Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Подготовка уведомлений, отчётной и статистической информации по персоналу;

Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Уже в названиях, предлагаемых в стандарте, встречается слова персонал. Но, в данном случае «специалист по персоналу» – именно узкая специализация лишь на одной из функций HR-менеджера. Потому и образование требуется уровня колледжа или курсов профессиональной переподготовки (которые с недавних пор заменили «второе высшее», или «второе среднее»).

На первый взгляд, кажется, что перечень обязанностей не так уж и велик, но, это только видимость. Каждый пункт – это только название, за которым скрывается огромный фронт дел, и всё, как обычно, надо было сделать ещё вчера. И чтобы это всё делать качественно, работнику, на которого возложены все вышеперечисленные обязанности, должен знать:

Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

Порядок учёта движения кадров и составления установленной отчётности;

Основы документооборота и документационного обеспечения;

Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

Порядок расчёта стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

Структуру организации;

Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;

Законодательство Российской Федерации о персональных данных;

Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

Нормы этики и делового общения;

Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учётной документации.

И, соответственно, он же должен и уметь следующее:

Анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчёты;

Анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

Вести учёт и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;

Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

Контролировать присутствие работников на рабочем месте;

Организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации и локальными нормативными актами организации;

Оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

Оформлять учётные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

Работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчётной информации по персоналу;

Работать с информационными системами и базами данных по ведению учёта, движению персонала;

Работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учёта и движению персонала;

Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

Разрабатывать проекты кадровых документов, организационных, распорядительных документов по персоналу;

Соблюдать нормы этики делового общения;

Вести деловую переписку.

Этот перечень тоже не выглядит уж слишком большим, но, опять же, это очень концентрированные фразы. Практически каждое слово в нём – это труд, и труд не из лёгких. В целом, работа специалиста по кадровому делопроизводству не проще и не легче работы и главного бухгалтера, и начальника склада. Как и бухгалтера, у кадровика-делопроизводителя очень много работы с «первичкой», которая ничем не уступает «бланкам строгой отчётности, где ошибки абсолютно недопустимы. И от работы кладовщика отличий практически нет, если у первого работа с товарно-материальными ценностями заключается в перемещении по складу, инвентаризациях, получением и выдачей, то у второго, по сути, всё то же самое, просто предметом работы выступают субъекты трудовых отношений – работники, которых необходимо найти, принять на работу, проинструктировать, обучить, проверить уровень знаний, переместить в другое обособленное подразделение, перевести на другую работу, уволить.

Так что, за небрежность и халатность в работе, специалист по персоналу несёт ответственность не только перед своим работодателем, но и перед вышестоящими контролирующими организациями. Трудовые книжки, как бланки строгой отчётности, требуют к себе очень пристального внимания. Не вовремя поданные сведения в государственные органы влекут за собой санкции, не только для компании, но и для должностного лица. Ответственного за кадровое делопроизводство могут наказать не только выговором, но и денежным штрафом, например, за:

Отсутствие ведения трудовых книжек или их ведение с ошибками;

Неведение табеля учёта отработанного времени, или неправленое его ведение;

Неознакомление работника с обязательными к ознакомлению документами;

Не знакомит новичков с содержанием коллективного договора и других локальных актов, обязательных для ознакомления.

Чтобы «кадровик» трудился ответственно и эффективно, работодатель может его премировать, а Государственная инспекция труда – привлекать к административной ответственности через суд. Одним из преимуществ у специалиста по персоналу служит отсутствие у него полной материальной ответственности, в отличии о тех же бухгалтера и кладовщика.

В целом, работа кадровика в небольшой компании заключается в работе с документацией, взаимодействием с её личным составом, в рамках трудового договора, должностной инструкции, локальных нормативных актов и прочих регламентов.

II. СЛОВАРЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Приказ, выписка из приказа, справка с места работы, личное дело работника – это всё документы с которыми работает кадровик. И когда ему поступает распоряжение от директора, он должен понимать, о чём идёт речь и что именно от него требуется. Для этого существует «канцелярский язык», в котором все слова-термины строго определены и исключают двойное толкование. И существует Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

Поэтому изучение делопроизводства стоит начинать с его тезауруса. Что это такое? Из энциклопедии можно узнать следующее:

тезаурус(от греч. ???????? «сокровище»), в общем смысле – специальная терминология. Более строго и предметно – словарь, собрание сведений, корпус или свод, полномерно охватывающие понятия, определения и термины специальной области знаний или сферы деятельности, что должно способствовать правильной лексической, корпоративной коммуникации (пониманию в общении и взаимодействии лиц, связанных одной дисциплиной или профессией); в современной лингвистике – особая разновидность словарей, в которых указаны семантические отношения (синонимы, антонимы, паронимы, гипонимы, гиперонимы и т. п.) между лексическими единицами. Тезаурусы являются одним из действенных инструментов для описания отдельных предметных областей.

Ниже даны общие понятия из «языка делопроизводителя», которыми оперируют в работе все те, кто связан должностными обязанностями с работой с документами: от директора, до офис-менеджера.

Делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.