Создание юридического лица или подразделения

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ (нарушение требований законодательства о хранении документов). Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей, а на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).

Итак, подведем небольшие итоги:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.

– за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие организации прибегают к использованию различных систем автоматического, компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:

– поддержка неограниченного количества состояний документов;

– гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния;

– возможность задания маршрута движения документов;

– справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;

– система оповещений о поступивших на подпись приказах;

– e – mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования документов;

– поддержка индивидуальных и групповых приказов;

– разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута;

– наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;

– наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office;

– полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;

– и многое другое.

Основы документооборота по охране труда

Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Ошибки и несоответствия в документах и в организации работы по охране труда у работодателя при определенных событиях (травма работника, инспекторская проверка и так далее) могут создать серьезные проблемы и повлечь значительные внеплановые затраты.

Государственные нормативные требования по охране труда осуществляются в соответствии со статьей 211 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Государственными нормативными требованиями охраны труда, содержащимися в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и законах и иных нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации, устанавливаются правила, процедуры, критерии и нормативы, направленные на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.

Государственные нормативные требования охраны труда обязательны для исполнения юридическими и физическими лицами при осуществлении ими любых видов деятельности, в том числе при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, конструировании машин, механизмов и другого оборудования, разработке технологических процессов, организации производства и труда.

Порядок разработки, утверждения и изменения подзаконных нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (об этом подробнее смотрите Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 года № 1160 «Об утверждении Положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда»).

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и так далее, но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и так далее).

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным «клиентом» на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за «прохождение» документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, то есть система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Контроль над составлением и соблюдением инструкций по охране труда обязателен на большинстве производственных предприятий. Можно назвать множество примеров, когда руководители не уделяли достаточного внимания охране труда на своих производственных участках. И каждый раз такая история будет иметь грустный финал. Даже если никто не пострадает физически, руководителю предприятия не избежать материальной ответственности при несоблюдении техники безопасности или при ненадлежащем состоянии документов, связанных с охраной труда.

Если штат предприятия составляет более 50 человек, то по законодательству руководитель предприятия обязан вводить штатную единицу инженера по охране труда, или, как альтернативу, должен заключить договор со специализированной компанией на ведение документации по охране труда (статья 217 ТК РФ). Но если в штате и менее 50 человек, никто не освободит фирму от выполнения этих норм и правил. Так если численность работников организации 50 человек и меньше, то решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается работодателем с учетом специфики деятельности данной организации.

Несоблюдение требований трудовой инспекции чревато штрафами и отстранениями от должностей виновных.

В случае если служба охраны труда (специалист) по охране труда в организации отсутствует, то их функции выполняет работодатель – руководитель организации, иной уполномоченный работодателем работник, либо организация или специалист, который оказывает услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Структура службы охраны труда в организации и численность работников службы охраны труда определяются работодателем с учетом рекомендаций федерального органа исполнительной власти, принятых Постановлением Минтруда Российской Федерации от 8 февраля 2000 года № 14 «Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации».

Работа по охране труда в организации проводится на основе распорядительной, учетной и отчетной документации.

Распорядительная документация готовится на стадии создания организации и включает в себя приказы, распоряжения, положения по организации работы по охране труда; должностные инструкции руководителей и специалистов (с указанием обязанностей по охране труда и ответственности за их невыполнение); инструкции по охране труда для работников и на отдельные виды работ; инструкции о соблюдении противопожарного режима и действиях людей при возникновении пожара. Необходимо учитывать и то, что согласно ТК РФ некоторые распорядительные акты работодателя, касающиеся прав и социальных гарантий работников, требуют учета мнения уполномоченного работниками органа.

В первоочередном порядке распорядительными актами должны быть назначены следующие лица:

– должностное лицо (руководитель или его заместитель), ответственное за обеспечение безопасных условий и охраны труда и безопасное производство работ по предприятию в целом;

– должностные лица, ответственные за безопасное производство работ на отдельных участках или в подразделениях предприятия;

– должностное лицо, ответственное за электрохозяйство предприятия, и лицо, замещающее его в период отсутствия;

– другие ответственные лица в соответствии с требованиями отраслевых правил и инструкций по охране труда и иных нормативных актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.

В организации может иметь место следующая учетная документация, отражающая деятельность по охране труда:

– журнал регистрации входящей документации по охране труда;

– журнал распоряжений по вопросам охраны труда;

– журнал регистрации вводного инструктажа;

– программа вводного инструктажа;

– журнал регистрации первичного инструктажа, повторного, целевого, внепланового инструктажей;

– перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;