Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel.

Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel.
Дмитрий Владимирович Пермяков

Шаг за шагом мы с вами создадим таблицу Microsoft Excel, в которой вы сможете вести полноценный складской учёт. Эта таблица увидела свет в 2011 году и помогла огромному количеству предпринимателей и руководителей выстроиться полноценный учёт на складе.

Мы разберёмся не только с формулами Excel, но и с основами ведения складского учёта. В книге есть необходимый и достаточный объем знаний, который поможет вам разобраться в организации склада, даже если у вас нет в этом опыта. Вы сможете выстроить систему учёта для своего склада без программистов, без интернета и специальных дорогостоящих программ.

Дмитрий Пермяков

Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel.

Общее введение к серии прикладные таблицы учёта на базе Microsoft Excel 2010.

Система учёта как ботинки. Если вы наденете слишком тесную обувь, то натрёте ноги и не сможете идти. Если обувь будет свободной, то может быть, и получится обойтись без мозолей, но полноценно двигаться вы всё равно не сможете.

От подбора системы учёта зависит очень многое. Если вы решите внедрить систему, которая пока ещё не по размеру вашему бизнесу, то потеряете так необходимую пластичность на первых этапах становления, свяжете в тугой узел и без того недостающие кадровые ресурсы и в итоге сильно замедлитесь или вовсе разоритесь. Если же ваша система учёта будет недостаточно информативна, не позволит выстроить должный уровень контроля, то ошибки и потери лишат вас прибыли, а развитие бизнеса остановится.

Проще говоря, учёт важен. Просчёты в выборе системы учёта дороги, а нередко фатальны.

Но мы с вами будем говорить не о теории учёта, а о наиболее прикладной практике, об одном из наиболее эффективных инструментов построения систем учёта – о Microsoft Excel. Это программа, без которой не может обойтись ни малый бизнес, ни крупные холдинги. Обусловлено это просто ужасающей ее пластичностью.

При помощи Microsoft Excel можно собрать практически любую систему учёта. Эта может быть складской учёт, учёт финансов, учёт выполнения заданий и система управления отношениями с клиентами. Инструментарий Excel позволяет всё это – причём без прибегания к помощи штата программистов и за небольшие деньги. Естественно, есть и ограничения. В основном они касаются объёмов данных, с которыми способен справится Excel. Это приводит к тому, что таблицы нужно специализировать. При всех широких возможностях Excel не обеспечивает высокий уровень автоматизации, данные зачастую нужно вводить в руки, учитывать и анализировать можно ограниченное количество параметров.

При этом именно Excel удобно использовать для проработки модели учёта. Грубо говоря, используя эту программу, можно детально продумать систему учёта и, хотя и ограниченно, попробовать её на практике. Если же воспользоваться всеми возможностями Excel, то его можно превратить в полноценную программу, с достаточно дружественным интерфейсом (с привычными нам кнопками и меню)программный продукт.

Есть ещё один очень заманчивый момент, который помогает мне сэкономить для моих клиентов просто баснословные деньги. Начну издалека и на более приземлённом примере.

Мы с вами решили построить дом. У нас всегда есть два варианта. Первый – имея общие представления о доме своей мечты и ограниченные ресурсы, мы просто начинаем строить, опираясь на простой эскиз. Не тратим время на поиск архитектора, проектировщиков. Причём нужно найти не одного проектировщика, а несколько. Один спроектирует здание, другой водоснабжение, третий электрику, четвёртый систему вентиляции. Зачем все эти сложности.

Это правда, можно и так. Многие так и делают. Но, большая часть об этом жалеют, хотя готовы сознаться в этом единицы – просто как-то стрёмно, признавать (и признаваться себе) в столь банальной ошибке.

Если же вам повезёт с откровенным собеседником, то он обязательно расскажет о том, как стоимость стройки росла как грибы после дождя, как ему пришлось мириться с неудобствами из-за непродуманного проекта, как он теперь вынужден тратить больше денег на отопление, а в одной из комнат, которую он хотел сделать детской, лучше хранить мясо зимой, потому что каждую зиму там морозильник, а каждое лето парилка.

Другой вариант – это проектирование. Тут нужно набраться терпения, потратить дополнительные силы. Но в итоге вы получите именно то, что хотели именно за те деньги, которые заложены в проект. Но естественно, для этого вам понадобится обратиться к профессиональному проектировщику.

Excel – это средство проектирования. Создав в нём систему учёта, вы получаете действующую модель, которую можно перенести в более сложную систему. Вы можете чётко проконтролировать результат – ведь он уже у вас есть. Ни один программист уже не сможет рассказать вам о том, что это невозможно или требуется добавить очень важный и дорогой элемент. Просто у вас уже есть действующая, без лишних наворотов система. Из опыта её эксплуатации вы чётко знаете, чего вам не хватает. Проще говоря, Excel – это хорошая прививка от развода со стороны программистов и продавцов софта.

Мы с вами будем оперировать простыми, общедоступными инструментами Excel. Не будем заныривать в программирование, ограничимся применением стандартных формул. Даже этого достаточно для того чтобы решить большую часть задач учёта в контексте малого и многие задачи в контексте среднего бизнеса.

Обратите внимание, что в крупных компаниях Excel применяется для анализа информации, формирования отчётов и управления небольшими, специализированными участками деятельности. Инструмент, созданный в Excel, всегда можно подправить под изменившиеся условия. Если же мы с вами имеем дело с 1С или ещё с более сложными системами, то такое уже требует больших усилий, более системного подхода к изменениям. В итоге будет стоить значительно дороже, а изменения займут намного больше времени.

Мы разберём с вами ряд решений, которые я уже более 10-ти лет продаю своим клиентам и помогаю внедрить. Другими словами, это проверенные временем прикладные таблицы, помогающие многим предпринимателям поддерживать должный уровень учёта в области склада, финансов, отношений с клиентами.

Меня неоднократно просили перевести видео версии обучающих роликов в текст, но окончательно к этому меня подтолкнула текущая ситуация. Как говорится, нет худа без добра. Я продолжу придерживаться открытой тактики. Любой читатель может обратиться ко мне за советом и дополнительными разъяснениями. Это можно сделать через мой блог https://vk.com/konsalt.permiakov. (https://vk.com/konsalt.permiakov.) Кстати, если вы хотите заказать у меня обучение или готовый файл, то это тоже можно сделать через блог, просто напишите мне.

Готовимся к работе с книгой.

Я предпочитаю работать с относительно старой версией – Microsoft Excel 2010. Для этого нет особых причин, дело привычки. В отношении задач, с которыми мне приходится сталкиваться, этой версии хватает. Да и кроме того, для меня это инструмент скорее дополняющий мою специализацию, не является основным элементом моей работы. Всё же я в большей степени бизнес-архитектор, занимающийся проектированием процессов в организации и ни в коем случае не программист. Именно из-за ограниченности моих знаний в области программирования и получилось разработать доступные многим системы учёта, для создания которых не нужны специализированные знания в области программирования. Вам достаточно уверенных знаний Microsoft Excel 2010. Которые вы сможете получить в процессе создания предлагаемых прикладных решений.

Воспользовавшись моей серией книг, вы сможете обеспечить свой бизнес всем наиболее важными системами учёта. Ну и так как моя специализация не программирование, а проектирование, я не смогу обойтись без объяснений специфики системы учёта, для которой мы будем собирать таблицу. Так что в этом издании будет коктейль из информации о том, как учитывать с информацией чем это делать. Так сказать, перемешаем в равных пропорциях.

Складской учёт на базе Microsoft Excel 2010

Основная логика складского учёта.

По мере развития бизнеса у предпринимателя постепенно расширяется перечень одолевающих вопросов. Вначале ему нужно знать ответ на вопрос «чего и сколько?». Потом добавляется «когда?», потом появляется необходимость знать «где именно?», «для кого именно?» и так далее. С каждым витком развития вопросов становится всё больше, а отсутствие ответов на них обходится всё дороже.

Естественно, имеет смысл начинать вести учёт, как только появляется движение товара. Имеет смысл сразу же начинать пользоваться системой, которая способна ответить на вопросы, немного опережающие вашу текущую потребность. Правда, тут важно не переборщить, так как если мы с вами начнём замахиваться с разу на все возможные ответы складского учёта, то монстр, который получится, не то чтобы превзойдёт возможности Microsoft Excel 2010, а потребует серьёзных ресурсов, которые даже для крупной компании не всегда доступны.

Теперь давайте разберёмся с хитростями систем учёта на складе.

Место хранения

Первый миф который чаще всего приходится встречать, общаясь с предпринимателями на тему складского учёта – это место хранения. Нужно понимать, что склад— это не место хранения, а скорее в большей степени виртуальное понятие. Например, когда товар едет от поставщика, то он явно не на нашем складе, но мы уже ведём учёт. Мы будем учитывать товар в пути как отдельную категорию, особенно если мы можем его отгружать в процессе движения.

Грубо говоря, воспринимать склад как отдельное помещение, в котором хранится товар, совсем не правильно. Если мы с вами дали сотруднику на какое-то время инструмент, то теперь инструмент хранится на складе по имени этого сотрудника. Если на нашем складе стоит 10 стеллажей, то можно считать, что каждый стеллаж и каждая полка – это отдельный склад или место хранения (кстати это и есть ячеистая система хранения или адресный склад).

Можно ещё шире смотреть на это понятие, и тогда мы с вами получим максимум от нашего складского учёта. Если мы с вами заказали товар у поставщика, то его можно тоже воспринимать как некий склад. Так же можно рассматривать и товар, который уже едет к нам.

Если мы с вами имеем дело с производством, то материалы, которые мы передали в цех, не исчезли, мы их не списали, а всего лишь переместили. То есть цех для нас тоже своеобразный склад или место хранения.

Подводя итог, место хранения – это более широкое понятие, чем просто помещение или ячейка. Местом хранения можно считать любую точку маршрута движения наших материальных ценностей.

В рамках Excel мы будем с вами иметь дело с простой информационной системой. Если же мы проектируем систему учёта в более совершенной и мощной среде (например современные версии 1С), то мы можем задать дополнительные характеристики каждому месту хранения (точке на маршруте движения товаров или сырья). Мы можем столь точно описать место хранения, что человеческий фактор будет сведён к минимуму, а в определённых условиях он может вообще не влиять. Мы очень близки к тому, что роботизация достигнет этого и на нашем складе будут работать роботы. Описание мест хранения будет маршрутизировать роботов. Ну а пока за счёт корректного описания мест хранения, мы будем минимизировать нерадивость сотрудников.

Так как мы будем в минимальном объёме пользоваться данным понятием в рамках создаваемой таблицы, остановимся на этом вопросе в этой части. Если же вы захотите более подробно познакомиться с этим, то я готовлю отдельную книгу о бизнес-процессах склада. Там этот вопрос будет разобран детальнее.

Очень удобно, когда место хранения связывают с перечнем того, что там хранится. Самый простой пример, это когда мы отводим отдельное пространство для хранения брака или товара, который требует каких-то дополнительных операций, например упаковки. На производственных предприятиях очень удобно привязывать место хранения к этапу производства. Так, например, можно хранить инструмент или какие-то расходники для конкретного цеха, станка, участка производственной линии. Этот вопрос можно реализовать как через специализацию места хранения к конкретной номенклатуре, так и фиксируя, для кого мы это храним. А вот наименование того, что мы храним может быть одинаковым для нескольких выделенных мест хранения.

Например, у нас есть собственное производство – и то, из чего мы производим, мы ещё и продаём. В этом случае у нас будет два склада, один для производства, другой для продаж. По сути, и там и там хранится один и тот же товар, но за счёт того что мы разделили хранение на 2 условных места, можно выставить разные неснижаемые остатки для каждого склада, хранить в разных единицах хранения (в коробках для продаж, а для производства в штуках).

Удобно фиксировать габариты как самого места хранения, так и предметов, которые мы там храним. Представьте себе, что на нашем складе хранится крупно габаритный и совсем мелкий товар. Например мы занимаемся продажей станков. Станки большие, а вот расходники к ним могут быть совсем маленькими.

Место хранения может быть обозначено и по его расположению. Например, у нас есть помещение и уличный склад. Причём это необязательно будет определять то, что хранится на этом складе.

У одного моего клиента в качестве склада использовался его собственный гараж, расположенный на его участке около дома. При этом учёт вели, не отражая, где именно лежит товар. В результате были проблемы и с доступностью товара, и с проведением инвентаризации.

Место хранения может быть ограничено и по операциям, производимым на этом складе. Например, у нас может быть склад, с которого мы отгружаем только в производство, для его нужд. Другой склад может работать только на продажи. В определённых случаях это может быть спасением. Так, на одном предприятии были постоянные конфликты с сотрудниками производства. Их постоянно дёргали на отгрузки материалов, которые продавали. При этом у отдела продаж был собственный склад, на котором работали грузчики. Но иногда менеджеру было удобнее отправить покупателя на производство и отгрузить его с производственного склада. Это добавляло суеты и путаницы и для снабженца, и для производства, и в итоге была путаница для отдела продаж.

Есть ещё один интересный момент по поводу мест хранения. Не очень часто, но всё же в некоторых случаях этот момент очень сильно помогает. Места хранения делят на 2 типа. Один тип – это склад длительного хранения, а второй тип это оперативный склада. С длительного хранения запрещают отгружать куда либо, только на склад оперативных запасов, а вот с оперативного склада допускают любые типы отгрузок. Такой приём упрощает управление сроком годности (на оперативный склад всегда отгружают то, что нужно быстрее продать), помогает оптимизировать площадь хранения, упрощает управление запасами (детальней, почему и как это работает, будет в издании с бизнес-процессами склада).

Подводя итоги…

Место хранения – это в первую очередь, информационная сущность, которая может никак не быть связана с физическим местом. Место хранения может быть в полной мере виртуальным понятием и отражать движение товара. Например, «Товар в пути».

При этом каждое место хранения, независимо от того, для чего мы его обозначили, необходимо вести в полном объёме. То есть у нас есть в отношении каждого места хранения приходные операции и расходные операции, в большинстве случаев и инвентаризация проводится в отношении конкретного места хранения.

В сложных системах учёта места хранения могут быть описаны отдельным набором алгоритмов. Выделение мест хранения является одним из обязательных элементов роботизации склада. При регламентации работы склада выделение мест хранения так же способно значительно упростить и конкретизировать специфику хранения.

Операции на складе