Техники успешных руководителей. Коучинг, развитие, мотивация сотрудников.

Техники успешных руководителей. Коучинг, развитие, мотивация сотрудников.
Виктория Зайцева

В этой книге собраны инструменты для решения наиболее сложных управленческих вопросов руководителей отделов. Вы узнаете, с помощью каких техник можно развить у сотрудников ответственность и самостоятельность; быстро передать сотрудникам собственные знания; выстроить дисциплину в отделе; внедрить нематериальную мотивацию и т.д. В книге много примеров из реальной практики руководителей, которые я собрала за 7 лет работы консультантом по управленческим навыкам с более чем 100 руководителями от Москвы до Владивостока. Начав использовать эти техники, вы выстроите стабильную работу ваших сотрудников

Введение

Уже 7 лет я являюсь корпоративным тренером по управленческим навыкам. Более 70 руководителей от Москвы до Владивостока приняли участие в моей годовой программе по повышению эффективности руководства. Еще несколько десятков руководителей приходили ко мне для консультаций или на коучинг по конкретным сложным ситуациям, которые возникали у них при управлении отделом.

В этой книге я собрала ответы на вопросы, с которыми наиболее часто обращались ко мне руководители отделов. Мы разберем предлагаемые инструменты и технологии на конкретных примерах из практики моих клиентов. Хочу поблагодарить каждого из них, кто согласился поделиться своими кейсами и опытом.

Первая часть книги будет посвящена управленческим инструментам и концепциям, которые помогают руководителям решать такие непростые вопросы, как

– выстраивание дисциплины в отделе,

– быстрая передача сотрудникам своих собственных знаний и инструментов работы с клиентами,

– бесконфликтное внедрение изменений в отделе (введение новой формы отчетности, дополнительных функций и т.д.),

– работа с возражениями и сопротивлениями сотрудников при постановке задачи, критикой поставленных руководителем задач,

– определение истинной причины несоблюдения требуемых технологий и стандартов работы,

– подбор методов коррекции рабочего поведения для выведения сотрудников на нужную технологию.

А также

– как работать с сотрудником, который ничего не успевает и/или пытается переложить решение своих задач на вас,

– что делать, если ваш сотрудник ходит к начальству «через вашу голову» и т.д.

Вторая часть книги будет посвящена самой популярной теме, с которой ко мне обращаются руководители – теме НЕМАТЕРИАЛЬНОЙ МОТИВАЦИИ. В отдельных подглавах мы подробно рассмотрим все «три кита», на которых стоит нематериальная мотивация:

Кит №1 – Ситуативное руководство – то есть изменение стиля руководства сотрудником в зависимости от его уровня профессиональных компетенций. Здесь мы рассмотрим применение Модели Херси – Бланшара на практике.

Интуитивно понятно, что при руководстве новичком и опытным сотрудником нужно использовать разные стили управления – плавно изменять стиль постановки задачи, постепенно уменьшать контроль и передавать сотруднику все больше ответственности и самостоятельности. Но какие именно стили руководства существуют? Как плавно переходить от одного стиля к другому, чтобы обеспечить максимально быстрый рост профессионализма сотрудника? И как выбрать подходящий стиль управления для сотрудников, которые работают уже давно, но при этом не приносят желаемых результатов? Все эти вопросы мы разберем в первой главе второй части.

Кит №2 – Конструктивная критика и похвала

Любой сотрудник совершает и подвиги, и ошибки, и любой руководитель иногда хвалит, а иногда ругает своих подчиненных. Но в одних отделах это приводит к конфликтам, бунтам или увольнениям, а в других – к желаемым изменениям в поведении сотрудника.

В этой главе мы рассмотрим, во-первых, как конструктивно доносить до сотрудника информацию о выявленных недочетах в его работе, чтобы он после этого шел исправляться, а не увольняться. А во-вторых, как хвалить сотрудника, чтобы это стимулировало его и весь коллектив работать еще лучше, а также за что можно хвалить сотрудника-новичка, когда у него еще нет значимых результатов работы.

Кит №3 – Индивидуальные мотивы сотрудников

После того, как вы внедрите два первых Кита, то есть выстроите системную работу по нематериальной мотивации, можно переходить к учету индивидуальных особенностей сотрудников. Опять же интуитивно понятно, что у разных людей глаза загораются от разных вещей и задач. Это применимо не только к обычной жизни, но и к работе – кто-то любит изобретать новое, а другие – усовершенствовать старое, кого-то соревновательный элемент в работе мотивирует, а других лишает эффективности и желания выполнять задачу в целом.

Поэтому в третьей главе мы рассмотрим 6 основных мотиваторов людей. Вы узнаете 6 «кнопок», на которые можно нажать, чтобы у сотрудника загорелись глаза и появилось желание выполнять поставленное задание. Я приведу пример, как можно сформулировать одну и ту же задачу 6ю разными способами, с учетом доминирующего мотива сотрудника.

Безусловно, вы можете влиять на содержание и высказывать пожелания по темам в моей группе в контакте «Правила деловых достижений». Туда же вы можете присылать свои вопросы и кейсы, которые хотелось бы разобрать.

Хочу сразу предупредить – чем больше глав будет уже написано и опубликовано в черновике, тем выше будет цена. Я буду постепенно поднимать ее с каждым обновлением.

Закончить введение я хочу словами одного из моих клиентов:

«мой директор сказал мне: надо начинать и делать, как получится, и с третьего раза начнет получаться, как надо. Будешь делать – будет работать, если не будешь делать – точно не заработает».

Итак, начинаем!

Глава 1. Система выстраивания дисциплины в отделе

Допустим, ваш сотрудник опаздывает или не сообщает вам нужную информацию в срок, или вообще «забывает» вам ее сообщить, забывает сделать задачи или без конца болтает по телефону в рабочее время – что с этим делать? Как вернуть его к требуемым вами или здравым смыслом правилам поведения на работе? Это мы и рассмотрим в этой главе.

Нарушения и ошибки сотрудников можно разделить на две большие группы – нарушения технологий работы и дисциплинарные нарушения.

Ошибки, связанные с технологией – это неправильное применение используемых в компании инструментов, техник или алгоритмов работы. Например, сотрудник не отработал возражения клиента, так как не знает алгоритм работы с возражениями. Или знает, но не сообразил, как его применить в данной конкретной ситуации. То есть для коррекции нарушений технологии нужно выяснять, насколько сотрудник обучен этой технологии. Как его обучить тому, что вы знаете и умеете сами, мы рассмотрим в отдельной главе.

Дисциплинарные нарушения – это несоблюдения правил, не требующих особых знаний и умений. Для их выполнения нужна только самоорганизация и, возможно, немного времени. К таким нарушениям, например, относятся опоздания на работу, невыполнения задач в срок, неполное или некачественное заполнение отчетности, несоблюдение дресс-кода, разговоры по личному телефону (слишком долгие или слишком громкие), использование офисных ресурсов в личных целях (если это запрещено) и так далее.

Плохая новость – все, абсолютно все сотрудники совершают дисциплинарные нарушения, они пробуют делать то, что вы им говорили делать нельзя. Хорошая новость – с этим можно достаточно легко справиться. Чтобы понять, как это сделать, давайте сначала рассмотрим причины такого поведения сотрудников.

На самом деле, это поведение называется в психологии «тестирование границ». И это свойственно не только сотрудникам, но и всем людям. Начиная с детства, нас окружает множество запретов. Нельзя гулять долго, но долго сидеть дома тоже нельзя. Нельзя играть в компьютерные игры, хотя хочется. Нужно переходить дорогу на зеленый свет. Всегда быть вежливым со старшими. Слушаться старших и хорошо учиться. Я уверена, что уже в детстве вы поняли, что можно выполнять далеко не все проговоренные вам правила. Да и от нарушения нескольких запретов ничего особо страшного не происходит.

С этим отношением к правилам мы приходим во взрослую жизнь, где их становится еще больше. Каждый человек на своем опыте понимает, что если следовать всем запретам и установленным правилам, то мы не выживем. А если и выживем, то будем совершенно не самостоятельны и не эффективны.

Как же мы (и наши сотрудники) принимаем решение – какое правило или запрет нужно соблюдать, а какой нарушать? Чтобы разобраться с этим, вспомните самих себя – когда вы будете переходить дорогу на красный или в неположенном месте, а в каких случаях остановитесь и будете ждать зеленого? Скорее всего, на ваше решение повлияют три фактора:

– признание необходимости и выгодности для вас соблюдения этого правила (то есть если много машин, вы не будете перебегать на красный)

– наличие контроля и отрицательных последствий за нарушение правила (мало кто перебегает дорогу при наличии видеокамеры и полицейского, если бы он мог прямо на месте вас оштрафовать)

– сила желания перебежать и полученных от этого выгод (если вам нужно успеть на автобус, шансы, что вы побежите на красный повышаются)

Если у человека сильно развито стремление тестировать границы, то он будет сам их нарушать и наблюдать, приводит ли это к значимым для него негативным последствиям. Если данная черта менее выражена, то он будет тестировать их пассивно – наблюдая за другими сотрудниками, которые их нарушают.

В рабочей ситуации тестирования границ происходит примерно так: сначала новый сотрудник соблюдает все требования, приходит вовремя. Потом однажды он случайно опаздывает на 5 минут, и если нет реакции руководителя, то он уже начинает прикладывать меньше усилий на то, чтобы придти вовремя, начинает регулярно задерживаться на 5 минут, и однажды приходит на 10 минут позже. Если снова нет реакции и негативных последствий, то в скором времени он сочтет более важным по дороге на работу заскочить за кофе (ведь лучше придти бодрым и активным, чем вовремя) и опоздает уже на 15 минут. Если на этот раз руководитель обратит на это внимание, то сотрудник поймет, что на самом деле «приходить вовремя» означает в этой компании «опаздывать не более чем на 10 минут». Таким образом, протестировав границу, он определил ее реальное расположение.

ВЫВОД: сотрудники соблюдают правила, если согласны с ними или получают негативные последствия при их несоблюдении.

Поэтому для того, чтобы свести дисциплинарные нарушения ваших сотрудников к минимуму, вам необходимо контролировать их соблюдение и «наказывать» в случае их нарушения. Люди верят действиям, а не словам. Если я скажу вам «я по два раза, я по два раза не повторяю, не повторяю». Как вы считаете – я повторяю или нет? Конечно, я повторяю. Но я же сказала вам, что я этого не делаю. Как же так? Просто мои слова и действия разошлись. И вы поверили действиям.

Так же и сотрудники – если вы говорите, что вам важно, чтобы они общались с клиентами вежливо, но при этом никак не реагируете на нетерпеливые интонации, отсутствие слов «спасибо-пожалуйста» в разговорах ваших сотрудников с клиентами, то они понимают, что на самом деле вам это не важно. Даже если вы при этом вне себя от гнева, вы негодуете и готовы взорваться изнутри – пока вы не проговорите им ваше недовольство словами, пока не примете мер воздействия на «грубых» сотрудников, они могут сделать вывод, что их стиль общение вполне вежлив и вас он устраивает.

Как же реализовать принципы контроля и «наказания» в управленческой деятельности?

Для этого при дисциплинарных нарушениях важно придерживаться двух правил:

1 Необходимо реагировать на каждое нарушение заведенных вами правил и требований. Начиная с самого первого их нарушения.

2 Сила и жесткость вашей реакции и применяемых вами мер воздействия должны возрастать при повторении нарушений или в зависимости от их серьезности.