Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие
Аня Михайлова

Аля Загитова

Это пособие о том, как подготовить, организовать, провести профессиональное онлайн-мероприятие и предусмотреть разные нюансы. Все советы проверены на личном опыте и опыте коллег.

Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

Аля Загитова

Аня Михайлова

© Аля Загитова, 2020

© Аня Михайлова, 2020

ISBN 978-5-0051-9957-7

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

От авторов

С марта 2020 года из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, онлайн-мероприятия стали для многих учреждений культуры единственным способом провести запланированные мероприятия и организовать новые.

В этом пособии вы найдете рекомендации, которые помогут подготовить, организовать и провести онлайн-семинар, конференцию или серию профессиональных встреч.

Составители пособия сосредоточились на содержательной и организационной частях онлайн-мероприятий, поэтому в пособии нет подробных технических инструкций. В разделе «Технические возможности» есть список платформ с краткими характеристиками и перечень минимально необходимого оборудования.

Благодарности

Благодарим Евгению Киселеву, руководителя отдела междисциплинарных проектов ГМИИ им. А. С. Пушкина, Дарью Чудную, руководителя отдела PR и маркетинга московского Музея космонавтики, и Ольгу Филимонову, заведующую отделом внемузейных проектов московского Музея космонавтики, за помощь в подготовке этого руководства и профессиональные советы.

Мы благодарим издательский сервис Ridero за информационную и организационную поддержку издания, а коллег – за помощь в подготовке этого пособия, полезные советы и бережную критику.

От идеи к событию

С чего начинается подготовка онлайн-мероприятия?

Банально, но с идеи.

Яркое профессиональное событие иногда может вырасти из идеи, которая на первый взгляд кажется несерьезной. Как конференция про «Философию зайца»[1 - О научной конференции «Философия зайца» https://www.gazeta.ru/science/2014/06/21_a_6079385.shtml (https://www.gazeta.ru/science/2014/06/21_a_6079385.shtml) (дата обращения 17.12.2020)].

Важно хорошо представлять целевую аудиторию мероприятия и замысел. Это поможет в продвижении мероприятия, поиске информационных партнеров и спонсоров, выборе тем и спикеров. Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:

– К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?

– Что вы хотите сказать?

– Какого результата хотите добиться?

Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т. п.

Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.

Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.

До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области[2 - Такой календарь событий есть, например, на сайте АНО «Идеи для музеев» (https://www.ideasformuseums.com/). В нем мы публикуем информацию о российских и зарубежных профессиональных музейных очных и онлайн мероприятиях.]. Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.

Список экспертов

Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного списка приглашенных экспертов.

Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.

Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.

Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.

Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.

Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.

А еще…

У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?

Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторов на вашем мероприятии зависит от выбранного формата.

Каким может быть формат онлайн-мероприятия?

Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.

Например:

– Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА – 2020» (https://www.adit.ru/webinars/delovaya-programma-i-itogi-adit-doma-2020)).

– Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня (III Семинар «Музейный пиар» (http://museum-pr.tilda.ws/)).

– Инклюзивный онлайн-фестиваль («В присутствии всех» (https://ridero.ru/link/OQ8CcPRmjJ81xL), IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).

– Двухдневная конференция («Актуальные направления деятельности музеев» (https://shm.ru/issledovatelyam/conf_calendar/24336/) в Государственном историческом музее).

– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения (https://kosmo-museum.ru/museum-tv) (московский Музей космонавтики).

О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?

– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.

– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.