Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

• есть задачи, в которых строго должны соблюдаться стандарты (например, при изготовлении лекарственных препаратов).

Ограничения:

• сильно демотивирует и создает атмосферу недоверия;

• высока необъективность.

3.3. Как организовать работу сотрудников по правильным процессам?

Итак, мы разобрались со структурой правильных процессов. Теперь это знание нужно внедрить в практику.

У руководителя несколько способов влияния на сотрудников:

1. Личный пример;

2. Наставничество;

3. Формализованное (устные распоряжения, инструкции в бумажном или электронном виде и т. п.).

Личный пример и наставничество. Делегирование

Личный пример и наставничество предполагают тесное общение с сотрудниками. Эти методы хорошо применять, когда в подчинении 3–5 человек. Тогда есть возможность продуктивно пообщаться с каждым. А применение разобранных приемов даст им возможность следовать примеру.

В тоже время, такой подход позволяет постепенно вырастить высококлассных специалистов и разгрузить значительно руководителя.

Начать применение системного подхода можно с делегирования. Это послужит хорошим личным примером подчиненным.

Перед тем, как дать поручение сотруднику, уделите несколько минут, чтобы его продумать, лучше записать. Часто при этом появляются дополнительные параметры, которые до этого «не умещались» в голове, в силу правила «7». Удобно использовать список вопросов, например такой:

Общие:

– Делал ли это сотрудник раньше?

– Как часто нужно расставить точки промежуточного контроля?

К блоку «П» (этап планирования):

– Есть ли стандартная процедура для этой задачи?

– Когда сотруднику нужно будет действовать: Сразу или при наступлении некоторого события? Какого события?

К блоку «У»:

– Какова цель задачи, какие задачи корреспондируют с этой?

– Кого он должен попросить о выделении ресурсов?

К блоку «О»:

– Какие ресурсы и сколько может понадобиться (люди, время, деньги и т. п.)

– Какие ресурсы он может задействовать самостоятельно, а на какие – запросить дополнительное согласование

– Приоритетность по сравнению с порученными ранее задачами

– Какие ограничения есть по времени?

– Какие требования по качеству исполнения?

К блоку «И»:

– Какие действия нужно будет предпринять?

– Кто ответственный за каждое действие?

К блоку «П» (этап контроля):

– Каковы критерии выполнения задачи?

– На что стоит обратить внимание?

– В какой момент и кому доложить о выполнении?

Приучая себя действовать в таких категориях вы передадите такой подход и сотрудникам. Он постепенно начнут понимать, на что и в какой последовательности обращать внимание.

Формализованный подход – действие по инструкциям

Инструкции, составленные с использованием системного подхода, позволяют постепенно сформировать мышление сотрудников по системному подходу.

Проверьте свои инструкции, отражают ли они все четыре этапа процесса? Составление инструкции является первым этапом процесса. Итак, первая деталь правильной инструкции – ее структура, которая должна соответствовать системному подходу:

1. Вводная часть;

2. Условия применения инструкции;

3. Подготовительные мероприятия;

4. Действия по решению задачи;

5. Проверка результата и доклад о завершении работы.

В каждом пункте желательно наличие до 5–6 подпунктов и каждый подпункт еще может делиться на такое же количество действий, т. е. использовать схему «5 по 5». Самым простым критерием деления на пункты может быть деление по системному подходу (управление, обеспечение, исполнение и контроль).

Второй важной деталью инструкций должны стать пункты промежуточного контроля. Для этого можно использовать чек-листы (контрольные списки).

Чтобы вам и вашим сотрудникам было проще составлять инструкции, составьте список вопросов, отражающих специфику деятельности, на которые должны отвечать отдельные пункты инструкции.

Вот самый общий шаблон с вопросами: