Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности. Для студентов и специалистов

– на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. ЭЦП подтверждена»[2 - Допускается вместо штампа делать запись вручную.] и подпись.

Если в адрес государственного органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. №…».

5.2.2.3. Распечатанный ДСП-документ с приложениями регистрируется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений на жестком диске составляет 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на переносном магнитном носителе.

5.3. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, рассылка их в структурные подразделения

5.3.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) государственного органа.

5.3.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

5.3.3. Если в государственном органе функционирует СЭД, секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

– размножает по резолюции копии ДСП-документов. Копиям ДСП-документов к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.);

– заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) государственного органа и рассылает РК исполнителям.

– передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений.

Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело у секретаря (делопроизводителя) приемной.

5.3.4. Если СЭД в государственном органе не функционирует, секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

– размножает по резолюции копии ДСП-документов. Копиям ДСП-документов к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.);

– передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений.

Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение 3), который ведется в каждой приемной.

5.3.5. Если в государственном органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

– передача ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществляется без росписи в реестре (пункт 3.1.2) или в «Журнале регистрации входящих документов «Для служебного пользования» (пункт 3.1.3);

– передача ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществляется под роспись в реестре (пункт 3.1.2) или в «Журнале регистрации входящих документов «Для служебного пользования» (пункт 3.1.3).

В этом случае «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» в приемной руководителя (заместителя руководителя) государственного органа не ведется.

5.4. Работа с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях государственного органа

5.4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) структурных подразделений государственного органа.

5.4.2. Секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения государственного органа фиксирует ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение 3), который ведется в каждом структурном подразделении.

5.4.3. Работа с ДСП-документами осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

5.4.4.. Передача ДСП-документов исполнителям производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

Возврат ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений производится под роспись секретаря (делопроизводителя) в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

5.5. Подготовка и регистрация исходящих ДСП-документов

5.5.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе:

– на ДСП-документах (в необходимых случаях – и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется (печатается) пометка ограничения доступа к документу «Для служебного пользования»;

– каждому ДСП-документу присваивается номер экземпляра, который печатается ниже пометки «Для служебного пользования»;

– в конце регистрационного номер ДСП-документа добавляется пометка «ДСП» (для бумажного документа) или «ДСП@» (для электронного документа);

– пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-документ.

5.5.2. Если в государственном органе функционирует СЭД на каждый ДСП-документ должна быть создана РК исходящего документа в которой:

– должны быть заполнены все необходимые поля;

– переключатель «ДСП документ» должен быть включен;

– в поле «Документ» электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

5.5.3. Если в государственном органе СЭД не функционирует, все ДСП-документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов «Для служебного пользования» (приложение 4).

5.5.4. На документах, содержащих сведения, составляющие служебную тайну государственных органов, направляемых государственным органом налогоплательщику или государственному агенту в соответствии с законодательством о налогах и сборах, пометка «Для служебного пользования» не печатается и не проставляется.

5.6. Отправка исходящих ДСП-документов

5.6.1. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.

5.6.1.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:

– переносной магнитный носитель с файлами: документа, ЭЦП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;

– подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр №1);

– список рассылки на бумажном носителе.

В списке рассылки (образец приведен в приложении 5) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылке указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

5.6.1.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:

– наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных «Исходящие» в представлении «01.Поступившие/По электронной почте СЭД» (если в государственном органе функционирует СЭД);