Настольная книга администратора АХО

Основная рабочая область в MS Excel состоит из ячеек электронной таблицы, и пользователю необходимо уметь с ними обращаться. Собственно, основная часть времени, уходящая на работу с данным программным продуктом, тратится на работу с ячейками: форматирование, оформление их внешнего вида и даже на перемещение по ним (здесь немаловажную роль играет то, что в рабочей области MS Excel нет зон, свободных от ячеек таблицы, и как-либо работать с этой программой, отказавшись от работы с ячейками, невозможно). Поэтому данный вопрос заслуживает того, чтобы на него обратили внимание. Прежде всего перемещаться по ячейкам электронной таблицы MS Excel можно с помощью курсора мыши: достаточно просто навести курсор на интересующую ячейку и нажать левую кнопку мыши. Однако такой способ перемещения далеко не всегда является наиболее быстрым и удобным. Так, если нужно выделить соседнюю от активной ячейку электронной таблицы, то оказывается нерациональной последовательность действий: взяться за компьютерную мышь – переместить курсор на соседнюю с активной ячейку таблицы – нажать левую кнопку мыши, особенно это касается случаев, когда пользователь ведёт активную работу с программой, а не просматривает документ, проверяя, например, наличие ошибок, так как в первом случае обе его руки, как правило, находятся на клавиатуре, а при выполнении указанной последовательности действий пользователь теряет время. Поэтому, когда во время активной работы с MS Excel появляется необходимость перейти на ячейку, расположенную в непосредственной близости от активной, легче и быстрее осуществить переход при помощи клавиш управления курсором (четыре клавиши с изображёнными на них направленными в различные стороны стрелками). Например, нажатие на клавишу с изображённой стрелкой вправо соответственно сделает активной ячейку, находящуюся справа от активной в данный момент, т. е. переместит курсор в столбец, расположенный справа от текущего (действие клавиш со стрелками вниз, влево и вверх аналогично).

Вообще, в MS Excel все перемещения по электронной книге могут осуществляться при помощи различных клавиш и сочетаний клавиш. Чтобы быстро просмотреть весь документ, можно воспользоваться клавишами «Page Up» и «Page Down» (расположены в группе из шести клавиш над клавишами управления курсором). Нажатие на клавишу «Page Down» позволяет быстро просмотреть документ, который растягивается на несколько экранов вниз («экраном» в данном случае называют максимально возможный размер видимой части электронной таблицы MS Excel, т. е. количество строк и столбцов, которые одновременно, не пользуясь прокруткой, может наблюдать пользователь на экране своего компьютера; размер экрана зависит от множества параметров, в том числе режима окна MS Excel, разрешения монитора компьютера и количества панелей инструментов в рабочем окне. Так, при разрешении монитора 1280 на 1024 пикселя и настройках по умолчанию вида рабочего окна MS Excel в полноэкранном режиме размер экрана составляет 19 столбцов и 48 строк размера, заданного по умолчанию). Клавиша «Page Down» позволяет прокручивать по одному экрану электронной таблицы вниз при каждом нажатии клавиши. Если же зажать и удерживать эту клавишу, прокрутка вниз будет осуществляться с очень высокой скоростью (эта функция может быть полезна для быстрого просмотра очень большого по объёму документа MS Excel). Действие клавиши «Page Up» аналогично, только прокрутка при её нажатии осуществляется не вниз, а вверх. При прокрутке электронной книги с помощью этих клавиш активная ячейка перемещается (то есть активной становится другая ячейка таблицы) вниз либо вверх вместе с видимой частью электронной таблицы; при этом перемещающаяся активная ячейка остаётся в том же столбце таблицы и визуально в той же строке. В действительности же активная ячейка перемещается вниз либо вверх на количество строк электронной таблицы, видимых пользователем одновременно. Например, при приведённых выше в качестве примера настройках активная ячейка при каждом нажатии клавиши будет перемещаться вверх или вниз на 48 строк.

Программный продукт MS Excel позволяет также просматривать электронные книги, пользуясь только клавишами и при этом не перемещая активной ячейки. Для этого необходимо нажать клавишу «Scroll Lock», расположенную в самом верхнем ряду клавиш клавиатуры, над клавишами управления курсором, при нажатии этой клавиши в правой верхней части клавиатуры должен загореться правый цветовой индикатор; соответственно, если индикатор не горит, клавиша не активирована. При активированной клавише «Scroll Lock» нужно нажать любую из клавиш управления курсором (клавиш со стрелками), чтобы прокрутить электронную таблицу в выбранном направлении. Если при активированной «Scroll Lock» нажать и удерживать любую клавишу управления курсором, прокрутка в избранном направлении пойдёт с нарастающей скоростью. Данный режим прокрутки электронной таблицы особенно удобен тогда, когда необходимо просмотреть документ, не меняя позиции активной ячейки (все остальные варианты прокрутки таблицы с помощью клавиатуры не позволяют сохранять позицию активной ячейки). Также этот режим удобен тем, что позволяет пользователю в любой момент вернуться к активной ячейке (точнее, к соседней с ней ячейке) – нужно дезактивировать клавишу «Scroll Lock» (при этом цветовой индикатор должен погаснуть) и нажать любую из клавиш управления курсором – активная ячейка перейдёт в соседнюю по отношению к прежней ячейке, и при этом экран автоматически вернётся к активной ячейке. Для возвращения к активной ячейке можно использовать и сочетание клавиш «Ctrl + Backspace» (клавиша с изображённой стрелкой влево, расположенная над клавишей «Enter») – при одновременном нажатии этих клавиш экран возвращается к активной ячейке, а не к какой-либо из соседних с ней, как при описанной выше последовательности действий. Для возвращения в начало активной строки (то есть той строки, в которой находится активная ячейка) следует нажать клавишу «Home». Если нажать одновременно клавиши «Home» и «Ctrl», курсор (и соответственно активная ячейка) будет перемещён в начало документа (то есть в ячейку с координатами А1). Одновременное нажатие «Ctrl + End» перемещает в курсор в конец документа, при этом концом считается не ячейка с координатой IV65356, а ячейка, расположенная в правом нижнем углу минимального по размеру прямоугольника, включающего в себя все непустые ячейки документа. Например, если непустыми ячейками в документе являются ячейки с координатами A3, A11, B14, D12 и F8, то конец документа – это ячейка с координатой F14; другими словами, конец документа по координатам непустых ячеек можно найти, если взять номер последнего столбца и номер последней строки востребованной для работы части таблицы и найти ячейку, расположенную на пересечении этих строки и столбца. Одновременное нажатие «Alt + Page Down» прокручивает электронную таблицу влево (прокручивает на один экран при одном нажатии клавиш), нажатие клавиш «Alt + Page Up» – вправо. При этом аналогично прокрутке экрана вверх и вниз, перемещается и активная ячейка таблицы, однако теперь она сохраняет не столбец, а строку, перемещаясь вправо или влево на количество столбцов в одном экране. Если же нажать одновременно клавиши «Ctrl + Page Down», перемещение произойдёт уже не в пределах одной таблицы – это сочетание клавиш заставит документ перейти на следующий лист электронной книги (если такой существует). Соответственно сочетание «Ctrl + Page Up» листает электронную книгу MS Excel назад. При этом на всех листах электронной книги курсор остаётся в прежнем положении, не перемещаясь одновременно с перелистыванием. В программном продукте MS Excel перемещать курсор и просматривать документ можно и с помощью мыши. Так, чтобы выделить новую ячейку, сделав её активной, достаточно нажать левую кнопку мыши, когда её курсор находится над интересующей ячейкой.

Для перемещения курсора в электронной таблице можно использовать и клавиши управления курсором, расположенные в самой правой группе клавиш клавиатуры (в этой группе собраны клавиши со всеми цифрами и арифметическими действиями, причём клавиша «4» также выполняет функцию клавиши «влево», «6» – «вправо», «2» – «вниз», а «8» – «вверх»). Разумеется, при одном нажатии клавиша не может одновременно и перемещать курсор вверх, и вводить в поле ячейки цифру «8» – это две разные функции. Для переключения этих функций необходима клавиша «Num Lock», расположенная вверху слева в той же группе клавиш клавиатуры. Когда клавиша активирована, загорается цветовой индикатор (левый из трёх в верхней части клавиатуры) – это значит, что сейчас включена функция набора символов, т. е. нажатие на клавишу «8» приведёт не к перемещению курсора вверх, а к вводу в ячейку соответствующей цифры. Чтобы использовать клавиши «2», «4», «6» и «8» в качестве клавиш управления, нужно, чтобы клавиша «Num Lock» была дезактивирована (то есть цветовой индикатор должен не гореть).

В программном продукте MS Excel перемещать курсор и просматривать документ можно и с помощью мыши. Так, чтобы выделить новую ячейку, сделав её активной, достаточно нажать левую кнопку мыши, когда её курсор находится над интересующей ячейкой. Соответственно, чтобы переместить курсор на ячейку, соседнюю с активной, необходимо произвести аналогичные действия, переместив курсор мыши в положение над соседней ячейкой. Для просмотра документа с помощью мыши нужно пользоваться полосами прокрутки. В рабочей области MS Excel их две: вертикальная и горизонтальная. Вертикальная позволяет прокручивать электронную таблицу вверх и вниз, горизонтальная, соответственно, – влево и вправо. Каждая из полос прокрутки состоит из собственно полосы и двух кнопок со стрелками, показывающими, в какие стороны данная полосы может прокручивать экран. Нажатие на одну из таких кнопок прокручивает электронную таблицу в заданном направлении; при каждом нажатии – на одну ячейку (независимо от размеров ячейки: даже если один столбец очень широкий, а следующий рассчитан на один символ, прокрутка будет производиться именно на ширину каждого из этих столбцов), т. е. либо на высоту строки, либо на ширину столбца в зависимости от выбранного направления. Чтобы прокрутить электронную таблицу сразу на экран, нужно кликнуть указателем мыши по полосе прокрутки (не по ползунку, а по свободной части полосы прокрутки). Например, если кликнуть по горизонтальной полосе прокрутки справа от ползунка, таблица прокрутится на экран вправо, если кликнуть слева от ползунка – прокрутится на экран влево. С помощью полос прокрутки можно также быстро прокручивать электронную таблицу до нужной позиции, если знать, в какой примерно части электронной таблицы (например, насколько близко к началу или концу документа, если смотреть относительно горизонтальной полосы прокрутки) находится интересующая информация. Кликнув по ползунку полосы прокрутки и не отпуская левой кнопки мыши, можно свободно перемещать ползунок в обе стороны, пока в рабочей области не появится искомая часть электронной таблицы. Аналогичным образом можно переместить экран в самое начало (то есть просто прокрутить ползунки: горизонтальный – до предела влево, вертикальный – вверх) или самый конец электронной таблицы. Если при прокрутке электронной таблицы удерживать нажатой клавишу «Shift», то скорость прокрутки многократно возрастает, и это позволяет быстро переходить к конкретному месту в больших электронных таблицах. Также для прокрутки экрана можно использовать колёсико прокрутки мыши (если таковое у неё есть), однако оно позволяет прокручивать экран только вверх и вниз.

Чтобы быстро перейти к некоторой ячейке, координата которой известна, можно воспользоваться командой Перейти меню Правка строки меню и ввести координаты интересующей ячейки в специальное поле с заголовком «Ссылка», либо нажать клавишу «F5», которая выполняет ту же команду, либо ввести координаты этой ячейки в поле имён строки формул. Другая необходимая операция при работе с MS Excel – это выделение ячеек, которое в данном программном продукте сопровождается выбором данных. Его тоже можно осуществлять как с помощью клавиатуры, так и с помощью мыши или даже при помощи одновременной работы клавиатурой и указателем мыши. Выделение ячеек электронной таблицы клавиатурой осуществляется при помощи клавиши «Shift». Чтобы выделить некоторый диапазон ячеек электронной таблицы, необходимо, нажав и не отпуская клавиши «Shift», с помощью клавиш управления курсором расширить выделенную область в нужные направления. Таким образом можно выделить диапазон, вмещающий в себя сколь угодно большое количество ячеек электронной таблицы, однако при этом ячейка, с которой начиналось выделение этого диапазона, может находиться только в каком-либо из углов области как верхним левым, так и нижним левым, верхним правым или нижним правым – в зависимости от того, в каком направлении осуществлялось расширение выделенной области. Также при зажатой клавише «Shift» можно пользоваться другими сочетаниями клавиш, о которых уже говорилось выше. Например, если, когда курсор находится в некоторой ячейке, не совпадающей с началом документа, при зажатой клавише «Shift» нажать одновременно «Ctrl + Home», выделится диапазон (столбец, строка либо прямоугольник – в зависимости от положения первой выделенной ячейки) от активной ячейки до ячейки с координатами А1. Аналогично, если при зажатой клавише «Shift» нажать одновременно «Ctrl + End», будет выделена область от активной ячейки до ячейки, являющейся концом документа (принцип определения её местонахождения был описан раньше). Если при зажатой клавише «Shift» нажать только клавишу «Home», то будет выделена часть строки от активной ячейки до ячейки той же строки из столбца А. Практически аналогичным образом можно выделить часть строки от активной ячейки и до самого её конца, если при зажатой клавише «Shift» нажать клавишу «End», а затем, не отпуская «Shift», нажать кнопку «вправо» из блока клавиш, управляющих курсором. Следует заметить, с помощью клавиши «End» можно выделять и части столбцов (причём как вверх от активной ячейки, так и вниз), если в уже описанной выше последовательности действий после нажатия клавиши «End» нажать кнопку не «вправо», а «вверх» либо «вниз» (если нажать «влево», то результат будет аналогичен простому нажатию клавиши «Home» при зажатой «Shift»). Аналогичный результат получится, если при зажатых клавишах «Shift» и «Ctrl» нажать, например, клавишу «вправо» – будет выделена часть строки от активной ячейки и до самой последней ячейки в этой строке. Чтобы выделять ячейки с помощью мыши, необходимо кликнуть по ячейке, которая должна стать каким-либо из углов диапазона, и, не отпуская левой кнопки мыши, расширить выделенный диапазон, захватив все необходимые ячейки электронной таблицы. Выделение мышью удобно тем, что позволяет легко и быстро меня форму выделенного диапазона, однако для выделения больших областей обычно удобнее пользоваться клавиатурой. Работая одновременно и мышью и клавиатурой, можно выполнять как все уже описанные операции, так и одну важную и принципиально иную, однако сначала рассмотрим обычное выделение прямоугольных диапазонов при помощи мыши и клавиатуры. Чтобы выделить некую прямоугольную область, необходимо, зажав клавишу «Shift», выделить ячейку-угол (какой – не имеет значений), а затем, не отпуская «Shift», выделить мышью противоположный угол (то есть если первая выделенная ячейка должна была стать левым нижним углом прямоугольной области выделения, то вторая выделенная ячейка уже должна быть именно правым верхним углом).

Теперь вернёмся к той операции, которая может быть выполнена только при одновременной работе клавиатурой и мышью, – это одновременное выделение несмежных ячеек и диапазонов. Чтобы выделить несколько несмежных ячеек и диапазонов либо область, имеющую непрямоугольную форму, нужно выделять ячейки и диапазоны ячеек с зажатой клавишей «Ctrl»; таким образом можно составлять любые геометрические фигуры (впрочем, не стоит забывать, что все они должны быть сложены из прямоугольников), вплоть до прямоугольных спиралей, вокруг которых по электронной области свободно раскиданы отдельные выделенные ячейки.

В программном продукте Microsoft Office Excel очень важно умение работать с форматами ячеек. О форматах ячеек немного уже говорилось выше, в описаниях двух основных панелей инструментов и командах меню строки меню, однако этой информации недостаточно для работы с MS Excel. По умолчанию программный продукт ко всем вводимым данным применяет один и тот же формат – «Общий», который далеко не всегда оказывается удобным для пользователя. Прежде всего этот формат отличается от других форматов ячеек в MS Excel тем, что в нём отсутствует какая-либо организация данных – это прост последовательность букв и цифр. Так, в формате Общий числа могут быть записаны в виде целых чисел, десятичных дробей, а также (если число настолько велико, что не входит в ячейку) в экспоненциальном виде – формат записи числа с таким разбросом возможных форм записей чисел трудно назвать систематизированным. Однако для очень многих вариантов использования данного программного продукта в работе (например, для составления смет и ведения складов) необходимо осуществление большого количества численных финансовых расчётов, а это уже требует определённого согласования данных. Кроме того, в финансовых расчётах особое внимание необходимо уделять отрицательным числам. Добиться хотя бы малейшего намёка на согласованность данных от формата Общий в MS Excel невозможно, однако в этом программном продукте есть несколько форматов, вполне способных справиться с задачей согласования информации и данных. Рассмотрим все доступные в MS Excel форматы ячеек электронной таблицы.

Формат Числовой является наиболее общим для представления чисел в MS Excel (именно чисел, а не денежных сумм!). Он позволяет пользователю настраивать внешний вид всех чисел в ячейках электронной таблицы с таким форматом, т. е. выбирать количество знаков после запятой в десятичных дробях, разрешать или запрещать разделитель групп разрядов в больших числах, а также выбирать наиболее удобный для пользователя вариант обозначения отрицательных чисел (от стандартного математического знака «минус» перед числом до написания отрицательного числа красным цветом).

Формат Денежный предназначен соответственно для тех ячеек электронной таблицы, в которых записываются не просто числа, а числа со знаками денежных единиц. В этом формате по умолчанию включен разделитель групп разрядов, отключить его в пределах данного формата невозможно. Аналогично числовому формату в денежном можно настраивать внешний вид отрицательных чисел (например, обозначение их цветом или знаком «минус», а также указывать наиболее удобное количество десятичных знаков после запятой. Особенная возможность этого формата – выбор денежной единицы: рубля, доллара, евро, фунта стерлингов и т. д.

Формат Финансовый представляет собой примерно то же самое, что и денежный, кроме возможности выбирать внешний вид отрицательных чисел, однако данный формат предназначен в первую очередь для выравнивания чисел в электронной таблице по разделителю между целой и дробной частями чисел. Как и для денежного формата, для финансового можно выбирать количество десятичных знаков после запятой и денежную единицу.

Формат Дата удобен для использования в ячейках, в которых должна в общем формате указываться дата какого-либо события. Помимо вида даты, в таких ячейках данный формат позволяет выбирать язык (это также является одной из необходимых настроек данного формата, так как во многих вариантах оформления даты используется буквенное написание названий месяцев). Некоторые из вариантов, предлагаемых в поле списка окна настройки формата Дата включают в себя, кроме даты, ещё и точное время, однако в MS Excel существует также специальный формат Время ячеек электронной таблицы – для удобного отображения времени. Аналогично формату Дата этот формат позволяет выбирать вид отображения точного времени какого-либо события, а также язык.

Формат Процентный предназначен для автоматического отображения чисел, введённых пользователем в ячейки с таким форматом, в виде процентов, т. е. после введённого числа ячейка автоматически дописывает символа процента «%». В этом формате также можно указывать количество десятичных знаков после запятой.

Формат Дробный предназначен для отображения введённого пользователем числа в виде дроби; причём если, например, выбран тип дробей десятыми долями (1/10, 2/10 и т. д.), а в ячейку с таким форматом было введено число «1/2», то это число автоматически будет переведено в выбранный формат, т. е. изменится на «5/10».

Формат Экспоненциальный призван выводить в удобной форме большие числа (с большим количеством знаков как до, так и после запятой). Этот формат удобно использовать тогда, когда часть чисел в одном столбце (или одной строке) не умещается в ячейке, так как в этом случае часть ячеек будет содержать число, записанное в привычной для пользователя числовой форме, а часть – в экспоненциальной форме (в MS Excel именно эту форму автоматически принимает число, которое не умещается в ячейке электронной таблицы). Такая совмещённая форма записи нежелательна, особенно для строгих документов, поэтому в таких случаях удобнее оформить весь столбец (или всю строку) в одном формате Экспоненциальный. Однако при использовании этого формата необходимо уметь без каких-либо технических приспособлений переводить число из экспоненциальной формы обратно в числовую. Так, например, число «5,00Е-01» нужно перевести так: это число 5,00, умноженное на 10 в степени –1, т. е. 5/10 = 1/2. Соответственно, число «5,00Е+02» переводится в числовую форму как число 5,00, умноженное на 10 в степени 2, т. е. 500.

Формат Текстовый не подразумевает никаких специальных настроек для ячеек электронной таблицы, даже наоборот, этот формат означает отсутствие каких-либо настроек. Любые числовые либо текстовые данные, введённые в ячейки с таким форматом, отображаются точно так же, как и вводятся, без каких-либо изменений; другими словами, любую информацию в этих ячейках программа MS Excel воспринимает как текст, независимо от того встречаются ли в этом тексте числа и в каком виде.

Формат Дополнительный включает в себя четыре различных формата, предназначенных для работы с базами данных и списками адресов каких-либо лиц или организаций: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона, Табельный номер.

Последняя строка в поле списка Числовые форматы носит название «Все форматы» и представляет собой список всех числовых форматов MS Excel, записанных в виде принятых в данном программном продукте специальных кодов. Этот список шаблонов числовых форматов даёт возможность пользователю создать свой собственный формат, если по каким-либо причинам он не может выбрать для себя приемлемый формат из уже имеющихся в MS Excel. Код для необходимого формата фактически приходится собирать из предложенных в списке. Однако сделать это весьма трудно, особенно если не знать хотя бы значений основных символов, используемых в коде форматов ячеек MS Excel: символ «;» (точка с запятой) является разделителем между подгруппами данных в строке кода. Данные расположены в строго определённом порядке: положительные числа, отрицательные числа, нулевые значения, текстовая информация, причём если в коде поставить подряд несколько точек с запятыми, то пропущенные таким образом подгруппы данных не будут отображаться в ячейке. Соответственно, код «;;;.» вообще не будет что-либо из введённой пользователем информации отображать в ячейке).

«#» означает цифровой разряд, тогда как «?» – собственно цифру (применяется, в частности, в коде дробных чисел: «??/??» означает простую дробь, у которой и в числителе, и в знаменателе до двух цифр); «0» – это обязательно значащий цифровой разряд; «,» – десятичная запятая, разделяющая дробную и целую части десятичных дробей; «пробел» служит разделителем тысяч в более чем трёхзначных числах; «Е» означает экспоненциальную форму записи числа, т. е. запись числа как произведение однозначного числа с некоторым количеством знаков после запятой на 10 в некоторой степени; знак «*» заставляет следующий за ним символ повторяться столько раз, сколько необходимо для заполнения ячейки; «_» (символ «подчёркивание» вызывается нажатием клавиши «Shift» и знака «минус», находящегося на клавиатуре чуть выше и левее клавиши «Enter») заставляет программу при форматировании ячейки сделать в указанном этим символом месте пропуск на ширину следующего символа; «[какой-либо цвет]» выделяет последующую подгруппу данных кода указанным цветом, цвет можно указывать как словами, например [красный], как в уже существующих форматах ячеек MS Excel, так и номеров цвета в палитре, который может варьироваться от 0 до 56.

Несколько иначе обстоит дело с обозначениями дат и времени в коде формата ячейки. Так, буква «М» в коде означает «месяц», однако от количества повторяемых букв зависит форма его обозначения в ячейке: «М» – это численная форма обозначения, указывающая на месяц числом от «1» до «12» (то есть в такой форме перед однозначными номерами месяцев нули не ставятся), «ММ» – это также численная форма, но указывающая на месяц уже числами от «01» до «12» (то есть перед однозначными номерами месяцев автоматически ставятся нули, что позволяет выровнять даты), «МММ» – это уже буквенное сокращение названия месяца аббревиатурой длиной в три буквы (например, «Мар» вместо «март» или «Фев» вместо февраль), а «ММММ» – полное название месяца (например, «Март» или «Февраль»).

Практически аналогично выглядит зависимость формата числа и года в коде формата ячейки от количества соответствующих им символов: «D» – это просто число дня месяца, которое может варьироваться от «1» до «31» (перед однозначными числами нуль не дописывается), «DD» – также числовое обозначение дня, но обязательно в виде двузначного числа (то есть перед однозначными числами автоматически дописывается нуль), «DDD» – это буквенное обозначение дня недели через аббревиатуру (например, «Пон» вместо «понедельник»), а «DDDD» – полное буквенное название дня недели (например, «Понедельник»). Стоит заметить, что в данном случае необходимо чётко различать коды «D» и «DD», «DDD» и «DDDD», так первые дают число дня месяца, а вторые – название дня недели. По аналогичной системе различаются обозначения года: если «YY» – это номер года в виде двухзначного числа (например, 99 или 06), то «YYY» – в виде четырёхзначного (например, 1999 или 2006); здесь не так много различных форм, так как общеупотребляемыми формами обозначения номера года являются только две, предусмотренные в коде форматах ячейки.

Код «h» обозначает часы (то есть время) в виде числа от «0» до «23» (перед однозначными числами нуль не добавляется», тогда как код «hh» – в виде двухзначного числа от «00» до «23» (автоматически добавляет нуль перед однозначными числами); коды для минут и секунд обозначаются совершенно аналогично: для минут «m» отображает минуты в виде чисел от «0» до «59», тогда как «mm» – от «00» до «59», для секунд «s» отображает секунды в виде числе от «0» до «59», а «ss» – от «00» до «59». В квадратных скобках «[]» пишутся часы, минуты и секунды тогда, когда их число превышает 23 для часов и 59 для минут и секунд. Сочетания букв типа AM, am, PM, pm, A, a, P, p заставляют программу отображать время в ячейке с таким кодом форматирования в виде двенадцатичасового формата (отсутствие в коде таких буквенных сочетаний приводит к отображению времени в двадцатичетырёхчасовом формате): аббревиатура PM означает «после полудня», тогда как AM – «до полудня». Также следует учитывать то, что в некоторых русскоязычных версиях MS Excel буквенные коды, позволяющие настраивать формат даты и времени, также представлены в виде русских букв: например, «ГГГГ» вместо «YYYY» или «ч» вместо «h».

Однако, несмотря на всю свою бесспорную важность, формат ячеек позволяет лишь настраивать внешний вид ячеек электронной таблицы, тогда как основные функции в работе с MS Excel выполняет строка формул. Именно в ней задаются функции и действия для каждой ячейки, позволяющие использовать данный программный продукт как программное обеспечение для создания и поддержки баз данных и менее масштабных документов (например, смет на какие-либо расходы). В работе с MS Excel очень важен и удобен тот факт, что с помощью формул задаётся зависимость между ячейками, и при внесении каких-либо изменений в данные одной из них результаты формул во всех связанных с ней ячейках пересчитываются и изменяются мгновенно. То есть некоторая последовательность действий, которая описывается формулой в строке формул, фактически становится постоянной процедурой (операцией или функцией), которую, однако, пользователь может настроить или изменить по своему желанию в любой момент. Формула MS Excel может состоять из трёх компонентов: функций, операторов и ссылок на другие ячейки электронной таблицы. Наличие всех трёх компонент в каждой формуле необязательно, например, ссылок на другие ячейки в формуле вполне может не быть, однако либо хотя бы одна функция, либо хотя бы один оператор должен быть, так как в противном случае в такой формуле просто нет смысла. Причём обычно ссылки относят к операторам и называются «операторами ссылок», однако мы рассмотрим их отдельно в силу их существенных функциональных и внешних отличий от других операторов. Следует помнить, что просто введённую в ячейку электронной таблицы последовательность функций и операторов программа не воспримет как формулу, если ввод начинался не с символа «=». Кроме того, при работе с MS Excel необходимо учитывать, что введённая в ячейку формула в ней не отображается – как правило, в ячейку выводится сразу результат выполнения указанной последовательности действия; поэтому простым переписыванием информации, отображённой в ячейке, отредактировать формулу невозможно – такое переписывание просто удалит введённую формулу, полностью заменив содержимое ячейки на новые введённые пользователем данные. Поэтому, чтобы начать редактирование уже введённой в ячейку формулы, нужно, выделив интересующую ячейку, либо нажать клавишу «F2», либо перевести курсор в поле ввода строки формул и начать редактировать формулу там. При создании сложных (составных) формул приходится пользоваться скобками. Во внутреннем языке MS Excel скобки имеют большое значение и выполняют сразу несколько функций: отделяют различные элементы кода друг от друга и позволяют пользователю произвольно менять порядок действий в формуле, руководствуясь тем, что действия в скобках выполняются в первую очередь. Вообще, на порядок выполнения действий формулы влияют все её функции и операции, так как у каждой из них есть своя, вполне определённая очерёдность выполнения, которую можно сравнить с порядком действий в арифметических примерах, где умножение и деление выполняется в первую очередь, а сложение и вычитание – во вторую. Если в ячейке электронной таблицы вместо результата выполнения последовательности действий, указанной в заданной формуле, выводится символ «#» с некоторым специальным кодом, значит, формула была задана некорректно, и это привело к ошибке. Код, указываемый после символа «#», – это тип ошибки и косвенно указание на её местонахождение. Ошибки, встречающиеся при работе с MS Excel, разделяются на следующие типы: деление на ноль (обычно с этой проблемой можно бороться с помощью вставки в формулу проверки, не является ли делитель в формуле равным нулю), неверное число, неверная ссылка, неверное значение, недоступное значение, пустое множество, отсутствие данных, неверные данные. В большинстве случаев ошибки возникает либо из-за введения неверного формата ячеек, либо из-за того, что пользователь не учёл каких-либо вариантов изменения используемых данных и переменных. Вообще, для правильной работы формул в MS Excel в первую очередь необходимо правильно организовать все связи и ссылки между ячейками электронной таблицы документа, чтобы получить готовую структуру, которая сама будет производить все необходимые вычисления сразу же после ввода данных в соответствующие ячейки. Ячейки электронной таблицы, так или иначе используемые в различных формулах, могут быть зависимыми (если в этих ячейках выводится результат, полученный путём применения каких-либо функций и операторов к данным других ячеек – то есть отображаемое содержимое таких ячеек зависит от того, какие данные содержатся в других ячейках), влияющими (если данные из этих ячеек используются в каких-либо формулах для получения результата, выводимого в одной или нескольких других ячейках) или совмещать два этих назначения (если одна и та же ячейка и отображает результат выполнения какой-либо последовательности действий, и участвует в других формулах в качестве влияющей ячейки; например, если некоторая ячейка содержит число, являющееся суммой значений нескольких других ячеек, и это число затем используется в другой формуле, то такая ячейка и зависимая и влияющая). Для облегчения процесса отслеживания связей между ячейками в электронной таблице в MS Excel есть специальная панель инструментов «Зависимости», способная, в частности, выстраивать схемы влияния и зависимости для каждой конкретной ячейки. Ссылки на другие ячейки в данном программном продукте делятся на относительные, условные и смешанные. Если, например, в строке формул для ячейки C1 написать формулу = А1 + В1, то при копировании содержимого ячейки С1 в ячейку С2 MS Excel автоматически изменит в формуле номер строки с «1» на «2», и формула примет вид = А2 + В2; такие ссылки в формулах, автоматически изменяющиеся при копировании, принято называть «относительными» (если изменить не только строку, но и столбец зависимой ячейки при копировании, то в формуле изменятся и координаты столбцов – в данном случае ячейки будут автоматически заменены двумя, стоящими подряд слева и рассматриваемой). Чтобы формула не менялась при копировании в другую ячейку, необходимо перед каждой координатой влияющих ячеек поставить символ «$»; тогда приведённая выше в качестве примера формула примет вид: = $A$1 + $B$1. В этом случае каждая из координат станет строго фиксированной, и формула сохранит свой вид при копировании в любую ячейку. Такие ссылки в формулах называют «абсолютными». Если же в формуле часть координат фиксированные, абсолютные, а часть – изменяющиеся при копировании, относительные, то такие ссылки называют «смешанными». Они удобны тем, что дают пользователю возможность, раскопировав формулу из одной ячейки сразу в несколько, пользоваться полезными возможностями как относительных, так и абсолютных ссылок, заставив, например, ячейку ссылать одновременно на ячейку А1 и ячейку, расположенную слева от рассматриваемой.