Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Судом может быть признано должностным лицом любой работник отдела кадров, если посчитает, что ими фактически исполнялись организационно-распорядительные и хозяйственно-административные функции.

Переложить вину на подчинённого не всегда получится, так как суды не всегда признаю работников должностными лицами, если у тех не имеются фактически в обязанностях организационно-распорядительных и хозяйственно-административные функций.

Самые жёсткие наказания возникают при нарушениях работы с иностранными гражданами и бывшими государственным и муниципальными служащими. Чаще всего штрафуют за нарушения предоставления обязательно отчётности, которой в работе кадровика предостаточно. Основные нарушения кадровой работы прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ.

Так как штрафы для юридического лица в разы больше штрафов для должностного, то владельцы бизнеса практически всегда стараются переложить вину на самого работника.

За нарушение обязанностей по воинскому учёту предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере от 1000 до 5 000 рублей ст. 21.4 КоАП. Кроме того, за нарушения законодательства о воинской обязанности предусмотрена уголовная ответственность по ст. 328 УК РФ.

Работа «кадровика» ничем не легче и не проще работы бухгалтера. Просто, если тот, скажем так, работает с деньгами, то кадровик работает с «трудоднями». Любой кадровый документ – это практически расписка о переводе времени в деньги. А деньги, как известно, любят счёт. А счёт – это учёт, а учёт – это контроль, а контроль – это ответственность. А ответственность – это наказание. И наказание не всегда оправданное и справедливое, но таков весь бизнес.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Государством регламентируется не только терминологический аппарат в делопроизводстве, но и, что логично, сама работа с документами. Только лишь определить, как и что следует называть во избежание недопонимания и путаницы, недостаточно, ведь делопроизводство это не просто человеческая речь, это письменная речь – слова, зафиксированные на материальном носителе. Следовательно, определённые слова необходимо наносить на носитель в определённом виде, опять же, во избежание путаницы. Поэтому существует стандарт и на то, как должны оформляться документы, под названием национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация, требования к оформлению документов".

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и правок – в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

Стандарт не может быть полностью или частично воспроизведён, тиражирован и распространён в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включённые в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В крупных организациях делопроизводитель практически не сталкивается с задачами по разработке внешнего вида локальных нормативных актов и бланков документов, это заказывается у специализированных контор. Всевозможные положения, образцы бланков и прочих документов, такие конторы разрабатывают в соответствие с корпоративным стилем заказчика с учётом гадлайнов и брендбуков, или создавая заказчику всё это сразу.

Малый бизнес, или микробизнес, обходятся стандартными альбомами унифицированных схем и шаблонов, найденных на просторах сети «Интернет». Фирменный стиль в оформлении документации, применяемый шире, чем размещение логотипа компании на бланк, предпочитают владельцы фирм, где айдентика занимает ведущее место в маркетинговой политике. Но, безотносительно того, какая целевая аудитория у бизнеса и кто его контрагенты, необходимо руководствоваться требованиям стандарта.

Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;

Arial № 12, 13;

Verdana № 12, 13;

Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

Реквизиты документа

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;

03 – товарный знак (знак обслуживания);

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;