Excel. Трюки и эффекты

Excel. Трюки и эффекты
Алексей Анатольевич Гладкий

Александр Анатольевич Чиртик

Данная книга предназначена для пользователей Microsoft Excel и содержит описание приемов и методов работы, которые из-за своей специфичности недостаточно представлены (либо вообще не представлены) в пользовательской, справочной и иной соответствующей документации. Изучение приведенных в книге примеров позволит читателю открыть для себя не известные ранее возможности Excel. Предлагаемый материал легко усваивается благодаря тому, что излагается доступным и понятным языком.

Алексей Анатольевич Гладкий, Александр Анатольевич Чиртик

Excel. Трюки и эффекты

Введение

В настоящее время табличный редактор Excel, который является разработкой корпорации Microsoft и входит в состав пакета Microsoft Office, – один из самых популярных программных продуктов. Во многом это обусловлено возможностью применения Excel в самых разных отраслях: данную программу используют математики, IT-разработчики, инженеры, экономисты, бухгалтеры, аналитики, менеджеры и т. д. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Порядок использования программы подробно описывается в справочной подсистеме (для вызова справки достаточно нажать клавишу F1 на клавиатуре или кнопку Справка: Microsoft Offic Excel на ленте в окне приложения). Однако в процессе эксплуатации программы можно также использовать приемы и методы, которые в стандартной документации не рассматриваются либо рассматриваются поверхностно – как правило, потому, что они становятся известны только в результате активной эксплуатации Excel (то есть открываются опытным путем). Иногда они являются сюрпризом даже для самих разработчиков и открывают новые, порой самые неожиданные возможности программы. Описанию подобных трюков и посвящена эта книга.

Большинство описываемых в книге трюков и эффектов выполняется средствами языка VBA (для перехода к редактору VBA используется комбинация клавиш Alt+F11). Книга также содержит описание приемов, выполняемых «подручными» средствами, без программирования.

Структура книги

В главе 1 рассказывается об основах программирования на встроенном в пакет Microsoft Office языке Visual Basic for Applications (VBA). Главный упор сделан на описание синтаксиса и особенностей использования основных конструкций VBA.

В главе 2 рассматриваются нестандартные, но вместе с этим полезные и практичные решения, которые можно реализовать в рабочей области программы; здесь же рассказывается о приемах работы с файлами Excel (то есть с рабочей книгой). Приводится описание нестандартного использования формул Excel, а также порядок формирования и применения большого количества пользовательских функций. В отдельный раздел вынесено описание трюков и эффектов, которые применяются к ячейкам и диапазонам рабочего листа.

Глава 3 – самая объемная. В ней описывается большое количество самых разнообразных трюков и эффектов, относящихся к различным сферам использования программы. В частности, здесь рассказывается о создании пользовательских меню (как обычных, так и контекстных) и панелей инструментов, о нестандартных приемах форматирования, о работе с примечаниями и др. Большинство приведенных в данной главе трюков имеют практический характер, но есть и такие, реализация которых служит лишь развлекательным либо эстетическим целям.

У пользователей, часто работающих с диаграммами, наверняка вызовет интерес глава 4. В ней рассказывается, как быстро создать диаграмму с помощью макроса, построить диаграмму на основании данных нескольких рабочих листов, быстро изменить тип диаграммы, используя специально созданное контекстное меню, и др.

В главе 5 приведено несколько примеров создания небольших программ – как развлекательных, так и применяемых в работе, а также показаны приемы использования созданных программ.

В главе 6 содержится перечень полезных советов, которые пригодятся и начинающим, и опытным пользователям программы. Для удобства восприятия материал представлен в режиме «вопрос – ответ».

В приложении описаны наиболее часто используемые в приведенных в книге примерах стандартные объекты Excel: Application, Chart, Range, Workbook и Worksheet.

Общие положения

При написании книги использовалась версия Excel 2007. Тем не менее большинство приведенных в книге трюков работает и в других версиях программы.

Перед тем как вплотную приступать к изучению нестандартных приемов работы с Excel, кратко вспомним, для решения каких задач предназначено данное приложение и каковы его функциональные возможности, а также определимся с основными терминами и понятиями, которыми мы будем оперировать в дальнейшем.

Подразумевается, что данную книгу будут изучать пользователи, имеющие как минимум начальное представление об Excel. Тем не менее не будет лишним вспомнить, какие задачи решаются с помощью этой программы, а также ознакомиться с используемой в издании терминологией.

Назначение и функциональные возможности Microsoft Excel

Табличный редактор Microsoft Excel предназначен для решения следующих задач.

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц, отчетов и др.).

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.

• Работа с графическими объектами и диаграммами.

• Взаимодействие и обмен данными с программой Lotus Notes, а также интеграция с другими программными продуктами («Галактика», «1С» и др.).

• Работа в Интернете (изменение данных на веб-странице, размещение данных Microsoft Excel в Сети, поддержка веб-файлов, гиперссылок и др.).

• Доступ к данным совместно с другими программами (Word, PowerPoint, Access и др.).

• Формирование самых разнообразных отчетов: аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office: печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок, защита информации и др.

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

С помощью Excel можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено потребностями конкретного пользователя.

Используемая терминология

В данной книге используются следующие основные термины и понятия.

• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист или в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с различными видами диаграмм: круговыми, пузырьковыми, гистограммами, графиками и др.

• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

• Комментарий – текст, который следует в программном коде сразу после символа «» вплоть до окончания данной строки и игнорируется при выполнении программы. Комментарий обычно включает в себя произвольную информацию вспомогательного характера, предназначенную для описания и пояснения определенных фрагментов кода либо всего кода.

• Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши или нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

• Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команды Вид ? Макросы.

• Массив – определенное количество ячеек либо значений, с которыми работают как с единым целым. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

• Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем в редакторе VBA.

• Надстройка – программа, внедренная в Excel для расширения функциональных возможностей. Чтобы подключить надстройки, следует в режиме настройки программы в разделе Настройки в поле Управление выбрать значение Настройки Excel и нажать кнопку Перейти, после чего в открывшемся окне установить требуемые флажки.

• Настройка – изменение ныне действующих параметров работы Microsoft Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего интерфейса Excel. Параметры работы программы можно разделить на два основных вида.

– Общие параметры – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых.

– Локальные параметры – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

Примечание

Некоторые параметры работы Microsoft Excel можно изменить без использования стандартных средств.