Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания
Лина Риннэ

Кори Когон

Адам Меррилл

Каждый день вы принимаете огромное количество решений, отвечаете на поток писем, звонков, делаете отчеты, стараетесь соблюдать дедлайны. Вам кажется, что вы работаете продуктивно. Но к концу дня вы выжаты как лимон, и сил на свои личные задачи, развлечения, общение с близкими у вас уже нет. Авторы этой книги, специалисты по управлению временем компании FranklinCovey, считают, что высокая занятость отнюдь не показатель вашей выдающейся эффективности. Они разработали свою матрицу управления временем, которая поможет вам не только справляться с огромным потоком дел, но и жить полноценной жизнью, реализовывать свои таланты, делать так, чтобы работа приносила удовольствие. Для этого необходимо научиться управлять решениями, вниманием и своей энергией. Пять правил, описываемые авторами, помогают овладеть нужными навыками. Они опробованы тысячи раз на практике в самых разных условиях и прекрасно зарекомендовали себя.

Кори Когон, Адам Меррилл, Лина Риннэ

Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Переводчики Е. Борисов, В. Ионов

Консультант от компании FranklinCovey А. Олейник

Редактор В. Ионов

Руководитель проекта А. Деркач

Корректор С. Мозалёва

Компьютерная верстка А. Абрамов

Дизайн Ю. Буга

© FranklinCovey Company, 2014

Franklin Covey and the FC logo and trademarks are trademarks of Franklin Covey Co. and their use is by permission

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2016

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

* * *

Посвящается Стивену Кови

Введение

Тонете в делах?

Когда самолет тряхнуло, Джевион вздрогнул и открыл глаза. Он огляделся и понял, что это всего лишь воздушная яма… и что он снова заснул. За последний час он уже не раз погружался в дрему, хотя боролся со сном и пытался сосредоточиться на своих записях.

«Как все некстати, – раздраженно думал Джевион. – В тот самый момент, когда мне нужно быть дома с Калишей». Они поженились всего несколько месяцев назад и готовились переехать в новый дом. Эта командировка стала полной неожиданностью. Худшего времени для нее и придумать было нельзя. Кали взяла короткий отпуск, чтобы организовать переезд, и он сделал то же самое, но одному из крупнейших клиентов его компании потребовалась срочная техническая помощь, а лучше него никто не мог с этим справиться. «По крайней мере, сейчас мне никто не шлет сообщений, – проворчал Джевион, – у ночного рейса есть хотя бы один плюс». Откинувшись на спинку кресла в забитом пассажирами среднем ряду, он думал о событиях последних недель – кризисы следовали один за другим. Джевион был одним из ведущих разработчиков в небольшой, но растущей софтверной компании, с сумасшедшим графиком работы. Незадолго до поездки его повысили, и теперь он отвечал за большее число людей. Если его не засыпал вопросами отдел продаж, то одолевали разработчики. Ему приходилось принимать так много решений! Его почтовый ящик, мессенджер и мобильный телефон были забиты сообщениями с вопросами, на которые, похоже, только он мог дать ответ. Его жизнь походила на тот средний ряд, в котором он теперь сидел – она была забита, и ситуация становилась все более серьезной.

Когда Джевион два года назад пришел в эту компанию, работа в ней и связанные с этим перспективы воодушевляли его. Они сделали классную программу, и именно такими продуктами ему нравилось заниматься. Его с Калишей заработная плата позволяла заняться поиском места для семейного гнезда, где можно было бы растить детей. «Но в такой гонке, – размышлял он, – у нас не будет времени ни на воспитание детей, ни даже на то, чтобы завести ребенка».

Кали тоже была сильно занятым человеком. Она работала в сфере розничных продаж и управляла двумя магазинами модной одежды. Магазины не закрывались до позднего вечера, и она приходила домой поздно. Но и дома работа ее не отпускала – она утрясала графики работы, когда сотрудники отпрашивались по болезни, проверяла ведомости по остаткам товара и т. д. Джевион прокручивал это в голове и чувствовал то, чего не было раньше – отчаяние. «Кончится это когда-нибудь или нет?» – думал он.

Знакомая картина?

Возможно, это не в точности ваша ситуация, но мы думаем, кое-что очень похоже.

Вы выбрали эту книгу, скорее всего, по одной из двух причин:

1. Вам нужны идеи по повышению личной эффективности. Может быть, вы и так прекрасно справляетесь, но хотите стать лучше. Вы хотите более эффективно управлять своим временем, хотите больше успевать. Не исключено, что вам хотелось бы существенно изменить ситуацию к лучшему, добиться успеха на работе, иметь больше времени для людей, которые важны для вас, или достичь каких-то действительно важных целей.

2. Вы чувствуете, что тонете в делах, и хотите получить реальную помощь. Возможно, вы оказались в такой же ситуации, что и Джевион – выбиваетесь из сил, чтобы не утонуть в нарастающем потоке задач, запросов и решений, которые одолевают вас с утра до ночи. А может быть, вы потеряли баланс в жизни и у вас не остается времени для самого себя. Или ваше здоровье и отношения с окружающими расстроились, и главное теперь – пережить очередной день. Вы чувствуете, что если в ближайшее время ничего не изменится, то наступит катастрофа.

Если что-то похожее происходит с вами – вы не одиноки. Наш опыт говорит о том, что все большее число людей испытывают трудности с реализацией своих желаний. Они видят огромные возможности, но не могут справиться с делами, хватаются за все подряд, пытаются идти вперед и боятся опоздать. Многим кажется, что чем больше они делают, тем больше остается несделанного. Жизнь представляется как бесконечный поток входящих задач, встреч, обязанностей и обязательств. Иногда все это выглядит как лавина из камней, которая обрушивается вам на голову, душит и грозит похоронить заживо.

Цель этой книги – помочь вам выбраться из-под груды камней, вздохнуть полной грудью и жить полноценной жизнью. Мы раскроем принципы, опишем процессы и дадим инструменты, которые позволят изменить ситуацию, расскажем, как реально преодолеть засилье бесконечных «входящих» дел. Мы не предлагаем чудодейственных рецептов, чтобы в мгновение ока добиться изменений. Вам придется потрудиться, но в каждой главе есть простые и действенные рекомендации, которыми можно сразу же воспользоваться.

По мере внедрения в практику наших рекомендаций, шаг за шагом вы будете менять ситуацию. Вы разгребете завалы и сможете идти дальше, действуя более эффективно, и почувствовать удовлетворение. Вы разделаетесь с незавершенными делами и сконцентрируетесь на том, что важно, и в конце каждого дня будете наслаждаться чувством удовлетворения.

Парадокс эффективности

Никогда еще в истории человеческой цивилизации великие достижения не были таким простым делом. И в значительной мере это стало возможным благодаря взрывному развитию технологий, повышающих нашу эффективность.

Современные технологии позволяют ребенку из Бангладеш учиться алгебре у лучших преподавателей планеты. Они позволяют людям из разных стран в мгновение ока увидеть друг друга и работать сообща в реальном времени. Мы получили доступ в крупнейшие библиотеки мира и можем доносить свои идеи до людей в любой точке земного шара. Современные технологии дали людям возможность улучшать медицинское обслуживание, заниматься расшифровкой генетического кода человека, свергать правительства, предавать огласке государственные секреты и вскрывать случаи коррупции.

Благодаря успехам в развитии средств коммуникации, увеличении вычислительных мощностей и разработке «носимых технологий», позволяющих измерять все – от температуры кожного покрова до характеристик кровообращения, взаимосвязь между нашим образом жизни, помыслами и технологиями с каждым днем становится все более тесной. Технологическая революция уже началась. При этом, как ни удивительно, эти же технологии могут усложнять достижение важных для нас целей.

ПАРАДОКС ЭФФЕКТИВНОСТИ

• Теперь нам одновременно и легче, и труднее добиваться выдающейся эффективности и чувствовать удовлетворение.

Нескончаемый поток информации, порожденный современными технологиями, требует нашего внимания и ставит задачи, которые вовсе не обязательно важны. Технологии позволяют всем желающим в любом уголке мира отправлять нам электронные послания, требующие ответа, пусть даже отрицательного. Мы тонем в нескончаемом потоке всего, что встречается на нашем пути и отнимает энергию, которую можно было бы использовать с большей пользой. Нередко успех для нас – не более чем своевременное (и только!) выполнение задач, а не достижение чего-то важного, приносящего чувство отлично сделанной работы.

Стремительный ритм работы, поддерживаемый современными технологиями, настолько изменил нашу жизнь, что чувство перегруженности стало практически постоянным. Мы зашиваемся, а сил исправить ситуацию не хватает. Нас одолевает раздражение, беспокойство и внутреннее напряжение на работе и после нее. Это практически постоянное беспокойство пропитывает нашу культуру и лишает нас радости и уверенности в себе. Так мы расплачиваемся за парадокс эффективности, и чем дальше, тем сильнее будет ощущаться беспокойство, если не найти способ смягчения парадокса и обращения его себе на пользу.

Парадокс эффективности так или иначе связан с тремя фундаментальными проблемами.

Проблема 1

Мы принимаем больше решений, чем прежде

В начале ХХ в., в эпоху индустриализации, рост эффективности был связан с автоматизацией труда. Производственный процесс разбивался на мелкие, повторяющиеся операции на сборочном конвейере, которые мог выполнять кто угодно. В итоге компании и страны смогли значительно увеличить масштабы производства. Именно такое наращивание производственных мощностей стало путем создания богатства в ХХ в.

Однако в ХХI в. способ создания стоимости изменился – на смену ручному труду на сборочном конвейере пришел творческий умственный труд, позволяющий разрабатывать, проектировать, искать рынки сбыта и продавать современные сложные процессы, услуги и продукты (наподобие программного обеспечения или высокотехнологичных медицинских приборов). В настоящее время экономическая стоимость создается не путем механической работы с принятием небольшого количества решений, а путем творческой работы, требующей принятия множества решений, т. е. она создается не руками, а головой.

Проблема эффективности заключается в том, что для выполнения работы требуется огромная скорость принятия решений. Большинство же, как целеустремленные и трудолюбивые люди, пытаются подходить к решению этой проблемы линейно. Они принимают решения по мере поступления, по одному за раз, настолько хорошо и быстро, насколько возможно, а потом переходят к следующему, как на конвейере.

Дело, однако, в том, что невозможно предвидеть, когда придется принимать важные решения, а потребность в их принятии возникает нелинейно. Если не учитывать этого, то можно упустить важные моменты из виду или не уделить им должного внимания. Линейный подход ведет к неудаче в нелинейном мире. Упорная работа и простое увеличение ее скорости не приводит к значительному росту эффективности в мире, где стоимость создается путем осмысления картины в целом, расстановки приоритетов и принятия взвешенных решений в отношении тех аспектов, которые по-настоящему влияют на конечный результат.

В одном показательном исследовании, описанном в журнале Harvard Business Review, говорится, что при выполнении простой работы, требующей принятия небольшого количества решений (как у работника ресторана быстрого питания), самые эффективные сотрудники показывают результаты в три раза лучше результатов самых неэффективных. При выполнении работы средней сложности (как у производственных рабочих на высокотехнологичном предприятии) самые эффективные сотрудники показывают результаты в 12 раз лучше. А при выполнении работы высокой сложности, где принятие верных решений имеет первостепенное значение (как у разработчика программного обеспечения или партнера в инвестиционном банке) разница между наиболее и наименее эффективными сотрудниками настолько значительна, что ее невозможно измерить[1 - Grant, Alan W. H. and Leonard A. Schlesinger, "Realize Your Customers' Full Profit Potential." Harvard Business Review, September – October 1995, 71.].

Возьмите собственную профессиональную деятельность. Она сложная? Есть ли в ней такие сферы, где правильность решений имеет принципиальное значение для результатов? Есть ли у вас время и энергия для принятия качественных решений?