Управление оплатой труда. Разработка системы грейдов

Управление оплатой труда. Разработка системы грейдов
Ольга Владимировна Кныш

Сколько стоит работа? Возможно ли платить за работу «справедливо»? Как управлять уровнем заработной платы, не переплачивая? В этой книге Вы познакомитесь с основными принципами построения системы зарплатных уровней или грейдов (salary ranges), а также найдете практические рекомендации, упражнения и бизнес-кейсы, с помощью которых сможете разработать систему управления оплатой труда в компании.

Предисловие

Эта книга посвящена вопросам компенсационной стратегии, принципам управления уровнем заработных плат. Вы познакомитесь также с процессом построения системы должностных уровней (грейдинга), методами оценки должностей и определения их уровня в корпоративной иерархии.

Сколько стоит работа? Какие факторы влияют на уровень заработной платы? Как управлять уровнем заработной платы? Как разработать систему компенсационных уровней (salary ranges) компании? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой книге.

Управление оплатой труда. Методы оценки должностей – грейдинг

Рассматривая вопросы построения системы мотивации в компании, мы начнем с материальных факторов мотивации, значение которых нельзя недооценивать, как, впрочем, и переоценивать. Вспомним теорию Маслоу, с основами которой вы могли познакомиться в первой книге серии «Теория и практика мотивации» – «Мотивация личности. Теория Маслоу». Маслоу полагает, что базовые потребности определяют мотивацию человека и являются доминирующими до тех пор, пока они не удовлетворены в достаточной степени. Разумеется, понимание меры «достаточного» зависит от социальных и экономических условий общества, а также степени его развития. Иными словами, у граждан разных стран, например, России, Индии, США и Непала будут, несомненно, разные представления о минимальном уровне потребностей. Но есть и общие ценности, такие как стремление обеспечить детей всем необходимым, достойный медицинский уход за родителями. И если индус или американец не имеет возможность – это сделать, никакие рассуждения о «славных» традициях компании, в которой он работает, корпоративной культуре, необходимости повышения квалификации ничего, кроме раздражения не вызывают. Если уровень оплаты не обеспечивает сотруднику минимально «достойный» уровень жизни, он будет де мотивирован.

Информация к размышлению.

Реальность такова, что в «переходный» период, тысячи предприятий по всей России оказались на грани «выживания». Ситуация постепенно меняется к лучшему, возможно, медленнее, чем хотелось бы. Мы наблюдаем, как на смену старому руководству приходят новые, более эффективные собственники. Однако при всем желании невозможно мгновенно превратить убыточное предприятие в прибыльное и обеспечить достойный уровень заработной платы. Что делать? Есть удачные примеры, когда профсоюзные организации отказывались от тактики забастовок и совместно с новыми собственниками разрабатывали долгосрочный план, предусматривающий поэтапный рост ФОТ в зависимости от улучшения финансово-экономических показателей бизнеса. Такое партнерство может быть успешно только при одном условии: информационной открытости. Сотрудники всегда должны знать о планах развития компании и сроках очередного повышения заработной платы.

В книге «Мотивация к работе. Теория Херцберга» мы обсудили выводы, к которым пришел Фредерик Херцберг, изучая факторы влияющие на изменение отношения сотрудников к работе. Напомню, что исследования Херцберга, также выявили особое, чрезвычайно важное значение заработной платы, всей системы компенсации, как фактора мотивации. На мой взгляд, это связано с тем, что помимо удовлетворения базовых, физиологических потребностей, материальное вознаграждение дает ощущение социальной защищенности и способствует признанию профессиональных достижений человека (прежде всего, когда речь идет о системе премиальных вознаграждений). Словом, речь идет о социальном статусе, точнее потребности в тех «признаках» социального статуса, которые можно купить за деньги.

Вспомним еще об одном важном выводе Херцберга. Негативное отношение к работе возникает не столько из-за низкого уровня заработной платы, сколько из-за несправедливого управления уровнем вознаграждения, даже если несправедливость мнимая. Когда заработок в целом удовлетворяет сотрудника, однако он знает, что его коллеге или в другой компании за такую же работу платят больше, он будет демотивирован. Профессиональная справедливость является одним из наиболее сильных мотиваторов.

Таким образом, управление уровнем оплаты труда является фундаментом, основой корпоративной системы мотивации. Поговорим о том, как на практике реализовать знаменитый социалистический лозунг: «От каждого по способностям – каждому по труду».

Процесс разработки иерархии должностных уровней (грейдинга), оценки должностей

Система иерархии должностей, должностных уровней или, используя современную терминологию, система должностных «грейдов» является эффективным инструментом управления уровнем вознаграждения. Помимо управления оплатой труда, система должностных грейдов решает также задачи управления пакетом социальных льгот, управления карьерным ростом, и, наконец, задачи определения уровня полномочий в бизнес-процессах, что особенно важно при подготовке к автоматизации бизнес процессов. Что такое грейдинг? Это формальная процедура по определению уровня должности в корпоративной иерархии на основе объективных критериев, определяющих вес должности и позволяющих сравнивать должности между собой.

Информация к размышлению. Целесообразность грейдинга.

Есть необходимость в грейдинге? На мой взгляд, далеко не всегда. Все зависит от особенностей организации бизнеса, размера компании, и, разумеется, тех задач, которые должна решать процедура грейдинга. Рассмотрим, например, структуру крупного целлюлозно-бумажного производства. В каждом его подразделении (древесный цех, хлорный, производство картона, КИП, химводочистка и т.д.) есть штатное расписание, включающее в себя рабочие, инженерно-технические и руководящие должности. Для первых существует исторически сложившаяся система рабочих разрядов. Не вдаваясь в детали коэффициентов и надбавок, отметим, что уровень заработной платы для каждой должности является фиксированным. Штат центрального аппарата сравнительно небольшой. Уровень ротации квалифицированных кадров между производственными подразделениями невелик в силу специфики квалификационных требований.

В данной ситуации я не вижу большого смысла в процедуре грейдинга, поскольку система иерархии должностей сложилась, уровень должности определяется штатным расписанием. По сути, оно решает задачи как управления уровнем заработной платы, так и управления карьерой. Можно подумать о целесообразности грейдинга для центрального аппарата и топ-менеджмента, если его структура достаточно сложна и существует необходимость в совершенствовании системы оплаты. Можно назвать и другие отрасли, где нет необходимости в специальном процессе сравнительного анализа и определения веса должностей. Таким образом обстоят дела в гостиничных сетях, ресторанном бизнесе, ритейле и т.п.

Однако в других индустриях (финансовые услуги, телекоммуникации, IT, FMSG) даже при сравнительно небольшой численности персонала в несколько сотен сотрудников, может возникнуть острая потребность в создании системы грейдов, особенно в период экономического роста, когда борьба за лучшие кадры обостряется. Проблема в том, что структуры компаний в этих отраслях могут существенно различаться, к тому же они находятся в процессе постоянного развития. Даже должности, которые называются одинаково, порой сильно отличаются по своему содержанию. Все это крайне затрудняет процесс сравнительного анализа уровня заработных плат, соответственно, мы не можем правильно ответить на вопрос: сколько нужно платить?

Более подробно об этом мы поговорим чуть позднее, а пока рассмотрим еще один пример. Крупный западный холдинг объединяет несколько компаний, приобретенных в разное время: сеть гостиниц, сеть казино, дистрибуцию молочной продукции, несколько компаний по производству алкоголя, крупную компанию в сфере производства и сбыта продуктов питания. Центральные структуры холдинга определяют глобальную стратегию, их роль в оперативном управлении компаниями незначительна. Очевидно, что разрабатывать единую систему грейдов в такой структуре не имеет смысла. Впрочем, отдельные крупные производственные и сбытовые подразделения внедряют свою собственную систему грейдов, прежде всего с целью более эффективного управления уровнем заработных плат и приведения его в соответствии со среднерыночным. В других типах холдингов, где предприятия и компании объединены производственным процессом (разработка, производство комплектующих, сырья, сборка, производство конечной продукции, сбыт) создание единой иерархии должностных уровней вполне оправдано.

Определение задач проекта

Учитывая многофункциональность иерархии должностных уровней, прежде чем приступать к разработке системы грейдов, необходимо определить организационные задачи, которым должна отвечать структура должностных уровней. Управление уровнем оплаты труда – только одна из задач, которые мы решаем при помощи грейдинга. Корпоративная иерархия должностных уровней обеспечивает также процессы управления карьерой, социальным пакетом, ротацией кадров.

Во многих компаниях происходит активная ротация специалистов между различными подразделениями, а квалификационные требования позволяют переходить из одного отдела в другой: из отдела продаж в отдел маркетинга, из отдела технической поддержки в отдел внедрении и т.д. Чтобы управлять этим процессом, нужно привести все должности к единому знаменателю, сравнивая вес должностей в разных подразделениях, определить их уровень в корпоративной иерархии. В противном случае нам будет сложно определить, является ли переход в другое подразделение перемещением по горизонтали, либо это переход на должность более высокого уровня. Нередко при переходе из одного подразделения в другое, сотрудник рассчитывает на увеличение размеров оплаты, полагая, что это повышение, причем при активной поддержке менеджера. Если мы своевременно не определим правила игры, менеджеры начнут активно переманивать друг у друга лучших специалистов и требовать для них повышение заработной платы. Систем грейдинга позволяет более эффективно управлять процессом ротации кадров.

Обеспечить оптимальный баланс оплаты труда сотрудников разных подразделений – еще одна актуальная, хотя и непростая, задача. «Я не успеваю набирать людей, а они тут же переходят в другие отделы!» Если Вы платите на 30% меньше за тот же уровень квалификации, естественно будут уходить.

Система должностных грейдов обслуживает также процесс управления социальными льготами. Компании, которые предлагают обширный пакет социальных льгот, рано или поздно ощущают потребность в том, чтобы четко определить: кому, какие льготы положены. Удобнее всего привязать уровень социального пакета к уровню должности. Иначе неизбежны постоянные конфликты. Почему Петрову дали Ауди, а мне Форд? Почему Сидорову оплачивают мобильный телефон, а мне нет?

Заинтересованность специалистов в карьерном росте также определяет необходимость разработки должностных уровней. «С годами растет уровень моей квалификации, увеличивается уровень заработной платы, но я не чувствую никакого карьерного роста!» Знаки различия, своего рода количество звезд на погонах для многих имеют значение. Корпоративная иерархия должностных уровней позволяет наглядно представить каждому сотруднику перспективы его карьерного роста.

Нередко потребность в разработке иерархии должностных уровней связана с необходимостью стандартизации или автоматизации бизнес-процессов. Вам нужно купить небольшой принтер и бумагу для него. Кто принимает решение, а также утверждает расходы в этом случае? А если предстоит приобрести сервер стоимостью несколько десятков тысяч долларов? Кто утверждает расходы? Можно «привязать» процесс утверждения к должности. Однако структура компаний постоянно развивается, изменяются и названия должностей. Сегодня у вас один отдел продаж. Руководитель отдела имеет право на предоставление скидок, предположим до 30%. Через год появятся уже несколько коммерческих подразделений, которые будут различаться, как по объемам продаж, так и по количеству сотрудников. Какой размер скидки может утверждать каждый из руководителей этих отделов в новой структуре? Каждый раз «переписывать» бизнес-процессы, учитывая их количество, занятие неблагодарное. Рациональнее «привязывать» уровень принятия решений не только к должности, но и к уровню должности в иерархии: руководитель отдела продаж 61-го уровня может предоставлять скидку в размере 5%, руководитель коммерческого отдела 62 уровня до 15% и т.д. Если мы затеваем процедуру грейдинга с целью упорядочения и стандартизации бизнес-процессов, то можно ограничиться разработкой иерархии управленческих уровней. Впрочем, можно расширить рамки проекта и убить нескольких зайцев, разрабатывая систему иерархии, которая одновременно будет решать задачи управления уровнем оплаты труда, социальными льготами и управления карьерой.

Выбор модели должностных уровней

Приступая к грейдингу, необходимо поставить конкретную цель и определить, какие задачи должна решать иерархия должностных уровней в компании. Таким образом мы определяем оптимальную модель и технологию ее разработки. Единая модель и единая иерархия для всех должностей, организационных уровней и структурных подразделений не всегда отвечает организационным задачам.

В ряде случаев целесообразно формировать несколько групп должностных иерархий. Например, в некоторых компаниях подразделения продаж выделяются в отдельную иерархическую структуру, что объясняется спецификой компенсации продавцов. Аналогичный подход оправдан и для рабочих должностей в производственных компаниях, особенно там, где сохранилась сложившаяся еще в советские времена система разрядов. Она, кстати, неплохо работает, хотя и нуждается в усовершенствовании.

Отдельные группы иерархии могут быть составлены из управленцев и специалистов. Выделение иерархии менеджеров актуально в процессе формализации и автоматизации бизнес-процессов, когда необходимо определить уровень полномочий, вовлеченных в них руководителей. Классификация грейдов на управленческие и профессиональные, может быть связана с особенностями корпоративного подхода к развитию карьеры. В этом случае компания указывает на возможности роста, не связанные с переходом на управленческий уровень. В наукоемких или творческих областях важнее развивать квалификацию специалиста, чем пытаться вырастить из него посредственного руководителя.

В мировой практике широкое распространение получили следующие методологии оценки должностей Hay, Watson Wyatt, Mercer. В зависимости от задач, бюджета, внутренней экспертизы, размеров организации и т.п. в процессе грейдинга вы можете использовать одну из них, либо самостоятельно определить метод оценки должностей и провести процедуру грейдинга.

Анализ содержания должности

Независимо от того, какой метод оценки должностей вы выбрали, первым делом необходимо провести анализ содержания должности и исследовать основные факторы, влияющие на ее «вес» (требования к образованию, квалификации, уровень решаемых задач, полномочий, ответственности и т. п.). Для этого могут использоваться различные инструменты: интервью ключевых сотрудников и руководителей, опросники, совещания экспертов и т. д. Результатом анализа являются структурированные должностные инструкции.

Определение стандартных должностей (benchmarking jobs)

Анализ должностей достаточно трудоемкий процесс. Как быть, если в штатном расписании несколько десятков или сотен позиций? Следует ли тщательно анализировать и описывать каждую из них? В идеале, наверное, да. Но сколько времени займет этот процесс, и будут ли оправданы трудозатраты? С практической точки зрения, для достижения оптимального результата в разумные сроки имеет смысл ограничить количество должностей так называемыми «стандартными» должностями (benchmarking jobs). К ним относятся массовые позиции основных производственных подразделений, типовые управленческие, а также те должности, которые, возможно, не являются массовыми, но имеют важное «политическое» значение. Уровень всех остальных должностей можно определить, руководствуясь здравым смыслом, и соотнося их со «стандартными» должностями.

Технологии оценки должностей

В мировой практике для определения компенсационного уровня применяют три технологии оценки должностей: ранжирование (Ranking), классификацию (Classification), факторный анализ (Point method). Рассмотрим особенности каждого из них.

Ранжирование (Ranking). Данный метод предполагает определение «веса» должностей в организации при помощи сравнительного анализа по нескольким наиболее важным для компании критериям: