Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами

– организационные (положение, инструкция, устав);

– информативно-справочные (справки, сводки, письма).

2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).

Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.

Акт — документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта делится на три части:

1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:

Составлен:

Председатель (должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: (должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали: (должность, фамилия, инициалы)

2) Констатационная часть – начинается с абзаца. Здесь даются цели, задачи и суть работы, выполненной составителями акта, ее результаты.

3) Выводы – делаются выводы или даются рекомендации. Это необязательная часть, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Завершают текст актов подписи.

Автобиография пишется от первого лица, в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, социальное положение, отмечаются важные вехи жизненного пути человека.

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.

Структура текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизации и ликвидация.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий должностных лиц и граждан.

Протокол является одним из распространенных организационно-распорядительных документов, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают двух видов:

– полные;

– краткие.

Выбор вида протокола зависит от полноты освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. По краткому протоколу нельзя получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях.

Полный протокол содержит записи всех выступлений, показывает ход принятия решения, благодаря отраженным в документе спорам, дискуссиям.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа в родительном падеже, а также обсуждаемый вопрос (если он один).

После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 18–21.12.04. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается».