Настольная книга администратора АХО

3) нарушения правил и норм внутреннего трудового распорядка компании;

4) низкую эффективность работы административно-хозяйственного отдела;

5) обеспечение трудовой дисциплины среди сотрудников отдела;

6) нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм;

7) предоставление недостоверной или неточной информации о состоянии выполнения поставленных руководством компании практических задач;

8) разглашение конфиденциальной информации («коммерческой тайны») или выдачу документации компании посторонним лицам.

Остановимся подробнее на шестом пункте приведенного раздела должностной инструкции администратора административно-хозяйственного отдела. Если невыполнение служебных обязанностей и задач, поставленных руководством компании, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и необеспечение трудовой дисциплины грозят администратору АХО, в худшем случае, увольнением (в лучшем случае – замечанием со стороны начальства), то нарушение правил пожарной безопасности, техники безопасности и санитарных норм уже чревато административной или даже уголовной ответственностью. Даже если, например, во время произошедшего в помещении компании пожара не будет человеческих жертв, администратор АХО и руководитель компании (или арендодатель помещения), согласно законодательству РФ, должны быть привлечены к административной ответственности и будут вынуждены заплатить штраф. Если же произошедший пожар станет причиной гибели людей, то такая ситуация влечет за собой уже уголовное дело и обвинение сразу по нескольким статьям (причинение смерти по неосторожности, халатность и др. в зависимости от конкретного случая), что грозит уже лишением свободы сроком на несколько лет. Административная или уголовная ответственность могут последовать и в том случае, если, например, в столовой компании были нарушены санитарные нормы. Нарушения технологического процесса (например, соус или кисель с неправильной консистенцией) влекут лишь административную ответственность (или же просто представление с требованием устранить нарушения законодательства РФ), тогда как случаи отравления сотрудников в столовой компании грозят уже уголовной ответственностью.

Если коснуться ситуации, примерно в одинаковой форме протекающей во многих маленьких компаниях, то выясняется, что администратор административно-хозяйственного отдела (как правило, в таких компаниях – в должности завхоза или офис-менеджера) обязан заниматься, помимо основных своих функций, множеством сторонних дел (обычно это обуславливается маленьким штатом сотрудников и отсутствием возможности или желания приема новых). Например, в малых коммерческих организациях руководитель АХО нередко контролирует открытие и закрытие магазинов, качество их охраны, инкассирует деньги из магазинов в головной офис (или обратно). Соответственно, в этом случае в должностной инструкции этого лица прописывается ответственность за качество выполнения этой работы. Может показаться, что на эти «дополнительные» обязанности, приносящие также новые условия ответственности перед начальством, администратор административно-хозяйственного отдела вправе обращать меньше внимания, чем на свои прямые обязанности. Однако, поставив свою подпись на должностной инструкции, администратор АХО, как и любой другой сотрудник, принимает предложенные ему руководством компании условия. Поэтому за такие «дополнительные» обязанности администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность не меньшую, чем за выполнение своих прямых обязанностей.

Итак, администратор административно-хозяйственного отдела несет ответственность, в первую очередь, за выполнение всех функций своего отдела и за решение практических задач и целей, поставленных руководством компании.

Глава 2. Компьютерная программа и ведение склада в Excel

Как уже говорилось в первой главе, сейчас одним из основных требований к кандидатам на должность администратора административно-хозяйственного отдела является знание персонального компьютера на уровне уверенного пользователя. Администратору АХО знание компьютера требуется в первую очередь для составления смет, ведения и поддержки баз данных, библиотек и архивов. Когда же заходит вопрос о программном продукте, способном выполнять все необходимые администратору административно-хозяйственного отдела функции, сначала говорят о продукте Microsoft Office Excel, считающемся наиболее простым и даже примитивным среди множества программ такого рода. Этот программный продукт считается интуитивно понятным, однако на интуицию здесь стоит рассчитывать лишь людям, хорошо знакомым с другими приложениями Microsoft Office.

От стандартного окна практически любого другого приложения ОС Windows окно MS Excel отличается в первую очередь своей структурой, т. е. наличием внутренней многооконности. По умолчанию, т. е. без изменения настроек программы пользователем, рабочее окно MS Excel выглядит следующим образом.

1. Заголовок окна.

2. Электронная таблица (собственно рабочая область окна MS Excel).

3. Панель инструментов.

4. Строка формул.

Расположенный в самой верхней части окна заголовок содержит названия активного приложения («Microsoft Excel») и открытого файла (например, «Книга 1» или «Book 1»).

Электронная таблица представляют собой ту самую рабочую область, в которой и производится работа с данными и переменными. Каждая ячейка электронной таблицы имеет свои координаты: числовое обозначение строки и буквенное – столбца. Максимальное количество строк в таблице равно 65356 (числа 1, …, 65356); максимальное количество столбцов в таблице достигает 256 (буквенные обозначения A, B, …, Z, AA, AB, …, AZ, BA, …, BZ, …, IV). Итого максимальное количество ячеек в электронной таблице равно 2

= 16777216. Когда одна электронная таблица Excel перестаёт вмещать все необходимые данные, в том же файле можно создать ещё одну или несколько таблиц. По умолчанию в каждой новой «книге» MS Excel создаёт одну или несколько электронных таблиц, перемещаться межу которыми можно, нажимая на ярлыки с названиями электронных таблиц. По умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2» и т. д., но могут быть переименованы пользователем – для этого нужно навести курсор мыши на название ярлыка, которые необходимо изменить, нажать на правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать команду Переименовать.

Важный момент: ввод текста в любую из ячеек электронной таблицы будет вестись в одну строку, пока не будет полностью заполнена строка ввода строки формул; только тогда текст в ячейке автоматически перейдёт на следующую строку. Если, как при работе в обычном текстовом редакторе, во время набора текста в ячейке нажать клавишу «Enter», курсор переведет букву на следующую ячейку того же столбца, но не на следующую строку этой же ячейки. Чтобы вернуться к редактированию ячейки, нужно навести на неё курсор мыши и нажать на левую кнопку мыши дважды через короткий промежуток времени без остановки (если нажать на кнопку только один раз, то при попытке ввода текста старое содержимое ячейки будет удалено).

Панель инструментов в MS Excel по умолчанию расположены между заголовком окна и электронной таблицей. Сразу под заголовком окна располагается строка меню команд, которую можно отличить от других панелей окна MS Excel по словесным заголовкам подменю и команд, тогда как другие панели – панели инструментов – имеют вид рядов кнопок с иконками, обозначающими функции, которые выполняются при нажатии кнопок. В некоторых новых версиях MS Excel выпадающее меню строки команд показывают не все команды меню (показываются наиболее часто выбираемые команды каждого меню); чтобы увидеть полный список, необходимо нажать на кнопку с указывающей вниз стрелкой в нижней части открывшегося выпадающего меню.

Каждая из панелей инструментов имеет собственное назначение. Например, в панели Рисование собраны инструменты для рисования линий и простейших геометрических фигур, в панели Форматирование – средства для форматирования текста. Пользователь MS Excel может самостоятельно настроить вид рабочего окна программы и выбрать именно те панели инструментов, которые необходимы ему для работы. Сделать это можно несколькими способами.

1. Навести курсор мыши на любую из панелей инструментов и нажать правую кнопку мыши, после чего в выпадающем меню выбрать и отметить галочками те панели, которые нужны для работы.

2. Выбрать в строке команд меню Вид, после чего в выпадающем подменю – Панели инструментов; в появившемся списке панелей инструментов отметить галочками нужные для работы.

Некоторые из выбранных панелей инструментов будут появляться на вполне конкретных местах (например, панель Рисование появляется в нижней части рабочего окна под электронной таблицей), другие – буквально посреди рабочей области MS Excel. Любые панели инструментов можно взять, если навести курсор мыши на левый край панели либо на её заголовок, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская левой кнопки мыши, перенести туда, где их расположение будет удобным для пользователя. Также каждая из панелей инструментов MS Excel может настраиваться так, как удобно пользователю программы. Например, пользователь может по своему усмотрению добавить какие-либо кнопки в любую из панелей инструментов. В правой части каждой панели располагается узкая кнопка с изображение направленной вниз стрелки. При нажатии на кнопки появляется выпадающее меню, позволяющее настроить вид именно этой панели инструментов. Чтобы добавить или удалить кнопки, в появившемся меню нужно выбрать команду Добавить или удалить кнопки, после чего в появившемся подменю выбрать строку с названием настраиваемой панели. Тогда в ещё одном выпадающем меню появится список всех кнопок, предусмотренных для данной панели инструментов. Кнопки, которые показываются на панели, отмечены галочками. Чтобы удалить ненужную кнопку с панели, нужно снять с неё галочку в этом списке, чтобы добавить кнопку – отметить её галочкой.

Как и все программы пакета Microsoft Office, MS Excel имеет свою собственную специализацию, отличающую этот программный продукт от остальных приложений MS Office. Это расширенные возможности построения диаграмм и работа с массивами данных. Это отражается и на виде рабочего окна MS Excel. Строка меню команд в этом программном продукте содержит выпадающее меню «Данные», в состав которого входят команды: Сортировка, Фильтр, Импорт внешних данных и др. Через это меню можно запустить объединение данных в группы, построение сводных таблиц и другие команды. Ни один другой программный продукт из пакета MS Office не обладает такими возможностями. Множество других важных для работы в MS Excel команд входит в состав меню «Сервис»: из этого меню запускаются процедуры поиска решения, сценария, проверки на наличие ошибок, анализа зависимости формул и т. д. Также в этом меню находится команда Анализ данных.

Пристальное внимание следует уделить строке формул – без этого инструмента MS Excel был бы только электронной таблицей, тогда как со строкой формул этот программный продукт становится удобным многофункциональным редактором и систематизатором данных. Строка формул находится в рабочем окне MS Excel между электронной таблицей и панелью инструментов. Визуально строку формул можно разделить на 3 части: левую (адрес ячейки электронной таблицы), среднюю (3 кнопки, позволяющие вводить данные и обрабатывать их) и правую (отображение данных или содержимого конкретной ячейки). Адрес (координаты) ячейки необязательно вписывать в строку самостоятельно, достаточно просто навести курсор мыши на интересующую ячейку и нажать левую кнопку мыши – адрес этой ячейки автоматически впишется в специальную строку. Три кнопки средней части строки формул могут не показываться, когда строка формул неактивна. Чтобы увидеть их, нужно навести курсор мыши на правую часть строки и нажать левую кнопку мыши – строка формул активируется, что будет сопровождено появлением трёх кнопок в средней части и курсора в правой части строки формул.

Если строка формул отсутствует на рабочем экране MS Excel, её необходимо включить. Для этого нужно выбрать меню Вид в строке команд, после чего поставить галочку напротив команды Строка формул в выпадающем меню (если снять галочку, строка формул исчезнет с рабочего экрана).

Левая часть строки формул носит название «поле имён». Хотя основная его функция заключается в отображении адреса выбранной ячейки электронной таблицы, поле также отображает имя выделенной ячейки (если оно есть) или объекта (например, области построения диаграммы) и размер диапазона, если выделено сразу несколько ячеек (с указанием адреса левой верхней ячейки из нескольких выделенных).

Средняя часть обычно появляется тогда, когда пользователь, наведя курсор мыши на строку ввода, нажимает левую кнопку мыши. Она содержит три кнопки: кнопки с крестиком и галочкой (первая отменяет ввод в строку ввода, вторая – принимает) и кнопку со знаком равенства либо с изображением «f

» (математическое обозначение функции) – нажатие на эту кнопку запускает Мастер Функций.

Правая часть, она же строка ввода, служит для отображения и редактирования содержимого ячейки электронной таблицы.

Программный продукт MS Excel способен вести диалоги с пользователем при помощи так называемых диалоговых окон. Такие окна содержат несколько основных компонентов. Первый вид таких компонентов – опция. Опция имеет вид небольшого белого квадратика, нажатием курсора мыши на который можно поставить так называемый флажок (крестик, галочку и т. д.) либо убрать его. Наличие флажка напротив какого-либо параметра включает эту опцию, отсутствие флажка – выключает. Другой вид компонентов – переключатель. Он имеет вид небольшого белого кружка. Вместо флажка в переключатель выставляется точка, наличие которой также говорит о том, что переключатель включен (соответственно, если в кружке переключателя точки нет, он выключен). В отличие от опции переключатель используется в тех случаях, когда из ряда предложенных параметров пользователь должен выбрать только один, т. е. если при использовании опций выбор сразу всех предложенных параметров возможен, то при использовании переключателей выбирать приходится что-то одно; выключить сразу все переключатели тоже невозможно. Поле списка используется в тех же случаях, что и переключатели (в списке тоже можно выбрать только один вариант ответа). Оно имеет совершенно другой вид: обычно поле списка предлагает пользователю вариант по умолчанию либо не предлагает ничего – в этом случае строка пустая, причём строка, в которой написан предлагаемый параметр, в конце имеет кнопку с указывающей вниз стрелкой. При нажатии на эту кнопку поле выдаёт полный список параметров, из которых пользователь должен выбрать один, наиболее приемлемый. Четвёртый вид компонентов диалогового окна – это поле ввода. Оно имеет вид пустой строки, в которую пользователь должен самостоятельно ввести численное значение (или текст), которое будет использовано, например, для изменения параметров какой-либо команды.

Одна из наиболее часто встречающихся в MS Excel форм диалогового окна – это список. Основным элементом такого диалогового окна является поле списка, и пользователь должен выбрать нужный ему параметр из предложенного списка. Один из примеров спискового диалогового окна является Мастер Функций.

Одно из самых важных диалоговых окон MS Excel – это окно Параметры, определяющее множество свойств и параметров программы и вид её рабочего окна (окно запускается из подменю Параметры меню Сервис). Вкладка Вид позволяет настроить внешний вид рабочего окна так, чтобы было удобно пользователю (например, убрать с рабочего окна строку состояния и отменить отображение окон на панели задач). Вкладка Правка позволяет включить возможность перетаскивания ячеек таблицы (к этой же опции можно по желанию добавить предупреждение, которое будет появляться при попытке перезаписать какие-либо ячейки с помощью их перетаскивания), указать, на какую ячейку будет переходить курсор, если в режиме ввода нажать клавишу «Enter» (по умолчанию курсор переходит вниз, однако это бывает неудобно, когда, например, требуется заполнить не столбец, а строку, причём не слева направо, а справа налево), включить или отключить автоматическую вставку процентов и т. д. Вкладка Общие в том же меню позволяет настроить некоторые общие свойства и параметры работы программного продукта, например, установить название и размер основного шрифта, количество листов, автоматически создаваемых вместе с каждой новой книгой MS Excel, и имя пользователя программы. На этой вкладке можно также настроить такой удобный параметр, как запоминание нескольких последних файлов, которые были использованы в работе программного продукта. Так, если программа постоянно работает с большим количеством файлов, есть смысл выставить большое значение количества запоминаемых файлов, например 8–9; если программа работает с маленьким количеством файлов, в таком большом списке программ нет смысла, и его можно уменьшить до 3–4. На вкладке Переход можно указать, в каком формате будут сохраняться книги, создаваемые в MS Excel (в список, кроме формата Microsoft Office Excel, входят такие форматы, как веб-страница, шаблон, текстовые файл и т. д.). Вкладка Диаграммы позволяет настроить внешний вид диаграмм, использованных в книге. На вкладке Цвет можно установить стандартный цвет (по умолчанию – чёрный), цвета заливки диаграмм и линий диаграмм. Вкладка Вычисления даёт возможность настроить точность вычислений программы, включать и выключать автоматические вычисления и настраивать некоторые параметры книги. Вкладка Сохранение позволяет настроить функцию автоматического восстановления информации. Например, если из-за какого-либо сбоя работа программы была закончена некорректно и информация не была сохранена, при включенном Автовосстановлении MS Excel сразу после загрузки спрашивает, нужно ли сохранить эту информацию. Таким образом, даже несохранённая информация не утрачивается. На вкладке Проверка ошибок можно настроить цвет выделения ошибок и выбрать из списка те ошибки, наличие которых необходимо проверять (например, проверка несоответствия форматов, когда текст сохраняют как число). Вкладка Орфография позволяет установить язык словаря и настроить параметры Автозамены, например автоматическую замену в тексте сочетания «(c)» на «©». Вкладка Безопасность соответственно даёт возможность настроить некоторые параметры безопасности. Все эти параметры позволяют пользователю настроить программный продукт так, чтобы ему было удобно им пользоваться. Остановимся более подробно на основных функциях, доступных из меню Файл строки меню. В этом меню (как, впрочем, и во всех остальных меню строки меню) все функции и команды разделены на группы по принципу выполнения однотипных операций. В первой группе находятся команды, позволяющие создать новую книгу (Создать), открыть уже созданную (Открыть) и закрыть активную книгу (Закрыть). Во второй группе собраны команды, дающие возможность пользователю просто сохранить файл под выбранным именем в выбранном формате (Сохранить), сохранить файл под другим именем или в другом формате (Сохранить как…), сохранить файл в формате веб-страницы (Сохранить как веб-страницу) или сохранить файл как рабочую область (Сохранить как рабочую область). Следующая большая группа команд – это команды, связанные с распечаткой файлов MS Excel. Сюда входят такие функции, как параметры страницы (т. е. как будет выглядеть на бумаге распечатанная книга (Параметры страницы)), установка области печати, когда необходимо распечатать только часть файла (Область печати), предварительный просмотр страницы распечатанного текста (Предварительный просмотр) и собственно команда печати файла (Печать). Последняя группа меню Файл – это последние открываемые в MS Excel файлы электронных таблиц (количество, установленное в команде Параметры, о которых рассказывалось выше).

Следующее в строке меню – это меню Правка, общее для всех программных продуктов Microsoft Office, однако у меню MS Excel есть свои отличия. В этом меню команды тоже разделены на группы. В первую группу попадают команды, позволяющие отменять некоторое количество последних действий пользователя и возвращать их после отмены (Отменить и Повторить соответственно). Во второй группе находятся функции, общие для всех без исключения программ пакета Microsoft Office: Вырезать, Копировать, Вставить. Первая команда вырезает содержимое выбранной ячейки, но не удаляет, оставляя пользователю возможность вставить его соответствующей командой в другую ячейку. Команда Копировать копирует содержимое ячейки, чтобы его можно вставить в одну или несколько других ячеек, но не вырезает его из выбранной ячейки; команда Вставить вставляет в выбранную ячейку информацию, находящуюся в буфере обмена, например, скопированную или вырезанную из другой ячейки электронной таблицы. Третья группа данного меню специфична и доступна только в MS Excel, так как включает в себя команды, имеющие смысл только для работы с электронными таблицами. В третью группу входят команды, позволяющие копировать содержимое левой верхней ячейки выделенной области на всю область в направлении, заданном пользователем (Заполнить); очистить ячейки в выбранной области, удалив из них информацию, гиперссылки, примечания, форматирование или сразу всё (Очистить), удалить какие-либо ячейки или сразу строку или столбец (Удалить…), а также удалить, скопировать или переместить весь лист электронной таблицы (Удалить лист и Переместить/Скопировать лист соответственно). Последняя, четвёртая группа меню Правка представляет собой команды, связанные с поиском и заменой текста, позволяющие найти некоторый отрывок текста, заменить его на какой-либо другой или перейти к нему: Найти, Заменить, Перейти.

Меню Вид содержит команды, способные изменять внешний вид рабочего окна MS Excel и сделать его более удобным для пользователя. Первая группа команд в этом меню позволяет пользователю выбрать, какую форму будет иметь документ: обычную форму или с разметкой страниц (Обычный или Разметка страниц соответственно). Вторая группа даёт возможность выбрать те компоненты рабочего окна, которые должны в нём показываться. Ставя и убирая флажки напротив названий компонентов рабочего окна, пользователь включает и выключает отображение компонентов. Третья группа включает в себя всего две команды: Масштаб и Во весь экран. Первая функция позволяет пользователю менять масштаб изображения электронной таблицы. Вторая заполняет электронной таблицей весь экран, убирая остальные элементы рабочего экрана.

В меню Вставка находится гораздо больше команд, специфичных именно для программного продукта MS Excel. Практически вся первая группа команд этого меню направлена на работу с электронной таблицей: добавление ячеек (Ячейки), строк (Строки), столбцов (Столбцы), новых листов активной книги Ms Excel (Лист); также в первую группу входят команды вставки диаграмм (Диаграмма) и символов (Символ). Во вторую группу входят команды Разрыв страницы (вставляет на листе разрыв страницы в месте положения курсора), Функция (вставляет функцию в выделенную ячейку электронной таблицы), Имя (набор функций, управляющих наименованием строк и столбцов электронной таблицы и выделенных диапазонов ячеек) и Примечание (вставляет в выделенную ячейку примечание); управлять примечанием можно также с помощью панели инструментов Рецензирование. Третья группа команд меню Вставка даёт пользователю возможность вставить в книгу MS Excel рисунок, например, из какого-либо графического файла или из коллекции MS Office (Рисунок), вставить диаграмму нестандартного вида (Схематическая диаграмма), объект из какого-либо другого программного продукта (Объект) или гиперссылку (Гиперссылка).

Меню Формат – самое маленькое из содержащихся в строке меню MS Excel, однако этот факт вовсе не уменьшает значимости этого меню. Первая группа команд меню Формат позволяет форматировать электронную таблицу, и в её число входят: различные настройки форматов ячеек электронной таблицы (Ячейки…), команды, позволяющие настроить форматирование строк и столбцов электронной таблицы и целых листов книг MS Excel (Строка, Столбец и Лист соответственно). Вторая группа команд даёт возможность пользователю использовать различные стили (в MS Excel существует понятие «автоформат» – предустановленный в программном продукте набор параметров форматирования, который можно применить как к выделенному диапазону ячеек электронной таблицы, так и к сводной таблице). Формат и автоматический формат имеют большое значение при создании документов в программном продукте MS Excel, поэтому мы ещё вернёмся к более детальному рассмотрению команд и настроек этого меню.

Меню Сервис содержит множество средств анализа и настроек этого процесса, и по этой причине его можно назвать одним из самых важных меню программного продукта MS Excel. В первую группу команд этого меню входят команды, связанные с проверкой наличия в документе ошибок, как связанных со структурой электронной таблицы, так и орфографических и пунктуационных. Это команды, позволяющие начать проверку орфографии на активном листе книги MS Excel (Орфография) или проверку всего листа на наличие ошибок в структуре таблицы, формулах или форматировании ячеек (Проверка наличия ошибок…). Следующая группа команд объединяется принципом настройки защиты файлов и доступа к ним и содержит команды, позволяющие пользователю настроить параметры совместной работы с файлом в сети (Совместная работа), установить защиту файла (Защита), разрешить нескольким другим пользователям использовать этот документ одновременно (Доступ…). Следующая, третья группа – это группа команд анализа; в неё входят команды Подбор параметра, Сценарии… и Зависимости формул, необходимые для создания и настройки электронных таблиц со сложной структурой. Наконец, последняя четвертая группа команд меню Сервис даёт пользователю возможность управлять параметрами. О части доступных в этой группе настроек более подробно уже говорилось выше (команда Параметры); также команды этой группы позволяют пользователю работать с макросами (Макрос), управлять доступными в MS Excel надстройками (Надстройки), изменять настраиваемые меню и панели инструментов (Настройки) и менять параметры автоматической замены текста (Параметры автозамены).

Следующее меню в строке меню – это Данные, по сути своей являющееся основным для MS Excel, так как данный программный продукт создавался для работы с данными. Первая группа команд в меню Данные необходима для обработки данных и содержит следующие команды: Сортировка… (позволяет отсортировать данные в выделенном диапазоне ячеек электронной таблицы по принципу, наиболее удобному для пользователя); Фильтр (находит и выводит на экран те элементы из выделенного диапазона ячеек, которые удовлетворяют заданным пользователем условиям); Форма… (команда открывает диалоговое окно, в котором в некоторых случаях бывает более удобно для пользователя работать с данными: просматривать их, изменять, удалять, добавлять новые или выполнять поиск); Итоги… (вычислят полные итоговые или промежуточные значения для выбранных пользователем столбцов электронной таблицы, после чего автоматически создаёт в соседнем с выбранным столбце и на левых полях, за названиями строк таблицы, электронную структуру выделенного пользователем диапазона); Проверка… (позволяет запустить процедуру ограничения вводимых данных путём определения допустимых типов данных и значений ячеек. В диалоговом окне, вызываемом этой командой, можно задать предельные значения всех вводимых данных. Команда Текст по столбцам… из второй группы меню Данные вызывает диалоговое окно Мастер текстов, призванное преобразовать выделенный пользователем текст в таблицу. Команда Группа и структура из той же группы меню необходима для структурирования данного рабочего файла MS Excel. Команды Консолидация… и Таблица подстановки… необходимы для работы с массивами данных и будут подробнее рассмотрены позднее. Команда Сводная таблица…, по своему смыслу не входящая ни в одну из групп меню Данные, запускает Мастер сводных таблиц и диаграмм, позволяющий пользователю создать сводную таблицу или сводную диаграмму со сводной таблицей.

Меню Окно содержит команды, позволяющие работать с окнами в MS Excel (например, контролировать расположение и отображение окон). Практически все команды этого меню интуитивно понятны (например, команда Закрыть закрывает активное окно). Остановимся более подробно на команде Закрепить области: если выделить курсором некоторый диапазон ячеек электронной таблицы и выполнить эту команду, выделенная область станет восприниматься программой как заголовок и, как следствие, показываться на экране постоянно, независимо от движения полос прокрутки (если выделить только одну ячейку, то будет закреплена область, расположенная слева и сверху от неё). Эта команда особенно удобна тогда, когда в таблице используются большие заголовки, либо тогда, когда электронная таблица объёмна сама по себе, а прокрутка вниз либо вправо лишает пользователя возможности видеть заголовки.

Меню Справка, последнее в строке меню, создано разработчиками программного продукта исключительно для удобства пользователя и облегчения процесса получения необходимой информации по каким-либо вопросам. В этом меню особое внимание необходимо уделить двум командам: Показать помощника (Помощник в пакете Microsoft Office – это небольшое анимированное изображение забавного зверька, человека или канцелярской принадлежности, предлагающее пользователю советы касательно каждого его действия в MS Excel; это практически необходимо для тех, кто только учится работе с данным программным продуктом, и может быть полезно для тех, кто уже владеет азами обращения с MS Excel) и Справка: Microsoft Excel. Команда Справка: Microsoft Excel удобна тем, что совмещает в себе два варианта получения информации пользователем. Пользователь может задать поиск в соответствующей строке, чтобы затем выбрать необходимую ему информацию из статей, найденных по введённым им ключевым словам, либо самостоятельно открыть раздел, соответствующий интересующему его вопросу, и прочитать полную по нему информацию.

Теперь рассмотрим две основные панели инструментов, которые по умолчанию включены в MS Excel: панели Стандартная и Форматирование. Выбор разработчиков, сделавших именно эти две панели основными, не случаен: именно операции и функции, доступные для выполнения через нажатия на кнопки этих панелей инструментов, являются основными в работе с MS Excel. Разумеется, всеми этими функциями можно воспользоваться и через выпадающие меню строки меню, однако наличие панелей инструментов на рабочем экране значительно сокращает время, которое пользователь тратит, например, на сохранение документа, отмену последнего действия или запуск процедуры проверки орфографии в документе, и это серьёзно упрощает работу с программным продуктом.

Панель инструментов Стандартная действительно содержит в себе стандартные функции для работы с файлами и данными. Функциональные кнопки на панели разделены на блоки, объединённые по тому же принципу, что и группы команд в выпадающих меню строки меню. В первый блок из пяти кнопок попадают наиболее часто используемые, по мнению разработчиков программы, функции: создание нового файла (в данном случае новой книги MS Excel – иконка изображает чистый белый лист бумаги с загнутым уголком), открытие уже созданного файла (иконка: открывающаяся жёлтая папка для бумаг), сохранение активного документа (иконка: дискета), управление правами над активным документом (иконка: чистый лист бумаги с запрещающим знаком) и отправка активного документа письмом посредством программного продукта MS Outlook Express (иконка: письмо с конвертом). Во втором блоке находятся кнопки, управляющие печатью текущего документа: Печать (иконка: принтер, выдающий лист бумаги с текстом) и Предварительный просмотр страницы (иконка: лист бумаги под лупой). В третьем блоке находится единственная функция Правописание (иконка: галочка, над который написаны первые три буквы английского алфавита), при нажатии на кнопку начинается проверка орфографии и пунктуации в тексте документа. В этот же блок могут входить дополнительно загружаемые функциональные кнопки, например кнопка Справочные материалы, загружающая в рабочем окне MS Excel толковый словарь русского языка. В следующем блоке находятся кнопки, функции которых относятся к правке текста: Вырезать текст (иконка: ножницы), Копировать текст (иконка: два одинаковых листа бумаги с текстом), Вставить текст (иконка: портфель с листом бумаги на первом плане), формат по образцу (позволяет копировать формат выбранной ячейки в другие ячейки электронной таблицы; иконка: кисть для рисования). В пятый блок панели входят только две функциональные кнопки: Отменить (отменяет одно или несколько последних действий; иконка: закруглённая стрелка, направленная влево) и Вернуть (возвращает отменённое действие; иконка: закруглённая стрелка, направленная вправо). Шестой блок включает в себя практически только те функции, которые свойственны лишь для программного продукта MS Excel и не встречаются больше ни в одной программе из пакета MS Office: Добавить гиперссылку (единственная в этом блоке команда, свойственная и другим программным продуктам MS Office; иконка: три соединённых звена цепи на фоне земного шара), Автосумма (иконка: большая греческая буква «эпсилон», знак математического суммирования), Сортировать по возрастанию (иконка: написанные в столбик буквы «А» и «Я» и стрелка, направленная вниз), Сортировать по убыванию (иконка: написанные в столбик буквы «Я» и «А» и стрелка, направленная вниз). Наконец, в последнем, седьмом блоке, собраны не менее важные, но уже не сгруппированные по какому-либо общему признаку команды: Мастер диаграмм (иконка: объёмная столбчатая диаграмма), Рисование (нажатие на эту кнопку включает и выключает панель команду Рисование; иконка: набор геометрических фигур), Масштаб (позволяет менять масштаб изображения электронной таблицы, но не меняет размера самой таблицы; имеет вид поля списка) и Справка: Microsoft Excel (иконка: круг со знаком вопроса внутри). Без дополнительных настроек к этой панели могут быть добавлены следующие кнопки: Сводная таблица (иконка: таблица с заголовками сверху и слева), Примечание (иконка: папка для бумаг с выглядывающим жёлтым ярлыком), Автофильтр (иконка: фильтрующая воронка с математическим знаком «равно»).

Панель инструментов Форматирование в Microsoft Office Excel снабжена командами, касающимися не только форматирования текста, но и командами, настраивающими формат ячеек электронной таблицы. Эта панель, как и панель Стандартная, способна сохранить много времени пользователя, избавив его от необходимости переходить по нескольким каскадам выпадающих меню в поисках необходимой настройки, – многие операции, связанные с форматированием, можно выполнить, всего лишь нажав на соответствующую кнопку на панели. Подобно панели Стандартная, панель Форматирование также разбита на блоки. В первый блок входят всего два элемента: выбор шрифта текста (по умолчанию стоит шрифт, указанный в Параметрах меню Сервис; имеет вид поля списка) и выбор его размера (имеет вид поля списка). Во втором блоке расположены кнопки, настраивающие видоизменение шрифта: Полужирный (если до нажатия кнопки был выделен некоторый кусок текста, после нажатия его шрифт становится полужирным, если же текст выделен не был, то после нажатия кнопки полужирным будет тот текст, который будет написан пользователем от местоположения курсора в момент нажатия; иконка: написанная полужирным шрифтом буква «Ж»), Курсив (механизм действия команды аналогичен полужирному видоизменению шрифта; иконка: написанная курсивом буква «К»), Подчёркнутый (механизм действия команды аналогичен полужирному видоизменению шрифта; иконка: подчёркнутая буква «Ч»). В третьем блоке собраны кнопки, функции которых направлены на изменение привязки текста внутри ячейки электронной таблицы: По левому краю (привязывает текст к левой границе ячейки электронной таблицы MS Excel; иконка: столбик текста, привязанный к левому краю), По центру (привязывает текст к центру ячейки электронной таблицы; иконка: столбик текста, привязанный по центру), По правому краю (привязывает текст к правой границе ячейки электронной таблицы; иконка: столбик текста, привязанный к правому краю), Объединить и поместить в центре (объединяет выделенный диапазон ячеек в одну; если в выделенном диапазоне было единственное значение только в одной ячейке, то помещает это значение в центр, если в диапазоне было несколько значений, то верхние ячейки имеют преимущество над нижними, левые – над правыми, т. е. если значения были у всех ячеек, то в центр будет помещено значение из левой верхней; иконка: некий объект в центре четырёх объединённых ячеек электронной таблицы). Четвёртый блок меню Форматирование содержит кнопки, объединённые по принципу форматирования ячеек электронной таблицы MS Excel. В этот блок входят следующие параметры форматирования: Денежный формат (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в денежный формат; иконка: бумажная банкнота и несколько монет), Процентный формат (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в процентный формат; иконка: математический символ процента – «%»), Формат с разделителями (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в формат с разделителями; иконка: три последовательно записанных нуля), а также операции: Увеличить разрядность (увеличивает количество нулей после запятой в формате ячейки; иконка: «,0», переходящий в «,00»), Уменьшить разрядность (уменьшает количество нулей после запятой в формате ячейки; иконка: «,00», переходящий в «,00»). В пятый блок функциональных кнопок панели инструментов Форматирование входят команды, позволяющие изменить отступ текста от левой границы ячейки электронной таблицы: Уменьшить отступ (уменьшает отступ от левой границы ячейки; иконка: фрагмент текста, движущийся влево) и Увеличить отступ (увеличивает отступ от левой границы ячейки; иконка: фрагмент текста, движущийся вправо). Регулируя отступ текста в ячейках таблицы, необходимо помнить, что, достигнув правой границы ячейки электронной таблицы, текст далеко не сразу переведётся на следующую строку – в MS Excel перевод текста на следующую строку производится только тогда, когда полностью заполняется строка ввода в строке формул рабочего окна программы. Поэтому, выставляя слишком большой отступ от левого края ячейки, можно добиться того, что текст вообще станет не виден при заданном размере этой ячейки. В последнем, шестом блоке функциональных кнопок этой панели находятся настройки внешнего вида электронной таблицы MS Excel. У каждой из этих кнопок сразу несколько функций, так как они является одновременно и простыми кнопками, и полями списка. Первая такая многофункциональная кнопка в шестом блоке даёт возможность выделить более ярко границы электронной ячейки (причём сделать более яркой можно как только верхнюю или, например, правую границу, так и произвольный их набор). В поле списка этой кнопки можно выбрать любую из уже заготовленных границ либо выбрать команду Нарисовать границы. После активации этой команды курсор мыши принимает форму карандаша; границы можно рисовать только по уже существующим границам ячеек электронной таблицы, однако функция самостоятельного рисования границ даёт пользователю гораздо больше возможностей, чем выбор из уже существующих типов границ. При активации команды Нарисовать границы в рабочем окне автоматически появляется новая панель инструментов – Граница, функциональные кнопки которой позволяют: выбрать рисование по одной границе либо сразу разметку блоков ячеек (сеткой), стереть границу, выбрать произвольный тип линии границы либо тип «нет линии» и выбрать цвет линий. Иконка многофункциональной кнопки Границы зависит от выбранного пользователем типа границ из заданных по умолчанию; как правило, это изображение четырёх ячеек электронной таблицы с какими-либо границами. Следующая многофункциональная кнопка панели Форматирование даёт возможность выбора цвета заливки выделенной ячейки (или диапазона ячеек) электронной таблицы. Чтобы залить выделенную ячейку каким-либо цветом, сначала нужно выбрать наиболее удобный цвет из предложенных в списке этой кнопки, а затем просто нажать на эту кнопку (не на стрелку поля списка). Иконка кнопки Цвет заливки также зависит от цвета, выбранного пользователем, и обычно имеет вид ведёрка с краской выбранного цвета. Последняя кнопка панели Форматирование позволяет выбрать цвет шрифта для одной или нескольких выделенных ячеек электронной таблицы; эту многофункциональную кнопку нужно использовать аналогично кнопке Цвет заливки, т. е. сначала в поле списка выбрать цвет, а затем использовать выбранную настройки на выделенные ячейки электронной таблицы. В панель инструментов Форматирование можно добавить следующие кнопки: Автоформат (автоматический формат ячейки; у этой кнопки нет иконки, её заменяет название кнопки), Формат ячеек (очень удобная команда, позволяющая войти в диалоговое окно выбора формата ячейки и быстро настроить все необходимые параметры ячейки; иконка: рука, указывающая на лист с текстом), Увеличить размер шрифта (увеличивает на единицу размер шрифта в одной или нескольких выделенных ячейках; иконка: буква «А» с маленькой стрелочкой вверх), Уменьшить размер шрифта (уменьшает на единицу размер шрифта в одной или нескольких выделенных ячейках; иконка: буква «А» с маленькой стрелочкой вниз), Направление текста (позволяет выбрать, слева направо или справа налево будет идти набор текста в электронной таблице; иконка: печатный символ и стрелка влево либо вправо в зависимости от выбранного направления текста), Лист справа налево (зеркально отображает электронную таблицу; иконка: лист бумаги со стрелкой влево).

Для большего удобства работы с программным продуктом MS Excel необходимо уметь обращаться с панелями инструментов. Помимо включения и выключения уже существующих панелей инструментов и добавления и удаления кнопок, MS Excel также даёт возможность свободного перемещения панелей по рабочему экрану и создания и настройки собственных панелей инструментов, наиболее удобных и необходимых для конкретного пользователя. Как уже говорилось выше, панели инструментов можно переносить по рабочему экрану, просто взяв панель, нажав и удерживая левую кнопку мыши при наведённом на левый край панели курсоре, и переместив её в наиболее удобную позицию. Панели инструментов могут располагаться как горизонтально (над электронной таблицей, под электронной таблицей либо на самой электронной таблице), так и вертикально (слева от электронной таблицы или справа от неё). Вид панели может изменяться в зависимости от того, где она находится. Так, панель инструментов, расположенная на электронной таблице, принимает вид окна: у неё появляется собственный заголовок (оформленный соответствующе всем остальным окнам в данной версии операционной системы Windows) в строке заголовков и крестик в верхнем правом углу, позволяющий убрать панель инструментов с рабочего окна, не пользуясь выпадающими меню. Направленная вниз стрелка, нажатие на которую вызывало собственное меню данной панели инструментов, перемещает на строку заголовков и занимает позицию слева от закрывающего окно крестика. Расположенная вертикально панель инструментов принимает примерно тот же вид, что и панель, расположенная горизонтально над или под электронной таблицей, но стрелка меняет своё направление и становится стрелкой вправо, расположенной в нижней части вертикальной панели инструментов. В программном продукте MS Excel довольно просто включаются и выключаются панели инструментов, поэтому, если какая-либо панель не востребована в работе или просто неудобна и так или иначе мешает работе пользователя, её можно выключить и не включать до тех пор, пока она не понадобится. Диалоговое окно Настройка, необходимое для настройки различных параметров панелей инструментов и создания новых панелей, может быть вызвано разными способами: из команды Настройка… выпадающего меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по любой из панелей инструментов; из команды Настройка… меню Сервис строки меню; из команды Настройка… подменю Панели инструментов меню Вид строки меню. В диалоговом окне Настройка есть 3 вкладки: Панели инструментов, Команды и Параметры. На вкладке Параметры можно настроить внешний вид панелей инструментов: разрешить или запретить показ панелей Стандартная и Форматирование в две строки, всегда показывать только полные меню и, если эта настройка не выбрана, показывать полное меню после короткой задержки курсора мыши над панелью; также можно включить показ крупных значков (все кнопки панелей инструментов вместе с иконками увеличиваются в несколько раз – это может помочь найти необходимую кнопку и нажать её курсором мыши), отображение названий шрифтов тем же шрифтом (на панели Форматирование в поле списка Шрифт – это удобно при выборе приемлемого шрифта, так как настройка позволяет сразу увидеть, что данный шрифт из себя представляет), отображение подсказок при наведении курсора на кнопки панелей инструментов после короткой задержки (включенная функция при короткой задержке курсора над кнопкой панели инструментов выводит на рабочий экран название кнопки и иногда установленное значение параметра). Кроме того, на вкладке Параметры можно настроить эффект при выводе меню. Вкладка Команды представляет собой многофункциональное диалоговое окно, поделённое на две части: в списке слева перечислены категории доступных в MS Excel команд, в списке справа – команды, относящиеся к выбранной пользователем категории. Данное окно даёт пользователю возможность выбрать любую команду и перенести её на любую из включенных панелей инструментов в качестве новой кнопки, причём добавить эту кнопку можно в любое место выбранной для расширения панели инструментов. Команда Упорядочить команды из этой же вкладки позволяют пользователю менять порядок команд, удалять, переименовывать и добавлять команды и разбивать их на группы в любых меню строки меню рабочего окна MS Excel и в любых панелях инструментов данного программного продукта. Эта команда может быть чрезвычайно полезной для пользователя MS Excel, так как позволяет ему изменить программу, сделав её максимально удобной для себя. Наконец, вкладка Панели инструментов позволяет включать и выключать панели инструментов в рабочем окне (вплоть до строки меню), а также создавать новые панели инструментов, переименовывать и удалять их в случае необходимости. Выбрав название для новой панели инструментов, пользователь должен перейти на вкладку Команды и перенести на новую панель все необходимые ему функции, так как только что созданная новая панель инструментов не имеет ни одной кнопки.

Следует добавить, что очень многие команды совершенно не обязательно запускать из каскадов выпадающих меню. В MS Excel есть так называемая система горячих клавиш, т. е. сочетаний клавиш клавиатуры, при одновременном нажатии которых запускается та или иная команда. Так, например, продвинутые пользователи MS Excel не тратят время на запуск команды Сохранить из меню Файл или путём нажатия на кнопку с дискетой на панели инструментов Стандартная – эту операцию легко можно сделать, зажав одновременно клавиши «Shift» и «F12» (обычно обозначается как «Shift + F12»). Если же нажать только клавишу «F12», произойдёт запуск команды Сохранить как… Полный список горячих клавиш программного продукта MS Excel можно посмотреть в разделе Сочетания клавиш Справки (меню Справка строки меню, команда Справка: Microsoft Office Excel).

В Microsoft Office Excel есть ещё один управляющий элемент – это контекстные меню – выпадающие меню, появляющиеся при нажатии правой кнопки мыши, когда курсор находится в той или иной области рабочего экрана. Обычно в такие меню собраны самые основные и востребованные функции, которые часто бывают необходимы пользователю для быстрой работы (их неудобно долго искать в меню и настройках). Так, контекстное меню, появляющееся, если нажать правую кнопку мыши, когда курсор расположен на электронной таблице MS Excel, включает в себя основные команды для работы с текстом и ячейками таблицы: Вырезать, Копировать, Вставить, Специальная вставка (позволяет выбрать между вставкой обычного текста и вставкой текста в формате Unicode); Добавить ячейки, Удалить (позволяет удалять как одну или несколько ячеек, так и сразу целые строки и столбцы, Очистить содержимое; Добавить примечание; Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка, Добавить контрольное значение, Создать список (создаёт поле списка в выделенной пользователем ячейке электронной таблицы), Гиперссылка. Контекстное меню, вызываемое для нумерации строк электронной таблицы, содержит примерно тот же список команд, однако с добавлением ещё нескольких особенных: Высота строки (настройка соответствующего параметра), Скрыть (скрывает выбранные строки) и Отобразить (снова отображает скрытые строки); кроме того, в этом контекстном меню иначе работает команда Удалить: она сразу удаляет выделенные строки, удалить какие-либо конкретные ячейки из этого меню нельзя. Контекстное меню, вызываемое для нумерации столбцов, отличается от выше описанного лишь параметром Ширина столбца, позволяющим соответственно изменять ширину столбца по усмотрению пользователя; команда Удалить удаляет только выделенные столбцы; все остальные команды этого контекстного меню идентичны командам из меню для нумерации строк электронной таблицы. Контекстное меню для ярлыков различных листов одной книги MS Excel существенно отличается по содержанию от перечисленных выше; оно содержит следующие команды: Добавить (добавить можно не только новый лист, но и диаграмму либо макрос), Удалить (удаляет выбранный лист книги), Переименовать (позволяет пользователю изменить наименование выбранного листа), Переместить/скопировать (позволяет пользователю произвольно перемещать по порядку листы одной книги относительно друг друга либо копировать листы из одной книги в другую), Выделить все листы (выделяет все листы; необходимо, например, для одновременно удаления всех листов книги или для одновременного копирования их в другую книгу MS Excel), Цвет ярлычка (позволяет выбрать цвет ярлыка из стандартного списка), Исходный текст.

Своё контекстное меню есть и у строки состояния (располагается в самом низу рабочего окна) – этот компонент рабочего окна обладает необычной дополнительной функцией: если выделить некоторый диапазон ячеек с числовыми значениями, строка состояния автоматически выдаёт значение какой-либо арифметической операции с этими числами. Контекстное меню строки состояния позволяет выбрать эту операцию из списка: Среднее (находит среднее арифметическое выделенных пользователем чисел), Количество значений (находит количество различных значений чисел в выбранном диапазоне), Количество чисел (подсчитывает количество чисел в выделенном диапазоне ячеек), Максимум (находит наибольшее число из диапазона), Минимум (находит наименьшее число из диапазона), Сумма (находит сумму чисел в выделенном диапазоне ячеек электронной таблицы). Значение выбранной операции выводится в правой части строки состояния. Существуют также контекстные меню для полос прокрутки электронной таблицы. Контекстное меню горизонтальной полосы прокрутки содержит команды, позволяющие прокрутить полосу до левого края или до правого края электронной таблицы, просто прокрутить полосу немного вправо или влево либо перейти на предыдущую или последующую страницу (контекстное меню вертикальной полосы прокрутки содержит те же функции, но для прокрутки по вертикали). Если щёлкнуть правой кнопкой мыши по любому полю списка в любой панели инструментов, появится небольшое контекстное меню, содержащее три основные функции для правки текста: Вырезать, Копировать, Вставить. Если вызвать контекстное меню, когда курсор мыши находится на какой-либо из панелей инструментов, появившееся выпадающее меню будет содержать в себе функции настройки панелей инструментов, т. е. список всех доступных панелей (соответственно здесь же можно включать и выключать любые панели инструментов), а также команду Настройка, вызывающую диалоговое окно, о котором уже было рассказано выше. Заголовок окна MS Excel также обладает собственным контекстным меню, включающим такие функции, как Восстановить (перейти в режим неполного окна), Переместить (переместить данное окно; работает только в режиме неполного окна), Размер (изменить размер окна; работает только в режиме неполного окна), Свернуть (свернуть окно на панель задач), Развернуть (перейти в полноэкранный режим работы с окном), Закрыть (закрыть данное окно). В диалоговых окнах MS Excel нет своих контекстных меню, однако в некоторых версиях программного продукта в любых окнах и меню щелчок правой кнопкой мыши по какому-либо объекту, компоненту рабочего окна либо названию команды выдавал кнопку Что это такое? нажатие на которую заставляло открыться справку по данному объекту, компоненту либо по выбранной команде.