Как руководителю проверить бухгалтера. Практическое пособие для малого бизнеса

Как руководителю проверить бухгалтера. Практическое пособие для малого бизнеса
Лариса Магафурова

Одна из самых непонятных для бизнесмена сфер – бухгалтерия. Бухгалтер – маг и чародей: что-то делает, а что конкретно – непонятно. Мы постарались приоткрыть завесу и сделать тайное явным.

Как руководителю проверить бухгалтера

Практическое пособие для малого бизнеса

Лариса Магафурова

© Лариса Магафурова, 2018

ISBN 978-5-4493-4894-4

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Вместо вступления

В наше неспокойное время, когда налоговое законодательство постоянно ужесточается, руководитель компании не имеет права безответственно относиться к тому, что происходит в бухгалтерии. Если пустить всё на самотек, не проверять бухгалтера, то в конечном итоге можно потерять бизнес. Автор описывает варианты проверки работы бухгалтерии и объясняет, что именно нужно контролировать, чтобы защитить компанию от претензий проверяющих и от действий нечестных бухгалтеров.

НУЖНО ЛИ РУКОВОДИТЕЛЮ РАЗБИРАТЬСЯ В БУХУЧЁТЕ?

Бухгалтерия – это «легкие» организации, как сказал один мой клиент. Я с ним согласна: если бухгалтерия в порядке, то жизнь организации будет гладкой и насыщенной. Вам не будут страшны проверки, вы сможете участвовать в тендерах и конкурсах, развиваясь и приумножая прибыль компании.

Как все мы знаем (или догадываемся), за бизнес отвечает руководитель. Это правомерно как с юридической, так и с практической точки зрения. Рассмотрим для начала юридическую точку зрения. Закон о бухгалтерском учете 2013 г. [1] гласит, что ответственность за организацию бухгалтерского учета, как и за контроль его правильного ведения, на предприятии несет руководитель. Все мои клиенты, а также знакомые бизнесмены возмущены этим фактом: «Как я могу организовывать, а тем более контролировать то, чего я не знаю, в чем не разбираюсь и, если честно, разбираться не хочу! У меня для этих целей есть бухгалтер!».

К сожалению, наше законодательство несовершенно, но закон есть закон, нельзя прийти в налоговую и сказать: «Это не я, это все бухгалтер! Это она мне сказала, что так можно делать!» – проверяющие только покачают головой с понимающим видом и предъявят требование об уплате штрафов и пени. Такова правда жизни. Что же делать в такой ситуации бизнесмену, оборот бизнеса которого всего несколько миллионов в год? Подобные компании – основная группа риска и объект пристального внимания налоговиков и других проверяющих, в отношении таких компаний чаще всего применяются различные санкции. Можно набрать в штат высококлассных бухгалтеров, чтобы выполнить требование об организации бухучета на предприятии, но где взять на это дополнительные ресурсы? Можно ежегодно заказывать аудиторскую проверку, но это, во-первых, тоже недешево, во-вторых, малоэффективно, ведь аудит служит, в основном, для выявления нарушений в сфере налогового и бухгалтерского учета и позволяет дать рекомендации бухгалтерской службе.

Исследования показывают, что после проверки внедряется лишь 41% от общего количества рекомендаций аудиторов. Причина, как правило, в том, что теория, в которой «живут» аудиторы, нечасто совпадает с бухгалтерской практикой, эти миры мало пересекаются. Возникает вопрос: что делать?

На мой взгляд, есть два пути. Первый – фантастический: руководитель может сам пойти учиться на бухгалтера. Второй – реалистический: можно запомнить несколько простых правил и благодаря их применению контролировать бухгалтерию. Об этом пути и пойдет речь дальше. Однако предупрежу сразу: знание правил, о которых я расскажу, безусловно, сделает бухгалтерию прозрачнее для вас, но только их применение на практике даст те результаты, которые вы желаете получить.

Мало кто будет спорить с тем, что применять знания на практике сложнее всего. Ваша мотивация для изучения особенностей бухучета может быть различной, например:

у вас складывается впечатление, что в вашей бухгалтерии что-то не так;

вы поймали своего бухгалтера на воровстве и решили, что вам нужны знания, чтобы больше не быть обманутым;

вы не хотите проблем с налоговой, и вам нужен инструмент контроля над бухгалтерией;

вы разносторонний человек и активно занимаетесь саморазвитием и др.

НАЛОГИ НА ЗАРПЛАТУ И «МЕРТВЫЕ ДУШИ»

Однажды мой хороший знакомый попросил научить его, как он выразился, азбуке бухучета. Его мотивы заключались в том, что бухгалтер, которая работала у него в течение 13 лет, пользовалась его доверием и получала очень хорошую зарплату по меркам не только Челябинска, но и Москвы, принимала в штат своих родственников (без ведома начальства) и платила с их зарплаты налоги, т.е. заботилась о будущей пенсии своих домочадцев за счет работодателя. Конечно, директору это не понравилось. Во избежание подобных ситуаций выполняйте приведенные ниже рекомендации.

Чтобы в вашей бухгалтерии не завелись «мертвые души», требуйте от вашего бухгалтера ежемесячно предоставлять вам следующие отчеты:

1) свод начисленной зарплаты;

2) расшифровку свода по каждому сотруднику;

3) ведомость на выплату зарплаты;

4) анализ начисленных налогов.

Эти документы должны быть в бухгалтерии обязательно – таково требование законодательства о персонифицированных данных, а свод начисленной зарплаты и ведомость на выплату зарплаты в первую очередь требует при проверке Пенсионный фонд. Кстати, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования очень часто проверяют предприятия старше трех лет и никогда не уходят «с пустыми руками».

Поговорим о каждом документе в отдельности.

1. В своде начисленной зарплаты вы увидите общую сумму начислений и сумму НДФЛ. Ставка этого налога для зарплаты составляет 13%.

НДФЛ = Фонд оплаты труда * 13%

2. Расшифровка ФОТ по сотрудникам нужна для того, чтобы выявить наличие «мертвых душ». Итоговая сумма в расшифровке должна быть равна сумме в своде начисленной заработной платы.

3. Ведомость на выплату заработной платы. Зарплату вы можете и перечислять на карты, и выдавать через кассу – способ выплаты не имеет принципиального значения, но ведомость на выплату обязательна. В ней должны быть отражены суммы начисленной зарплаты, уменьшенные на НДФЛ:

Сумма к выплате = Начисленная зарплата – НДФЛ

Если зарплата выдается через кассу, то велика вероятность «налипания» налички» – это означает, что у бухгалтера появляется соблазн ввести в штат «мертвые души»: в ведомости ставятся подписи за якобы получивших зарплату сотрудников.

Особенно велик этот риск, если бухгалтер в компании один (он и главный бухгалтер, и расчетчик, и кассир), а руководитель в силу различных причин не контролирует его.

4. Анализ начисленных налогов. Это еще один контрольный показатель для проверки состава штата. Налоги с фонда оплаты труда составляют в среднем 30%:

· в Пенсионный фонд – 22%;

· в Фонд обязательного медицинского страхования – 5,1%;

· в Фонд социального страхования – 2,9%;

· страховка от несчастных случаев и профессиональных заболеваний – в среднем 1% (зависит от вида деятельности), для удобства в настоящем примере эти выплаты учитывать не будем.

Для проверки правильности исчисления налогов вам нужно рассчитать следующее:

Налоги с ФОТ = ФОТ * 30%

Таким образом, вы сразу проверите и ФОТ на наличие «мертвых душ», и правильность исчисления налогов. Если же у вас останутся сомнения в отношении подлинности документов, которые представляет вам бухгалтер, то возьмите отчет в Пенсионный фонд или Фонд социального страхования. Эти отчеты сдаются ежеквартально. Во втором разделе формы для расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (РСВ-1) указан размер ФОТ за истекший квартал. Если данные отчета и ваших вычислений совпадут, то беспокоиться не о чем – ваш бухгалтер честен с вами.