Статистики

Статистики
Александр Александрович Высоцкий

Статистика – выраженные в числах данные об уровне производства подразделения или организации в целом по сравнению с предшествующим моментом времени. Если уровень производства увеличивается, статистика растет. Если он уменьшается, статистика падает. Статистики нужны для того, чтобы можно было определить положение дел. Сотрудник или руководитель может взглянуть на статистику и понять, улучшается положение дел или ухудшается. Точная оценка помогает людям действовать рационально, ведь если такой оценки нет, незначительные ухудшения останутся без внимания, а значительные ухудшения можно скрыть или оправдать.

ФОРМУЛИРОВКА СТАТИСТИКИ

Статистика – выраженные в числах данные об уровне производства подразделения или организации в целом по сравнению с предшествующим моментом времени. Если уровень производства увеличивается, статистика растет. Если он уменьшается, статистика падает.

Для любой деятельности, которая приводит к производству определенного ЦКП, может быть сформулирована статистика. Сложность в формулировании статистики возникает только тогда, когда не определены продукт и идеальная картина деятельности. Поэтому практически невозможно создать систему статистик в компании, если нет организующей схемы, если области ответственности и продукты перепутаны. Оргсхема дает возможность точно определить продукты и идеальные картины деятельности, отделить продукты один от другого в потоке производства.

Например, довольно часто у руководителей возникают сложности с формулированием статистики для бухгалтера, который ведет учет и подает отчеты руководству и в государственные органы. Причина этого – отсутствие понимания продукта такого бухгалтера. Чтобы с этим разобраться, необходимо понять, зачем вообще нужен учет как функция организации. Суть учета очень проста – руководителям компании необходимо иметь точные данные о том, что происходит с денежными и материальными активами компании. Для принятия решений необходимо иметь точное представление о том, сколько у компании денег, имущества, товаров, сколько она должна контрагентам и сколько должны ей. Для этого все хозяйственные операции должны быть отражены в документах, и если это так, в любой момент можно получить необходимые отчеты.

Продуктом бухгалтерского учета является точно отраженная в учетной системе деятельность, связанная с активами и обязательствами. Существуют точные стандарты, как различные хозяйственные операции должны быть отражены в учете: оплаты, получение и выдача материальных ценностей, выплаты заработной платы и т.п. Можно сказать, что если все операции с деньгами, обязательствами и ценностями оперативно и точно отражаются в учете, продукт бухгалтера производится и несложно его посчитать количественно.

Статистикой бухгалтера в таком случае является количество хозяйственных операций, правильно и оперативно  отраженных в учете. Сейчас, как правило, для ведения бухгалтерского учета используются специальные программы. Поэтому несложно посчитать, какое количество операций еженедельно было отражено в учете. Несложно проверить, правильно ли они отражены, – есть первичные документы, и, кроме того, программы учета, как правило, имеют встроенную систему проверки. Они не позволяют оформить отгрузку товара, если он перед этим был неправильно оприходован, или учесть доход, если в учетной системе нет контрагента, к которому доход относится.

Трудоемкость учета разных хозяйственных операций и подготовки отчетов можно также учесть, если за разные действия по учету в статистику добавлять разное количество баллов. Например, за учет входящей оплаты – одно количество баллов, за оприходование товара – другое, а за подготовку и сдачу отчета – третье. Такая статистика будет хорошо показывать, сколько продукта произвел бухгалтер.

Распространенные возражения, с которыми сталкиваются руководители при внедрении такой статистики: “От меня это не зависит, я не могу на это повлиять – мне вовремя не подали первичные документы!” или “От меня не зависит количество операций, я всего лишь их учитываю!”.

Первое возражение может звучать только в том случае, если бухгалтер не наладил саму систему учета в компании. Он просто не осознает, что часть его работы – добиться, чтобы все первичные документы оформлялись  своевременно и правильно. Такое возражение возникает у него только потому, что он не осознает в полной мере свой продукт. Решить эту проблему можно только одним способом – прояснить его продукт и функции.

Второе возражение обусловлено тем, что сотрудник не понимает, что статистика измеряет не стремление или готовность производить продукт, а количество продукта. Это возражение становится особенно резким, если руководители пытаются привязать заработную плату сотрудника к его статистикам. Ведь нередко продажи и объем производства продукта падают, потому что какое-то из подразделений компании не выполняет свою работу. Организация – это набор взаимосвязанных функций, и это падение неизбежно скажется на статистиках других подразделений, в том числе на статистике бухгалтера. Действительно, бухгалтер не сможет повысить свою статистику – ему нечего учитывать.

Решить эту проблему можно, только добившись роста статистики в подразделении, которое стало виновником падения. Но даже в этом случае статистика бухгалтера будет абсолютно справедливой – она будет показывать падение продукта, так как у бухгалтера фактически снизился объем производства. Тем не менее мы не рекомендуем привязывать заработную плату сотрудников к статистикам, по крайней мере в течение полугода с момента внедрения статистик. Сотрудникам и руководителям необходимо время, чтобы научиться полноценно использовать статистики.

Статистика не сможет дать сотруднику или его руководителям данные о том, почему произошло падение или рост, ее предназначение – отражать изменения в объеме произведенного продукта. Статистика – показатель, который сообщает, что в причинах изменений необходимо разобраться и предпринять какие-то действия.

Если сложно сформулировать статистику для какой-то области деятельности, необходимо прежде всего разобраться с продуктом и целью деятельности. После того как вы поймете продукт, сформулировать статистику не составит труда.

Возьмем, к примеру, заведующего складом. Его работа заключается в обеспечении сохранности материальных ценностей на складе, именно для этого существует склад. Причем завскладом – лицо материально ответственное. Если какие-то товары будут утрачены, он лично обязан компенсировать потери. А если это произошло по не зависящим от него обстоятельствам – порча, авария, кража со взломом и т.п., – этот факт должен быть подтвержден официальной комиссией и отражен в акте списания. Таким образом, продукт завскладом – ценность сохраненных на складе товаров.

Статистика завскладом – общая ценность сохраненных на складе товаров в соответствии с данными складского учета, подтвержденными первичными документами (накладные на получение и выдачу и акты списания) и результатами проверок. Если складской учет в порядке, еженедельно подсчитывать эту статистику легко и просто, она будет хорошо отражать произведенный продукт.

Тут может возникнуть вопрос: “А что если вдруг обнаружится, что по данным учета товар на складе есть, а фактически его нет?” Такая ситуация означает, что статистика ложная, – есть проблемы с учетом, требуется привести учет в порядок. Но то же самое может происходить и со статистикой любого другого работника.

Однажды мы обнаружили, что в одном из наших филиалов сотрудник, отвечавший за привлечение потенциальных клиентов на вебинары, чтобы “поднять статистику”, регистрировал на вебинары своих друзей – студентов. Делал он это в течение нескольких недель, прежде чем был разоблачен. Сотрудник был уволен, статистика – пересчитана, и руководителю филиала наконец-то стало понятно, почему при постоянном росте количества участников вебинаров доход компании не увеличивался.

Ложные статистики сводят с ума руководителей, недостоверные данные не дают возможности принимать правильные решения. Ведь в рассматриваемом случае вместо того, чтобы увеличить число потенциальных клиентов на вебинарах, руководитель пытался выжимать результаты из отдела продаж – усилия нескольких сотрудников компании были потрачены впустую.

Статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить. И все статистики действительно необходимо регулярно проверять – это обязанность 3-го отдела. Подобно первичным документам в бухгалтерии (накладные, счета, акты и т.п.) в управленческом учете, частью которого являются статистики, также необходимо иметь точные “первичные документы”.

В примере со статистикой по участникам вебинара это должны быть записи в базе клиентов с регистрацией каждого участника. Описание такой статистики должно включать следующие данные: “фактические участники вебинаров (это можно проверить по данным программы для проведения вебинаров), участие которых было зарегистрировано в базе клиентов (можно проверить по записям в базе), которые являются руководителями или владельцами компаний (можно проверить также в базе клиентов)”. Ведь продуктом недобросовестного сотрудника являлось не просто “много участников вебинара”, а руководители или владельцы компаний на вебинаре.

При формулировании статистики вы должны помнить ее главное предназначение –  показывать фактически произведенный продукт, а не желание производить или потраченные усилия. Статистика не сможет раскрыть вам причины падения или роста. Она является лишь показателем, который свидетельствует о количественных изменениях результатов деятельности. И конечно, статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить.