Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Журнал проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

Журнал регистрации направлений на медосмотр.

Количество журналов учёта и регистраций чего-либо может быть неограниченное количество. Не всегда на первый взгляд бюрократия в организации отвечает принципу целесообразности. Но если рассмотреть ситуацию пристальнее, становятся понятны мотивы руководства введение в документооборот какого-то журнала. Обычно это сигнализирует о некачественной формализации и отработке бизнес-процессов в компании, следствием чего и является введение дополнительной промежуточной точки контроля. Грамотное переформатирование трудовых функций позволяет устранить избыточные процедуры и повысить эффективность бизнес-процессов в целом.

В компании обязательно должны присутствовать и вестись следующие журналы:учёта трудовых книжек сотрудников, их перемещения;

– проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;

– ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;

медосмотров;

– ознакомления с правилами пожаробезопасности.

Помимо ведения журналов и книг, специалист по кадровому делопроизводству должен вести документы содержащие в себе отчётную информацию и предоставлять их вовремя в соответствующие государственные органы:

СЗВ-ТД при увольнении;

СЗВ-ТД при приёме на работу;

СЗВ-ТД при приёме на работу совместителя;

СЗВ-ТД при переводе;

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц;

Сведения о застрахованных лицах;

Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные взносы;

Карта первичного воинского учёта;

Карточка учёта организации в военкомате;

Бланк формы СЗВ-ТД;

Приказ Росстата № 457 с новыми формами кадровой отчётности;

Приказ Росстата № 462 с новыми формами кадровых отчётов.

Все обязательные кадровые отчёты распределяются по времени на годовые (СЗВ-СТАЖ, 7-травматизм), квартальные (ДСВ-3), ежемесячные – СЗВ-ТД о переводе, подаче заявления о способе учёта страхового стажа, П-4, и на отчёты, которые формируются по мере необходимости – сведения в военкоматы о трудоустройстве и увольнении военнообязанных сотрудников, уведомления в МВД от приёме (увольнении) иностранца и т.д.

Так как происходит реформирование делопроизводства как системы и её перенос на цифровые рельсы, различные требования к количеству и качеству документации постоянно корректируется. А это означает, что «держать руку на пульсе» кадровик должен непрерывно, и постоянно отслеживать все нововведения связанные со своей работой.

В самом минимальном варианте ведение документа – это его оформление в строгом соответствии с установленными требованиями, внесение в него необходимой информации в должном порядке, объёме и в надлежащие сроки.

Хранения документов – это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и нормативных локальных актов организации. Все документы, имеющие отношение к компании, имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрена административная ответственность, различные штрафы, как для юридических лиц, так и должностных лиц.

Свидетельство о регистрации компании и её устав – это самые главные документы, без которых ведение бизнеса невозможно в принципе. Понять, что вы имеете дело с юридическим лицом, позволяет наличие именно учредительных документов, соответствующих требованиям ст. 52 Гражданского Кодекса РФ. Их состав и количество зависит от организационно-правовой формы организации. Минимальным пакетом учредительных документов может быть один лишь устав организации, свидетельство о регистрации, присвоенные ИНН и КПП. Ещё существуют такие документы, как учредительный договор, реестр ценных бумаг и их владельцев, и так далее.

Все эти документы являются правоустанавливающими, нормативными, обладающими юридической силой и оформленные на материальном бумажном носителе. Хранятся эти документы в соответствии с требованиями ст. 50 Федерального закона №14-ФЗ от 08.02.1998, закона об архивном деле и приказов Росархива. В случае ликвидации организации, эти документы сдаются в архив. При ведении электронного документооборота, электронные аналоги могут быть приравнены к бумажным оригиналам.

Но на основных правоустанавливающих документах документооборот не заканчивается. Бумажный ли он или электронный, но требования к хранению документов существуют в том или ином объёме к любому виду документов в организации. Если в организации ведутся документы на бумажной основе, то для определённой категории таких документов законодательно предусмотрены в правилах требования их особого хранения в отдельном месте, помещении, папке, сейфе. И ответственность за хранение несёт или глава организации, либо главный бухгалтер. В крупных компаниях, в структуре которых присутствует юридический отдел, хранение особых документов может быть разрешена этому отделу. Так же может быть заказана услуга о хранение документов в сторонней специализированной компании. Но, в любом случае, ответственность перед законом в случае порчи или утраты этих документов, всё равно будут нести первые лица компании.

В случае малого бизнесе, когда в обществе с ограниченной ответственностью документооборотом в компании занимается главный бухгалтер, и в помощь ему нанят специалист по кадровому делопроизводству, очень редко бывает так, что у каждого связанного с документацией очень чётко и конкретно расписаны должностные обязанности, рабочие функции, процедуры в бизнес-процессах. Обычно работа у них «артельная», и оба работника дублируют рабочие функции в максимальном объёме. Всё это верно и в случае с индивидуальных предпринимателей, ведущих бизнес с привлечением наёмных работников.

Ведение бизнеса состоит в постоянном взаимодействие с другими участниками рынка, и многие ситуации предусматривают предъявление правоустанавливающих документов. По этой причине в компании начинают вести реестр выдачи и возврата этих документов. Это необходимо для того, что бы в любой момент времени иметь чёткое представление о положение дел и знать, кто и когда получил и должен вернуть эти документы.

В требованиях к таких процедур предписано не просто вносить определённые записи, но и при изъятии из папки документа, вкладывать в неё замещающий, в котором указывается название изъятого документа, его реквизиты, краткое содержание документа. Замещающий документ должен быть заверен выдавшим оригинал лицом и лицом, получившим оригинал. Эта «излишняя бюрократия» нужна в большей степени тому, кто несёт ответственность за выдачу и получение документов.

Специалист по персоналу с первичной и правоустанавливающей документаций относящейся к самому бизнесу, обычно взаимодействует очень редко, в маленьких компаниях этим занимается либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. Помимо вышеуказанного, есть ещё множество других требований, и, одними из самых важных, это сроки хранения документов.

Что касается кадровой документации, то с ней дело обстоит не намного легче. Кадровая документации, в массе своей – это бланки строгой отчётности. Но, что ещё более усложнят жизнь кадровику, кадровые документы содержат персональные данные работников. А работа в организации с персональными данными можно смело приравнивать к работе со взрывчатыми и легковоспламеняющимися материалами.

Первое, что должен уяснить начинающий специалист по кадровому делопроизводству: нельзя хранить кадровую документацию в открытом виде, когда их могут прочесть посторонние: кадровый документ – секретный документ. Доступ к работе с кадровыми документами в соответствии с законом о персональных данных получают специально назначенные работники, при отсутствии в штате инспектора по кадрам, с кадровой документацией получает право работать главный бухгалтер, а по умолчанию – генеральный директор.

Работник, на которого возложены обязанности по кадровому делопроизводству, занимается оформлением первичной кадровой документацией, документацией по оплате труда, руководствуясь Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" от 06.12.2011 N 402-ФЗ:

Цели и предмет настоящего Федерального закона:

1. Целями настоящего Федерального закона являются установление единых требований к бухгалтерскому учёту, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчётности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учёта

2. Бухгалтерский учёт – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на её основе бухгалтерской (финансовой) отчётности.

Согласно этому закону, только составленные по форме из альбомов унифицированных форм первичной документации документы могут быть приняты к учёту. Поэтому под каждый типовой случай основных трудовых отношений разработана и утверждена типовая унифицированная форма.

Такие организационные кадровые документы, как, например, приказ о приёме на работу, приказ об увольнении, заявления работников, приказы о поощрении работников, приказы об отпусках, лицевые счета работников подлежат хранению в течение семидесяти пяти лет. Графики отпусков и приказы об отпусках – в течение последующего их утверждению года.

Хранение важной документации предписывается в специальных шкафах и сейфах в обособленном помещении, которому присваивается статус «архив». Обустройство архива желательно производить, руководствуясь рекомендациями Росархива, преследуя главную цель – обеспечить сохранность документов.

Вся серьёзность вопроса сохранности документов проистекает из Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». Поэтому все документы и бланки строгой отчётности надо хранить в сейфе, или специально оборудованном для этого помещении. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны храниться аналогично.

Прочие документы можно хранить в простых шкафах или приспособленной под эти задачи мебели, как в кабинете директора, так и в кабинете главного бухгалтера, или вообще в отделе кадров. Но при этом понимать всю важность соблюдения требований Закона о персональных данных.

Для всяческих кассовых ордеров, авансовых отчётов, банковских выписок, актов, и тому подобное, для оперативности работы с ними, а выискивать в них нужную информации для уточнения приходится постоянно, лучше всего хранить в форме подшивок отсортированных в хронологическом порядке.

Если у вас ну очень большой архив, а компания ну очень маленькая, то документацию, не имеющую оперативной востребованности, можно передать в архив префектуры или муниципального образования. Передача документов осуществляется по описи в пронумерованном прошитом виде. По истечению срока обязательного хранения документы разрешается уничтожить, создав соответствующим образом комиссию, которая проверит документы, зафиксирует процедуру уничтожения составлением акта. Документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в Государственный Архив.

Хранение документации, осуществляемое по всем правилам, не только помогает пройти проверки контролирующих органов, но, что важнее, спасает во многих случаях в спорах хозяйствующих субъектов, проще говоря – помогает отстоять в суде невиновность бизнеса.

ПОРЯДОК УЧЁТА ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ И СОСТАВЛЕНИЯ УСТАНОВЛЕННОЙ ОТЧЁТНОСТИ

Логично, что чем крупнее организация, чем больше её штатное расписание, тем сложнее вести учёт работников. Но и микроорганизация в плане кадрового учёта обладает не меньшими проблемами. Общество с ограниченной ответственностью может состоять из одного работника – генерального директор, который сам же и является учредителем этой компании. Как учредитель назначает себя – генеральным директором, как генеральный директор принимает сам себя на работу? Информационное агентство – это и редакция СМИ и коллектив СМИ, и оно так же может в штате содержать одного работника, который и сам учредитель, и сам – главный редактор, и сам же – творческий коллектив редакции.

Кадровый учёт – это система процедур, обеспечивающий правильное осуществление трудовых отношений, набор взаимоувязанных действий по регистрации фактов и их оформления в рамках трудовых отношений, таких как приём на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, оплачиваемых дней по нетрудоспособности, увольнение работника, и так далее.

Кадровый учёт характеризуется комплексным подходом и системностью, обеспечивающих эффективность бизнеса за счёт контроля и планирования.