Искусство управления IT-проектами

Кому поручено проектирование? Аналогично процессу выдвижения требований, кто-то должен осуществлять проектирование самой работы. Проектирование отличается от выдвижения требований, поскольку всегда существует множество возможных проектов, ведущих к удовлетворению конкретного набора требований. Проектирование, как и выдвижение требований, зачастую является договорным процессом между двумя и более заинтересованными сторонами. Один человек или команда может отвечать за ход процесса проектирования и выработку идей (проектировщик), а другой человек (вице-президент) или команда – обеспечивать руководство и оценивать работу первой команды. Учтите, поскольку проектирование – искусство глобальное и от политической власти независимое, люди, которым предоставлено право проектировать, могут не иметь на это особого таланта.

Кому поручена выработка технических условий? Технические полномочия определяются возможностью выбирать используемые технологические подходы, включая языки программирования, средства разработки программ и техническую архитектуру. Многие из этих решений могут влиять на набор требований, проектирование и бюджет. Разница между техническими и проектировочными решениями едва различима: то, как что-то ведет себя и как оно выглядит, часто имеет много общего с тем, как оно сконструировано. В одних организациях технические полномочия совмещаются с полномочиями по выработке требований и проектированию, в других технические полномочия носят подчиненный характер. И все же лучше, если в организации существуют отношения сотрудничества между различными видами полномочий.

Кому поручено составление бюджета? Компетенция выделять на реализацию проекта дополнительные финансовые ресурсы или сокращать их может не зависеть от других видов полномочий. К примеру, в ситуации с командой, работающей по контракту, ей могут быть предоставлены полномочия на выработку требований и проектирование, но при каждой потребности увеличения времени или денег, скорее всего, нужно будет обращаться к заказчику.

Как часто могут пересматриваться требования и проектные решения и как должны приниматься решения о внесении поправок? Ответ во многом зависит от ответов на предыдущие вопросы. Чем больше сторон вовлечено в выработку требований, проектирование и составление бюджета, тем больше усилий понадобится для сохранения баланса интересов в процессе реализации проекта. Есть одно практическое правило: чем меньше у вас полномочий, тем больше настойчивости надо проявлять при пересмотре и утверждении решений и тем больше бойцовских качеств проявлять при их корректировке.

Хотя я разграничил виды полномочий, вполне возможно, что всеми ими или какой-то их частью будет обладать один и тот же человек. Но чаще всего полномочия распределяются между руководителями групп. Чем сложнее система распределения полномочий, тем больше сил должно быть отдано планированию для достижения эффективности. В главе 16 показано, как справиться с ситуацией, когда требуется более высокий уровень полномочий. На данный момент достаточно знать, что в процессе планирования задействованы все перечисленные виды властных полномочий.

Документы, разрабатываемые при обычном планировании

Чтобы иметь возможность доводить требования до заинтересованных сторон, их надо кому-то документировать. Для этого существует множество способов, ни один из которых я особо не выделяю. Главное, чтобы был правильно схвачен смысл требований, чтобы эти требования были доступны для обсуждения всеми заинтересованными сторонами, в результате чего могут быть приняты конкретные обязательства, соответствующие объему выполняемых работ. Если избранный вами способ документального оформления требований может это обеспечить, значит, все в порядке. Если нет, подыщите другой способ, отвечающий данным критериям.

В справочных целях я упомяну некоторые из распространенных способов документального оформления требований и информации, относящейся к планированию. Владея обычной профессиональной фразеологией, совсем нетрудно перенимать различные методы, используемые в разных организациях. Вы можете столкнуться с тем, что некоторые группы документируют требования в свободной форме «а, требования… это вам нужно обратиться к Фрэду». Другие же имеют для этих целей детально проработанные формализованные документы и процедуры их пересмотра, при которых эти документы разбиваются на немыслимо мелкие (возможно, перекрывающиеся) элементы, за которые отвечают разные люди.

Анализ потребностей рынка (Marketing Requirements Document, MRD). Имеется в виду документ, обобщающий анализ мировой конъюнктуры, проведенный маркетинговой или бизнес-группой. Он предназначен для объяснения благоприятных деловых возможностей и того, как ими можно будет воспользоваться в данном проекте. В одних организациях этот документ носит справочный характер, помогающий обдумывать принимаемые решения. В других он является основой формулировки проекта, используемой в качестве производной для всего остального. Анализ потребностей рынка помогает определить, что собой должен представлять проект.

Концепция и рамки проекта. Концептуальный документ, вбирающий в себя всевозможные представления о том, каким должен быть проект. Если используется анализ потребностей рынка, то этот документ должен с ним тесно перекликаться. В концептуальном документе определяются цели проекта, смысл их достижения, а также видение в целом характеристик, требований или сроков реализации проекта (см. главу 4). Этот документ непосредственно определяет для проекта ответ на вопрос «что?», то есть в чем его суть.

Технические условия. В них формулируется конечный результат работ для определенной части проекта. Обоснованные технические условия вырабатываются на основе набора требований. Затем они многократно прорабатываются в процессе проектирования (см. главы 5 и 6), в ходе которого изменениям и уточнениям могут подвергаться и исходные требования. Выработка технических условий завершается, когда они обеспечивают работоспособный план, который в процессе разработки и управления проектом может быть использован для удовлетворения требований (степень их детализации должна быть полностью обговорена с разработчиками и управленцами). Технические условия должны унаследовать как можно больше идей, выдвинутых в концептуальных документах. Они определяют для проекта ответ на вопрос «как?», то есть как его реализовать с конструкторской и технической точек зрения. (Сценарии использования и карточки историй, применяемые в большинстве гибких методов, становятся чем-то вроде технических требований и условий.)

Структурная декомпозиция работ (Work Breakdown Structure, WBS). Технические условия детализируют объем выполняемых работ, а документы структурной декомпозиции работ определяют, как группа разработчиков должна справляться с их выполнением. Что должно быть сделано в первую очередь? Кто этим займется? Что из себя будут представлять все индивидуальные рабочие задания и как можно отслеживать их выполнение? В зависимости от потребностей проекта эти документы могут быть оформлены предельно просто (в виде электронной таблицы) или довольно сложно (в виде диаграмм и средств выполнения). К разработке документов структурной декомпозиции работ относятся главы 7 и 13. Эти документы определяют для проекта ответ на вопрос «как?» с точки зрения группы разработчиков. (В некоторых методах гибкой разработки все задействованные карточки историй показываются на досках заданий, которые становятся чем-то вроде структурной декомпозиции работ.)

Подходы к планированию – три взгляда на проект

Можно было заметить, что каждый из ранее упомянутых документов представляет одну из двух точек зрения на проект, деловую или техническую. Во многих проектах эти две точки зрения соперничают друг с другом. В этом заключается главная ошибка планирования. Оно не должно быть двояким, отвечать одним или другим интересам. Здесь нужен синтез всего, в чем выражаются интересы каждого направления.

Чтобы добиться такого результата, руководитель проекта должен осознать, что каждая точка зрения вносит в проект нечто уникальное, что не может компенсироваться большим количеством чего-нибудь другого (например, какой бы ни была глубина проработки рыночной стратегии, ею не улучшишь технический уровень, и наоборот). Лучшие результаты достигаются в том случае, когда все участники планирования проекта понимают в общих чертах суть каждой точки зрения.

ВНИМАНИЕ

При планировании должны быть также учтены и производственные мощности. Если попадаются вопросы или ситуации, не применимые в данном случае в силу иной численности команды или масштабности проекта, то их можно просто пропустить. Я и не рассчитываю, что все охватываемые здесь вопросы применимы к какому-то конкретному проекту. Тем не менее я предоставляю объем информации, применимый не только к текущему, но и к возможным последующим проектам. Здесь представлено множество вопросов с дальним прицелом, и ничего страшного, если некоторые из них не подходят к тому, над чем вы сегодня работаете.

Взгляд бизнесмена

Деловой взгляд фокусируется на понятиях, влияющих на прибыли и убытки (Profit and Loss, P&L), учитываемые организацией. В эти понятия включаются продажи, прибыль, расходы, конкуренция и издержки. Каждый должен разбираться в своей прибыли и убытках – из прибыли выплачиваются зарплаты или оплачиваются контракты. Когда команда разработчиков не знает, как работает бизнес, многие решения, принимаемые руководством, им кажутся нелогичными или неинтересными. Поэтому в интересах тех, кто отвечает за бизнес-планирование, помочь понять всем другим, почему проект имеет право на существование с деловой точки зрения. В технической сфере деловую точку зрения представляют все, чьи должности именуются бизнес-аналитик, специалист по маркетингу, специалист по развитию бизнеса, планировщик номенклатуры изделий или старший менеджер.

Некоторые проекты имеют несколько деловых точек зрения. Если вы работаете на фирме, заключившей контракт на создание сервера баз данных, вы должны считаться с деловыми интересами фирмы наряду с деловыми интересами заказчика, чей заказ вы выполняете (в надежде, что эти интересы совпадают). Найти пересечение этих интересов может оказаться не простой задачей. Я не хочу здесь ничего усложнять и буду вести речь о проектах, разрабатываемых в организации с большим штатом сотрудников. Тем не менее перечисленные далее вопросы нетрудно экстраполировать и на более сложные ситуации.

Хороший деловой взгляд означает, что у команды есть ответы на следующие вопросы:

• Почему этот проект необходим для нашего бизнеса?

• Какие неудовлетворенные потребности или желания имеются у наших клиентов?

• Какие характеристики или услуги мы можем предложить для удовлетворения этих желаний или потребностей?

• Что сможет побудить клиентов приобрести этот продукт или воспользоваться этими услугами? Что станет причиной такого поступка?

• Во что это обойдется (с точки зрения затрат людских и материальных ресурсов)? Сколько на это уйдет времени?

• Каков уровень возможных доходов (или снижения организационных и производственных затрат)? За какой период времени?

• От производства каких изделий нужно отказаться, чтобы справиться с производством данного продукта?

• Сможет ли проект внести вклад в нашу долгосрочную деловую стратегию или защитить другие доходные активы? (Даже некоммерческие или IT-организации придерживаются бизнес-стратегии: они всегда выставляют счета на оплату, стремятся получить доход или имеют для поддержки своей деятельности команды, работающие на извлечение дохода.)

• Как проект поможет нам идти в ногу с конкурентами, обойти или превзойти их?

• На какие рыночные интервалы времени можно нацелить данный проект?

Специалисты, ответственные за бизнес-интересы, уделяют этим вопросам самое пристальное внимание, полагая, что ответы на них должны лечь в основу деятельности организации и оказать большое влияние на все решения, связанные с проектом. Конечно же, деловой подход не означает, что все проекты должны быть направлены на извлечение выгоды. Проекты могут также оцениваться на основе их вклада в стратегию бизнеса. Например, стратегический проект может быть необходим организации, но не принести никакой прибыли.

Маркетинг – слово совсем не ругательное

Самой несправедливой критике бизнесмены подвергаются в среде «технарей», где их обзывают «торгашами». Я думаю, что маркетинг в данном случае получает удар ниже пояса. В терминологии образовательной программы MBA (Master of Business Administration – магистр делового администрирования) маркетинг можно определить четырьмя «P»: Product (продукция), Price (цена), Placement (распространение продукта) и Promotion (продвижение продукта на рынке). Определение вида продукции и цены – процесс творческий. Его цель состоит в том, чтобы проработать идею продукции, продаваемой с прибылью и отвечающей потребностям определенного покупателя. Чтобы добиться в этом деле успеха, необходимы исследования, анализ и творческая работа. Распространение продукта (третья буква «P») подразумевает способы получения продукта покупателем. (Через веб-сайт? Через супермаркет? Из багажника автомобиля?)

И наконец, продвижение продукта на рынке, что по сложившемуся стереотипу и принимают за маркетинг, – означает распространение положительных отзывов о продукте среди влиятельных людей и потенциальных покупателей. Как ни странно, но продвижение продукта занимает весьма скромную часть рабочего времени бизнес-аналитика или менеджера по продажам (возможно, 10–20 %). Получается, что маркетинговые планы определяются куда больше вопросов, чем внешний вид рекламы или приемы продвижения товара на рынке, которые будут предприняты. К тому же следует заметить, что четыре «P» маркетинга применимы практически ко всему. Всегда есть продукт (защищенный веб-сайт), цена (бесплатный), размещение (интранет) и продвижение (сообщения по электронной почте).

Но когда деловые перспективы рассматриваются однобоко, проявляется только треть потребностей. На объем продаж влияет качество продукции, но оно не зависит от маркетинга. Качество[19 - Эндрю Стеллман (Andrew Stellman), один из научных редакторов данной книги, несколько раз угрожал мне физической расправой, если я не расскажу о качестве программного продукта, но эта глубокая тема так и не вписалась в рамки моей книги. Для начала порекомендую вам две другие книги: «Out of the Crisis» (MIT Press, 2000) У. Эдвардса Дэминга (W. Edwards Deming) и «Quality Is Free» (Signet Books, 1992) Филиппа Кросби (Philip Crosby).] является производной удачного проектирования и разработки продукта, удовлетворяющего реальные потребности покупателя. Для успешного ведения бизнеса должен быть предложен бизнес-план, сконцентрированный на технологических возможностях (а не на догадках).

Руководитель проекта, имеющий однобокий взгляд на бизнес и терпящий из-за этого неудачу, может так никогда и не понять, что именно пошло не так, как надо. В результате он будет стремиться работать еще интенсивнее, вместо того чтобы попытаться расширить свой кругозор.

Взгляд разработчика

Когда я изучал компьютерную науку в университете Карнеги Меллон, разговоры о новых программных продуктах со студентами и профессорами были обычным делом. Мы всегда концентрировали свое внимание на компонентах, использовавшихся в новых программных продуктах, сравнивая их с теми, которые могли бы в них использоваться. Особой ценностью безоговорочно считалось качество разработки: сколько технологических новинок в них использовалось. Вообще-то мы думали, что кругом царит сплошное надувательство. Нашу критику выдерживали далеко не все продукты. Мы удивлялись, почему рынок завален посредственной продукцией. Для объяснения вредных решений, которые, как мы думали, принимались вразрез с понятиями технического совершенства и вопреки здравому смыслу, мы даже изобрели теорию тайного заговора. Зачастую мы во всем обвиняли отделы маркетинга[20 - Файзал Джафдат (Faisal Jawdat), один из научных редакторов данной книги, угрожал мне изощренными пытками, если я не отмечу всю иронию ситуации, в которой после всего сказанного я продолжал работать на Microsoft.] (совсем немногие из нас понимали, чем на самом деле занимаются специалисты по маркетингу). Даже в мои первые годы на производстве разговоры на эту тему велись практически постоянно. Только тогда мы еще больше ко всему присматривались, поскольку конкурировали со многими программными продуктами или веб-сайтами, о которых шли разговоры.

Наш взгляд на окружающий мир был технократическим, мы замечали лишь технические достоинства. Мы никак не могли понять, почему слабые в техническом отношении продукты иногда очень хорошо продавались, а технически совершенные продукты вовсе не пользовались успехом. Мы также замечали, что качеству разработки не всегда соответствует положительная реакция покупателя. На эти странности у нас было два ответа. Первый состоял в том, что всему причиной колдовство вредителей от маркетинга, а второй – в том, что нам не хватает умных покупателей. Однако мы особо не развивали наши умозаключения и возвращались к созданию программного кода или к розыску чужих программных продуктов, чтобы не оставить от них камня на камне. Я получил возможность произвести переоценку своих взглядов только после того, как прислушался к некоторым толковым специалистам по маркетингу и талантливым разработчикам программных продуктов.

Во взгляде разработчика на проект основное внимание уделяется тому, как все должно быть создано с точки зрения конструкции и материалов. Вся эстетика в данном вопросе строится исходя из технологических, а не потребительских ценностей. Уклон делается на то, как все будет создаваться, а не на понимание, как созданные вещи окажут пользу развитию бизнеса или потребителю. В стереотипном техническом представлении достаточно создать базу данных, отвечающую эстетическим представлениям разработчика, даже если ни один из покупателей не сможет понять, что с ней делать, или она не будет отвечать коммерческим планам.

Не менее важными, чем вопросы о разработчиках, затронутые в этом последнем абзаце, являются вопросы, основанные исключительно на технологическом взгляде на проект:

• Что именно в соответствии с ним (проектом) требуется сделать?

• Как это будет работать? Как будет работать каждый компонент?

• Как это будет создаваться? Как мы будем проверять, что это работает в соответствии с нашими предположениями?

• Насколько надежны, эффективны, расширяемы и производительны существующие и нами создаваемые системы? Существуют ли пробелы между всем этим и требованиями проекта?

• Какие технологии или архитектуры на данный момент нам полностью доступны? Будем ли мы делать ставку на какую-нибудь новую технологию, которая еще недоступна, но будет вскоре готова к использованию?

• Какие технологические процессы и подходы соответствуют данной команде и данному проекту?

• Какими знаниями и деловым опытом обладают наши специалисты? Работу над чем они приостановят, чтобы заняться данным проектом?

• Чем мы восполним недостаток делового опыта? (Методом проб и ошибок, наймом на работу других специалистов, обучением своих специалистов? Или проигнорируем эти пробелы в надежде, что они волшебным образом исчезнут сами по себе?)