Бухгалтерский учет

Книги представляют собой сброшюрованные регистры аналитического учета, имеющие специальную форму графления. Книги не имеют широкого распространения в учете, так как они не удобны в обращении, не экономичны и их невозможно применить при автоматизации учета.

Наиболее распространены кассовая книга, книга складского учета, Главная книга и др.

Карточки – это регистры аналитического учета, имеющие определенный формат и специальную форму графления, отвечающую рациональной организации учета учитываемых объектов. Карточки бывают различных форм графления и предназначаются для организации учета различных объектов. Контокоррентные карточки используются для аналитического учета по счетам расчетов и денежных средств. Карточки количественно-суммового учета используют для аналитического учета товарно-материальных ценностей. Многографные карточки применяют для аналитического учета затрат на производство. Карточки складского учета материалов предназначены для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах. Карточки специального графления применяют для по-объектного учета основных средств, учета специальной одежды, обуви и постельных принадлежностей, учета инструментов.

Карточки обычно печатают на более плотной бумаге, хранят в специальных картотеках и используют в течение года или нескольких лет.

Свободные листы – это регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей. Форма и графление свободных листов зависят от их назначения. В последнее время свободные листы широко распространены в учете. Это журналы-ордера и ведомости, применяемые при журнально-ордерной форме учета, машинограммы.

По форме графления регистры могут быть линейными, шахматными, односторонними и двусторонними.

Линейная (позиционная) форма графления применяется в основном для учета расчетов. По этому принципу построены регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В них объединяется аналитический и синтетический учет. Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состояние расчетов по каждому расчетному документу.

Шахматная (табличная) форма графления применяется в основном в регистрах по учету затрат производства. При таком построении регистра появляется возможность в один прием сделать запись по кредиту одного или нескольких счетов и дебету счета, субсчета и статьи аналитического учета, заказа. Все регистры журнально-ордерной формы учета по учету затрат производства, капитальных вложений, непромышленных производств и хозяйств имеют шахматную форму графления. В этих регистрах сочетается аналитический и синтетический учет.

В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых записей в регистрах они могут быть односторонними и двусторонними.

В односторонних регистрах графы дебета и кредита (прихода и расхода) смещены в одну сторону; для текста и других данных отводится необходимое число граф. Дебетовые и кредитовые записи в односторонних регистрах чередуются. Например, кассовая книга, карточки количественно-суммового учета, карточки складского учета и др.

В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведена одна сторона или часть листа, для записей по кредиту – другая. Например, книга учета движения скота, книга учета производства.

При ведении аналитического учета в книгах до начала записей нумеруются все страницы книги за подписью главного (старшего) бухгалтера: “В настоящей книге всего пронумеровано, страниц (листов)”.

При открытии регистров в них переносят из регистров за прошлый месяц начальные остатки, а где это необходимо – обороты в разрезе статей аналитического учета за период с начала года, указывают данные сметы (плана) на текущий месяц и с начала года. При записи в регистры операций за текущий месяц указывают содержание записи, дату и номер документа, а в ряде случаев – краткое содержание операции. Сумму операции записывают в графы соответствующих счетов. Операции, носящие массовый характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах (накопительных и группировочных ведомостях). В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета.

Регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по корреспондирующим счетам, что обеспечивает достоверность записей, выявление и исправление ошибок до составления баланса.

К ведению учетных регистров предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, своевременность, краткость, ясность и обеспечение взаимного контроля записей.

Документальность записей. Записи в учетные регистры делают на основе проверенных документов. Документы формируют в папки по принадлежности к учетным регистрам, и они служат основанием для последующего контроля.

Краткость записей. В регистрах нет необходимости делать пространные записи, достаточно указать дату и номер документа и сделать ссылку на порядковый номер документа в пачке. Известно, что при необходимости проверить операцию даже самые пространные записи не могут заменить собой документа, к которому приходится прибегать практически во всех случаях.

Ясность записей. Записи, сделанные в регистры, должны быть ясными, разборчивыми. Допущенные ошибки следует исправить строго в установленном порядке.

Взаимный контроль записей. Записи в регистрах до записи их итогов в Главную книгу или регистры синтетического учета должны быть взаимно сверены и увязаны. Записи проверяют по корреспондирующим счетам. Так, суммы, поступившие в кассу с расчетного счета, будут проведены в регистрах по кассе (дебет) и в регистрах по расчетному счету (кредит). Эти записи должны быть взаимно сверены. Аналогично сверяют записи и по другим счетам.

Кроме того, к ведению учетных регистров по действующему законодательству предъявляются следующие требования.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

Факты хозяйственной жизни отражаются в регистрах бухгалтерского учета посредством двойной записи, если иное не установлено федеральными стандартами.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

• наименование регистра;

• наименование экономического субъекта, составившего регистр;

• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством РФ изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Способы исправления ошибок. При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом “красное сторно”.

Корректурный способ применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправительные записи должны быть оговорены и заверены подписью бухгалтера.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Например, на производство продукции израсходованы материалы в сумме 400 000 руб., а ошибочно записали 300 000 руб. Тогда на разность между этими суммами – 100 000 руб. (400 000 – 300 000) – нужно составить дополнительную проводку: дебет счета 20 “Основное производство”, кредит счета 10 “Материалы” – 100 000.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Отсюда красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах. Способ красного сторно применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают определенное сочетание и взаимную связь учетных регистров и записей в них, а также использование средств оргтехники. Форму учета определяют количество, структура и внешняя форма регистров хронологического и систематического, а также синтетического и аналитического учета, структура регистров, последовательность и способы записей в них.

За время существования бухгалтерского учета применялись различные формы. Вначале формы учета были предельно простыми и состояли из памятной книги (мемориал), в которую операции записывали в хронологической последовательности, и журнала, в котором указывали корреспонденцию счетов. Из журнала данные записывали в Главную книгу, на основании которой составляли баланс.

С ростом производства и увеличением количества фактов хозяйственной жизни простейшие формы учета (старая и новая итальянская) не могли удовлетворять требованиям, которые стали предъявляться к учету. Развитие форм пошло по пути создания отдельных регистров для ведения учета по однородным объектам учета. Появились первые многожурнальные формы учета (интегральная форма). Постепенно на смену книгам пришли карточки, которые имели различную форму графления. Книжные формы учета были заменены карточными (карточно-ордерная, карточно-копировальная).

В настоящее время применяют следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная.

Мемориально-ордерная форма учета возникла на базе ранее широко распространенной контрольно-шахматной формы учета. Сущность этой формы состоит в том, что однородные документы по возможности группируют в накопительных и группировочных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, в которых составляют корреспонденцию счетов.

Мемориальный ордер за май 200_ г.