Правила самоорганизации. Как все успевать, не напрягаясь

• Провести несколько часов, беседуя по телефону со служащими электрической компании и убеждая их не отключать вам электроэнергию из-за того, что вы забыли оплатить счет.

• Провести ночь за работой, готовя к утру отчет для начальства, только из-за того, что вы не взялись за это дело вовремя.

• Перерыть весь дом в поисках паспорта, поскольку завтра вам улетать в отпуск, а вы не помните, куда его задевали.

• Толкаться среди огромного количества таких же, как вы, бедолаг, вспомнивших о покупке рождественских подарков за неделю до рождества.

И это – лишь малая толика. Поэтому не говорите мне, что успевать все – скучно.

Я полагаю, что Интернет – величайшее зло нашего времени. Обычно я сажусь за компьютер безо всякого умысла, желая заняться какой-либо важной работой, однако что-нибудь постороннее непременно притягивает мое внимание.

Единственный способ справиться с проблемой – быть честным с самим собой. Скажите себе: «Я отвлекаюсь, но сейчас у меня нет на это времени». Если надо, сделайте заметку, чтобы вернуться к оставленному позднее. Если речь идет об Интернете, то, скорее всего, взглянув позже на свою записку, вы решите, что вам это совершенно не нужно. Хотя, разумеется, вы вполне можете отвлечься на что-то действительно важное. Однако это вовсе не значит, что вы правильно выбрали время для такого дела. Вещи действительно нужно отправить в стирку, но не посреди составления списка покупок. Закончите начатое, иначе, вернувшись к тому же списку, вы минут пять будете вспоминать, на чем остановились. Электронную почту тоже следует разобрать – но это вовсе не значит, что ради нее вам следует прерывать подготовку к сегодняшнему совещанию. Разобраться с письмами вы сможете позднее.

Как и в случае с оттягиванием дел, вы должны поймать себя на месте преступления. Подсознательно вы понимаете, что поступаете неправильно. Если вы будете осознавать это и смотреть проблеме в лицо, ее будет гораздо проще контролировать.

Я люблю оттягивать дела до последнего. И неплохо умею это делать, поверьте. Я могу целое утро заваривать чай и составлять списки вместо того чтобы наконец сесть за работу. Будучи подростком, я, как и большинство моих сверстников, мог так долго шлифовать свой план подготовки к экзаменам, что у меня не оставалось времени на саму подготовку.

Разумеется, я поступаю так лишь в случае, если мне не хочется делать то, что необходимо. Иногда даже думать о намеченном мне неприятно. Как правило, речь идет о каком-то трудном деле или о проблеме, к решению которой я не знаю, как подступиться. Иногда такое происходит с разговором, если, как я предполагаю, он будет непростым, время от времени – просто с грязной и неприятной работой вроде ремонта машины или мытья духовки. Однако, о чем бы ни шла речь, вам надо научиться распознавать признаки откладывания дел. Я подозреваю, что вы уже их знаете. Поймав себя на том, что вновь откладываете что-то важное, вы должны подумать о том, чего именно пытаетесь избежать, и спросить себя, почему это делаете. Почему я не хочу этим заняться? Часто откровенного ответа на такой вопрос достаточно, чтобы выйти из привычной схемы. Если это не срабатывает, просто заставьте себя немедленно заняться неприятным делом и покончите с ним поскорее. Поверьте, потом вы скажете себе за это спасибо.

Часто вы чувствуете, что поток дел захлестывает вас. Вы не знаете, с чего начать, объем работы кажется пугающим. Ну что ж, если полная картина внушает вам страх, незачем на нее смотреть. Как бы то ни было, в каждый момент времени вы можете заниматься лишь одним делом. Вы способны работать быстро и эффективно, вычеркивая из вашего списка один пункт за другим, но у вас не получится заниматься двумя делами одновременно. Поэтому опустите голову и взгляните на один-единственный краешек находящейся перед вами работы. На одну комнату, а не на все три этажа вашего дома. На один документ на вашем рабочем столе, а не на всю кучу разом. Начните с самого срочного и понемногу делайте дела одно за другим. Стройте стену по кирпичику. Не думайте о количестве работы, просто трудитесь не покладая рук, пока не поймете, что делаете успехи. В конце концов, оглянувшись назад, вы удивитесь, сколько задач сумели выполнить.

Используйте приемы, описанные в этой книге, а также другие известные вам, чтобы справляться с каждой задачей как можно быстрее и эффективнее, и вы обнаружите, что, когда паника уляжется, работа будет сделана. Так обычно и бывает.

Вы знаете, что дела зачастую имеют обыкновение скапливаться и заваливать вас. Это относится к уборке, упорядочению документации или ведению дневника. Если вы похожи на меня, это может случаться со всеми тремя перечисленными делами и многими, многими другими. Медленно и болезненно приходило ко мне понимание того, что подобными вещами следует заниматься часто и понемногу.

Если, прочтя документ, вы тут же подошьете его в нужную папку, то сделаете это очень быстро, практически незаметно. Точно так же и с дневником: если вы будете делать записи каждое утро, на это уйдут считаные секунды. Что же касается уборки, то вы можете сократить ее время, начав класть вещи на свои места (хотя заставить членов семьи поддержать ваш почин иногда оказывается сложнее). Поступать так – дело привычки, а значит, труднее всего вам придется вначале. Однако уже спустя несколько дней вы заметите разницу.

Итак, что за дела у вас вечно скапливаются? По-видимому, те, за которые вы боитесь браться, потому что не можете за ними уследить, и в итоге на них приходится тратить массу времени. Именно на таких делах и проверьте эту стратегию – и по сравнению с привычным подходом разница окажется особенно заметной.

Если у вас масса работы, вы выполните ее куда быстрее, если будете мыслить позитивно. Для этого следует сфокусироваться на том, что уже удалось сделать, а не на задачах, пока оставшихся в списке. Помните, что всякая работа в конце концов бывает доделана, а если нет – что ж, Земля от этого не перестает вращаться. Если задачу так никто и не выполнит, может, она была не слишком-то нужна? Иначе кто-нибудь наверняка довел бы дело до конца.

Я знаю чудовищно занятых людей, попадавших в ситуации, когда им не удавалось сделать нечто важное, потому что у них сгорел дом, или умер кто-то из близких, или прогорел бизнес. Тем не менее Земля все еще вертится. Не забывайте о перспективе и не впадайте в панику от малейшей неудачи. Вы не успели зайти в магазин? Уверен, у вас в буфете кое-что есть, так что дети не останутся голодными. Вы не смогли разобраться с сегодняшней почтой, и теперь завтра ее скопится еще больше? Может быть, но важные письма вы так или иначе не пропустите. Вероятно, это не самый лучший подход, но если вы не в силах изменить обстоятельства, глупо из-за этого нервничать. Поэтому старайтесь увидеть в каждой ситуации ее светлую сторону и не забывайте о своих достижениях. Это поможет вам понять, сколь на многое вы способны.

Существуют вещи, которые просто пожирают наше время. Наиболее яркий пример – уже упомянутый мной Интернет. Я не хочу произносить в его адрес филиппик: я ведь знаю, что это – гениальное изобретение человечества, облегчившее нашу жизнь и т. п., однако с его помощью можно бездарно растратить не меньше времени, чем сэкономить.

У каждого из нас – свои пожиратели времени. Для меня это нарды: начиная играть, я сразу перестаю замечать, как бегут часы. Наиболее распространены в этом качестве электронные игрушки вроде приставок PlayStation и Nintendo Wii, хотя некоторые из этих гаджетов предназначены отнюдь не для игры. Кое-кто проводит долгие часы на кухне, готовя изысканные блюда и тратя на это массу времени, хотя могут приготовить нечто не менее вкусное гораздо быстрее. Я знаю людей, часами занимающихся уборкой, хотя пробежка по дому с пылесосом была бы не менее эффективна. Встречаются и пожиратели времени в человеческом обличье, с которыми вы не можете по-быстрому перекинуться парой слов, поскольку любой разговор оборачивается двухчасовой беседой, хотя вы вряд ли хотели потратить два часа именно таким образом.

Если у вас полно времени, во всем этом нет ничего плохого. Но если вы хотите больше успевать, вам следует понимать, куда уходит время, и строго отнестись к его пожирателям. Лучше всего от них отказаться. Отложите общение с такими людьми до тех пор, пока у вас не появится много лишнего времени, а будучи занятым, всячески избегайте их.

У каждого – свое наиболее продуктивное время суток. Я слышал, что оно связано со временем рождения человека, однако в моем случае это абсолютно не так. Кроме того, такая версия ничем не поможет тому, кто не знает точного времени своего рождения. Лично у меня лучшее время для работы менялось на протяжении жизни.

Раньше мне лучше всего работалось примерно в два часа ночи – быть может, благодаря тишине и спокойствию. А сейчас для меня самое продуктивное время – первая половина утра. У вас это, возможно, будет день или вечер. А некоторые трудятся наиболее эффективно в пять утра (хорошо, что я не из их числа! Ненавижу рано вставать).

Вам следует понять, когда вы в наилучшей форме, чтобы активнее использовать свой продуктивный период. Убедитесь, что эту часть дня вы не растрачиваете бездарно, а напротив, беретесь за наиболее важные дела. Быть может, вы попробуете решить проблему, требующую максимальной концентрации, или займетесь чем-то, что вас пугает, или молниеносно разделаетесь с самой сложной задачей из вашего списка. В общем, сами решайте, как использовать это время, – только не растрачивайте его на ерунду, если хотите все успеть.

Если вы оставляете самые пугающие задачи на последнюю минуту, то, вполне вероятно, выполняете их вдвое быстрее, чем сумели бы в другое время. Немного найдется более эффективных стимуляторов трудолюбия, нежели приближающийся срок сдачи работы. Однако у такого подхода есть свои недостатки.

• Если четких сроков сдачи работы нет, она будет висеть на вас до скончания века.

• Многие дни и недели вы живете в страхе, тогда как могли бы провести это время, испытывая гордость за себя, если бы закончили работу раньше.

• Вы не действуете и вполовину так же хорошо, как обычно, поскольку время работает против вас.

Да, вы не хотите браться за эту задачу, однако рано или поздно вам все-таки придется к ней подступиться. Я знаю, что, если бы вы могли от нее избавиться, вы бы это сделали. Так что лучше подумайте о том, как будете чувствовать себя завтра в то же самое время, если сделаете нужное дело – или если отложите его. Это единственная точка, в которой вы можете выбирать, – ведь, так или иначе, вам придется выполнить задачу. Выбирать можно только одно – когда именно работать.

Я уверен, что, покончив с неприятным делом, вы почувствуете себя куда более счастливым. Так что сделайте это. И прямо сейчас.

Неважно, чем вы занимаетесь, – все равно вам приходится тратить время на множество дел. Это касается даже писателей: если вы полагаете, что я целый день занят одним и тем же, то ошибаетесь. Я не просто сижу и «творю» целые дни напролет. Я планирую новые проекты, пишу уже задуманные книги, отвечаю на письма, занимаюсь домом и счетами (весьма многочисленными, надо признаться). Кроме того, мне приходится выкраивать время на стирку, покупки, выгул собаки и многое другое. Все эти задачи можно выполнять в любое время, на которое не запланировано ничего существенного.

Работаете вы или нет, вам все равно придется столкнуться с подобными задачами. С точки зрения экономии времени главная проблема состоит в том, что процесс их решения имеет обыкновение затягиваться. В какой-то момент вы понимаете, что загулялись по магазинам, или на часах половина третьего – а вы еще не разобрали почту, или никак не можете сесть за работу, поскольку многочисленные хозяйственные мелочи никак не могут вас отпустить[3 - Кого, меня? – Прим. авт.].

Решить проблему можно, устанавливая для каждого из дел временные границы. Только пусть они будут реалистичными, ведь если вы не сможете их придерживаться, система не сработает. К примеру, когда я пишу книгу, время до девяти утра всегда отвожу домашним делам – стирке, уборке и прочему. Затем сажусь работать и с девяти до десяти занимаюсь срочными вопросами, разбираю почту и т. д. В десять начинаю писать.

Только вы сможете составить для себя подходящий график. Но если не установите время начала и окончания для каждого из дел, вы с ними не справитесь.

Я знаю, что основная цель этой книги – научить вас все успевать без излишних усилий. Однако иногда придется поработать побольше, чтобы упростить себе жизнь на будущее.

Как часто вам приходится думать: «Если бы я поступил так-то и так-то, сейчас все было бы проще»? Что ж, в следующий раз, когда поймаете себя на подобной мысли, начинайте действовать. Один раз потратив час или два на организацию удобной системы хранения документов, вы больше не будете терять время на поиск нужной бумаги[4 - Я, быть может, наивно, исхожу из того, что, имея подобную систему, вы все-таки будете ею пользоваться. – Прим. авт.]. Да, вам придется выкроить из своего расписания два часа – но они будут потрачены с толком.

Если вы будете возить детей в школу по очереди с кем-нибудь из родителей, вам не придется тратить на это время как минимум пару дней в неделю. Подумайте, сколько часов у вас освободится! Разумеется, до этого придется потратить время, чтобы обзвонить других родителей и все организовать, но эти инвестиции непременно окупятся.

Приучитесь никогда не возвращаться к мысли: «Если бы я поступил так-то…», не задаваясь одновременно вопросом, как можно избежать соответствующих ошибок в будущем. И используйте стратегии, описанные в этой книге, чтобы действительно их избегать. Поскольку, если в описаниях вы узнаете себя, значит, проблема существует, и успех в ее решении зависит от того, насколько вы на самом деле хотите сберечь время.

Если вы постоянно чувствуете себя перегруженным, возможно, вы просто делаете слишком много. Хорошо, если это доставляет вам удовольствие, – но уверены ли вы в этом? По крайней мере, если вы читаете эту книгу, значит, жизнь ваша организована не совсем так, как вам хотелось бы.

Ответ на заданный выше вопрос может оказаться для вас отрезвляющим. Если редактор просит чуть-чуть сократить статью или книгу, он выкидывает тут и там по слову или по полстроки. Однако если необходимо существенное сокращение – скажем, на 10 %, приходится выбрасывать целые абзацы. Такой объем невозможно сократить, вычеркивая тут и там по одному слову или фразе. Помочь может лишь масштабная «хирургическая» операция. То же самое происходит и в вашей жизни. Если вы по большей части все успеваете и лишь иногда вам приходится торопиться, вы найдете в этой книге несколько ловких приемов, помогающих лучше справляться с делами. Но если вы вечно куда-то спешите и испытываете постоянный стресс, вам придется вычеркнуть часть своей жизни. Звучит грубо, но другого выхода у вас нет.

Быть может, со временем число ваших обязанностей увеличилось, а старые остались неизменными (к примеру, у вас родился ребенок или появилась новая работа с большей продолжительностью рабочего дня). В таком случае вам стоит подумать над сложившейся ситуацией и найти что-то, от чего можно отказаться, хотя бы на время.

Я знаю людей, которые в подобных ситуациях отказывались от членства в разнообразных комитетах, меняли работу на ту, до которой быстрее добираться, и даже вовсе ее бросали – разумеется, если могли себе это позволить. Если вы хотите сохранить здоровую психику, чем-то придется пожертвовать. Лучше осознать это раньше, нежели позднее, и тем самым сберечь свои нервы. Даже если при этом вы кого-то подведете – помните, что вы получаете возможность в большей степени посвятить себя другим. Кроме того, человек, которого вы подводите, в результате будет лучше понимать ситуацию и сможет должным образом реорганизовать работу вместо того чтобы постоянно сталкиваться с задержками и опозданиями с вашей стороны. Так что в долгосрочной перспективе чувство вины будет глодать вас куда меньше.

А вы уверены, что у вас слишком много работы? Нет, я не шучу – просто у большинства из нас есть свободное время, которое мы обычно не проводим в полном бездействии. Если вы решаете записаться в фитнес-клуб, заняться спортом, посмотреть телевизор, почитать газету, пообщаться с друзьями, прогуляться с собакой, пойти на курсы или принять ванну, все это отдых. Вы вовсе не обязаны всем этим заниматься[5 - Да, прогулок с собакой это тоже касается. Иметь домашних животных вас никто не заставляет. Хотя совсем отказываться от ванны, пожалуй, не стоит. – Прим. авт.]. Многие из тех, кто жалуется на избыток дел, в действительности тратят немало времени на то, чем свободно могли бы не заниматься. Это могут быть искренне любимые вами занятия, которые вы вносите в список обязательных дел, чтобы ни в коем случае не пропустить, и все-таки они остаются необязательными – всего лишь разновидностью отдыха. Так что, возможно, в действительности вы – не настолько занятой человек, как вам кажется.

Проблема в том, что, как мы уже поняли, когда у нас появляется свободное время, мы стремимся чем-либо его заполнить. И это прекрасно. Нет смысла проводить дни в полной бездеятельности и апатии. Просто помните, что вы сами делаете выбор, решая, как провести свободное время, и поэтому жаловаться не имеет смысла. Если вы не хотите тратить время на детей и собак – не заводите их. Если не желаете расходовать часы на занятия в спортзале – перестаньте туда ходить.

Я не пытаюсь рисовать перед вами жизнь в черном цвете, советуя бросить любимые занятия. Я просто хочу, чтобы вы изредка напоминали себе: есть виды времяпрепровождения, которым вы предаетесь по собственному желанию. Так что наслаждайтесь ими, вместо того чтобы нервничать и напрягаться, – или бросьте их, если они больше не доставляют вам радости[6 - Если получится, конечно. Разумеется, вы не можете бросить ни ребенка, ни собаку – но вы можете по крайней мере не заводить новых. – Прим. авт.].

У меня есть приятель, который всю жизнь повсюду опаздывал, – если, конечно, вовсе не забывал явиться. Он постоянно забывал перезванивать, и единственное, в чем с ним всегда можно было быть уверенным, – это в том, что он непременно пропустит любое важное мероприятие. Его ненадежность вошла в легенды. Она раздражала всех его друзей, однако мы привыкли с ним мириться, поскольку, когда мой приятель все-таки выбирался составить нам компанию, находиться в его обществе было истинным удовольствием.

Помню, как несколько лет назад я был поражен, когда он впервые пришел на встречу вовремя. Я оказался совершенно не готов к его приходу, планируя пообедать с ним часа в три: ведь он сказал, что будет в полдень, и я дал ему обычную фору. Я спросил его, что с ним случилось, и мой приятель объяснил: он решил покончить со своей безответственностью, поняв, что ведет себя нечестно по отношению к другим. Вот так просто. И знаете, с тех пор я не припомню, чтобы он опаздывал хоть на сколько-нибудь заметное время.

Поверьте, если он смог это сделать, сможете и вы. Если вы склонны подводить других и вечно всюду опаздывать, никогда не поздно измениться. Вопрос лишь в том, чтобы, подобно моему другу, осознать: опаздывая и постоянно демонстрируя свою ненадежность, вы ведете себя нечестно по отношению к другим. Это неуважительно – о чем вам наверняка не раз говорила ваша мама. Конечно, мы всегда прощали нашего друга, но это не значит, что его поведение не создавало нам неудобств. И я уверен: кое-кому мириться с этим было куда сложнее, чем мне.

Помимо прочего, мой друг рассказал, что с тех пор как он твердо знает, когда и где должен быть, жизнь очень упростилась. Он стал более организованным, и сейчас ему гораздо легче выполнять взятые на себя обязательства. Так что выиграли от перемены все.

Я не собираюсь противоречить сказанному в предыдущей главе, и все же, за исключением моего друга[7 - И, конечно, вас, если вы собираетесь стать более ответственным. – Прим. авт.], люди не меняются. Человек ненадежный, чрезмерно восприимчивый, медлительный, безответственный, склонный к доминированию или обладающий другим ярко выраженным качеством, всегда останется таковым.