Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Выборочный приём документов: Приём на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.

Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.

Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

Архив на градообразующем предприятии с десятками тысяч работников – это огромное хранилище документов, сплошные шкафы и полки, как в центральной библиотеке. И это только те документы, которые необходимо хранить в организации до наступления срока их списания в Госархив. В таком архиве и главный архивариус существует и ответсвенный за архивы за определённый год. Намного проще дела обстоят в небольших организациях. В совсем мелких ООО, где личного состава пять человек и сама компания существует без года неделю, архив представляет собой выделенную полку в шкафу – это зародыш настоящего «взрослого архива». Но это не означает, что всё просто: присвоил сквозной номер документу – и на полку. Вышестоящие контролирующие организации не всегда согласны с представлением владельцев бизнеса о многих вещах. Что бы было меньше недоразумений, в рамках борьбы с хаотизацией бизнес-процессов, разработана и утверждена Информационная деятельность архива.

Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объёме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Опись дел, документов: Справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта

Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учёта, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определённой теме, дополненные их источниковедческим анализом.

Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Знание специальной терминологии обязательно для специалиста по персоналу, так как работа с документами – это коммуникация с вышестоящими контролирующими государственными организациями, у которых вся коммуникация строится на языке бюрократии. А без понимания того, что написано в письме из ведомства, или неверное толкование написанного чиновником, может обойтись достаточно дорого, как и самому делопроизводителю, так и его работодателю – юридическому лицу.

III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Состав организационно-распорядительных документов в России определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Вся работа специалиста по делопроизводству регламентирована. Знание регламентов и их неукоснительное исполнение – залог эффективной работы специалиста. Если вы пролистали предыдущие страницы, не особо вчитываясь в их содержимое, то автор категорически рекомендует прочитать их внимательно и вдумчиво. Небрежное отношение к работе с документацией вообще, и с кадровой документацией в частности, это не только замечание от директора, или выговор с лишением премии, это и очень большие штрафы. Причём штрафуют за нарушения в области делопроизводства не только юридическое лицо, но и должностное.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

Документирование, как процесс создание документов;

Документооборот, как организация движения и учёта документов;

Архивное дело, как процесс хранение документов.

Все эти стадии состоят из множества фаз и процедур. Мелочей в них нет, одна, казалось бы, маленькая ошибка может стать фатальной. Не стоит думать, что специалист по кадровому делопроизводству слишком мелкий клерк. В транснациональной корпорации – да, но не в небольшом обществе с ограниченной ответственностью.

Хоть в ООО основную ответственность за всё несёт генеральный директор, но множество своих полномочий он может делегировать работникам, назначая их ответственными за определённые бизнес-процессы. Полностью с генерального директора ответственность, таким образом, не снимается, просто возникает должностное лицо, которое начинает нести собственную ответственность в рамках должностных полномочий.

Чем меньше организация, и чем крупнее её внутренняя структура, тем тоньше грань между ответственным работником и должностным лицом. В компании может быть департамент по управлению персоналом, в департаменте может быть отдел по работе с военнообязанными. Вот директор по персоналу – будучи начальником департамента и является должностным лицом. Но и в случае простой организационной структуры, в которой нет департаментов и обособленных подразделений, а есть лишь функциональное разделение, работник, на которого приказом генерального директора возложены обязанности по кадровому учёту, и у которого должность называется специалист по кадрам, в определённый момент времени может быть признан должностным лицом.

КоАП РФ Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц: «Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей».

В этой статье КоАП РФ не раскрывает содержание перечисляемых функций, но есть Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.10.2009 г. №19 «О судебной практике по делам о злоупотреблении должностными полномочиями и о превышении должностных полномочий». Из него становится понятно, что:

Организационно-распорядительные функции – руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий;

Административно-хозяйственные функции – управление и распоряжение имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций (учреждений, воинских частей и подразделений), совершение иных действий (например, принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения, учёта и контроля за их расходованием).