требуется, например, для обучения новых сотрудников в филиалах).

? Регулярные обновления системы на новые версии, содержащие новый функционал, исправление ошибок и, главное, поддержка изменений законодательства (для систем автоматизации бухгалтерского и налогового учета). Нужно учесть, что чем больше доработок и изменений было внесено в «коробочную» версию ERP при внедрении, тем дороже и сложнее происходит такое обновление.

? Обновление (upgrade) аппаратуры серверов для масштабирования при росте нагрузки или поломках/устаревании/износе.

? Дополнительные регулярные расходы на возникшую из-за появления ERP инфраструктуру в компании.

Если все эти затраты оцифровать и составить бюджет проекта внедрения и месячной (или годовой) стоимости эксплуатации, то станет понятно еще одно отличие ERP от учетных бухгалтерских систем – это еще и прилично дороже. Ведь бухгалтерская программа для небольшой компании и одного бухгалтера может работать на обычном ПК, без серверов и не требует дорогого консалтинга на внедрение. Курсы или самостоятельное изучение по книжкам вполне реалистичны для запуска бухгалтерского учета.

Можно ли как-то оптимизировать затраты на ERP-систему? Можно, если посмотреть в сторону облачных решений и SaaS (Software as a Service) предложений аренды аппаратного и программного обеспечения.

1.4.1.Облачные сервисы как путь снижения затрат

Рассмотрим аспект использования ERP-системы в облаках.

Облака, cloud-сервисы, облачные технологии – модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию к некоторому общему фонду конфигурируемых аппаратных и/или программных ресурсов.

В такой облачной модели нет затрат на ERP-систему:

– Разовых:

? приобретение аппаратных серверов;

? услуги по пусконаладке аппаратуры серверов и серверной комнаты;

? приобретение лицензий на все ПО (сервер приложений, само ERP-решение, лицензии на пользователей, серверные операционные системы);

? резервное копирование;

? обновление (upgrade) серверов по необходимости (поломки, устаревание) или для масштабирования (рост компании и числа пользователей).

– Регулярных:

? оплата ИТ-специалистов по обслуживанию серверов;

? содержание серверной комнаты;

? годовая подписка поддержки на обновление ПО;

? процесс обновления ERP-системы на актуальную версию (тут не все просто, об этом ниже).

В свою очередь, появляются новые регулярные траты – месячная подписка на обслуживание по каждому пользователю или пакетно.

Экономия на стоимости разовых затрат будет существенной. Причем временная экономия тоже: не нужно ждать поставки и настройки оборудования. Оплата месячного обслуживания, даже если будет в итоге больше, чем затраты на поддержку работающей системы своими силами, все же распределена по времени, и бизнесу не нужно вынимать из оборота часть средств в момент запуска системы. Но, главное, не нужно организовывать внутри компании непрофильную для ее деятельности ИТ-службу по поддержке всего серверного аппаратного и программного обеспечения.

Рис. 1.5. Схема облачного сервиса

В случае проекта внедрения можно на первых этапах без приобретения дорогостоящего оборудования и самой ERP-системы «попробовать», как это будет на практике: готова ли компания к проекту внедрения вообще и подходит эта конкретная система бизнесу. Нужно отметить, что облачные сервисы возможны нескольких вариантов (и все они могут быть сопряжены с использованием ERP-системы):

– IaaS (инфраструктура как сервис) – клиент использует физические или виртуальные серверы, дисковые хранилища и прочее оборудование оператора облака для конфигурирования своей ИТ-инфраструктуры.

? Клиент не может определять, как указанные блоки физически соединены между собой, но может строить из них логические конфигурации в рамках ограничений, определенных оператором.

? Оператор несет ответственность за функционирование аппаратных блоков и их связь между собой.

? Обслуживанием ОС и программного обеспечения (включая ERP) занимается клиент.

? Резервное копирование СУБД и приложений настраивает и обеспечивает клиент.

– PaaS (платформа как сервис) – позволяет пользователю установить в облачной инфраструктуре необходимое приложение, использующее операционные системы, языки программирования, библиотеки, СУБД и другие сервисы, предоставленные оператором.

? Оператор обеспечивает функционирование платформы и ее масштабирование при необходимости.

? Клиент занимается только поддержкой и работой приложения.

? Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.

– SaaS (программное обеспечение как сервис) – клиент использует приложение, запущенное внутри cloud-среды оператора.

? Пользователи подключаются к нему с помощью различных протоколов (HTTP, RDP или VPN) и разных устройств, состав которых определен оператором, возможностями приложения (например, вся работа через веб-браузер).

? Поддержка приложения и аппаратуры полностью осуществляется оператором.

? Клиент может влиять только на ограниченное число настроек (заведение пользователей, назначение прав, включение/выключение дополнительных опций).

? Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.

Рис. 1.6. Отличие технологий

Особый момент с обновлениями. Как было сказано выше, чем больше модификаций в ERP-системе в процессе внедрения, тем сложнее ее обновлять. Это накладывает ограничения на доступный вид облачного сервиса:

? Если компанию устраивает штатный функционал «из коробки», бизнес-процессы компании покрываются возможностями системы (или подстраиваются под них), то хорошо подходит модель SaaS.

? Если предполагается серьезная модификация системы в процессе внедрения, то потребуется модель PaaS.

? Если же ERP-автоматизация будет из нескольких интегрируемых систем от разных поставщиков, под которую потребуется специальная настройка окружения, то, возможно, хорошим вариантом будет IaaS.

При серьезных доработках ERP-системы ее обновление на актуальную версию будет отдельным мини-проектом и происходить автоматически, как обновления в облачном сервисе, не сможет. Нужно иметь своих специалистов или договор на осуществление этих работ со сторонней организацией.

Понятно, что чем больше компании придется настраивать и делать самостоятельно, тем выше будет стоимость эксплуатации системы, но тем меньше может стоить услуга по самому облачному сервису.

Тут нужно решить для себя: