Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
И. Каравашкин

Самоучитель про оформление, составление, издание кадровых документов. Книга для тех, кто внезапно столкнулся с необходимостью ведения кадрового документооборота, для начинающих кадровиков и менеджеров по персоналу.В книге подробно раскрывается на основе Государственного стандарта, что и как должен знать и уметь ответственный за документацию по кадровому учёту. Как оформлять приём и увольнение, как вести воинский учёт и т.д.

И. Каравашкин

Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

I. Профессия Кадровик. Введение

Кадровик – специалист широкого профиля по работе с личным составом организации. Эта должность включает в себя огромный перечень всевозможных знаний и умений, имеющих отношение к управлению персоналом: от оформления документов, до стратегического планирования. Но в большинстве случаев кадровик – это специалист по кадровому делопроизводству. И чем меньше размер компании, её штатное расписание, тем работа «кадровика» более бумажная.

В малых ООО функции управления часто размыты между генеральным директором и «старшими менеджерами», а кадровое делопроизводство осуществляет бухгалтер. При штатном расписании в несколько десятков человек, главбуху становится уже несколько затруднительно помимо своих непосредственных обязанностей ещё и заниматься оформлением кадровых бумаг, и тогда в компании открывается вакансия «кадровика» с функциями кадрового делопроизводителя, работа которого ограничивается именно оформлением бумаг, а управлением персонала так и продолжают заниматься все подряд.

Ну а индивидуальный предприниматель – это «человек-оркестр», у которого при найме работников возникает обязанность вести кадровое делопроизводство. Как и в ситуации с системой налогового учёта, у индивидуального предпринимателя есть возможность вести документацию по кадрам в минимальном объёме, но это может вылиться в значительные риски, так как все изменения в трудовых отношениях придётся прописывать в дополнительных соглашениях к трудовым договорам по каждому работнику персонально. В противном случае, будет считаться, что все трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем и работником осуществляются в соответствии с общими нормами трудового права.

Безотносительно того, между кем возникают трудовые отношения, индивидуальным предпринимателем, товариществом на вере, производственным кооперативом и так далее, везде, где возникают трудовые отношения, возникает и необходимость в кадровом делопроизводстве.

ТК РФ Статья 15. Трудовые отношения

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Кадровое делопроизводство – это:

«Документационное обеспечение представляет собой организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Его основой выступает делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Кадровая документация представляет собой совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Технология Документационного обеспечения управления предприятием регламентируется специальными нормативно-методическими документами. Это комплекс документов организационно-регламентирующего, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, утверждённые в установленном порядке компетентными органами или руководством компании, которые находятся в распоряжении фирмы и используются при решении управленческих задач. Движение документов в организации с момента их создания (получения) до завершения исполнения или отправления представляет собой документооборот».

© «Документационное обеспечение кадровой работы в российской федерации». Муравлева А.В., Кожушкова Н.В.

И ведение кадровой документации – это непросто взять из интернета первую попавшуюся «рыбу» или первый попавшийся ответ на вопрос, а сложная и ответственная работа, зарегламентированная не меньше, чем бухгалтерский учёт. Вот взятый с сайта «Виаакадемии» неполный список нормативных актов, которыми необходимо руководствоваться для правильной и эффективной работы специалиста по кадровому делопроизводству:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

1807-1 закон – содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ. В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-гравёрные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделённых отдельными государственно-властными полномочиями.

Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне»

5485-1 закон – регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

1009 Постановление Правительства – содержит правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В частности, предусмотрено, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде Постановлений, Приказов, Правил, Инструкций и Положений на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

63-ФЗ – закон, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Закон даёт определение терминам «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «удостоверяющий центр», «средства электронной подписи», «сертификат ключа проверки электронной подписи» и др., а также подробно регламентирует виды электронных подписей: простую электронную подпись (ПЭП), неквалифицированную электронную подпись (НЭП), квалифицированную электронную подпись (КЭП). Закон устанавливает условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

162-ФЗ – закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. К документам по стандартизации в соответствии с 162-ФЗ относятся: документы национальной системы стандартизации, общероссийские классификаторы, стандарты организаций, в том числе технические условия, своды правил и иные документы по стандартизации.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

98-ФЗ – содержит перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, а также список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень ответственности за распространение конфиденциальных данных.

Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»

208-ФЗ – определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

1807-1 закон – содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ. В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделённых отдельными государственно-властными полномочиями.