Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения
Е. А. Злобина

Настоящее издание представляет собой практическое пособие.

В данном пособии рассмотрены все вопросы, касающиеся работы с трудовыми книжками: внесения записей, изменений и исправлений, оформления вкладыша в трудовую книжку и ее дубликата, а также правил учета и хранения трудовых книжек.

Пособие предназначено для специалистов, занимающихся кадровыми вопросами, юристов, для студентов, обучающихся по соответствующим специальностям, и будет полезно и интересно всем, кто интересуется данным вопросом.

Е.А. Злобина

Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

Глава 1. Делопроизводство кадровой службы

1. Развитие кадровых служб в России

На крупных предприятиях обязательно существовали отделы охраны труда и техники безопасности. Отдел научной организации 12 кому не нужны, а требовались продавцы, бухгалтеры, менеджеры по закупкам и продажам. Переквалифицироваться приходилось самостоятельно, на ходу. Но с завоеванием рынка и укреплением позиций, расширением сферы деятельности и ростом компаний возникла проблема поиска и подбора высококвалифицированных специалистов, создания эффективной, способной давать максимальную прибыль команды[1 - См.: Куренной А.М., Миронов В.И. Практический комментарий к законодательству о трудовых спорах. М., 1997. С. 95–97.].

В одиночку справиться с этой задачей руководитель не мог. И тогда в коммерческих структурах возникла потребность в кадровиках, а проблема подбора персонала стала основной для кадровых специалистов раннеперестроечного периода. Учитывая поставленную задачу, на эту должность приглашались специалисты, имеющие опыт работы с людьми: психологи, бывшие педагоги, военные. Кодекс законов о труде (КЗоТ) не всегда являлся настольной книгой таких специалистов. Многочисленные ошибки при заполнении трудовых книжек (отсутствие печатей на титульном листе и при увольнении работника, неправильное указание должностей, отсутствие ссылки на соответствующие статьи КЗоТ при увольнении и т. п.) приводили к очень серьезным последствиям. В те времена активно процветало нелегальное изготовление бланков. Бланки трудовых книжек можно было купить в газетном киоске, переходе метро, на рынке. При этом документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки формы Т-2, личные дела работников), позволяющие подтвердить трудовой стаж, должность, место работы и имеющие срок хранения 75 лет, отсутствовали. В тот период фирма, просуществовав определенный срок и выполнив намеченные собственником задачи, не ликвидировалась в установленном законом порядке. Естественно, ликвидация не оформлялась в установленном законом порядке, и документы в архив не сдавались. Следовательно, работники коммерческих организаций тех лет рисковали потерять и теряли значительный период в своем трудовом стаже, не имея возможности подтвердить его документально. В силу занимаемой должности кадровик становился особо доверенным лицом руководителя. Вообще требования к личностным качествам претендентов на различные должности в коммерческих организациях были достаточно высоки.

В своем интервью того времени создатель и глава известной фирмы «Алиса» Герман Стерлигов открыто декларировал, что предпочитает брать на работу друзей и знакомых, т. к. это люди, которым он может доверять.

Кризис 1998 г. имел тяжелые последствия, но многое поставил на свои места. Некоторые организации вынуждены были сократить до 50 % своего персонала, на рынок труда высококвалифицированные специалисты выходили целыми службами.

Но именно кризис показал, что в тяжелейших условиях жизнеспособными оказались те организации, которые делали ставку на профессионалов.

Все последующие послекризисные годы на рынок медленно и постепенно возвращался забытый лозунг советского времени «Кадры решают все». Это имеет отношение и к самим кадровым специалистам предприятий. За последнее время значительно возросли требования к их профессиональному уровню, изменились задачи и сама структура кадровых служб.

2. Функции служб управления персоналом

В современных условиях работа с кадрами в крупной организации имеет два четко выраженных направления: управление персоналом и работа с кадрами.

Основные функции служб управления персоналом связаны с определением и развитием кадровой политики предприятия и включают в себя:

1) планирование персонала; разработку и внедрение наиболее эффективных для данного предприятия путей и методов поиска и подбора персонала, его диагностику;

2) решение проблем адаптации;

3) командообразование;

4) аттестацию;

5) ротацию (перемещение) кадров;

6) создание систем мотивации и стимулирования труда;

7) разработку системы локальных нормативных актов организации;

8) формирование принципов корпоративной культуры, отличающих данную организацию, и некоторые другие аспекты работы с человеческими ресурсами.

На должности, связанные с управлением персоналом, сегодня приглашают психологов, экономистов, юристов. Требования к образованию и опыту работы достаточно высоки, и зарплата в Москве – от 400–600 у. е. (менеджер по управлению персоналом) до 600–1500 у. е. (заместитель директора по управлению персоналом). Спрос на этих специалистов является достаточно устойчивым, но службы управления персоналом существуют только в крупных организациях.

Задачи кадровых служб сейчас имеют более функциональный характер. Это:

1) осуществление поиска и подбора персонала (в частности, проведение собеседований с кандидатами на вакантную должность);

2) составление, оформление и практическое внедрение локальных нормативных актов предприятия;

3) оформление приема, перевода, увольнения, отпусков, командировок работников;

4) документальное оформление поощрений и дисциплинарных взысканий.

На современный отдел кадров могут быть возложены также ведение военно-учетного стола, вопросы учета рабочего времени и нормирования труда, охрана труда и техники безопасности, обучение и повышение квалификации персонала. Конечно, на должность начальника отдела кадров предпочтительнее назначить юриста со специализацией «Трудовое право», но вполне успешно с этой работой справляются бывшие военные, педагоги, инженеры, делопроизводители, имеющие значительный практический опыт работы в отделе кадров.

Спрос на рынке труда также является устойчивым, но предъявляются весьма высокие требования к опыту работы, знанию трудового законодательства, кадрового делопроизводства и специализированных кадровых программ. Численность работников кадровой службы предприятия рассчитывается в соответствии с Типовыми нормами времени на работу по комплектованию и учету кадров.

На практике на одного работника кадровой службы государственной организации приходится 130–180 штатных единиц, для коммерческой организации этот показатель несколько выше – 150–200. Остается заметить, что эти цифры являются весьма приблизительными и во многом зависят от специфики деятельности организации и ее финансовых возможностей. В небольших организациях со штатом 30–50 человек обязанности инспектора по кадрам могут в порядке совмещения возлагаться на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Активность проверяющих организаций (прежде всего налоговой инспекции) заставила руководителей предприятий усилить внимание к порядку составления и оформления документов, в т. ч. по личному составу.

Сегодня, порядком оформления трудовых отношений с работниками интересуются представители соцстраха, пенсионного фонда и прокуратуры. Наиболее активно в этой области работают инспекторы Государственной инспекции труда, среди которых немало квалифицированных юристов. В последнее время государственные предприятия активно проверяет Счетная палата.

Юристы отмечают рост правовой активности работников, которые обращаются за защитой своих прав не только в государственную инспекцию труда, но и в суд. Отстаивая правомерность своих действий, работодатель обязан представить проверяющим органам или судебным инстанциям документальное подтверждение принимаемых руководством предприятия управленческих решений, фактов и событий, происшедших в жизнедеятельности организации, документы, фиксирующие отношения с работником, достигнутые соглашения и другие предусмотренные законодательством процедуры.

Глава 2. Понятие и значение трудовой книжки

1. Понятие трудовой книжки

Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он оставался верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка – это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» указывает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Указанным постановлением Правительства РФ утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Этим же постановлением с 1 января 2004 г. были введение в действие бланк новой трудовой книжки, а также вкладыш в нее.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

2. «Новые» трудовые книжки

Введение 1 января 2004 г. трудовых книжек нового образца обернулось стихийным бедствием для кадровиков большинства предприятий. Приобрести трудовые книжки стало значительно сложнее. А у трудовых инспекторов появился еще один повод для претензий – отсутствие запасных бланков. Если раньше бланки трудовых книжек можно было приобрести без проблем, они продавались на каждом углу, то теперь ситуация изменилась в корне: трудовая книжка действительно стала документом строгой отчетности. В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина РФ были разработаны бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению таких бланков, которые гораздо серьезнее защищены от подделок.

Бланки выпускаются в заранее определенном количестве, их распространяют только уполномоченные на это организации и индивидуальные предприниматели. При изготовлении новых бланков используются современные полиграфические технологии, специальное оборудование. Создана специальная бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком «ТК» (его можно увидеть на просвет). Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета – ирисовая печать.

Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «Трудовая Книжка» и вживленные микроволоски. Трудовая книжка теперь сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. В новой трудовой книжке 44 страницы. Обеспечение работодателей новыми бланками осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем. Можно назвать три крупнейшие организации, где можно заказать и получить бланки трудовых книжек нового образца. Это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб» правительства Москвы и ЗАО «Разносбыт». «СпецБланк» работает в основном по заявкам республиканских министерств и ведомств. ГУП «Главснаб» правительства Москвы – с крупными организациями в Москве и Московском регионе. «Разносбыт» напрямую взаимодействует с организациями всех регионов РФ.

Для того чтобы оформить заявку на изготовление трудовой книжки, необходимо направить письмо-заявку. В письме следует указать наименование организации, банковские реквизиты, ОКПО, ОКОНХ, регистрационный номер в налоговой инспекции, почтовый адрес, индекс, телефон, факс. Письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером и заверено круглой печатью. Получив письмо от работодателя, организация-изготовитель высылает счет на предварительную оплату. С даты оплаты счета организация ставится в очередь на получение трудовых книжек. Поскольку печатает бланки трудовых книжек только Гознак, то ждать приходится около месяца. Доставка изготовленных бланков трудовых книжек будет произведена через ФГУП «Главный центр специальной связи» Министерства связи России, которое занимается доставкой бланков строгой отчетности по всей стране. Но надо отметить, что отправка требует дополнительных расходов. Ограничений по количеству нет. Можно и на 2–3 книжки оформить заявку. Учет всех выданных книжек и вкладышей к ним ведется по номерам. В настоящее время учет ведется очень строго, потому что бесконтрольное расходование трудовых книжек в прошлом имело негативные последствия, с которыми в настоящее время столкнулись пенсионные фонды и органы внутренних дел.

Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками. Главным из которых, пожалуй, была Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 г. и немного не дотянувшая до своего 30-летия.

Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, Инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней инструкции 1974 г. были сохранены. Если прежняя инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов.

Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки.