Дорога в индустрию впечатлений

Однажды к нам, на тот момент известному московскому event-агентству, обратился клиент с просьбой организовать открытие дилерского центра BMW в Санкт-Петербурге. Приехав на встречу, мы сразу задали вопрос: понимает ли заказчик, что работать с московской компанией будет дороже, чем нанять местную? Понимаем, говорят, вот и докажите, что мы делаем это не зря. Когда мы осматривали почти готовый дилерский центр, заказчики пояснили, что в первую очередь им нужно показать гостям не магазин, а ремонтную зону. Дело в том, что клиенты компании покупают новую машину примерно раз в 3–5 лет, а вот обслуживаются пару раз в год. Поэтому нужно сделать акцент на ремонтной зоне, чтобы, приезжая на мероприятие, люди попадали сразу туда. Мы задумались. Что такое ремонтная зона? Это автосервис с подъемниками, инструментами, вытяжкой. Что там можно придумать? Осматривая помещение, мы поняли: его надо превратить в ночной клуб. Стандартно формат подобного мероприятия предполагает такую последовательность: торжественная часть, а затем вечеринка. Но это не соответствовало поставленной задаче. Ведь после официальной части многие гости могли уйти. Тогда мы перевернули привычный ход мероприятия. Приезжая на открытие центра, гости заходили через предназначенные для въезда машин ворота в ремонтную зону, где был настоящий клуб с танцовщицами гоу-гоу, поднятыми над толпой на платформах автомобильных подъемников, огромным круглым баром, занимающим центр зала, ди-джеем в кузове пикапа, ультрафиолетовыми граффити на стенах и, конечно, самой заводной танцевальной музыкой. Проведя примерно час на такой яркой вечеринке, невозможно было не заразиться общим весельем. Затем мы приглашали гостей в элегантно оформленную зону, где их ждали изысканные закуски, презентация автомобиля, выступление руководства центра (руководители – большие любители хоккея, они были одеты в одинаковые свитера, как настоящая команда), а в завершении вечера – эффектный огнепад по всему периметру огромной стеклянной стены фасада дилерского центра. Так осознанное изменение формата помогло реализовать поставленную задачу и точно передать сообщение гостям.

Питерские клиенты потом сказали, что ни на секунду не пожалели, обратившись к москвичам, а потраченные на мероприятие деньги очень быстро вернулись с прибылью.

Сценарий мероприятия

После определения целей и задач мероприятия, после выделения основного сообщения, формулирования концепции и подбора формата можно приступать к созданию сценария предстоящего события.

Сценарий в event-индустрии – это основной документ, от качества проработки которого напрямую зависит успех мероприятия и достижение поставленных целей.

В отличие от театрального, сценарий мероприятия описывает не только сценическое действие, но и все, что происходит до и после.

Структуру сценария определяет формат мероприятия. Можно сказать, что схожую структуру имеют сценарии всех банкетов, конференций и т. д. Это связано с четкими ограничениями возможностей восприятия информации и условиями комфорта гостей и участников.

Давайте рассмотрим это на примерах.

Банкет. Гости сидят за столом, официанты подают еду. Общение на таком мероприятии будет ограничиваться в основном соседями по столу. Так как продолжительность сидячего банкета в среднем 3–4 часа, организатору надо создать сценарий, который бы позволил гостям постоянно следить за происходящим на сцене, иначе им очень быстро станет скучно.

Коктейль. Гости стоят на протяжении всего мероприятия, общаются друг с другом, официанты носят еду и напитки по залу. Такое мероприятие может продолжаться не более полутора часов (в противном случае гости устанут и начнут уходить). Но и это время нельзя занять целиком. На основные события на сцене у организатора есть примерно 30 минут, так как необходимо оставить временной запас в начале и конце: на сбор гостей и на их постепенный уход соответственно.

Сценарий должен быть построен таким образом, чтобы в рамках выбранного формата максимально точно передавать гостям сообщение. Нет необходимости подчинять каждую минуту мероприятия раскрытию всей концепции. Нужно в определенные моменты времени выделять конкретную составляющую сообщения, чтобы в итоге у гостей все они сложились в единую гармоничную картину, максимально полно передающую смысл основной идеи прошедшего события.

Теперь поговорим о форме сценария мероприятия.

Строго говоря, готовый сценарий должен отвечать на следующие вопросы:

1. Что происходит?

2. Где происходит?

3. Когда начинается и сколько времени продолжается?

4. Кто в этом участвует?

5. Кто ответственное лицо?

Простого сценария, оформленного как ответы на перечисленные вопросы в виде текста, таблицы или в режиме outline, будет достаточно при организации небольшого мероприятия или на этапе подачи первого предложения клиенту.

Но, так как сценарий предназначен для большого числа служб и специалистов, которые задействованы в процессах организации и проведения мероприятия, часто необходимо создать несколько документов (их количество зависит от объема подготовительных работ и количества участников проекта). Исходя из этого, сценарии делятся на несколько видов.

Виды сценариев

1. Развернутый сценарий.

2. Сценарный план.

3. Краткий сценарий.

4. Технический сценарий.

5. Сценарий для ведущего.

Развернутый сценарий создается и ведется руководителем или менеджером проекта. В нем указывается наиболее подробная информация по всем связанным с мероприятием действиям.

Сценарный план, или тайминг, включает в себя наименования основных блоков мероприятия, их последовательность, хронометраж и краткое описание. Он предназначается в основном для представителей клиента, работников площадки и подрядчиков.

Краткий сценарий, или расширенный тайминг, создается для распространения среди ответственных лиц, чтобы обозначить их зону ответственности. Также краткий сценарий может предоставляться менеджеру площадки и подрядчикам для синхронизации и координации действий.

Технический сценарий, где прописана партитура всего сценического представления, как и следует из названия, предназначается прежде всего техническим службам сцены (звук, свет, мультимедиа).

Сценарий для ведущего помимо основной части – слов, произносимых ведущим со сцены, включает в себя краткое описание действий, визуальных эффектов, а также время.

Вообще говоря, создание всех этих видов сценария можно легко автоматизировать. Дело в том, что каждый из них – это по-своему скомпонованная выдача части информации из развернутого (наиболее полного) сценария. Как только вы поймете, как и зачем нужно подавать информацию в каждом из видов сценария, вы сможете создать автоматизированную программу в Microsoft Excel или поставить задачу специалисту сделать для вас специальную программу. Впрочем, есть пути и еще проще. Можно подписаться на бесплатный курс «Профессиональная работа со сценарием» (http://eventuniversity.pro/y/249cf3b) и получить шаблон такого документа в подарок.

Литературный сценарий

Вообще сценарий в большинстве искусств – это самостоятельное произведение. Возьмите пьесы великих писателей и драматургов. Читать такую пьесу зачастую бывает интереснее, чем смотреть спектакль. Точно так же отдельно существуют и киносценарии. Я неоднократно читал сценарии, которые потом превратились в кинофильмы, и находил их весьма увлекательными. Но совсем другое дело – сценарий мероприятия. Тут речь не может идти о самостоятельной художественной ценности. Единственный смысл существования такого документа – это точное и яркое выполнение задач мероприятия. Именно поэтому хорошим event-сценариям присущ определенный сухой и точный язык. Время от времени мне приходится читать сценарии, написанные талантливыми молодыми (или не очень) креативщиками. В этих произведениях встречаются очень красивые литературные обороты, метафоры и гиперболы. Но именно это делает их абсолютно бесполезными в рабочем процессе. Приведу вам пример: «…Посреди затемненного зала, как осколок гранитной скалы, возвышается квадратный подиум сцены. Его равные стороны подчеркивают образ надежности и устойчивости компании юбиляра. Из полутьмы зала по ступеням на сцену поднимается президент компании. С каждым шагом его силуэт все более проявляется в лучах света, направленных на сцену. Он своим неумолимым переходом из темного пространства зала передает жизнеутверждающий образ развития компании, ее движения из темного и не всегда успешного прошлого в светлое и наполненное новыми высотами будущее. Как только президент подходит к микрофону, все гости в едином порыве вскакивают со своих мест и зал оглашается бурной овацией. Свет со сцены начинает заполнять зал, символизируя общую причастность всех сотрудников компании к ее грядущим ярким успехам…»

Слов нет, написано талантливо! Но что же увидит гость мероприятия? Пустую освещенную сцену, на которую выйдет президент компании. Никаких оваций не будет, если, конечно, всех заранее об этом не попросят под страхом увольнения. Никто не увидит в этом ни образов, ни символов. За красивым текстом сценария автор упустил множество важных моментов. Сначала необходимо собрать внимание гостей. Для этого следует плавно погасить свет и выключить фоновую музыку. Потом объявить выступление президента компании, включить свет на сцену и поддержать выход президента динамичной музыкой. Тогда к моменту его первых слов аудитория будет готова слушать и, если речь будет не длинной, обязательно наградит оратора аплодисментами.

Бюджет мероприятия

Параллельно работе над сценарием идет расчет бюджета проекта. Это важно, так как часто нехватка средств вносит коррективы в сценарий, а иногда от бюджета зависит и выбор формата.

Рассмотрим основные составные части бюджета (таблица № 1). Такой перечень подходит для большинства проектов, однако стоит отметить, что в исключительных случаях существенное значение будут иметь расходы, в нашем списке не упомянутые, и наоборот: некоторые приведенные ниже строки расходов могут отсутствовать вовсе. Цифры, приведенные в правой колонке, условные.

Теперь более подробно разберем, что конкретно включает в себя каждый пункт.

Место проведения мероприятия

Помимо очевидной строки – аренда площадки – сюда входят многие другие расходы (таблица № 2). Чтобы верно спланировать траты, надо задать правильные вопросы владельцу площадки и выяснить, какие услуги еще не включены в цену. Вот небольшая шпаргалка, которая поможет вам ничего не упустить:

• Отдельно может оплачиваться дополнительное время, необходимое для монтажа оборудования и оформления.

• Иногда на площадке уже установлено собственное техническое оборудование, и за его использование владельцы требуют оплату.

• Зачастую приходится платить за работу персонала площадки, например за работу звукорежиссера, который настраивает установленную на месте звукоусилительную систему, или за работу гардеробщиц и уборщиц. Бывает, что выплаты работникам уже включены в сумму аренды, но требуется оплатить сверхурочные, то есть время, на которое персонал задерживается после окончания рабочего дня.

• Возможно, отдельной строкой расходов станет уборка. Это наиболее актуально для открытых или нестандартных площадок.

• В случае, если территория, на которой расположена площадка, имеет платные въезд и парковку, эта сумма также должна быть включена в смету.

• Могут также потребоваться: обязательное страхование от ущерба, оплата еще одного пожарного поста или дополнительной охраны.

Питание и напитки

Принципиально эта позиция бюджета делится на два варианта: можно работать в помещении стационарного ресторана или же воспользоваться услугами кейтеринга. В зависимости от выбранного типа обслуживания смета будет складываться по-разному: все составляющие, которые, вероятнее всего, в случае с выездным обслуживанием будут перечислены отдельно, при работе в ресторане будут включены в стоимость блюд.

В эту часть бюджета (таблица № 3) прежде всего входит стоимость меню еды и безалкогольных напитков. Зачастую с рестораном выездного обслуживания можно договориться о том, чтобы самостоятельно закупить алкоголь. Это позволит значительно сэкономить при проведении мероприятия с количеством гостей свыше 300 человек, но на небольших мероприятиях это не даст особой экономии, а только усложнит труд организаторов. Кроме меню ресторан выездного обслуживания выставит счет за работу официантов, транспортировку столов, посуды и другие накладные расходы. Более подробно о работе с ресторанами, гостиницами и кейтерингом можно узнать в курсе «Event Hardware» (http://eventuniversity.pro/y/10d356b) базового блока Event University.