Все аспекты деятельности испытательной лаборатории. Практическое пособие

– журнал учета и расходования реактивов;

– журнал приготовления растворов реактивов и стандартных образцов;

– журнал по технике безопасности;

– журнал радиационного контроля в помещении испытательной лаборатории (при наличии источника радиоактивного излучения);

– журнал учёта прекурсоров.

Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, зарегистрированы и опечатаны печатью комбината. Журналы хранятся в испытательной лаборатории в недоступных для посторонних лиц местах. Срок хранения документации устанавливается на основании Перечня документов со сроками хранения. По окончании срока хранения устаревшие документы подлежат уничтожению с составлением акта.

В испытательной лаборатории ежедневно проводится регистрация условий окружающей среды (температуры и влажности). Результаты контроля заносятся в Журнал контроля температурно-влажностного режима лаборатории.

2.4.6. Инструкции

В испытательной лаборатории пользуются несколькими видами инструкций:

– должностные инструкции;

– инструкции системы менеджмента качества;

– инструкции по безопасному обращению с оборудованием.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий права и обязанности сотрудника лаборатории. Документ разрабатывается руководителем лаборатории с учетом ее целей и задач, определенных в Положении о лаборатории, и утверждается руководителем организации. Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции лаборатории и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Должностная инструкция разрабатывается на основе профессионального стандарта. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров предприятия, второй – у сотрудника, который обязательно должен быть ознакомлен с содержанием инструкции под подпись в листе ознакомления.

Инструкции системы менеджмента качества в лаборатории, как правило, касаются организации проведения испытаний и связанных с ними процессов. Это инструкции о порядке работы в лаборатории, об организации делопроизводства в лаборатории, о порядке обращения с образцами, об организации внутрилабораторного контроля и др. Инструкции системы менеджмента качества разрабатываются и применяются в двух случаях: в крупных лабораториях, когда в руководстве по качеству приводятся ссылки на соответствующие инструкции, и при отсутствии в лаборатории руководства по качеству.

Инструкции по безопасному обращению с оборудованием составляются специалистом, ответственным за метрологическое обеспечение испытаний и представляют собой краткую выдержку из паспорта на оборудование. В такой инструкции, находящейся непосредственно у оборудования, в свободном доступе, описывается порядок проведения испытаний и последовательность измерений с учетом правил охраны труда. Инструкция утверждается руководителем лаборатории.

3. Организация деятельности по управлению персоналом испытательной лаборатории

3.1. Действия по управлению персоналом испытательной лаборатории

Качество работы во многом зависит от сотрудников. Чтобы провести исследования, анализ или испытания, персонал лаборатории должен быть компетентным в выполнении процедур, которые сопровождают весь цикл исследований. Каждая лаборатория стремится привлекать к работам квалифицированных сотрудников, способных выполнять профессиональные задачи и возложенные на них обязанности. Компетентность персонала должна быть продемонстрирована и задокументирована. Это особенно важно для аккредитованных лабораторий и для лабораторий, желающих получить аккредитацию.

Система качества может эффективно работать только в том случае, когда персонал лаборатории понимает необходимость такой системы, знает ее преимущества и способен компетентно выполнять требования системы менеджмента качества в ходе собственной деятельности. Успех или ошибки в работе зависят от знаний и навыков людей, их заинтересованности в выполнении поставленных задач, а также от мотивации.

Система менеджмента качества уделяет особое внимание работе с персоналом. Неспособность лаборатории обеспечить требуемые навыки, образование и квалификацию сотрудников может привести к серьезным проблемам с надежностью, достоверностью и точностью результатов испытаний, исследований или измерений. Чтобы избежать таких проблем, в системе менеджмента качества должны быть разработаны и документально оформлены действия по управлению персоналом.

К таким действиям относятся:

– определение требований к персоналу;

– аттестация или оценка компетенций персонала;

– обучение персонала;

– учет и документирование сведений о персонале.

Помимо указанных действий, необходимо создать хорошую деловую среду и правильный стиль управления сотрудниками. Это в значительной степени сможет способствовать развитию персонала лаборатории.

3.2. Требования к персоналу лаборатории

В любой лаборатории, кроме основной, существуют виды деятельности, необходимые для обеспечения работы. Например, вспомогательные работы, работы по обслуживанию, работы по управлению и пр. Каждый вид деятельности характеризуется своим уровнем сложности. Чтобы выполнить работу, персонал лаборатории должен обладать определенными компетенциями. Одни виды работ требуют образования, квалификации и опыта, другие – могут выполняться без какой-либо специальной подготовки.

По видам выполняемых работ персонал лаборатории может быть условно разделен на несколько категорий:

– основной персонал;

– обеспечивающий персонал;

– управленческий персонал.

Для целей аккредитации, как правило, достаточно определить требования только к основному персоналу (т.е. персоналу, выполняющему измерения, испытания или анализ). Однако, в системе качества необходимо установить требования ко всему персоналу лаборатории. Это важно не только с точки зрения целостного подхода к управлению персоналом, но и с точки зрения качества работы лаборатории.

Состав работ, который выполняет персонал лаборатории, может различаться в зависимости от размера лаборатории и сложности предлагаемых услуг. Например, в небольших лабораториях, с ограниченным количеством персонала, каждый сотрудник может иметь много обязанностей и выполнять различные задачи, в то время как в крупных лабораториях, с большим количеством персонала, сотрудники могут быть более специализированными. Возможны ситуации, когда основной персонал выполняет вспомогательные и управленческие функции. В тоже время обеспечивающий или управленческий персонал может выполнять задачи по измерению, испытаниям или анализу.

Чтобы понимать, какими компетенциями должен обладать персонал лаборатории, необходимо выполнить ряд задач:

– составить список действий персонала. Этот список разрабатывается на основе описания процессов. Предварительно должна быть проведена работа по регламентации процессов лаборатории. Детализация действий может отличаться от той, что представлена в описаниях процессов. Список действий можно обобщать или детализировать. Например, операции процесса могут включать в себя такие действия как: заказ реактивов, получение реактивов, проверка реактивов. При составлении списка действий они могут быть обобщены (пример: обеспечение реактивами);

– установить требования к каждому действию. Требования включают в себя знания, подготовку и опыт, важные для выполнения действия. При определении требований необходимо абстрагироваться от уровня компетенций, которыми обладает персонал лаборатории в данный момент;

– определить ответственных за выполнение каждого действия. Помимо назначения ответственных лиц, устанавливаются сотрудники, которые имеют право выполнять данные действия. Сотрудник, выполняющий действие, не всегда является ответственным за его результат. Например, оформлять прокол испытаний может менеджер, а ответственным за содержание является эксперт;

– сгруппировать действия. Группировка осуществляется по ответственным лицам и сотрудникам, имеющим право выполнять эти действия. Важно, чтобы группировка осуществлялась не по конкретным персоналиям, а по должностям. В результате для каждой должности будет определен круг задач и компетенции, которыми эта должность должна обладать.

Результаты работы оформляются документально. Требования к персоналу лаборатории могут быть представлены в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, квалификационных матрицах и пр. Наиболее часто в лабораториях применяют должностные инструкции. В этом случае, в одном документе содержатся требования к образованию, опыту, уровню знаний, а также состав задач, ответственность и права каждой должности. Должностная инструкция «Лаборант химического анализа» необходима для организации работы лаборатории.

Данный документ позволяет выполнить одно из требований критериев аккредитации лаборатории в Российской национальной системе аккредитации (требования критерия 23.3). Должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность одного из ключевых сотрудников испытательной лаборатории – лаборанта химического анализа.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения. В данном разделе определена категория должности, порядок назначения и увольнения с должности, квалификационные требования, предъявляемые к лаборанту химического анализа, подчиненность, условия замещения должности, нормативные документы, регламентирующие работу, критерии оценки деятельности.

2. Задачи. Этот раздел определяет основные задачи, которые должен решать лаборант химического анализа:

– должностные обязанности. В этом разделе представлены обязанности, выполнение которых дает возможность решать поставленные задачи;

– права. Данный раздел определяет права, которыми наделяется лаборант химического анализа для успешного решения поставленных перед ним задач;

– ответственность. В этом разделе указана ответственность лаборанта химического анализа в случае нарушения своих обязанностей;

– связи по должности. Данный раздел устанавливает состав подразделений и должностных лиц, с которыми лаборант химического анализа взаимодействует в ходе своей работы.

3.3. Применение профессиональных стандартов для разработки должностных инструкций и управления персоналом испытательной лаборатории

Профессиональный стандарт – многофункциональный нормативный документ, определяющий, в рамках конкретного вида экономической деятельности (области профессиональной деятельности), требования к содержанию и условиям труда, квалификации и компетенциям работников по различным квалификационным уровням.