Краткое содержание «Бережливый офис»

Краткое содержание «Бережливый офис»
Библиотека КнигиКратко

КнигиКратко
Этот текст – сокращенная версия книги «Бережливый офис». Только самое главное: идеи, техники, ключевые цитаты.

Президент MCS Media Дон Тэппинг написал книгу об уникальной технологии сокращения расходов, придуманной на Toyota: как устранять затраты с помощью таких методов, как «точно вовремя», кайдзен, 5S, составление карты потока создания ценности, и других. Эти методы можно использовать в любой компании.

Независимо от сферы деятельности в организации существуют задачи и процессы, которые можно и нужно стандартизировать, упростить и сделать как можно более эффективными. Концепция бережливого офиса предлагает отличные инструменты для устранения потерь.

Напоминаем, что этот текст – краткое изложение книги

«Бережливый офис»

Дон Тэппинг

Lean-человек

«Lean-людьми» называют тех, кто добился больших успехов в области бережливого производства. Дон Тэппинг без сомнения признанный лидер lean-production. Более 10 лет он успешно внедряет уникальную технологию Toyota в других компаниях. Его книга – результат многолетних исследований и практической работы.

«Самое важное, что нужно запомнить о бережливом производстве, – говорит Дон Тэппинг, – это то, что данная управленческая технология доказала свою эффективность во всех сферах бизнеса». Сегодня бережливое производство завоевывает все больше стран и успешно реализуется на практике во всем мире. Оно отлично зарекомендовало себя во всех отраслях экономики при администрировании процессов любого рода.

Независимо от сферы деятельности в организации существуют задачи и процессы, которые можно и нужно стандартизировать, упростить и сделать как можно более эффективными. Концепция бережливого офиса предлагает отличные инструменты для устранения потерь.

Биографическая справка

Дон Тэппинг окончил Мичиганский университет в 1976 году. Следующие четыре года он служил в морской пехоте США на различных должностях. Получил звание лейтенанта. После завершения службы в течение следующих 20 лет Дон работал в сфере медицинских технологий, образования, а также в авиационно-космической отрасли. Дон – автор нескольких бестселлеров по бережливому производству и улучшению бизнес-показателей в компаниях. Он консультирует компании и продолжает писать книги, в которых делится своим уникальным опытом. Кроме того, Дон получил MBA в Университете Нотр-Дама.

Бережливое производство

Цель бережливого производства – избавиться от всех потерь и не создающих ценность операций в производственном процессе. Новый подход подразумевает не сокращение людей, а разумное использование их труда.

______________________________________________

Существует четыре обязательных условия, которые необходимы для того, чтобы успешно реализовать концепцию бережливого производства в офисе.

Условие 1

Модель «Поведение-взгляды-культура». На первом этапе следует изменить поведение ваших сотрудников. В большинстве случаев они являются носителями 80% информации о рабочих процессах, а менеджеры (или организация) – 20%, что недопустимо. С помощью инструментов бережливого производства контроль над процессами и знания о них будут переходить к организации (см. Документирование рабочих процессов). После того как работники начнут чувствовать эти изменения, будут меняться их взгляды. Вместе со взглядами каждого отдельного сотрудника радикально поменяется культура организации в целом.

Условие 2

Экономическое обоснование перехода к бережливым методам. Административные издержки составляют, как правило, 60—80% конечной цены продукта. Благодаря инструментам бережливого производства любая организация может сократить их за счет устранения потерь (см. Выявление потерь).

Условие 3

Восемь видов потерь. Потери – это операции, которые требуют затрат времени и ресурсов, но не повышают ценность готового товара или услуги. Потери организации приходится оплачивать потребителям. Цель бережливого производства – выявить, проанализировать и устранить все потери в производственном процессе (см. Выявление потерь и Инструменты для устранения потерь).

Условие 4

Приверженность руководства. Важно понимать, что переход к бережливому управлению невозможен без 100-процентного участия руководства компании. Это участие подразумевает выделение необходимых средств, консультирование команды при необходимости, проявление интереса к достижениям команды и присутствие на ее совещаниях, поощрение команды по результатам работы, поддержка команды в случае трудностей.

Выявление потерь

Дон Тэппинг перечисляет восемь видов потерь, которые можно найти в любой организации любой отрасли.

Вид 1

Перепроизводство. Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется. Например, составление отчетов, которые никто не читает, изготовление лишних копий документов, пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз, ввод повторяющейся информации во множество документов, бессмысленные собрания. Устранить эти потери можно с помощью следующих инструментов (см. Инструменты для устранения потерь):

– время такта;

– питч;

– стандартизированная работа;

– выравнивание рабочей нагрузки;

– изучение потребности в той или иной операции.

Вид 2

Ожидание (людей, подписи, информации и т.д.). Например, большое количество обязательных подписей и разрешений, зависимость от остальных сотрудников при выполнении какой-либо задачи, задержки в получении информации, проблемы с программным обеспечением, выполнение задачи разными отделами, отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи. Основной принцип борьбы с этим видом потерь: «закончил – подшил (или выбросил)». Дон Тэппинг выделяет еще несколько конкретных инструментов (см. Инструменты для устранения потерь):

– карта потока создания ценности;

– 5S;

– питч;

– курьеры;

– система документооборота.

Вид 3

Движение. Любое передвижение людей, документов и (или) обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего офисного оборудования и отсутствия необходимых материалов. Например, поиск файлов на компьютере, поиск документов в картотеке, постоянное перечитывание справочников в поисках информации, передача документов на следующий этап вручную. Инструменты для устранения этих потерь (см. Инструменты для устранения потерь):

– стандартизированная работа;

– перепланировка рабочего пространства;

– короткие организационные совещания;

– карточки канбан для канцелярских принадлежностей;

– вытягивающая система и супермаркет;

– отслеживание документов.