Ритейл. Массовый подбор персонала

– 

Количество открытых вакансий

– 

Дату открытия.

Всю остальную необходимую информацию по поиску новых сотрудников мы берем с вами из профиля должности.

Если у вас не настроены правила приема заявки на подбор, то вы их получаете в следующем виде: “У нас уволился сотрудник два дня назад, нам нужна СРОЧНО замена, желательно мужчина! Лет 35, если можно ровесник или постарше. У нас коллектив – мне 35, продавцу и администратору 20, старшему продавцу 21. Подыщите нам хорошего сотрудника, очень вас просим и умоляем на постоянку желательно, желательно еще с нашего района”.

Что понятно нам из данной заявки, только то, что нам необходимо найти сотрудника, мужского пола, 35-летнего возраста, проживающим в районе, где расположен магазин, рассматривающий работу на постоянной основе. То есть таким образом мы понимаем, что оценку соискателей производится по внутренним, личным оценкам.

Давайте теперь представим, что вы работаете в компании, где 2 000 магазинов и каждый магазин видит кандидата по-своему, а помнить каждые “хотелки” магазинов мы не можем. Поэтому очень важно, если у вас в компании не прописаны профили должности, то ввести правила приема заявки на подбор, чтобы административный состав магазина, понимал по каким признакам мы подбираем персонала и как правильно должна быть составлена заявка на подбор персонала.

Еще не маловажным является и то, как нам передаются вакансии, например: “Участились случаи, когда розница нам дает информацию, что требуются сотрудники, либо магазин в критической ситуации, а по факту это не так”. Очень важно, чтобы мы владели реальной информацией. Так как нам необходимо проставлять приоритетность поиска сотрудников на те или иные торговые точки. Согласитесь если вы бросили все силы на укомплектованность какого-то магазина, а по факту там никто не требуется, то вы сняли с фокуса подбор на другие магазины, которые действительно нуждаются в персонале.

В любом случае введите хотя простую форму приема заявок на подбор, которые должны высылать на рабочую почту, например:

Бюджет массового подбора

За последние годы (2020–2023) бюджет на подбор персонала в HR-департаментах занимает основную статью бюджета. Связана, это не только с тем, что рынок труда заметно изменился, но также данная тенденция обусловлена тем, что стратегия самого массового подбора в последние годы сильно изменилась и переместилась в поиск персонала с теплых лидов в сторону холодной базы. А как мы все знаем холодной поиск персонала намного трудоемкий и затратный, так как все работные сайты перешли на оплату каждого просмотренного резюме.

Компании сейчас рассматривают бюджет, как математику, так как очень тяжело спрогнозировать реальные затраты на поиск и подбор персонала на данный момент. В связи с этим расчет бюджета стал строиться по следующей формуле:

Таким образом, согласно данной формуле компании, пытаются спрогнозировать основную статью расходов на подбор персонала. А вы уже как руководитель полученную итоговую сумму раскидываете по источникам подбора, которые планируете привлекать в течение года и по месяцам, согласно сезонности оттока сотрудников из компании и сезонности продаж вашей компании, когда требуется усилении персонала на торговых точках.

Поэтому мы должны знать, а какая стоимость одного оформленного есть у вас в компании и не только в целом по компании, но и отдельно по регионам. Например:

Мы с вами просчитали на основе старых данных, что 1 оформленный сотрудник нам обходится 2 340 рублей, но при этом:

Первый регион показывает среднюю стоимость одного оформленного 2 591 рублей

А во втором регионе стоимость одного кандидата составляет 3 789 рублей

Соответственно, что я делаю в первую очередь – обращаю внимание и начинаю разбираться почему во втором регионе стоимость привлеченного сотрудника высокая. Ведь здесь возможны следующие причины: неправильно выбраны источники подбора, или не используются в полной мере все оплачиваемые источники.

Приведу вам пример бюджета отдела подбора персонала, который мы разрабатывали на 2023 год (цифры указаны примерные и для наглядности):

Как мы с вами видим из данного примера, мы закладываем следующую сезонность оттока персонала:

Апрель готовимся к оттоку кандидатов в мае – происходит отток кандидатов, которые на лето уезжают на подработки. Данная сезонность хорошо прослеживается в населенных пунктах, расположенных рядом с курортными зонами.

Июнь – усиливаем рекламную кампанию на время летнего периода, когда ощущаем летнюю сезонную нехватку персонала.

Август – готовимся к сезонному оттоку кандидатов, которые устраивались на лето. В основном это студенты.

Октябрь, ноябрь – выраженная сезонность активных продаж в ритейле, в преддверии нового года. В основном явно прослеживается в продуктовых компаниях. В вашей компании данная сезонность может прослеживаться и в другие периоды.

Мы видим с вами из примера, что план набора на 2023 год компании нам поставила 9 000 новых сотрудников. В данную цифру включены набор на новые торговые точки, которые планируются к открытиям, а также отток кандидатов, согласно текучести персонала, которая была зафиксирована в 2022 году.

Также мы видим, что компания ставит нам план по стоимости одного кандидата не дороже 1288 рублей. Но не забывайте, что данная сумма привлеченного кандидата – это простая формула расчета стоимости одного оформленного. В данную сумму как мы не включили суммы для расчета полной стоимости привлеченного сотрудника (ФОТ, телефония, автоматизация и т. д.)

Как вы, наверное, заметили в представленном примере стоимость одного привлеченного заложена очень низкая, и мы с вами, естественно, столкнемся при таком бюджетирование с его нехваткой. В таком случае нам с вами придется выходит к руководству с просьбой выделения дополнительных бюджетных денег на подбор персонала. Конечно, хорошо если у вас компания не бюрократическая и дополнительный бюджет вы согласуете спокойно и быстро.

А вот если у вас сильно бюрократическая компания, то данный процесс займет много времени. И прежде, чем выходить с ходатайством о выделение дополнительного бюджета вам необходимо будет грамотно и четко подготовится, собрав необходимую статистику и аналитику с рынка труда.

Итак, рынок труда начал испытывать трудности по привлечению персонала в апреле 2023 года. Вы как руководитель, заметив это понимаете, что усиление рекламной кампании необходимо сделать не только в апреле, но и в мае (перенос бюджета с месяца на другой месяц невозможно, мы же с вами работаем в бюрократической компании).

В связи с данной тенденцией вы принимаете решение о ходатайстве увеличения бюджета на май на определенные источники подбора, такие как “рекламная кампания в социальных сетях”, “Авито” и “HeadHunter”. Для того, чтобы обосновать увеличение бюджета на данные статьи расходов мы с вами собираем аналитические данные и пишем с вами какую рекламную кампания в социальных сетях. Например:

Авито

Вот такую статистику нам показывает сайт Авито. Какую информацию несет нам эти данные?

Мы видим, что у нас снизился показатель “просмотр объявлений” почти на 22% за последний месяц (момент запроса статистики).

При этом мы видим, что мы стали больше размещать вакансий на сайте, в связи с этим количество наших “активных объявлений” увеличилось на 24,4%.

Количество “полученных контактов” (откликов) мы стали получать меньше почти на 28%.

Показатель “добавления в избранное” уменьшился почти на 27%.

Данные результаты говорят нам о том, что наши объявления необходимо продвигать, используя платные инструменты сайта для этого, а также необходимо постоянно поднимать объявления и публиковать как можно больше вакансий. А это требует дополнительный бюджет ведь согласно полученной статистики мы делаем выводы, что соискатели стали менее активными, чем были раньше.

Что мы еще видим, из данной статистики. Мы видим, что конверсия из просмотра нашего объявления в отклик составляет всего 7,53%. Конверсия из просмотра в контакт – это процент кандидатов, которые нажали кнопку “показать телефон” или “написать в чат”. Например: ваше объявление посмотрели 100 соискателей, 5 из них написали в чат и еще 7 посмотрели ваш телефон. Таким образом, конверсия составила 12%.

Когда я вижу низкую конверсию, я начинаю также анализировать наши объявления, меняю описания, пересматриваю подачу информации в нем. Эти мероприятия также помогают поднять данную конверсию.

HeadHunter

На основе статистики, которую мы получили с сайта, мы видим, что стоимость контакта из базы (холодный поиск) остался на прежнем уровне. А вот траты на публикации выросли из-за большего количество размещений и обновлений вакансий. При этом мы видим, что продуктивность наших вакансий резко упало почти на 16%. В связи с этим нам необходимо будет запрашивать дополнительный бюджет, чтобы постоянно поднимать наши вакансии, таким образом мы увеличиваем их эффективность, за счет того, что они появляются на первом месте поиска.

Какие бывают возможные причины низкой эффективности вакансий:

– 

Нерациональные траты публикаций;

– 

Несоответствие зарплаты в вакансиях рыночным значениям (не во всех компаниях готовы данную причину к сожалению принять).

Но основное, что мы как руководители отдела подбора персонала должны проверить согласно полученное статистики с двух данных сайтов – это насколько наши условия как работодателя привлекательны для соискателя, то есть нам необходимо провести мониторинг рынка труда. Мы можем много вкладывать в рекламные кампании, агрессивно себя вести на рынке труда, но, если наши условия, как работодателя не привлекательны, соискатели не пойдут к нам активно и нам придется на постоянной основе просить дополнительный бюджет на подбор персонала.

Еще приведу один пример, как мы просчитываем, какое количество контактов нам необходимо для закупки, чтобы работа по холодной базе не останавливалась. Например, мы провели анализ по затратам на контакты за последние два месяца. Установили, что за данный период было потрачено 9 000 контактов. Всего в отделе подбора персонала работало 23 менеджера. Получаем, что 1 менеджер по подбору персонала за этот период запросил 391 контакта соискателя. А в день он запрашивал 9 новых контактов. Исходя из этого мы можем просчитать сколько нам необходимо контактов на следующий месяц.

Но если подойти более детально к данному анализу мы выясним, что в день 1 помощник менеджера по подбору запрашивает 50 контактов, 1 менеджер по подбору в день запрашивает 10 новых контактов. У нас с вами в отделе работают 9 помощников, таким образом мы понимаем, что они за день запрашивают 450 новых контактов. Специалистов по подбору у нас в штате 14 человек, в день они тратят 140 контактов. Таки образом для полноценной и эффективной работы нам всего необходимо в день 590 контактов.