Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками

Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками
Кристофер Кокс

Книги-драйверы
Мы срываем дедлайны, даже если задача не суперсрочная и время ее выполнения мы определяли сами. В этой книге Кристофер Кокс, писатель и главный редактор Harper’s Magazine, рассказывает про девять стратегий управления временными рамками, которые помогут вам грамотно распределять свои ресурсы, конкретизировать цели и задачи и научиться мыслить нестандартно.

В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.

Кристофер Кокс

Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками

Christopher Cox

THE DEADLINE EFFECT

Copyright © 2021 by Christopher Cox

© Кочанова Е.В., перевод на русский язык, 2022

© ООО «Издательство «Эксмо», 2022

Введение

В 2006 году сотрудница бюро переписи населения США по имени Элизабет Мартин провела эксперимент. Конституция США обязывает федеральное правительство проводить перепись населения в каждом штате раз в десять лет. И все время это оборачивается головной болью. Большая часть переписи проводится по почте. Оказывается, очень трудно заставить людей отвечать на подробные вопросы об их жизни, не имея в качестве стимула ничего, кроме чувства гражданского долга.

Если вы не отвечаете на почтовый опросник, правительство отправляет сотрудника бюро по вашему адресу для проведения переписи на дому. И это дорогое мероприятие, требующее штата в несколько сотен тысяч сотрудников, которые будут стучать в миллионы дверей. Мартин хотела увеличить процент ответов по почте к переписи 2010 года и облегчить работу сотрудникам. Даже небольшое улучшение привело бы к огромному результату: на каждый процент увеличения числа ответивших правительство смогло бы сэкономить 75 миллионов долларов.

Бюро переписи населения уже испробовало множество уловок, чтобы заставить людей заполнить форму. Они меняли дизайн анкеты, добавляли предупреждения о наказаниях для лиц, не ответивших на вопросы, рассылали множество открыток с напоминаниями. Все эти действия имели весьма скромный эффект. Но Мартин в своем эксперименте попробовала кое-что еще: она дала людям меньше времени на ответ. Тот же самый опросный лист с той же контрольной датой переписи был отправлен двум группам людей. Но одна группа получила его на неделю позже, чем другая.

Элизабет разослала опросник в более чем 28 000 домохозяйств во всех 50 штатах и начала ждать ответы. Когда это произошло, Мартин увидела, что ее догадка оправдалась: во второй группе – той, у которой было на семь дней меньше на работу над формой, – процент ответов был выше на два процентных пункта. И что еще более важно, в группе с более коротким предельным сроком было сделано меньше ошибок при заполнении опросников. Если бы это реализовали по всей стране, это позволило бы заметно повысить надежность данных переписи. Благодаря этим двум процентным пунктам удалось бы достичь 150 миллионов долларов экономии, и все из-за корректировки крайних сроков возврата опросников.

Результаты фиктивной переписи были нелогичны, но они меня не удивили. Я сам проводил аналогичный эксперимент. Автор книг Джон попался на крючок, когда ему нужно было написать заглавную историю для очередного номера GQ[1 - GQ – ежемесячный мужской американский журнал.], где я был исполнительным редактором.

Мы отправили его в Лос-Анджелес, чтобы взять интервью у певца Пи Дидди по поводу слухов о его новом альбоме. Мы также отправили фоторепортера, чтобы он сфотографировал Дидди в разных дорогих машинах, наняли съемочную группу, чтобы снять короткометражный фильм о закулисье певца. Мы распродали все рекламные места. Центром этого масштабного производства был Джон и 5000 слов, которые мы поручили ему написать.

Джон же был известен тем, что срывал сроки. Ходили слухи, что он опоздал с заданием для «Нью-Йоркер»[2 - The New Yorker – американский еженедельник, публикующий репортажи, комментарии, критику, эссе, художественные произведения, сатиру и юмор, комиксы и поэзию.] на несколько лет. Он был также невероятно стильным автором, человеком, который мог облагородить почти все (включая интервью с кем-то менее известным, чем расположенная к сотрудничеству легенда хип-хопа) и возвысить до уровня искусства. Конечно, если бы вы смогли уговорить его набросать хотя бы черновик.

Я уже работал с Джоном раньше, и довольно часто требовалось множество телефонных звонков, электронных писем и минут тревожного ожидания, чтобы заставить его начать писать. Мы планировали опубликовать рассказ в февральском номере, но он неизбежно переносился на март, апрель или декабрь.

Но на этот раз все было иначе, потому что статья готовилась для апрельского номера. Ее нельзя было перенести на более поздний выпуск. Вся система, выстроенная вокруг статьи, рухнула бы, если бы у нас не было текста о Дидди в центре.

Итак, я солгал Джону. Я сказал ему, что крайний срок для публикации статьи – за неделю до фактического срока.

Джон, надо отдать ему должное, почти наверняка знал, что я лгу. Поскольку ни один здравомыслящий редактор никогда не назовет автору точный срок сдачи статьи. Но он, вероятно, думал, что я пытаюсь выкроить себе лишний день или два, что обычно для редакторов, ведущих переговоры с трудными авторами. Я схитрил и дал ему так мало времени на окончание статьи для того, чтобы он сразу сел над ней работать.

Джон писал статью в общем документе в облачном сервисе, так что я мог видеть его прогресс по мере приближения критичной даты. За три дня до срока я заглянул туда – ничего нет. Два дня – по-прежнему ничего. Накануне вечером, наконец, появился абзац, но затем Джон начал подбирать слова, бесконечно возясь с первыми шестью предложениями и не продвигаясь дальше. Все это время я отправлял ему подбадривающие электронные письма о том, что финишная черта уже не за горами. В конце концов я заснул.

Когда на следующее утро я открыл документ, там было много текста. Благодаря Google Docs я видел, как курсор Джона стремительно выводит новые слова. Я вспомнил, что драматург Тони Кушнер говорил репортеру о своем творческом процессе: «Я лучше всего работаю уже после истечения крайнего срока, когда я в панике».

Я сожалел только о том, что не сказал Джону, что дедлайн еще раньше, но это была бы уже жадность. У нас была еще неделя, а Джон уже написал тысячи слов. Ближе к вечеру последнего дня он прислал мне сообщение: «Черновик близок к завершению. Пожалуйста, дай мне еще 24 часа. Я не подведу тебя».

Где-то между фиктивным крайним сроком и фактическим у нас был готовый к печати текст. Я срочно отправил его в производственный отдел и передал корректорам. Джон вернулся к тому блаженному состоянию, когда ему не нужно ничего писать. Дидди сел в свой «Майбах» и уехал, а апрельский номер вышел в срок.

Я уже знал, что дедлайн – это достаточно мощная сила, помогающая преодолеть даже самые тяжелые писательские кризисы. Но знание того, что установление более раннего крайнего срока увеличивает шансы на его соблюдение, – было бесценным. Это открытие использовали в исследованиях далеко за пределами бюро переписи населения и офисов GQ, и оно обещало небывалую производительность.

Неотъемлемая часть моей профессии редактора – заботиться о сроках. Не случайно само слово deadline было заимствовано из издательского бизнеса. Изначально дедлайн представлял собой линию на печатном станке, после которой нельзя было ставить ни единого знака. Хотя издатели, в свою очередь, позаимствовали этот термин у военных: во время Гражданской войны дедлайном называли окруженную частоколом границу, за пределами которой любой заключенный мог быть застрелен на месте. К началу XX века дедлайн стал означать не физические ограничения на поле битвы или странице, а крайний срок.

Это слово имело большой успех и распространилось в отраслях, выходящих далеко за пределы газет и журналов. Оно несет в себе ощущение безотлагательности и угрозы, которое может быть полезным для всех видов компаний, ориентирующихся на получение прибыли и стремящихся к максимальной производительности. Сравните его с французским эквивалентом dеlai, что может означать как крайний срок, так и задержку, и вы обнаружите изящное сокрытие различий между жизнью в Нью-Йорке и Париже.

У древних греков, однако, было слово, наиболее приближенное к сути значения слова дедлайн. Большинству из нас известно греческое слово «хронос», обозначающее время. Это постоянное напоминание о конечности существования, течение времени, которое ведет нас от рождения к смерти. Но есть и другое слово для обозначения времени – «кайрос», которое относится к благоприятному моменту, времени для принятия решений и действий. Оно напоминает натянутую стрелу, которую вот-вот отпустят. Греки почти всегда изображали бога Хроноса в виде старика, статуи же Кайроса показывали молодого и полного сил мужчину. Эзоп говорил о нем: «Если вы поймаете его спереди, то, возможно, сможете удержать его, но, как только он двинется дальше, даже сам Юпитер не сможет вернуть его назад».

Это второе понимание времени, кайрос, подходящий момент, который вдыхает новую жизнь в дедлайн. Он также соответствует двум идеям, которые вы найдете в этой книге. Во-первых, дедлайны – мощные мотиваторы. Во-вторых, дедлайнами можно манипулировать, но только если вы знаете, как это делать.

Доказательства первого утверждения довольно убедительны. Несколько лет назад бихевиористы Амос Тверски и Эльдар Шафир провели простой эксперимент. Они предложили студентам 5 долларов за то, чтобы они заполнили длинную анкету и вернули ее им. У первой группы студентов было пять дней на выполнение задания, у второй не было крайнего срока. Результаты были однозначными: 60 % студентов, имевших дедлайн, вернули анкету и получили свои 5 долларов. И только 25 % из второй группы, где срок не был оговорен, выполнили задание.

В 2016 году некоммерческая организация «Кива»[3 - Kiva.], выдающая кредиты предпринимателям с низкими доходами, провела реальную демонстрацию того же принципа. «Кива» хотела побудить большее количество малых предприятий подавать заявки на беспроцентные ссуды, но этот процесс был длительным и трудным: потенциальным заемщикам нужно было заполнить восемь страниц финансовых отчетов и бизнес-планов. Только 20 % организаций, начинавших заполнять онлайн-заявку, заканчивали ее.

Именно тогда сотрудники компании решили провести эксперимент: направлять напоминания по электронной почте всем, кто начинал, а затем прекращал заполнять заявку. Одна группа получала бы электронное письмо с указанием крайнего срока окончания подачи заявки на ссуду, у другой не было бы крайнего срока. Кристен Берман, написавшая о результатах для «Саентифик Американ»[4 - Scientific American – научно-популярный американский журнал о новых и инновационных исследованиях.], подчеркнула потенциальную ловушку этого подхода: «Если процесс требует от собственника малого бизнеса значительных затрат времени, то добавление дедлайна должно уменьшить количество заявителей. У людей просто не будет времени заполнить формы, и они не успеют к конечной дате». Но этого не случилось. Малые предприятия, получившие крайний срок, на 24 % чаще заполняли свои заявки. Время не сдерживало их, наоборот – это послужило мотивацией. «Кива» стала выдавать намного больше кредитов.

Установление сроков может способствовать продуктивному поведению. Однако, к сожалению, у всего этого есть и обратная сторона. Дедлайны также могут вбирать в себя время и энергию, как черная дыра. Проблема в том, что, как только вы устанавливаете крайний срок, работа обычно откладывается на самый последний момент. У этого явления есть название – «эффект крайнего срока».

Экономисты и специалисты по теории игр обычно любят говорить об эффекте дедлайна в контексте двусторонних переговоров: например, когда профсоюз и корпорация пытаются договориться о новом контракте.

Две группы садятся за стол переговоров, и иногда начинает происходить что-то странное. Как говорится в одной из статей двух экономистов из Массачусетского технологического института: «Участникам часто навязывают жесткие временные рамки, чтобы они не затягивали переговоры на неопределенный срок. Как ни странно, установка дедлайна иногда побуждает стороны откладывать соглашение». Эффект крайнего срока – это проклятие, которое держит рабочих метрополитена и город в тупике вплоть до кануна забастовки. По этой же причине очень много соглашений заключается уже на пороге здания суда.

Ученые, изучающие эффект дедлайна, приходят к выводу, что этот эффект мощный, но разрушительный. Сделки, заключенные в последнюю минуту, как правило, оказываются хуже для всех сторон, чем те, которые можно было бы заключить, если бы у обеих сторон было больше времени. По той же причине и курсовая работа, написанная в последнюю минуту, будет хуже, чем работа, завершенная задолго до крайнего срока и тщательно выверенная.

Иногда ставки бывают очень высоки. В 1992 году, стремясь ускорить процесс утверждения новых рецептурных лекарств, конгресс установил крайние сроки для принятия решений Управлению по контролю за продуктами и лекарствами (FDA). Вскоре у FDA появилось большое количество заявок на лекарства, которые нужно было обработать, и многие из них были одобрены незадолго до того, как истекло время.

Исследование, проведенное в 2012 году, показало, что для большинства лекарств потребуются дополнительные предупреждения о безопасности, и с большей долей вероятности они будут удалены с рынка. «Снятие с продажи по соображениям безопасности в 6,92 раза чаще для лекарств, одобренных в течение двух месяцев до крайнего срока, чем для сопоставимых лекарств, одобренных в другое время, – пишут авторы. – Эти постмаркетинговые мероприятия связаны с десятками тысяч дополнительных госпитализаций, побочными реакциями на лекарства и летальными исходами».

У конгресса был продуманный план: они использовали дедлайн, чтобы FDA действовало быстрее, но они не учли последствий, поскольку новые правила отодвигали принятие решений до последней минуты и ускоряли оценку рисков агентством.

В случаях с такими организациями, как FDA, которые становятся жертвами эффекта дедлайна, разочаровывает то, что его можно предотвратить. Многие организации научились работать в условиях четко установленных сроков, и для них не характерно откладывать все на последний момент. Все они мастерски манипулируют дедлайном: они научились работать так, как будто это их последняя минута перед финалом. Эта книга расскажет их истории.

Пришло время использовать слово, которого я до сих пор избегал, – прокрастинация. После этого вступления вопрос о ней вряд ли будет подниматься. Не потому что люди, которых вы встретите в следующих главах, не подвержены прокрастинации. А потому что эта книга об организациях, а эффективные организации, о которых я пишу здесь, разработали системы, позволяющие победить ее, не меняя основ человеческой психологии. Тем не менее, чтобы понять, как работают дедлайны, мы должны знать об их опасной противоположности.

Первые люди, употребившие слово «прокрастинация», были озабочены именно этим – добром и злом, проклятием и спасением. «Промедление является худшим из двигателей Сатаны», – написал в проповеди 1682 года настоятель Энтони Уокер.

Однако Уокер имел в виду особое промедление – откладывание покаяния. Джонатан Эдвардс, великий американский конгрегационалист-проповедник, поднял эту тему несколько десятилетий спустя, сказав: «По какой причине вы так легко и спокойно относитесь к одному дню или одной ночи при условии, что вы не знаете, что Господь может прийти этой ночью? И если бы вы встретились с ним без покаяния, какими вы являетесь сейчас, то насколько ужасными были бы последствия!» Проповедь называлась: «Прокрастинация, или Грех и безумие в зависимости от последствий».

Сегодня причины для переживаний стали более светскими, но беда осталась той же. Психолог Джордж Эйнсли описал прокрастинацию как «основной импульс, человеческий недостаток, столь же фундаментальный, как и форма времени». Метаанализ исследования, проведенный профессором Университета Калгари Пирсом Стилом, показал, что до 20 % взрослых (и 50 % студентов колледжей) считают себя хроническими прокрастинаторами, и эта проблема постоянно растет. Помимо прочего, это дорого обходится: исследование «Эйчар Блок»[5 - H&R Block – американская компания по подготовке налогов, работающая в Канаде, Соединенных Штатах и Австралии.] показало, что мы переплачиваем подоходный налог на 473 миллиона долларов в год только потому, что откладываем подачу деклараций.

Психологический механизм прокрастинации хорошо изучен. Дело не только в том, что люди не любят выполнять неприятные дела. Если бы люди не были способны управлять своим нежеланием что-либо делать, то ничего не было бы сделано. Проблема в том, что мы непоследовательны и предвзято относимся к настоящему моменту. Мы склонны недооценивать как затраты, так и вознаграждения, если они находятся в далеком будущем. Этот процесс называют «гиперболическим дисконтированием». Не позволяйте терминологии сбить вас с толку: это просто означает, что мы преувеличенно (гиперболически) недооцениваем (дисконтируем) стоимость будущих прибылей и убытков. Таким образом, удовлетворенность от завершения проекта (будущая награда) не имеет ни единого шанса перед тем удовольствием, которое мы получаем от ничегонеделания в течение дня. Точно так же сдача анализа крови сегодня кажется более пугающей, чем тот же анализ, но отложенный на шесть месяцев. Не только люди страдают этим недугом. Было доказано, что крысы предпочитают более сильное потрясение, но отсроченное, чем меньшее, но немедленное (об этом открытии было сказано в журнальной статье под названием «Прокрастинация на примере голубей»).

Соответственно, мы склонны переоценивать то, сколько времени у нас будет впереди. Это приводит к удивительным результатам, когда дело доходит до деятельности, которую обычно нет причин откладывать. В исследовании под названием «Прокрастинация приятных впечатлений» Сюзанна Шу и Айелет Гнизи сравнили туристов, которые провели две недели в Чикаго или Лондоне, и жителей, которые прожили в этих городах в течение целого года. Туристы, которые не могли обмануть себя тем, что у них будет больше времени в будущем, смогли посмотреть больше достопримечательностей города, чем местные жители.

Такой же просчет во времени коснулся участников другого эксперимента, который проводили Шу и Гнизи. Они раздавали купоны на бесплатный кусок торта в кондитерской. Срок действия одного комплекта купонов истекал через три недели, другой истекал через два месяца. Они опрашивали получателей и обнаружили, что половина обладателей трехнедельного купона были уверены, что воспользуются им. В то время как более двух третей тех, у кого был купон сроком на 2 месяца, рассчитывали его использовать. В действительности был погашен 31 % трехнедельных купонов и ничтожные 6 % двухмесячных купонов. 94 % респондентов, оставшихся без торта, просто думали, что у них будет на это время позже.