Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками

Существует целый раздел литературы, посвященный победе над этими врожденными предубеждениями путем изменения нашей ментальной организации. Эти книги утверждают, что с правильным складом ума, нужной мантрой, необходимой дозой силы воли мы сможем положить конец прокрастинации и радостно вступить в новую, продуктивную жизнь. Однако есть другой подход, который не опирается на излечение человеческой склонности к ошибкам. Этот способ усиливает нашу самодисциплину путем ее экстернализации.

В своем эссе «Прокрастинация и Глобальная воля» два профессора философии, Джозеф Хит и Джоэл Андерсон, обсуждают, почему познание лучше всего рассматривать не как работу нейронов в вакууме, а как взаимодействие между нашим мозгом, телом и окружающей средой. Они приводят в пример умножение: мало кто умеет умножать трехзначные числа в уме, но почти каждый сможет сделать это на бумаге. «Пытаясь охарактеризовать людей как вычислительные системы, – пишут они, – мы обнаруживаем огромную разницу между “человеком” и “человеком с карандашом и бумагой”».

То же самое касается всех усилий, которые мы склонны считать чисто умственными. «Человек, способный к самоконтролю, обычно рассматривается как тот, кто обладает огромной силой воли, – пишут Хит и Андерсон, – а не тот, кто организовывает свою жизнь так, чтобы от него никогда не потребовалось проявлять ее». В данном случае самодисциплина проистекает из установки внешнего контроля над нашим поведением. Одиссей не преодолевал соблазн от пения сирены добродетелью и дисциплиной, а приказал своим морякам привязать его к мачте.

«Когда дело доходит до контроля прокрастинации, мы мало что можем сделать, используя наши «встроенные» ресурсы, – пишут Хит и Андерсон. – С другой стороны, когда мы берем во внимание внешнюю среду, особенно социальное окружение, набор доступных стратегий становится более разнообразным». Вместо того чтобы страдать, выполняя трудную задачу, мы можем создавать механизмы, которые помогут нам преодолеть нашу естественную склонность откладывать нежеланную тяжелую работу. Хорошая новость заключается в том, что существует невероятно эффективный механизм для решения проблемы нашей слабой воли, для которого не требуется никаких сложных навыков, вроде умения завязывать морские узлы, – это дедлайн.

Недавно я наткнулся на историю Эвариста Галуа, математика XIX века, чья короткая мрачная жизнь является ярким примером проявления дедлайна на работе. С ранних лет Галуа был известен как талантливый человек. Его открытия в теории групп из области алгебры занимали математиков почти двести лет. Единственная проблема заключалась в том, что он не излагал свои идеи на бумаге до судьбоносного вмешательства в виде четкого срока.

Галуа родился в 1811 году в пригороде Парижа. Его отец был мэром небольшого городка, в котором он вырос. Мать сама занималась его начальным образованием и, очевидно, успешно. Проблемы начались в школе. Он был нетерпим к тем, кто интеллектуально отставал от него. Аргентинский писатель Сезар Айра, писавший о Галуа в своем романе «День рождения», сказал, что в математике, в частности, «молодой гений имел привычку выполнять все промежуточные шаги в уме и, таким образом, непонятно для проверяющих получать результат». Во время вступительного экзамена в Политехническую школу, где преподавали самый престижный математический курс во всей Франции, он бросил тряпку в лицо экзаменатора.

Он был вынужден поступить в менее престижную Высшую нормальную школу, где почти самостоятельно начал открывать новые основы в теории полиномиальных уравнений. «Я провел исследования, которые положат конец попыткам многих ученых», – хвастался Галуа. Однако, когда он попытался представить свою работу для публикации, рецензенты отклонили ее как неполную. Все исследования и промежуточные результаты были в его голове, но другие ученые не могли их понять, им не хватало собственных знаний. Один документ, который он представил в Академию наук, был оценен просто: «Не поддающийся пониманию». «Мы приложили все усилия, чтобы понять доказательства М. Галуа. Его аргументы не имеют ни достаточного объяснения, ни достаточной проработки, чтобы мы могли судить об их строгости», – писали ученые.

Во время своей учебы в Высшей нормальной школе Галуа стал принимать активное участие в революционном движении. В июле 1830 года парижане вышли на улицы, чтобы потребовать прекращения правления династии Бурбонов и короля Карла X. В течение 28, 29 и 30 июля они штурмовали дворец Тюильри и Лувр, в конечном итоге вынудив короля оставить престол. В конце года Галуа опубликовал письмо с критикой директора Высшей нормальной школы за то, что он не позволил студентам присоединиться к протестам. За это его исключили из школы.

Следующий год он провел в Париже, отдавая деньги радикальным группировкам. «Если понадобится принести кого-то в жертву, чтобы взволновать людей, я пожертвую собой», – сказал он. Он вступил в артиллерию национальной гвардии, которая открыто сопротивлялась новому французскому королю Луи-Филиппу. Он попал в тюрьму за свою республиканскую деятельность, в том числе за якобы угрозу жизни короля: на банкете, на котором присутствовал также и Александр Дюма, он произносил тост в честь Луи-Филиппа, держа кинжал в руке.

Из-за всех этих событий Галуа не мог много времени уделять математике. Он отредактировал свою научную работу, которую представлял в Академию наук, чтобы сделать ее более доступной для судей. Можно было бы сказать, что он был занят гиперболическим обесцениванием своих идей или что он был истинным революционером, но на самом деле он был просто своенравным ребенком, который думал, что обладает безграничным запасом времени.

Конец этой драматичной истории случился в мае 1832 года, через месяц после того, как Галуа вышел из тюрьмы. 25 мая он написал своему другу Огюсту Шевалье, что чувствует себя обезумевшим, хотя и не объяснял причину: «Как я могу успокоить себя, если за один месяц я исчерпал величайший источник счастья, который только может иметь человек?» Четыре дня спустя он рассказал Шевалье, что его спровоцировали участвовать в дуэли. Причиной дуэли историки называют или политические разногласия, или спор из-за женщины, или и то и другое вместе. За несколько часов до того, как Галуа пошел на встречу со своим соперником, он допоздна писал письма. Он написал короткие записки своим республиканским друзьям, прощаясь с ними, поскольку был уверен, что умрет: «Пожалуйста, помните меня, потому что мне не суждено прожить столько времени, чтобы меня запомнила моя страна». Но большую часть вечера он лихорадочно писал длинное письмо Шевалье.

«Мой дорогой друг, – начал он, – я сделал несколько новых открытий в области математического анализа». Далее страница за страницей следовали все теоретические выводы, которые Галуа сделал в течение всей своей жизни, но не считал нужным описывать, – последняя воля и завещание великого математического ума, который умрет вместе с ним. Он комментировал документы, которые подал в Академию. Он описал новые доказательства своих теорий и исправил некоторые предыдущие. Он сказал Шевалье, что все, что описано в этих бумагах, было в его голове уже больше года. По мере того, как тикали часы, письмо становилось все более отчаянным. На полях одной страницы он написал: «Осталось еще кое-что завершить в этом доказательстве. У меня нет времени. – Он завершил свое письмо Шевалье просьбой отправить свою работу двум ведущим математикам Франции, чтобы они могли подтвердить важность того, что он открыл. – Позже, я надеюсь, найдутся люди, которые сочтут полезным расшифровать этот беспорядок».

Дуэль была на пистолетах на расстоянии 25 шагов. Галуа был ранен в живот. Его секунданты или бросили его, или ушли искать помощь. В любом случае, проходивший мимо фермер обнаружил его лежащим на земле и доставил в ближайшую больницу. Его брат Альфред был единственным членом семьи, который успел застать его живым. «Не плачь, – сказал ему Галуа. – Мне нужно все мое мужество, чтобы умереть в 20 лет». Он был похоронен в безымянной могиле.

На то, чтобы правильно расшифровать и понять теории Галуа, потребовались десятилетия, но теперь они составляют неотъемлемую часть нашего представления о математике. В 1951 году физик-теоретик Герман Вейль удивился практически полному отсутствию связей в доказательствах и удаче Галуа, которому удалось передать заключительное сообщение своему другу. «Это письмо, если судить по новизне и глубине содержащихся в нем идей, пожалуй, самое существенное произведение во всей литературе человечества», – писал физик. Однако для бедного Галуа было бы намного лучше, если бы он нашел иной источник мотивации, чем неминуемая смерть.

У Эвариста Галуа и перегруженных работой сотрудников FDA есть кое-что общее: у них был срок, который они не могли изменить. Это наихудшая форма эффекта дедлайна: вы можете выполнить работу, но вы все равно проиграли. Однако, если вы примените немного стратегического мышления, вы сможете изменить конец истории.

Эта книга направлена на то, чтобы помочь вам научиться управлять дедлайном, сделать его термином для описания успехов, а не неудач. Для этого я искал примеры организаций, которые разработали форму «глобальной силы воли» – системы, предназначенной для выполнения проектов по графику без ущерба для качества. В конце концов, в самом дедлайне нет ничего, что требовало бы такого компромисса. Как говорится в одном исследовании Еврейского университета: «Когда время на что-то – будь то завершение проекта или групповое принятие решения – ограничено, люди становятся более целеустремленными, продуктивными и творческими». Это спасительное понимание дедлайна: совершенство и своевременность не противоречат друг другу.

Я исследовал девять различных организаций в те моменты, когда они сталкивались с жестким дедлайном, чтобы увидеть, как они с ним справляются. В большинстве случаев я был там, когда время подходило к концу. Мои правила выбора этих рабочих мест были просты: я хотел работать в нескольких отраслях, и рассматриваемый дедлайн должен был быть одним из самых важных за год или за несколько лет.

В следующих семи главах вы увидите невероятные подвиги: ресторан, открывающийся впервые, экипаж, покрывающий всю гору снегом, пассажирский самолет, сходящий с конвейера. Вы узнаете, как определенный сорт белых лилий попадает в магазины каждый год на Пасху, и попадете за кулисы театра перед премьерой. Вы присоединитесь к эскадрилье ВВС, готовящейся оказать помощь при урагане, попадете в «Бест Бай»[6 - Best Buy – американская компания, владеющая крупной сетью магазинов бытовой электроники и сопутствующих товаров.] накануне «черной пятницы», в президентскую кампанию на выборах в Айове и узнаете о стартапе, который представил общественности свой проект по робототехнике.

Во многих случаях именно рядовые работники, а не менеджеры были наиболее эффективны в соблюдении сроков. Не читая никаких статей в «Американ Экономик Ревью»[7 - American Economic Review – ежемесячный рецензируемый научный журнал, издаваемый Американской экономической ассоциацией.], не проводя переписи и не раздавая бесплатные торты, они знали, насколько эффективным может оказаться дедлайн, и это знание давало возможности для всего, что за этим следовало. Так и вы, научившись управлять своими собственными часами обратного отсчета, сможете найти время для всего: время закончить, время пересмотреть, время расслабиться.

Я хочу, чтобы эта книга стала полезной для всех, кто пытается выполнить свою работу, – а это все мы. Каждая глава покажет вам, как работают эти компании, и свяжет то, что вы видите на практике, с выводами ученых-бихевиористов, психологов и экономистов. Помимо этого, мы подробно рассмотрим, как все это можно применить на практике.

Более 15 лет я был редактором ежеквартальных, ежемесячных и еженедельных журналов и думал, что знаю все трюки, хитрости и уловки, которыми можно воспользоваться, чтобы вовремя доставить публикацию в типографию. Но это было до того, как я изучил, как это работает в конкретных организациях, о которых вы прочитаете в следующих главах. Я обрел изобретательность, которая изменила мое отношение к дедлайнам. Это изменило и подход к написанию этой книги.

Мы переживаем странный период в нашей экономической жизни. Хотя я закончил большую часть этой книги до пандемии коронавируса, я увидел признаки нестабильности, обусловленные кризисом, почти во всех отраслях, за которыми наблюдал. Проблемы, с которыми мы сталкиваемся сейчас, имеют более глубокие корни, чем отдельная чрезвычайная ситуация в области здравоохранения. Но все организации, упомянутые в этой книге, нашли способ добиться успеха, несмотря на все трудности, с которыми им пришлось столкнуться. Представьте себе, что могло бы случиться, если бы мы начали все сначала, воспользовались этим переходным периодом и превратили его в возможность. Эта книга поможет вам уловить не только момент «здесь и сейчас», но и момент, который вот-вот наступит. Мы попытаемся поймать его прежде, чем он пройдет мимо нас.

Создание точек контроля: рестораны Жан-Жоржа

В понедельник 13 мая 2019 года Жан-Жорж Вонжериште сел в машину возле своей квартиры в Вест-Виллидж в Нью-Йорке и попросил отвезти его в аэропорт. Было бы странно уехать из города – во вторник он открывал новый ресторан в Нижнем Манхэттене на набережной напротив Бруклина. Но Вонжериште никуда не летел. Он собирался зайти в другой ресторан, «Парижское кафе»[8 - Paris Cafe.], который открывался в среду в новом отеле TWA в аэропорту имени Джона Кеннеди.

Открытие сразу двух ресторанов один за другим было бы впечатляющим событием для таких сетей, как «Чипотле»[9 - Chipotle.] или «Ин-н-аут Бургер»[10 - In-N-Out Burger.]. Но это неслыханно для шеф-повара высокой кухни, каким был Вонжериште. Помимо прочего, это не было частью какого-либо плана. На то, чтобы открыть эти два ресторана, ушли годы, оба были связаны с более крупными строительными проектами реконструкции, на которые шеф-повар никак не мог повлиять. Все, что он мог сделать, – это с ужасом наблюдать, как сроки открытия сближаются: дата открытия ресторана на набережной «Фултон»[11 - Fulton.] все время переносилась, а ресторана «Парижское кафе» не двигалась с места. Еще в середине апреля Вонжериште все еще думал, что между этими двумя событиями будет хотя бы несколько дней, но потом и их не стало. На лице 62-летнего Вонжериште отпечаталось раздражение, вытеснив привычное выражение лица – ликование. Теперь он обмяк в кресле и все время выглядывал в окно.

Застройщики отеля TWA только накануне запустили подготовку кухни «Парижского кафе» для передачи ее Вонжериште, что было слишком поздно. В «Фултоне» кухня была готова за шесть недель до открытия, и с тех пор его команда тренировалась без перерыва. Основной целью в обоих ресторанах было провести открытие так, чтобы все выглядело, будто ресторан работал уже несколько месяцев. Пока все шло к тому, что только в «Фултоне» могли это сделать. «Это огромное давление», – признавался Вонжериште. «Фултон» и «Парижское кафе» станут его 13-м и 14-м ресторанами в Нью-Йорке. А общее количество его ресторанов достигнет 38. В июле он сможет запустить еще два, оба в новом отеле «Фор Сизонс»[12 - Four Seasons Hotels and Resorts – одна из ведущих гостиничных сетей мира в VIP-сегменте, насчитывающая более 90 отелей в 35 странах.] в Филадельфии. Четыре ресторана за три месяца – это много, но 2019 год был не таким активным, как 2017-й, когда он смог открыть семь в Нью-Йорке, Лос-Анджелесе, Сингапуре, Сан-Паулу и Лондоне. Этот темп был избран преднамеренно. «Моя мечта, – сказал он мне, – открывать по ресторану в месяц, а затем избавляться от него».

Даже недоброжелатели Вонжериште, которые полагали, что некоторые из его заведений страдают ради общего блага, с трудом скрывали свое удивление перед его мощью. Один критик даже спросил, не клонировали ли шеф-повара. Сам Вонжериште считал все это «формулой», набором процедур, которые разработали он и его команда, чтобы проводить запуски ресторанов как можно более гладко.

На заднем сиденье машины Даниэль Ди Веккио, исполнительный вице-президент «Жан-Жорж Менеджмент»[13 - Jean-Georges Management.], отвечал на звонки и печатал на ноутбуке, его волосы были зачесаны назад, а глаза немного опухли. Помимо Ди Веккио, который ни на шаг не отходил от Вонжериште, два человека, незаменимые во время запуска, – это Грегори Брейнин, возглавляющий своего рода отряд спецназа, который обучает поваров в ресторанах Жан-Жоржа по всему миру, и Лоис Фридман, президент компании и единственный человек, кто способен указывать самому Вонжериште. Все они проработали в компании десятилетия. «Мы очень сплоченная команда», – говорит Ди Веккио. Когда они начинали, то были просто поварами, но по мере роста бизнеса превратились в руководителей. Сейчас они контролируют 5000 сотрудников в 12 странах. (Для сравнения, в «Фейсбуке» было всего 3200 сотрудников, когда они вышли на биржу.) В прошлом году общий объем продаж группы Жан-Жоржа составил 350 миллионов долларов.

В машине Вонжериште позвонил поставщик рыбы для его нью-йоркских ресторанов и пробежался по списку морских гадов, который с каждой новой позицией становился все менее вразумительным. Затем он и Ди Веккио обсудили новое меню, которое они напечатали для «Жан-Жорж», флагманского ресторана в Центральном парке. Они решили отказаться от меню а-ля карт[14 - ? la Carte – это тип меню, который включает в себя более широкий выбор вкусов по индивидуальной цене.]