Учет денежных средств

При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета. Решение принимает руководитель по своему усмотрению.

При распечатывании на бумажном носителе листа книги учета на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

При использовании технических средств организация самостоятельно определяет периодичность распечатывания листов кассовой книги и книги учета на бумажном носителе.

Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учета полученных и выданных кассиром денежных средств могут оформляться в электронном виде. Для этого следует использовать технические средства, которые обеспечены защитой от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

При этом документы, составленные в электронном виде, должны быть подтверждены электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Пример 5. Остаток денежных средств в кассе ООО «Скрепка» на начало дня 17 января 2015 г. – 100 руб. С расчетного счета были сняты деньги на хозяйственные расходы в сумме 28 000 руб., из них подотчетным лицам были выданы 12 000 руб. на хозяйственные расходы, 16 000 руб. – на служебную командировку.

Кассир оформила один приходный кассовый ордер на 28 000 руб. и два расходных ордера на 12 000 руб. и 16 000 руб., сделав соответствующие записи в кассовой книге за 17 января 2015 г. Фрагмент заполнения книги приведен на с. 21.

Согласно п. 4.5 Указаний № 3210-У при наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег.

Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета (гр. 9), а главный (старший) кассир – подсчитать их остаток (гр. 10).

Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств открывает на год и заполняет старший кассир.

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др. упаковках главному (старшему) кассиру под расписку (с указанием объявленной суммы).

На с. 22 приведен пример заполнения четных и нечетных страниц книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Таким образом, оформление первичных документов и учетных регистров в кассе производится в следующем порядке:

? оформляются первичные документы по приходу и расходу;

? на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах). В кассовой книге ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;

? кассир передает в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Банк России предусмотрел и упрощенный порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей. В частности, теперь индивидуальные предприниматели могут:

? не устанавливать лимит остатка наличных денег (абз. 10 п. 2 Указание о порядке ведения кассовых операций);

? не сдавать наличные деньги в банк (абз. 1 п. 3 Указание о порядке ведения кассовых операций);

? не оформлять кассовые операции (абз. 2 п. 4.1 Указание о порядке ведения кассовых операций). При этом отказаться от ведения кассовых операций индивидуальные предприниматели могут только в случае ведения учета доходов и расходов и иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

1.2. Учет по счету 50 «Касса»

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту – суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Сальдо дебетовое означает остаток денежных средств и денежных документов в кассе, дебетовые обороты – поступление денежных средств и денежных документов, кредитовые – выдачу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

? 50-1 «Касса организации»;

? 50-2 «Операционная касса»;

? 50-3 «Денежные документы».

Выделение субсчетов к счету 50 «Касса» объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе, к нему могут быть открыты субсчета второго порядка:

? 50-1-1 «Касса организации в рублях»;

? 50-1-2 «Касса организации в иностранной валюте».

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду. Более подробно данный субсчет будет рассмотрен в п. 1.3.1 «Наличные валютные операции».

Пример 6. 22.04.2014 работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2 000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека контрольно-кассовой машины (ККМ) и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2 000 руб. (в том числе НДС 305 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. Как отразить в учете организации данные операции?

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам.

Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую ККМ. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня. Обе эти величины должны быть одинаковы, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в кассе. При этом книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня – выручка от продажи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Пример 7. 20.10.2014 из кассы организации выданы разменная монета и купюры для расчетов с покупателями в сумме 34 669 руб. Вечером этого же дня из торговой точки получены денежные средства в качестве выручки в сумме 120 544 руб.

Как отразить в учете организации передачу разменной монеты и купюр для расчетов с покупателями в операционную кассу розничной торговой точки, возврат разменной монеты и купюр, а также оприходование выручки в кассу организации?

Таблица 1

Типовые проводки по счету 50 «Касса»

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Более подробно данный субсчет будет рассмотрен в п. 1.4 «Учет денежных документов».

Хозяйственные операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия и их движение оформляются типовыми проводками, представленными в табл. 1.

1.3. Учет наличных денежных средств в иностранной валюте

1.3.1. Наличные валютные операции

Согласно ст. 140 ГК РФ случаи, порядок и условия использования иностранной валюты на территории Российской Федерации определяются законом или в установленном им порядке.

Органами валютного регулирования в Российской Федерации являются Правительство РФ и Центральный банк РФ (Банк России). Центральный банк РФ устанавливает единые формы учета и отчетности по валютным операциям, организует и производит валютный контроль, в том числе через уполномоченные банки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Валютное регулирование и валютный контроль в Российской Федерации осуществляются на основании валютного законодательства РФ, которое состоит из закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ (ред. от 04.11.2014) и принятых в соответствии с ним федеральных законов.

Особенности бухгалтерского учета и отражения в бухгалтерской отчетности имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, установлены положением по бухгалтерскому учету 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006).

ПБУ 3/2006 применяется юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений).

Согласно ПБУ 3/2006 стоимость денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в кредитных организациях, денежных и платежных документов, финансовых вложений, заемных обязательств, основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, выраженная в иностранной валюте, при принятии этих объектов к бухгалтерскому учету подлежит пересчету в рубли.