Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel.

Учёт на складе можно свести всего к двум основным операциям. Одна – это пополнение запасов, а вторая – расходование. Многие считают, что при работе со складом достаточно всего двух операций и нет смысла заворачиваться с какой-либо детализацией. В реальности же все немного сложнее. Если мы хотим не просто контролировать остатки на складе, имеет смысл немножко заморочиться. При правильном ведении учета мы будем понимать больше – начиная от динамики продаж, заканчивая эффективностью работы сотрудников.

В складской таблице, которую мы будем с вами разрабатывать, этот момент будет отражён практически в полной мере. Мы будем его активно использовать в аналитике движения товаров через наш склад.

Естественно, многое зависит от специфики вашей деятельности. На производстве перечень приходных/расходных операций будет один, у оптовой компании будет другой, в общепите третий, у e-commerce тоже будет своя специфика. Это касается и расходных, и приходных операций.

Кроме того, что у нас есть операции, увеличивающие или уменьшающие наши запасы, необходимо их ещё отличать и по такому признаку, как внешние и внутренние операции. Так, если мы будем с вами с одного склада перемещать на другой склад, то это будет перемещение. В отношении одного склада это будет перемещение – расход, а для другого перемещение – приход. Другими словами, видя слово перемещение, мы с вами всегда будем знать, что товар не покинул пределы нашей организации, а просто сменил «прописку».

В отношении пополнения склада, очень удобно разделять на такие операции, как закупка (приобретение товара у поставщика) и возврат (когда клиент вернул невостребованный или бракованный товар). Если у вас собственное производство, то помогает и такая операция как «Произведено». Опять же тут всё индивидуально. Зачастую в классических системах учёта такого рода моменты решаются за счёт контрагента. Например, в 1С нередко создают так сказать технических контрагентов с соответствующем названием («Цех 1», «Токарка» и т.д.). Но логика остаётся та же.

Мы с вами сможем достаточно легко отличать особенности движения товара по складу при помощи названия расходной \ приходной операции.

Следующий момент касается инвентаризации и заведения начальных остатков. Редко бывает так, что склад создаётся на «пустом месте». Поэтому нам нужно каким-то образом ввести начальные остатки.

Кроме того, в процессе работы неизбежны ошибки. И чтобы поддерживать достоверность данных учёта и фактического склада, мы будем проводить инвентаризации. Естественно, будут возникать расхождения. Эти расхождения нужно как-то в очевидной форме внести в нашу систему учёта.

В традиционных системах учёта это делается при помощи специального документа «инвентаризационная ведомость». Мы это будем делать при помощи специальной операции «Корректировка». В том случае, если обнаруживаем недостачу, то у нас будет операция «корректировка – расход», если нашли излишки, то «корректировка – приход». Соответственно и начальные остатки мы будем проводить при помощи «корректировка-приход»

Номенклатура

Вопрос классификации, описания номенклатуры очень часто вызывает массу вопросов и сложностей. Так как мы с вами замахнулись на более комплексную задачку, чем просто собрать таблицу для складского учёта, и нам нужно ещё и разобраться в базовых вопросах построения складского учёта, мы уделим этому вопросу внимания больше, чем необходимо для разработки таблицы. Кроме того, при создании сложных систем учёта эксель нередко применяется как дополнительный инструмент в построении классификатора номенклатуры. Начнём с простого.

Независимо от того, какой системой мы пользуемся, нам нужно номенклатуру распределить на логически обоснованные группы. Это связано и с тем, что у каждой номенклатуры может быть огромное множество дополнительных характеристик. Причём характеристики могут быть настолько различны, что придётся продумывать отдельную форму (карточку) для каждой группы номенклатуры.

Представьте себе, что у вас пищевое производство. Ваше сырьё – это продукты питания. Для обслуживания оборудования вам нужны запчасти. Ясное дело, что у сахара например, будет один набор характеристик, а вот описать подшипники или прокладки и всё их разнообразие, тут вообще другой принцип.

Поэтому мы с вами выделим отдельные номенклатурные группы для бакалеи и для запчастей. В условиях создания таблицы, для ведения складского учёта, мы просто выделим отдельные группы и всё, а если мы работаем с более сложной системой (например 1С), то будем разрабатывать отдельную карточку номенклатуры для каждой такой специфичной позиции (у бакалеи будет своя карточка, у запчастей своя, у бытовой химии или спецодежды своя).

В любом случае, нам нужно начать с того, что необходимо классифицировать номенклатуру. Для того, чтобы избежать сложных рассуждений на тему построения классификаций и теоретизирования на тему выбора методов группировки, декомпозиции множеств, просто приведу ряд примеров из практики и поясню их.

И нужно напомнить, что тема складского учёта очень стара. Зачастую многие классификаторы и справочники уже давно составлены и их можно купить или запросить у поставщика. Нередко такие справочники поставляются вместе с системой учёта. Поэтому, прежде чем заныривать в творчество с построением своих названий и классификаций, имеет смысл приложить усилия к поиску готовых справочников.

Кроме того, готовые справочники имеют ряд важных преимуществ. Они общепринятые, а значит вы будете говорить на одном языке с поставщиками и профессионалами занимающимися этой номенклатурой. В ряде случаев это может вам сэкономить и время, и деньги. Среди технарей существует особое отношение к клиентам, которые способны правильно назвать необходимую им прокладку или подшипник.

В моём профиле на ЛитРес (вот ссылка https://www.litres.ru/author/dmitriy-vladimirovich-permyakov/ ) (https://www.litres.ru/author/dmitriy-vladimirovich-permyakov/%20)) скоро появится отдельный бизнес-процесс о работе склада, в нём я уделю отдельно внимание вопросам описания номенклатуры. Советую подписаться, чтобы не пропустить это издание.

Отчёт в складском учёте

Если мы корректно ведём записи (регулярно и целостно), то возможности таблицы, которую мы с вами создаём, приятно удивят вас. В отчётах можно увидеть очень многое и заблаговременно отреагировать, избежав нехватки товаров или сырья, вовремя заметить перерасход, выявить воровство. Ну и банально понимать что, где и сколько у вас есть.

В вопросе отчёта есть одна хитрость, которую правильнее отнести не конкретно к складскому учёту, а скорее вообще к принципам управленческого учёта и аналитики данных. Этот принцип работает и тогда, когда мы с вами контролируем продажи, анализируем воронку продаж, и тогда, когда мы решаем вопросы управления финансами. И естественно, в отношении складского учёта. Даже если мы с вами будем говорить о психике человека, то и тут этот принцип работает.

Для того, чтобы сделать хоть какой-то вывод, нам нужно как минимум два значения. Другими словами что-то с чем-то сопоставить. Вот, собственно, в этом и состоит суть практически любого отчёта. Просто в некоторых случаях мы это делаем в уме, а в некоторых сопоставляя цифры, которые непосредственно есть в отчёте.

Исходя из этого, все отчёты можно разделить на 3 группы:

То, что мы сопоставляем с контрольными значениями (например, неснижаемый остаток).

То, что мы сравниваем по периодам (например, расходы за зимние и летние месяцы года).

Третья группа – сравнение между объектами (например, продажи на разных торговых точках).

Например, нам нужно обеспечить неснижаемый запас. Для этого мы рассчитали скорость расходования (время за которое мы продаём товар + сколько времени нам нужно, чтобы пополнить запасы) или нам нужно проконтролировать, чтобы небыло перерасхода (для этого мы установим лимит отгрузки в месяц). Оба примера потребуют от нас установки некой нормы и, далее мы будем сравнивать фактические остатки или расход с этой нормой.

Мы можем сравнить расход (продажи) кофе летом и зимой и обнаружить, что на зимний период нужно кофе запасать больше, а вот минеральной воды запасы снижать. Этот вариант предполагает сравнение расходов по периодам.

Если у нас с вами несколько магазинов, то естественно, нам нужно знать, какой из них нуждается в больших запасах одного товара, а в каком этот товар не продаётся.

Для того чтобы была возможность пользоваться тем или иным отчётом, нужно позаботиться заранее. Так, если мы хотим сравнивать продажи между магазинами, нам нужно каким-то образом это записать, предусмотреть соответствующий реквизит.

Мы будем с вами более детально рассматривать вопросы построения отчётов и их анализ в процессе создания таблицы. На этом этапе важно сформировать общее представление.

Переходим к разработке самой таблицы.

Проектируем таблицу

Начинаем с общего

Ради того, чтобы вопрос проектирования структуры таблиц был прозрачен и понятен, мы с вами и заглядывали в основы складского учёта и обсуждали особенности отчётов.

Есть ещё и моменты, которые часто упускают пользователи Microsoft Excel.

Начнём с разницы между столбцом и строкой.

Для многих разницы куда именно разместить значение в заголовок столбца или в строки нет. Для Excel разница есть. Не буду вас загружать лишней информацией, но предлагаю задуматься, работает ли такой стандартный инструмент как фильтр в отношении столбцов или только в отношении строк? (он работает только в отношении строк). Когда мы с вами делаем простую таблицу, это можно проигнорировать, но если мы проектируем уже систему учёта, то это принципиально.

Если вы уже знакомы с Microsoft Excel, то знаете такую функцию, как фильтр. Обратите внимание, он ставиться только в отношении столбца

Зная эту хитрость со столбцами и строками, нам нужно определиться какие столбцы будут в нашей таблице. В этом вопросе нам необходимо проговорить ещё одну хитрость. Я о ней уже косвенно упоминал, но теперь нужно её, так сказать, утвердить.

Понятное дело, что мы составляем систему учёта для того, чтобы контролировать ситуацию на нашем складе. Причём мы не можем с вами наверняка сказать, какого рода ситуация возможна и что нам захочется проверить буквально завтра или через год. Поэтому нужно как-то сделать так, чтобы у нас было достаточно информации практически на все случаи жизни. Этого можно вполне достичь. Для того чтобы это было возможно, мы свами разделим систему записи складских событий и отчёты в отдельные, условно независимые друг от друга структуры.

Говоря простыми словами, у нас с вами будет отдельные страницы файла Excel, и у каждого из них будет определённая функция.

Рисунок 1. Вкладки таблицы складской учёт.

Настоятельно рекомендую, пока вы не создали свою первую таблицу, использовать в точности такие же названия как и у меня. Так будет проще ориентироваться в формулах и ссылках. Освоив тонкости, вы сможете их переименовать.