Обязанности руководителя

Обязанности руководителя
Александр Александрович Высоцкий

В брошюре вы найдете ключевые данные, о том как эффективно выполнять работу руководителя. Не имеет значения, о руководителе какого уровня идет речь. Цель работы руководителя остается неизменной, меняются только инструменты. Так топ-менеджер компании использует стратегические планы, чтобы согласовать работу разных подразделений и нацеливать своих замов на определенный результат. А бригадир землекопов раздает задания рабочим прямо на строительной площадке, составляя план на неделю в рабочем блокноте. И тот и другой, по сути, делают одно и то же – добиваются, чтобы его подчиненные слаженно работали и создавали определенные результаты.

БУКЛЕТ

«ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ»

Цель должности руководителя

Под целью должности подразумевается краткая формулировка того, зачем вообще нужна эта должность. И конечно, работа руководителя нужна для того, чтобы усилия отдельных сотрудников были максимально эффективны, согласованы между собой и приводили к производству нужного продукта.

Когда речь идет о небольших компаниях и подразделениях, возникает одна сложность. В таких компаниях очень часто один сотрудник совмещает работу и специалиста, и руководителя. Например, такое часто бывает в отделе продаж, где есть начальник отдела продаж и пара продавцов. При таком положении дел начальник отдела продаж, как правило, будет также выполнять и работу продавца. Важно понимать, что этот человек выполняет две совершенно разные функции: продавца и руководителя. У каждой из этих функций своя цель.

Например, цель должности продавца можно было бы кратко сформулировать как: “помогать потенциальным покупателям совершить выгодную для них покупку быстро и без лишних колебаний и для этого выяснять их нужды, давать им советы и добиваться оплаты товара”. Целью же должности начальника отдела продаж можно было назвать: “организовать работу продавцов так, чтобы они эффективно направляли свои усилия, выкладывались на 100%, помогали друг другу и благодаря этому делали большой объем продаж”.

Видите, это две совершенно разные цели. И когда кто-либо начинает делать работу руководителя, он должен очень хорошо разобраться в этом различии. Краткая формулировка цели должности, которая указана в самом начале документа с описанием обязанностей, помогает человеку с первых же минут изучения такого документа понять главную идею его работы.

“Принципом руководителя не может быть что-либо иное, кроме как «добиваться того, чтобы люди выполнили свою работу»”[1 - Из курса “Основы деятельности руководителя”, основанного на работах Л. Рона Хаббарда.].

Центральной идеей формулировки цели должности любого руководителя является “добиваться эффективной работы” и для этого ему нужно оказывать влияние на людей, чтобы они действовали определенным образом. Что интересно, не для каждого человека приемлема сама идея “влиять” на других. Некоторые предпочитают иметь дело с оборудованием или растениями, а не с людьми. Из таких ребят руководители не получатся никогда, в их руках никакие инструменты руководителя не сработают. Про такого человека можно было бы сказать, что его личные цели в отношении работы не соответствуют целям должности руководителя.

“Таким образом, мы видим, что всякий раз, когда руководитель собственноручно берётся за выполнение какой-либо части любой работы, имеющейся в организации, он совершает ошибку. «Плохой руководитель» может это сделать двумя способами. Первый достаточно очевиден. Руководитель просто пытается выполнять работу, относящуюся к нескольким отдельным должностям, оставляя таким образом без надзора многие другие должности и не координируя множество деталей. Он лишает сотрудников необходимого взаимодействия и не осуществляет надзора над их работой. Другой способ менее очевиден. Он отбирает у людей, занимающих различные должности, «лакомые кусочки», которые требуют «командного решения», оставляя им откровенно утомительную работу, относящуюся к малозначительным деталям. Другими словами, он снимает сливки, по чуть-чуть выполняя каждую работу и порождая таким образом состояние безответственности у этих людей”[2 - Из курса “Основы деятельности руководителя”, основанного на работах Л. Рона Хаббарда].

Распространенный пример такого “второго способа” – руководитель выполняет работу менеджера по продажам или технического специалиста, когда нужно обслуживать старых и преданных компании клиентов, приносящих компании львиную долю дохода. Конечно, такой подход приятен и клиенту, и руководителю – ведь с этим клиентом уже давно налажено взаимопонимание. Это также дает возможность руководителю демонстрировать свою важность и “сбрасывать” на подчиненных оформление всех рутинных действий. Менее очевидный пример подобного подхода, когда начальник отдела продаж, вместо того чтобы дать подчиненным точную систему скидок для постоянных клиентов, оставляет за собой право в “ручном режиме” принимать решения о предоставлении скидок. Его продавцы в результате вынуждены регулярно “идти на поклон”, а он для клиента становится “добрым покровителем”, оставляя продавцам менее приятную работу по продаже и “выбиванию” денег.

Не имеет значения, каковы мотивы руководителя, когда он выполняет какую-то часть работы за подчиненного. Можно сказать только, что это не приводит к повышению способности подчиненных самостоятельно справляться с работой, а руководитель не следует цели своей должности. Если руководитель объясняет своему подчиненному, как правильно демонстрировать товар, чтобы тот в дальнейшем успешно это делал самостоятельно, это работа руководителя. Если он отодвигает в сторону продавца, увидев важного клиента, и сам работает с клиентом из-за боязни потерять продажу, он сможет хорошо сделать работу продавца, но при этом он действует против целей должности руководителя.

Не имеет значения, о руководителе какого уровня идет речь, цель работы руководителя остается неизменной, изменяются только инструменты. Так топ-менеджер компании, сидя в красивом кабинете, использует стратегические планы, чтобы согласовать работу разных подразделений и нацеливать своих замов на определенный результат. А бригадир землекопов раздает задания рабочим прямо на строительной площадке, составляя план на неделю в рабочем блокноте. И тот, и другой по сути делают одно и то же – добиваются, чтобы его подчиненные слаженно работали и создавали определенные результаты. Но, конечно, когда вы будете описывать работу руководителя и формулировать цель должности, отразите в этой формулировке специфику именно этой деятельности. Это поможет ему быстро понять, в чем заключается основная идея его работы.

Две фазы работы руководителя

Основано на статье Л.Рона Хаббарда «Административное ноу-хау[3 - Ноу-хау – знание того, как что-то делать; способность или навык в определенной деятельности.Происходит от английского выражения, буквально означающее «знаю как».] №26» от 28.07.71

Как было рассмотрено ранее, руководитель добивается от подчиненных выполнения работы. Но в то же время в деятельности любого руководителя возникают моменты, когда он должен сделать работу собственноручно. Можно сказать, что есть две разных фазы деятельности, в которых руководитель должен действовать по-разному и использовать разные инструменты для достижения результата.

Вот что пишет об этом в своей статье Л. Рон Хаббард:

“Фаза 1 – начало новой деятельности

РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТАЕТ В ОДИНОЧКУ, В ТО ЖЕ ВРЕМЯ ОБУЧАЯ СВОЙ ПЕРСОНАЛ.

Когда у него есть производящие, хорошо исполняющие свои обязанности и ошляпленные сотрудники, тогда он вступает в следующую фазу.

Фаза 2 – управление построенной деятельностью

РУКОВОДИТЕЛЬ ДОБИВАЕТСЯ ОТ СВОИХ СОТРУДНИКОВ, ЧТОБЫ РАБОТА БЫЛА ВЫПОЛНЕНА.”

Для каждой из этих фаз у руководителя есть определенный набор обязанностей. На Фазе 1 руководитель должен:

1. Собственноручно выполнять работу, добиваясь производства продукта. Например, когда только формируется отдел продаж и подчиненных нет, он сам осуществляет все продажи и выполняет все остальные функции, необходимые для получения продукта отдела продаж.

2. Умело обращаться с любым оборудованием, материалами и технологиями, которые необходимы для производства продукта его непосредственными подчиненными. Иногда говорят о том, что хорошему руководителю нет нужды детально разбираться в технологических особенностях работы подчиненных, но это справедливо только в Фазе 2. На Фазе 1 такой руководитель просто не справится с работой и не сможет перейти в Фазу 2, поэтому такая идея работает только на бумаге. Лучшие руководители умеют делать работу любого из непосредственных подчиненных.

“Руководитель должен быть способен выполнять любую работу, которая только есть в организации, лучше, чем сотрудники, которые этой работой занимаются. Именно это способствует эффективности руководителя, поскольку он будет знать, что требуется от людей, занимающих эти должности”. — Л. Рон Хаббард.[4 - Статья Л. Рона Хаббарда «Руководители Организаций», 27 августа 1958.]

3. Вводить в курс дела новых сотрудников, используя в то же время их как помощников и обучая их особенностям работы. На Фазе 1 руководитель уделяет много внимания и времени обучению. Ведь если начальник отдела продаж будет только лишь наблюдать за действиями новых продавцов и ждать, когда они научатся справляться со своей работой, он может оставить всю компанию без денег. Руководитель должен держать под контролем обучение своих подчиненных. Даже если в компании есть подразделение, которое занимается обучением, необходимо собственноручно проверять результаты такого обучения и добиваться, чтобы обучение действительно помогало справляться с работой. Человек, который получил диплом, но на самом деле еще не способен делать работу – замаскированная мина, на которой рано или поздно подорвется руководитель. Ведь в конце концов именно руководителю, а не преподавателю придется работать за двоих и тратить время на исправление ошибок, если обучение было неэффективным. Так обучайте и собственноручно проверяйте на практике результаты обучения.

4. Обучая подчиненных, в то же время он добивается, чтобы они выполняли самостоятельно все больше и больше работы. Руководитель настойчиво и последовательно передает им работу. Можно сказать, он обязан постоянно давать им все больше обязанностей, добиваясь, чтобы они их успешно выполняли. Так начальник отдела продаж сначала передает продавцу проведение презентаций клиентам, в то же время сам встречает новых клиентов и направляет на эту презентацию, а после презентации доводит клиента до покупки. После того как продавец освоил проведение презентаций, ему поручают встречу клиента и т.д. Для того чтобы руководитель мог выполнять этот пункт, он должен не только отлично знать работу продавца, но и уметь планировать последовательность действий по передаче полномочий.