В деловых письмах приветствие принято писать на отдельной строке и в конце ставить восклицательный знак.
Вот примеры правильного обращения:
Уважаемая [Имя Отчество]!
Здравствуйте, [Имя Отчество]!
Добрый день, [Имя Отчество]!
Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!
Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!
N. B. Cлово «уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой. Сравните:
Здравствуйте, Дмитрий!
В этом примере после слова «здравствуйте» нужна запятая, так как оно не входит в состав обращения.
Нельзя использовать в качестве приветствия: «Доброго времени суток!»
Раздел «Представление»
Познакомиться и установить первый контакт в письме помогает представление автора. Несмотря на то, что в заголовке письма и в подписи уже будут ваши имя и фамилия, вы можете еще раз назвать свое имя сразу после обращения и добавить одно предложение с краткой информацией о себе. Это могут быть сведения о вашей профессии и специальности, или о том, в каком вузе и на каком факультете вы учились, в какой сфере и на какой позиции работали, сколько вам лет.
Вот примеры фраз сразу после обращения в начале письма:
«Меня зовут Ирина Иванова, мне 20 лет. Работаю координатором проекта».
«Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза]» по специальности [Название специальности]».
Раздел «Просьба»
Адресат письма должен сразу понять, с какой целью к нему обращаются. Поэтому сразу после короткого представления в этом же абзаце обратитесь с конкретной просьбой. Например,
«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции] в компанию [Название компании]».
«Хочу подать заявку на участие в конкурсе на должность [Название должности]».
«Пишу Вам по поводу вакансии [Название вакансии]»
«Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию [Название вакансии]».
«Обращаюсь к Вам с просьбой о том, чтобы Вы обратились к моему резюме, когда Вам представится такая возможность».
Также вы можете более детально сообщить о цели своего обращения, добавив информацию о том, откуда вы узнали о вакансии.
Например,
«Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»].
«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте [ссылка на вакансию]».
Теперь соединим три раздела (обращение, представление и просьба) вместе.
«Уважаемая, [Имя Отчество]!
Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза] и хочу попасть на стажировку в Вашу компанию [Название компании]. Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»]».
«Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!
Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Я работаю менеджером проектов в ИТ-сфере. Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте: [ссылка на вакансию]. Меня интересует удаленная работа или работа с частичной занятостью».
«Здравствуйте, [Имя Отчество]!
Я Иван Иванов, мне 23 года, учусь на 3-м курсе [Название вуза]. Пишу Вам по поводу места на стажировку в компанию [Название компании]».
Как сделать переход от вступления к основной части
Соединить вступление с основной частью поможет «мостик» – предложение, в котором вы сделать анонс того, о чем вы собираетесь написать. Например,
«Хотел бы указать три причины, по которым я подхожу на эту вакансию, и объяснить, почему я покинул последнюю компанию».
«Хотел бы написать, почему я справлюсь с задачами на этой позиции».
«Хотел бы коротко написать о себе».
Часть II. Основная часть «Тезисы и аргументы»
Основная часть мотивационного письма состоит из трех тезисов и аргументов к ним.
Тезис №1. Мне нравится эта профессия/специализация/сфера/позиция.
Тезис №2. Мне нравится этот Вуз/программа/курс/компания.
Тезис №3. Я – лучший кандидат.
Цель этой части – объяснить, почему вы выбрали именно эту профессию/сферу/позицию/компанию/вуз/программу и убедить в том, что вы лучший кандидат.
Количество аргументов определяете вы сами в зависимости от вашей личной ситуации. Минимальное количество аргументов – один, оптимальное – 3, максимальное – 4.
Также в основную часть можно добавить историю. Всегда должна быть «добавочная стоимость» по сравнению с тем, что уже было сказано в тезисах и аргументах. Как научиться писать истории вы узнаете в главе «Как выразить свои мысли более эффективно: техники и методы».
Для начала давайте научимся подбирать аргументы к тезисам.
Тезис №1. Мне нравится эта профессия/специализация/сфера/позиция
Этот тезис указывает или подтверждает наличие карьерного и профессионально-ориентированного мотиваторов. Цель аргументации – объяснить, почему вы ориентированы на построение карьеры в определенной профессии/специализации/сфере и какие возможности карьерного роста вы видите.