Айкидо диалога

Айкидо диалога
Максим Милосердов

Книга написана по материалам тренингов для универсальных специалистов МФЦ, рассматривает техники профилактики профессионального выгорания, невербальные и вербальные приёмы установления контакта при работе с конфликтными заявителями; универсальную технику выхода из конфликтной ситуации. Предназначена для специалистов организаций, оказывающих услуги населению.

Айкидо диалога

Максим Милосердов

Иллюстратор Юлия Милосердова

Дизайнер обложки Юлия Милосердова

Корректор Ксения Белокроликова

© Максим Милосердов, 2023

© Юлия Милосердова, иллюстрации, 2023

© Юлия Милосердова, дизайн обложки, 2023

ISBN 978-5-0059-6832-6

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Некоторым это даётся от рождения! Такие люди словно созданы, чтобы притягивать внимание других, становиться душой компании. Даже во время конфликта они волшебным образом переворачивают ситуацию таким образом, что ссора сама по себе сходит на нет. Как они это делают? Какую магию применяют? Попытка копировать поведение таких мастеров эффективной коммуникации, повторяя слова и речевые обороты, которые они используют, иногда даёт результат, но на фоне их собственных достижений он выглядит весьма бледным.

Умение общаться необходимо каждому, но техникам общения нигде не обучают! Вместо этого нам начиная с детского сада прививают жёсткие правила поведения: рассказывают, что можно делать, а что является социально неприемлемым.

– Будь хорошим мальчиком, будь хорошей девочкой. Будь вежливым и внимательным!

Повзрослев, мы обнаруживаем, что победителями часто становятся те, кто так и не сумел усвоить эти правила. У некоторых быть хорошим не получается – так0ие люди замыкаются, отгораживаются от мира, а иной раз бросают ему вызов, намеренно демонстрируя свои самые негативные качества.

Особенно сложно приходится тем, кто по роду деятельности вынужден общаться с большим количеством других людей. Что самое сложное в работе универсального специалиста многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг? Запомнить верный алгоритм оказания услуги несложно, но как быть, когда что-то идёт не по плану: нет настроения у тебя или у клиента; допущена ошибка, и ситуация начала накаляться? Возникает напряжение, которое переходит в конфликт, надолго портящий настроение.

Иной раз и вовсе возникает ощущение, что заявитель приходит не столько за услугой, сколько за тем, чтобы развязать ссору. Как быть? Ответить ему грубостью не позволяет профессиональная этика; но, если промолчать, возникает обида.

Бывает, что у сотрудника, несколько раз пережившего опыт неприятного общения, буквально опускаются руки, возникают мысли о собственной профессиональной непригодности.

Секрет экологичного общения с конфликтными заявителями заключается в использовании верных техник, включающих умение управлять собственным эмоциональным состоянием, перехватывать инициативу и устанавливать правила ведения коммуникации, подводя вторую сторону к тому, что не принять их становится просто невозможно.

Это не один приём, это целый комплекс умений. Они являются своего рода коммуникативным айкидо, где вы не вступаете в противостояние с конфликтующей стороной, а очень мягко подводите её к принятию нужного вам решения. Помочь овладеть способами управления конфликтом при столкновении с проблемными заявителями поможет это издание.

Книга написана для универсальных специалистов многофункциональных центров оказания государственных и муниципальных услуг, примерами из работы которых в основном проиллюстрированы предлагаемые к использованию приёмы, однако сами представленные техники применимы в самых разных областях.

Глава 1. Составляющие успешной коммуникации

Управление собственным эмоциональным состоянием; умение быстро устанавливать контакт и становиться для собеседника своим; умение определять правила, по которым идёт общение, и добиваться их принятия второй стороной – это три составляющие успешной коммуникации. Важнейшим из них является самоконтроль – это то, что позволяет сохранять внутреннее спокойствие в любой ситуации, помогает не оказаться жертвой манипуляции. Управлению эмоциональным состоянием посвящена данная глава.

ХОЛОДНЫЙ ДУШ ДЛЯ ЗАБЫВШЕГОСЯ СОТРУДНИКА

Однажды, проходя проверку в аэропорту, я столкнулся с пребывавшей в плохом настроении сотрудницей. С такими людьми вы встречались неоднократно – их видно издалека: своим недовольством они щедро делятся с окружающими. Что не так с этими людьми? Они плохо выспались или поругались с кем-то из близких? Они недовольны сложившимися жизненными обстоятельствами? Это мало интересует потребителей услуг. У каждого есть собственные проблемы, с которыми приходится жить, сложностей хватает у всех, и плохое настроение не является чем-то, что стоит демонстрировать окружающим.

Мимика сотрудницы была весьма недружелюбна, в голосе звучали недовольство и раздражение.

– Пройдите назад! – резким презрительным голосом высказывала она пассажиру передо мной.

На мужчину среагировал металлоискатель – рамка, которая в одних аэропортах начинает звенеть на монетку, оставшуюся в вашем кармане, а в других сохраняет олимпийское спокойствие, даже когда на вас надет ремень с металлической пряжкой.

Сотрудница ещё не успела завершить процедуру досмотра, но я не стал дожидаться, пока она разберётся с пассажиром, и шагнул через рамку.

– Куда! Нельзя проходить! – с тем же раздражением в голосе взвизгнула женщина.

– Успокойтесь и говорите нормально, – ответил ей я.

– Не указывайте мне, как надо работать, – метнув глазами молнии, заявила она.

– Вы плохо работаете, и я буду указывать на это, – спокойно возразил я.

Женщина за моей спиной начала ворчать о том, что не следует спорить и надо быстрее проходить через рамку.

Наша короткая перепалка ни на сколько не удлинила процесс проверки багажа. Репликами мы обменивались на фоне рутинной процедуры: снять ремень, часы, положить телефон на стойку. Но холодный душ негатива, прозвучавшего от клиента – потребителя услуги, дал положительный результат. Он мгновенно вернул сотрудницу в реальность, и, отдадим женщине должное, она тут же собралась и скрыла внешние признаки раздражения. Обращаясь к следующим пассажирам, сотрудница начала строить фразы, используя слово «пожалуйста».

– Пожалуйста, уберите металлические предметы. Проходите, пожалуйста, – теперь говорила она.

Хотя искренней приветливости в голосе и не появилось, он несколько смягчился[1 - Если захотите применить технику «Холодный душ для забывшегося сотрудника», помните про следующие её составные элементы. Увидев неадекватное по эмоциональности обращение к клиенту, переключите его на себя. Для этого выполните действие, несущее лёгкое нарушение правил, но такое, чтобы нарушение объяснялось не злонамеренностью, а невнимательностью, спешкой. В ответ вы получите неадекватную эмоциональную реакцию в свой адрес. В ответ спокойно и уверенно сообщите сотруднику о том, что он не имеет права повышать на вас голос. Сделайте вывод о том, что так нельзя работать, сообщите, что сотрудник работает плохо. Если рядом окажется добрый самаритянин, который бросится защищать сотрудника и выскажет недовольство вам относительно того, что вы создаёте конфликтную ситуацию и затягиваете время, проигнорируйте этого человека и ясно и чётко повторите, что персонал не имеет права выражать своё недовольство клиентам, выказывать им раздражение, повышать голос. Если вам скажут: «Не указывайте мне, как надо работать», ответьте: «Я буду указывать на недостатки вашей работы, потому что ваша работа не соответствует профессиональным стандартам». Выполняя технику, важно не допустить втягивания в диалог третьих лиц. Отвлёкшись на них, вы становитесь частью треугольника Карпмана и имеете все шансы оказаться в центре скандала. Треугольник Карпмана – распространённая психологическая игра, часто реализуемая неосознанно. Преследователь нападает на Жертву, Спасатель атакует Преследователя, выступая на стороне Жертвы. Затем участники могут меняться ролями. Распространённый сценарий игры: женщина (Жертва) в общественном месте начинает громко призывать защитить её от спутника (Преследователь), случайный прохожий (Спасатель) вступает в конфликт, применяя физическую силу в отношении мужчины. При этом происходит смена ролей – мужчина становится Жертвой, прохожий – Преследователем. Женщина превращается в Спасателя и даёт прибывшей полиции показания о том, что прохожий немотивированно напал на её кавалера.].

Вы обращали внимание на то, как поступает большинство людей, столкнувшихся с неуместной неприветливостью? Многие поджимают плечи, чуть наклоняют голову вперёд, принимая позу покорности. Они инстинктивно избегают конфликта. Кто-то старается быстрее завершить общение, а кто-то хочет понравиться негативно настроенному собеседнику и начинает заискивать перед ним. Следует ли бояться вступать в конфликт? Нисколько! Только побывав на месте каждой из сторон, можно научиться сохранять спокойствие и управлять его развитием. Конфликт может быть весьма конструктивен!

Конфликты неизбежны, поэтому относитесь к ним как к упражнениям, помогающим лучше понять других людей, а также научиться управлять своим и их настроением.

С ЧЕГО НАЧИНАЕТСЯ ПРОФЕССИОНАЛИЗМ

Что отличает специалиста-профессионала от плохого специалиста? Главное – это не число доступных ему технологий, не уровень овладения ими. На первом месте в списке профессиональных качеств находится умение быстро принимать свою профессиональную роль и далее действовать сообразно этой роли.

Многие спортсмены показывают более высокие результаты на так называемых «прикидках» – внутренних соревнованиях, проводимых внутри клуба, чем на соревнованиях, где идёт борьба за медаль. Причина проста: соревнуясь с членами своей команды, спортсмен спокоен и расслаблен – он лишь подтверждает известный ему результат. Его техника безупречна, он не допускает фальстарта, верно распределяет силы на дистанции, не суетится на финише. Он находится внутри своей обычной роли, отработанной на десятках тренировок.

На соревнованиях начинающий спортсмен выходит из роли, начинает волноваться перед стартом, суетиться на дистанции, впадает в панику. Он превращается в неуверенного в себе новичка, подчас допускающего элементарные ошибки. Чтобы приучить спортсменов работать в состоянии стресса и сохранять спокойствие во время серьёзных соревнований, как раз и нарабатывается опыт участия в состязаниях различного уровня: районных, городских, региональных соревнованиях; дружеских встречах между клубами и т. п.

Умение оставаться в принятой роли, не выходить из образа необходимо не только в спорте. Профессионал – человек, зарабатывающий деньги своим ремеслом, – умеет входить в состояние готовности к работе, оставляя за дверью личные проблемы, плохое настроение, забывая на время о волнующих его неприятностях. Он принимает роль, которую начинает играть здесь и сейчас.

За годы работы журналистом мне доводилось видеть немало талантливых людей из самых разных сфер, которые так и не достигли сколь-нибудь значимых результатов и с разочарованием ушли из выбранных ими профессий. Всех их объединяло одно: неумение переключиться в рабочее состояние, войти в роль специалиста и начать её играть. Профессионал стабилен, непрофессионалом управляет его постоянно меняющееся настроение.

В жизни вы часто встречаете непрофессионалов в сфере обслуживания. Сегодня продавец в магазине или контролёр в аэропорту радостен и приветлив, завтра он хмур и демонстрирует вам своё раздражение. Если компания борется за звание клиентоориентированной, то или придётся таких сотрудников научить быть профессионалами, то есть сделать эмоционально стабильными, или же руководство будет вынуждено приставить к ним надсмотрщика, единственной задачей которого будет периодически отзывать сотрудника в сторону и устраивать ему выволочку, напоминая о корпоративных стандартах общения. Третий путь состоит в том, чтобы сотрудник сам осознал: умение переключаться в режим рабочего настроения – это то качество, с которого начинается его профессионализм.

Ответьте себе на вопрос: «Кто я сейчас? Какую роль я играю? Что я сейчас делаю? Какой результат я хочу получить?» Это очертит рамки, в которых далее вы будете действовать.

Не умеющий быстро входить в рабочую роль человек обречён остаться дилетантом, чем бы он ни занимался. Перепады настроения и вызванная ими невозможность сконцентрироваться на важной в данный момент задаче не оставят ему шансов на сколь-нибудь заметные достижения.