ИТ под контролем. Как не провалиться, если вы руководите ИТ-службой

– скрывать затраты, перекидывая бюджет между проектами или из проектных в операционные затраты.

Для контроля привлекайте финансовую службу.

ПРИМЕР

Рассмотрим расчет TCO на примере выбора принтеров. Компании требуется закупить 10 штук, сотрудники в среднем печатают 10 тыс. листов в год. У нас два конкурирующих предложения.

Компания Terox. Принтеры стоят 5000 руб./шт., сервисное обслуживание – 2000 руб./год. Устройства ненадежные, каждые три года в среднем приходится менять 50% принтеров. Картриджа хватает на 1000 листов, и его заправка стоит 1000 руб.

Компания Pannon. Принтеры стоят 7000 руб./шт., сервисное обслуживание – 1900 руб./год. Каждые три года в среднем приходится менять 30% устройств. Картридж рассчитан на 800 листов при стоимости заправки 600 руб.

Для упрощения расчетов примем, что обе компании поставляют принтеры с пустыми картриджами и их можно заправлять бесконечно. Рассчитаем TCO на три года и стоимость одного листа – при выборе поставщика печати используют этот показатель.

При таких условиях выгоднее выбрать Terox со стоимостью страницы в 5 рублей 50 копеек.

Однако попробуем изменить ожидаемое количество листов с 10 тыс. до 30 тыс. в год.

Ситуация изменилась – теперь выгоднее выбрать Pannon со стоимостью страницы в 2 рубля 39 копейки. Так, корректный расчет TCO поможет выбрать выгодный вариант.

ШПАРГАЛКА

Название практики

Учет совокупной стоимости владения (TCO).

Цель

Закладывать необходимый и достаточный бюджет на проект или закупку. Либо отказываться вовсе, если ожидаемые затраты слишком велики.

Частота

Расчет TCO и утверждение бюджета: для новых проектов или закупок.

Контроль бюджета: ежеквартально итогово или по отдельным затратам.

Участники

ИТ-служба – рассчитывает совокупную стоимость владения и готовит предложения по бюджету.

Коллегиальные органы – утверждают или отклоняют бюджет.

Финансовая служба – контролирует соблюдение утвержденного бюджета.

5. Выбор на основе TCO и неценовых критериев

Внутренние заказчики недовольны качеством и скоростью внедрения ИТ-решений сторонними поставщиками.

Часто это случается, когда единственный критерий выбора поставщика – цена. Например, служба ИТ совместно с отделом закупок провели тендер на внедрение системы документоборота и выбрали поставщика, который предложил наименьшую цену. Однако при внедрении и поддержке системы выяснилось, что:

– пользователи жалуются на неинтуитивный интерфейс программы и отказываются с ней работать;

– подрядчик реагирует на обращения только в течение недели и не владеет русским языком;

– доработки системы реализуются с ошибками и приходится их тестировать несколько раз;