Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами

Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами
Илья Мельников

Секретарь-референт
В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, а также правила подготовки и оформления документов.

Илья Мельников

Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис-менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря-референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Этапы работы со входящими документами

1. Предварительное рассмотрение письма производится секретарем сразу после вскрытия конверта. Основываясь на содержании письма, секретарь принимает решение направить документ руководителю или в структурные подразделения. При этом конверты с пометкой «лично» не вскрываются.

2. Регистрация секретарем письма. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Передача письма руководителю.

4. Рассмотрение документа руководителем, наложение им резолюции, которая отражает его решение. Направление письма исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Работа исполнителя над документом, подготовка ответа, направление руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.

7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.

Этапы работы с исходящими документами

1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.

2. Передача оформленного документа на подпись руководителю предприятия.

3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.

4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.

Этапы обработки внутренних документов

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Правила подготовки и оформления документов

Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.

Выделяют два вида документов:

1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):

– распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);