1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих

? Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом – команды Покупка ? Акт сверки взаиморасчетов и Продажа ? Акт сверки взаиморасчетов.

? Книга покупок и Книга продаж – команды подменю соответственно Покупка ? Ведение книги покупок и Продажа ? Ведение книги продаж.

? Счет на оплату покупателю – команда Продажа ? Счет.

? Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) – команда Продажа ? Реализация товаров и услуг.

? Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя – команда Продажа ? Возврат товаров от покупателя.

? Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – команда Склад ? Перемещение товаров.

? Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – команда Склад ? Инвентаризация товаров на складе.

? Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей – команды соответственно Склад ? Оприходование товаров и Склад ? Списание товаров.

? Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации, и др.) – соответствующие команды меню Производство.

? Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) – соответствующие команды меню ОС и НМА.

? Личная карточка работника – команда Кадры ? Личная карточка Т-2.

? Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников – команды соответственно Кадры ? Прием на работу в организацию, Кадры ? Увольнение из организаций и Кадры ? Кадровое перемещение организаций.

? Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов, и др.) – соответствующие команды меню Зарплата.

При активизации соответствующей команды (или щелчке мышью на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса ? Приходный кассовый ордер на экране отображается список приходных кассовых ордеров, и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ, и т. д. Отметим, что набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.

Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия ? Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ? Изменить или нажмите клавишу F2. Также для перехода в режим ввода и редактирования документов можно использовать соответствующие кнопки инструментальной панели окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров – другие, и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.

Для вывода документа на печать используйте кнопку Печать, которая находится справа внизу окна редактирования. Это касается всех документов, за исключением тех, вывод на печать которых не предусмотрен. Например, таким документом является входящее платежное поручение: его печать не имеет смысла, поскольку этот документ поступает на бумажном носителе из банка, и кнопка Печать в окне редактирования входящего платежного поручения отсутствует.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вывод документа на печать возможен только после его предварительной записи (сохранения). О том, как сохранить документ, будет рассказано в следующем разделе.

Если в данном окне предусмотрена печать только одного вида документа – после нажатия кнопки Печать на экране отобразится его печатная форма. Чтобы отправить документ на принтер, нужно выполнить команду главного меню Файл ? Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P. Но в окнах редактирования некоторых документов реализована возможность выбора печатной формы документа. В этом случае при нажатии кнопки Печать открывается меню, в котором с помощью соответствующей команды нужно указать требуемую форму документа. На рис. 2.15 показано меню кнопки Печать для документа поступление товаров и услуг.

Рис. 2.15. Выбор печатной формы документа

В данном меню флажком отмечена печатная форма, которая используется по умолчанию. Назначить используемую по умолчанию печатную форму можно так: в меню кнопки Печать нужно выполнить команду По умолчанию (см. рис. 2.15), затем в открывшемся окне списка печатных форм нужно выделить щелчком мыши требуемую форму и нажать кнопку Выбрать.

Более подробно порядок работы с документами рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.

Как сохранить документ, провести его по учету и отменить его проведение?

После того как вы ввели все необходимые данные в окне ввода и редактирования документа, их нужно сохранить – в противном случае они будут утрачены. Для сохранения введенных данных в окне редактирования документа предназначена кнопка Записать, расположенная справа внизу окна. Также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S или выполнить в окне редактирования команду Действия ? Записать. А с помощью команды Действия ? Записать и закрыть можно сохранить документ с одновременным выходом из режима его редактирования и возвратом в окно списка документов.

Но учтите, что простое сохранение документа не влечет за собой формирование на его основании бухгалтерских проводок. Иначе говоря, сохраненный документ автоматически не проводится по бухгалтерскому учету. Для проведения документа нужно в окне его редактирования выполнить команду Действия ? Провести или нажать кнопку ОК (можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Enter). В первом случае документ будет проведен по учету, а во втором – одновременно с проведением документа будет закрыто окно его редактирования.

ПРИМЕЧАНИЕ

Учтите, что для проведения документа предъявляются более строгие требования к заполнению параметров окна редактирования, чем при простом его сохранении. Если для сохранения документа достаточно ввести минимум сведений (как правило, это номер документа, его дата и наименование организации, от имени которой он оформлен), то для проведения его по учету необходимо указать счета бухгалтерского учета, контрагента по документу (в тех документах, где данный реквизит предусмотрен), и иные сведения. Кстати, проведение документа автоматически включает в себя и его сохранение.

После того как документ проведен, вы можете посмотреть результат его проведения. Для этого в окне редактирования выполните команду Действия ? Результат проведения документа.

Иногда в процессе эксплуатации программы возникает необходимость отменить выполненное равнее проведение документа. Это может потребоваться, например, при обнаружении ошибки, а также в иных случаях. Для отмены проведения документа предназначена команда Действия ? Отмена проведения, которая доступна как в окне списка, так и в окне редактирования документа. При вызове этой команды в окне списка не забудьте предварительно выделить щелчком мыши документ, проведение которого нужно отменить.

После отмены проведения документа все ранее сформированные по нему бухгалтерские проводки аннулируются, и в отчетах он больше не фигурирует, а остается лишь в окне списка.

Учтите, что при отмене проведения документа программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Впрочем, при ошибочной отмене проведения вы можете повторно провести документ с помощью команды Действия ? Провести, доступной как в окне списка, так и в окне редактирования.

Хозяйственные операции и бухгалтерские проводки

Формировать хозяйственные операции и бухгалтерские проводки в программе «1С Бухгалтерия 8» можно несколькими способами, которые перечислены ниже.

? Автоматически одновременно с проведением документа. Для этого необходимо в соответствующих полях окна редактирования документа указать счета бухгалтерской проводки. Отметим, что по некоторым документам возможно формирование одновременно нескольких проводок. Например, при проведении документа «Поступление товаров и услуг» формируются проводки отдельно на сумму поступивших товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) и на сумму НДС по поступившим ценностям (выполненным работам, оказанным услугам).

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в окне редактирования документа имеются поля для ввода счетов бухгалтерского учета, то провести документ по бухгалтерскому учету можно только при условии заполнения всех этих полей.

? Вручную в журнале операций. Для перехода в режим работы с этим журналом предназначена команда главного меню Операции ? Журнал операций. Чтобы ввести бухгалтерскую проводку вручную, нужно в инструментальной панели окна журнала нажать кнопку Добавить операцию, и в открывшемся окне ввести параметры хозяйственной операции и бухгалтерских проводок по ней. С помощью вручную сформированных бухгалтерских проводок можно проводить по учету, например, бухгалтерские справки.

? С помощью механизма типовых операций. Для перехода в режим формирования типовых операций предназначена команда Операции ? Типовые операции. О том, что представляет собой механизм типовых операций в программе «1С Бухгалтерия 8», шла речь выше, в разделе «Основные этапы работы с программой».

? В автоматическом режиме с помощью документа «Закрытие месяца» (Операции ? Регламентные операции ? Закрытие месяца). При формировании этого документа вы сами указываете, какие проводки программа должна создать после его проведения. Это может быть, например, переоценка валютных средств, начисление амортизации, закрытие счетов учета затрат, расчет финансового результата, и т. д.

Отметим, что чаще всего пользователи формируют операции и проводки первым из перечисленных способов – одновременно с проведением соответствующего документа. Ручное формирование проводок практикуется реже и в основном – для отражения в бухгалтерском учете каких-то нестандартных ситуаций, оформляемых бухгалтерскими справками или иными документами. Автоматическое формирование проводок на основании документа «Закрытие месяца» осуществляется ежемесячно.

Журнал хозяйственных операций

Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал операций, нужно выполнить команду главного меню Операции ? Журнал операций, либо в панели функций на вкладке Предприятие щелкнуть мышью на ссылке Журнал операций. В любом случае на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Журнал операций

В этом окне представлен перечень всех сформированных ранее хозяйственных операций. Как видно на рисунке, окно включает в себя две части – верхнюю и нижнюю, и список операций находится в верхней части окна, где по каждой операции в соответствующих колонках представлены следующие сведения:

? признак проведения операции (то есть отражения ее в бухгалтерском учете);

? дата и время формирования операции;

? номер документа, по которому создана операция;

? вид документа, по которому создана операция (например, Платежное поручение исходящее, Поступление товаров и услуг, Приходный кассовый ордер, и т. д.);