Как управлять собой

1.3. Как бороться с помехами в работе

Кто борется, тот может проиграть. Кто не борется, тот уже проиграл.

    Б. Брехт

Наше «нет» похитителям времени

Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.

Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются бороться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них со всех сторон. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам полезно узнать, как же бороться с пожирателями вашего времени.

Болтовня

«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Потому стоит ли удивляться, что потом не хватает времени?

Я не сторонник того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Потери рабочего времени, затраченного на обсуждение отвлеченных тем, обычно особенно велики. Это происходит:

• по утрам, когда сотрудники, усевшись за свои рабочие места, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, о выступлении их любимой спортивной команды, о том, где были, с кем виделись и т. д.;

• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;

• накануне обеденных перерывов, когда сообща долго обсуждают, куда и с кем пойти пообедать и что делать потом;

• в конце рабочего дня, когда все уже устали и беседа на постороннюю тему – это удобный предлог свернуть все дела до завтрашнего утра.

На любой работе есть места, где вас могут втянуть в пространный разговор помимо вашей воли, и вы, сами того не желая, тратите 10–20 минут на обсуждение всякой чепухи. Одно из таких мест – приемная. Люди все время снуют туда и обратно, приостанавливаются, чтобы обменяться приветствиями, которые почти всегда превращаются в обмен новостями о том о сем. Иногда вам не до разговора – горит срочное дело, но старый знакомый, с которым вы не виделись полгода и столкнулись лоб в лоб на пороге канцелярии, хватает вас за рукав и захлебываясь начинает изливать поток всяких новостей, накопившихся за это время.

Исследованиями установлено, что именно пустые и ненужные разговоры – в числе главных похитителей рабочего времени.

Если вы перегружены работой, следует начать говорить «нет» отвлекающей болтовне.

Скажите «нет» и себе, и другим. Начните с себя.

«Черные дыры»

Еще одна опасность – так называемые «черные дыры», куда уходит масса энергии, сил и времени, утекает и безвозвратно растворяется в них, не принося видимых результатов.

Какие именно виды работы можно так назвать? Прежде всего, это работа, связанная с запуском новых проектов. Как правило, начиная любое новое дело, мы многое недооцениваем, не учитываем, а то и попросту не знаем. Результат – множество нестыковок, мы постоянно наталкиваемся на неожиданные препятствия.

К примеру, по случаю своего юбилея ваша компания задумала грандиозные торжественные мероприятия. Директор собирает всех на совещание и, в упор глядя на вас, спрашивает: «Кто возьмется за подготовку?» Если вы не выдерживаете начальственного взгляда и послушно выдавливаете из себя: «Хорошо, если надо…» – знайте, впереди вас ждут очень непростые времена. Вам придется заниматься десятками все новых и новых дел. И помощи со стороны не ждите. Ведь, как только вы сказали «да», другие с облегчением вздохнули и тотчас же забыли о мероприятии. Они вспомнят о нем лишь тогда, когда наступит день торжества.

Или вас постоянно просят вести протоколы собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей работе. Или вам систематически предлагают остаться после работы, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь. Во всех подобных случаях отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую вам платят деньги, следует также отвечать отказом.

Ясно представляйте себе, чего хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам поможет предыдущий раздел книги. То, на что вы соглашаетесь, должно так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетыми эгоистами и абсолютно ничего не делать для других. Но если ваше согласие отнимет у вас массу времени и энергии и никак не пойдет на пользу приоритетам вашей жизни, то от соответствующих предложений следует отказываться.

Помните, что «черные дыры» есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому вот вам мой совет, пусть в несколько грубоватой манере: если у вас есть голова на плечах, не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам на собственной шкуре придется испытать, что это такое, когда вы и швец, и жнец, и на дуде игрец, и еще многое другое.

В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я неоднократно с успехом применял. И впервые, когда был еще совсем молод.

Наша лаборатория проводила большую (всесоюзную) конференцию. Председатель оргкомитета сказал: «На должность ученого секретаря конференции предлагаю Виктора Павловича». Представив объем работ, я ужаснулся. Но отказаться было невозможно. Поэтому ответил так: «Работа эта неподъемна для одного человека, я ее просто завалю. Нужно создать секретариат, куда включить всех наших аспирантов и младших научных сотрудников, руководить ими должен кто-то из старших товарищей, поскольку все должны его слушаться. Готов войти в секретариат рядовым исполнителем». Председатель согласился на секретариат и назначил-таки меня его руководителем, обязав остальных подчиняться мне. Так была отбита угроза надолго парализовать мою работу над диссертацией.

Вывод: не берите на себя лишних обязательств. Отсрочьте свое согласие: «Мне нужно подумать» и т. п.

Стремление к совершенству

Бывает тяжело завершить выполнение дела, когда хочется усовершенствовать результат. Например, перечитывая написанный текст, вы будете находить все более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, текст будет переписываться несколько раз, отнимая у вас дополнительное время. Остановитесь! Пределов совершенству нет, но спросите себя: не отрываете ли вы время от другого, более важного дела? Установите четкий срок, адекватный ценности решаемой задачи, и уложитесь в него.