Краткое содержание «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Краткое содержание «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»
Светлана Хатемкина

Краткое содержание
Этот текст – сокращенная версия книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Только самое главное: идеи, техники, ключевые цитаты.

Американский специалист по тайм-менеджменту Дэвид Аллен заслуженно считается одним из лучших консультантов по развитию личной эффективности. Созданная им методика планирования Getting Things Done получила всемирную известность. Главный ее принцип состоит в том, чтобы освободить сознание от списка текущих задач и дел, освоив азы разработки стратегий.

Книга Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в 20 странах и продолжает пользоваться популярностью. Она будет полезна всем, кто желает научиться грамотно распоряжаться своим временем, легко справляться с трудностями на работе и в личной жизни.

Автор дает ценные советы о том, как оптимизировать трудовой процесс, быстро перерабатывать огромный поток информации, собирать необходимые данные, разделять главное и вторичное.

Прочитав книгу Дэвида Аллена, вы поймете, насколько ценна каждая минута, и как важно распределить свое время так, чтобы рутина не поглотила самые радостные мгновения вашей жизни.

Напоминаем, что этот текст – краткое изложение книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Введение

Дэвид Аллен уверен: любой из нас может жить интересной и насыщенной жизнью, каждая секунда которой будет иметь великую ценность и приносить огромную пользу.

В своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» он делится эффективной методикой повышения работоспособности и дает множество рекомендаций по улучшению концентрации и осмысленности.

Дэвид Аллен неоднократно проводил мастер-классы для множества компаний и частных клиентов в США, его доклады и статьи публиковались в крупнейших изданиях: New York Life, Fast Company, New York Times, Wall Street Journal и других журналах. Книга Аллена, признанного одним из наиболее авторитетных теоретиков продуктивности, была переведена на множество языков и издана в двадцати странах мира.

Чтобы жизнь заиграла яркими красками, приобрела новый смысл и начала приносить вам удовольствие, не понадобятся никакие особые навыки. Просто следуйте советам автора.

Методологии Getting Things Done: добро пожаловать!

Новые методы для новой реальности

Условия и характер работы меняются столь стремительно, что мы не успеваем приспосабливаться к нововведениям. Именно в этом состоит основная причина повышения уровня стресса.

Некоторые проекты даже не имеют четких сроков выполнения, и это во много раз увеличивает объемы работы. При этом границы наших полномочий размываются благодаря использованию современных коммуникационных технологий.

Дэвид Аллен считает, что многим из нас не хватает навыков управления взятыми на себя обязательствами. Оптимизировать любую деятельность можно с помощью нескольких базовых моделей поведения.

Прежде всего, если вы держите все свои дела в голове, то ваше сознание уже не «как вода». Любую незавершенную задачу нужно зафиксировать в удобной для вас системе планирования, которой вы постоянно пользуетесь, и впоследствии выполнить. Во-вторых, необходимо четко осознать, в чем заключается ваше обязательство, и решить, что нужно делать, чтобы его выполнить. В-третьих, как только вы определились с теми действиями, которые нужно предпринять, вы должны создать для себя систему напоминаний, к которой будете периодически возвращаться.

Многие из нас склонны всецело опираться на свой мыслительный процесс, подверженный внешним стимулам. Особенно ярко это проявляется в условиях рабочего аврала.

Тем не менее, для принятия верного решения необходимо сделать всего два шага:

1. Определить, какого результата вы желаете достичь.

2. Выяснить, какие именно действия нужно для этого выполнить.

Автор отмечает, что большинству работников это не кажется очевидным.

Научитесь контролировать текущие дела и жестко регламентировать поток входящей информации. Вводить контроль над действиями и обязательствами необходимо сразу на двух уровнях – вертикальном и горизонтальном.

Под вертикальным управлением подразумевается осмысление личных микрозадач и работа над индивидуальными проектами. Горизонтальное управление предполагает взаимосвязь всех рабочих дел, в которые вы так или иначе вовлечены.

У обоих уровней контроля одна и та же цель – добиться корректного выполнения задач, не пытаясь постоянно удерживать всю информацию о них в голове.

Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом

Дэвид Аллен выделяет пять шагов, которые помогут вам научиться спокойному и уверенному управлению рабочим процессом. Необходимо предпринять следующее:

1. Отобрать все, что привлекает ваше внимание.

2. Проанализировать, что для вас означает каждая деталь, и что с этим можно сделать.

3. Спрогнозировать различные варианты достижения результата.

4. Выбрать из них один наиболее оптимальный.

5. Приступить к выполнению намеченного плана.

Этот шаблон иллюстрирует горизонтальное управление работой.

Также автор рекомендует пользоваться инструментами для сбора информации о незавершенных делах, например, бумажными и электронными системами планирования задач, гаджетами для быстрого обмена сообщениями с коллегами, папкой или лотком для входящей документации.

Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно. При этом если у вас слишком много мест для хранения информации, нередко возникают сложности с ее системной обработкой.

Определите информацию, которая не понадобится вам в ближайшее время, в одну из трех категорий:

1. «Уничтожить».

2. «Проанализировать».

3. «Сохранить в качестве справочных данных».

Также заведите календарь, куда будете вписывать задачи трех типов:

1. Проекты, которые нужно завершить к конкретной дате.

2. Дела, которые требуется регулярно выполнять в определенное время.

3. Информация и данные, которые понадобятся в конкретный день.

Помните: обеспечение правильного выбора при реализации любого проекта – главная цель управления рабочим процессом.

Аллен предлагает придерживаться следующих моделей принятия решений:

1. Учитывайте четыре главных критерия: контекст, время, собственные силы, личные приоритеты.

2. Анализируйте текущую работу и выполняйте только то, что запланировали. Не отклоняйтесь от намеченной стратегии.