Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

1. В операционных закупках планирование на уровне позиций, включает в себя номенклатурное планирование (ежегодное, ежеквартальное), поддержание целевого запаса (используя формулу оптимального размера заказа и точки формирования заказа), аварийные (которые не планируются, формируется запас).

2. В проектных закупках планирование на уровне «пакетов» -объектов WBS (Иерархическая Структуры Работ) по проекту, включает в себя календарно-сетевой график проекта-пакеты закупок, работ, потребность СМР-подрядчиков (заказ-наряд).

Выполняя последовательно мероприятия, описанные в Цикле закупок инвестиционного проекта (при наличии Проектной и Рабочей документации) – формирование бюджета закупок в соответствии с графиком проекта вряд ли претерпит критические изменения.

Как учесть стоимость функции закупок

Кроме бюджета закупок, существует еще термин Стоимость функции (Cost function). В стоимость закупочной функции могут входить следующие расходы (в каждой компании это устанавливается индивидуально):

• ФОТ с учетом налогов и отчислений;

• больничные;

• страховка сотрудников;

• расходы на мобильную связь и интернет;

• командировочные расходы;

• аренда и ремонт офисных помещений, оборудования и мебели;

• расходы на оргтехнику;

• расходы на подписные издания и публикации;

• расходы на посещение выставок;

• аренда автотранспорта;

• расходы на обучение, тренинги и курсы повышения квалификации;

• консультационные услуги и привлечение внешних экспертов;

• расходы на корпоративные мероприятия (Team Building);

• юридические и аудиторские услуги;

• банковское обслуживание;

• представительские расходы.

Существует простая формула по оценке эффективности стоимости функции к управляемому бюджету закупок (для операционной деятельности), за который непосредственно отвечает закупочное подразделение.

Пример:

Управляемый закупочный бюджет – 1,5 млрд. дол. США/год

Стоимость закупочной функции – 10 млн. дол. США/год

Расчет коэффициента эффективности: (10 000 000 / 1 500 000 000) х 100 = 0,67.

Многие консалтинговые компании сходятся во мнении, что, если этот коэффициент менее 1, то затраты на функцию считаются оптимальными, если приближаются к 1, то надо разбираться с целевыми расходами, производительностью (загрузкой) и эффективностью сотрудников. Существуют еще другие методики, но эта самая простая и показательная, на наш взгляд.

2. Тендерное задание

В этом разделе, давайте коснемся темы подготовки Тендерного задания (Invitation to Bid, Invitation to tender), его структуры и основных требований к нему. Необходимо отметить, что Тендерное задание на выбор поставщика МТР, отличается от ТЗ (не путайте с техническим заданием) на выбор поставщика Услуг (Работ). Любое Тендерное задание должно содержать три вида требований:

• технические и квалификационные;

• коммерческие;

• гарантийные.

Тендерное задание для МТР

Технические требования, максимально детально описывают предмет потребности в Опросном листе (Request for information, RFI) и содержат следующую информацию:

• подразделение инициатор или наименование проекта;

• наименование и область применения МТР;

• исходные данные, массогабаритные характеристики, чертежи, монтажные схемы;

• основные технические и эксплуатационные характеристики: производительность, среды, исполнение, паспортные параметры, в т.ч. рабочее давление, температура, плотность, требования к материалам с учетом агрессивности, образивности, условия эксплуатации, категория взрыво- и пожаро- опасности, требования к электрооборудованию и к КИП и А, вибрация, шум, требования к лако-красочным и анти-коррозионным покрытиям и пр.;

• задание на разработку и проектирование для поставщика;

• задание на изготовление, тестовые или стендовые испытания перед отгрузкой;

• временные рамки или условия, ограничивающие заказчика;

• особые условия.

Технические требования не должны содержать ограничений для других производителей и указывать на конкретного производителя и поставщика. Даже если указан проектный производитель в техдокументации, штампе чертежей или монтажных схемах, с идентификационным кодом, ТУ или каталожным номером по проекту – необходимо указать на возможность альтернативных предложений для поставщиков – участников конкурсной процедуры.

Коммерческие требования, дополняют технические требования и содержат следующую информацию:

• условия и базис поставки;

• цена и общая стоимость поставки (фиксированная или расчетная ориентировочная), с расшифровкой стоимости разработки технической документации, изготовления оборудования, стоимости доставки, стоимость запчастей пусковых и на гарантийный срок эксплуатации, стоимости страховки, стоимости шеф-монтажных и пуско-наладочных услуг, стоимости обучения;

• сроки доставки и график исполнения договора, в т.ч. шеф-монтажа, пуско-наладки и обучения (если в этом есть необходимость);

• условия финансирования;

• требования к документации и товаро-сопроводительной документации;

• требования к упаковке и транспортировке;