Автосервис. Производство и менеджмент: Практическое пособие

Служба запасных частей

Функции службы запасных частей дилерской фирмы

Приобретение запасных частей и принадлежностей. Складская обработка – разгрузка, приемка, размещение, учет, комплектация для выдачи потребителям, упаковка, отгрузка. Коммерческая реализация запасных частей и принадлежностей субдилерам, независимым сервисным фирмам, владельцам техники. Прием и обработка заявок внутренних и внешних заказчиков, консультирование клиентов. Анализ и корректировка статистики спроса, заказов на пополнение склада, подготовленных компьютером. Анализ цен конкурентов, расчет цен. Ведение учетной, расчетной и другой финансовой документации. Товарно-экспертные операции. Изучение конструктивных, эксплуатационных и ремонтных характеристик деталей, узлов и агрегатов. Формирование торговой номенклатуры запасных частей, базы данных по запасным частям, комплектующим, специнструменту, принадлежностям и сопутствующим товарам. Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками. Ведение контрольных каталогов запасных частей. Маркетинг и работа с дилерами, субдилерами, торговыми агентами и корпоративными клиентами. Отслеживание ситуации на рынках сбыта, изучение конкуренции, анализ рынка аналогичных товаров. Отслеживание появления на рынке подделок и некондиционных деталей. Определение потенциала рынка, методов продвижения товаров. Изучение цен конкурентов, формирование розничных цен, системы скидок и бонусов. Подготовка и контроль прейскурантов, корректировка их в соответствии с изменением цен на рынках и корректировками поставщиков. Присвоение деталям в базе данных категорий скидок, запаса, спроса. Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса. Контроль рентабельности по каждой детали. Контроль и анализ работы товаропроводящей сети в сравнении с конкурентами. Разработка методических материалов для помощи дилерам в работе на рынке, в повышении квалификации их сотрудников. Посещение и консультирование дилеров, субдилеров, агентов и корпоративных клиентов в целях изучения их потребностей и увеличения продаж, анализ причин неудовлетворения их заказов, аннуляции или задержки отгрузок. Предъявление претензий дилерам, субдилерам в части выполнения ими обязательств по соглашениям. Разбор претензий дилеров, субдилеров в части выполнения обязательств компании по соглашениям. Подготовка информации для инструкций по ремонту, для рекламы, выставок, пробегов, ответов на письма по техническим вопросам. Закупки и управление запасами. Формирование и размещение заявок на пополнение запаса товаров. Закупки запасных частей и сопутствующих товаров, работа с поставщиками по коммерческим вопросам. Формирование базы данных о поставщиках. Управление запасами с учетом анализа движения запасов, тенденций развития продаж, объемов и номенклатуры продаж, истории продаж, сроков поставок, увеличения потребностей оптовых заказчиков, появления новой номенклатуры и т.д., разработка рекомендаций по формированию запасов на складах своих СТО и автосалонов, на складах субдилеров и агентов. Анализ упущенных продаж в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии, принятие решений о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей. Расследование причин неудовлетворения заказов, аннуляции или задержки отгрузок. Контроль степени удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности. Распределение запасов, установление критериев и приоритетов распределения запаса по заявкам субдилеров, агентов, крупных клиентов. Выявление неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Передача запасных частей, принадлежностей и расходных материалов своим автосалонам и сервисным центрам для розничной торговли, предпродажной подготовки, гарантийных ремонтов, коммерческого обслуживания и ремонтов, ремонта собственного парка фирмы. Коммерческая реализация запасных частей, принадлежностей и расходных материалов оптовым заказчикам – дилерам, субдилерам, агентам, независимым сервисным фирмам и магазинам. Консультирование оптовых и мелкооптовых клиентов. Оформление счетов и товаросопроводительных документов, контроль поступления платежей. Ведение оперативного и финансового учета. Регистрация упущенных продаж (отказов клиентам в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии). Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Расчеты по претензиям с поставщиками и заказчиками. Расследование причин неудовлетворения заказов, аннуляции или задержки отгрузок. Контроль соотношения затрат и доходов. Объемно-стоимостной анализ и прогноз сбыта в разрезе видов, групп и наименований товаров. Анализ спроса по номенклатуре, контроль степени удовлетворения клиентов. Анализ сбыта по каналам сбыта – своим магазинам, дилерам, независимым оптовым покупателям. Анализ результатов деятельности предприятия на рынке запчастей по установленным критериям. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Разработка предложений по повышению конкурентоспособности предприятия. Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия. Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности отдела и предприятия. Организация повышения квалификации персонала отдела, центрального склада и своих магазинов.

Операции склада запасных частей

Приемка поступивших товаров, проверка количества и качества. Подготовка претензий на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Размещение товаров для хранения. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Соблюдение системы хранения и организации запасов во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей. Подбор, упаковка и выдача товаров по заказам клиентов. Ведение оперативного и финансового учета движения товаров. Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками. Предотвращение накопления неликвидов. Перманентная инвентаризация запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета, установление фактов хищений и порчи товаров. Экспедирование получаемых и отгружаемых партий товаров. Обеспечение жизнедеятельности склада (ремонт помещений, тепло– водо– энергоснабжение и т.д.). Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы мерами по технике безопасности и контролем их исполнения.

Анализ результатов деятельности склада по установленным критериям. Эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования склада, минимизация расходов, сокращение непродуктивных затрат времени. Разработка мер по повышению конкурентоспособности предприятия. Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия. Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности склада и предприятия. Повышение квалификации персонала.

Задачи руководителя службы запасных частей

Организация товарно-экспертных операций, работы центрального склада и магазинов запасных частей, закупки и реализации запасных частей и сопутствующих товаров, повышения квалификации кадров для центрального склада и магазинов запасных частей. Обеспечение реализации запасных частей и сопутствующих товаров через дилерскую сеть и собственные магазины, а также продажи оптовым заказчикам. Разработка годовых и квартальных планов и бюджетов отдела, контроль их исполнения. Организация, контроль и анализ осуществления расчетов с поставщиками и заказчиками. Участие в разработке и проведении торговой, сервисной и гарантийной политики предприятия. Участие в разработке и исполнении мероприятий PR, по рекламе, участию в выставках и т.п. Участие в разработке и исполнении планов внедрения инжиниринговых, логистических и др. методов совершенствования организации бизнес-процессов. Участие в разработке и выполнении мер по повышению конкурентоспособности, развитию сбыта машин, проверке их эффективности. Участие в разработке и исполнении программ развития предприятия. Участие в разработке и выполнении мер по повышению рентабельности. Организация разработки и контроль исполнения технологических инструкций по исполнению операций (бизнес-процессов) и должностных инструкций для персонала. Осуществление личных контактов с административными органами, с деловыми кругами, с заказчиками, с прессой и т.д. в стиле, выбранном для паблик рилейшнз. Обеспечение соблюдения действующего законодательства в деятельности отдела. Обеспечение юридической поддержки договоров, заключаемых отделом с юридическими и физическими лицами. Изучение аналитических материалов и выработка решений по управлению деятельностью отдела, по повышению конкурентоспособности и рентабельности предприятия. Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в деятельности отдела и предприятия. Подбор, расстановка и обеспечение повышения квалификации кадров. Обеспечение рационального распределения обязанностей между работниками, содействие созданию нормального психологического климата в коллективе отдела. Стимулирование дополнительных усилий персонала по повышению результативности работы, за ликвидацию непроизводительных расходов, совершенствование бизнес-операций. Проведение регулярных занятий с персоналом по совершенствованию исполнения производственных операций, использованию компьютера, корректировке номенклатуры товаров. Инструктаж индивидуально каждого служащего, распределение обязанностей между ними, с учетом их возможностей, опыта и перспектив продвижения по службе. Обоснование увольнения служащих, не соответствующих установленным требованиям. Анализ деятельности службы запчастей. Выборочная проверка правильности оформления счетов и товаросопроводительных документов. Наблюдение за работой служащих, контроль качества исполнения, результативности и приемов исполнения операций, работа с персоналом по устранению проблемных и слабых моментов в работе. Повышение собственной квалификации. Посещение выставок, конференций и т.п. мероприятий в сфере автобизнеса, мониторинг прессы для информированности о развитии рыночной ситуации и изменениях в регулировании предпринимательской деятельности. Обеспечение соблюдения правил и инструкций по технике безопасности, охране труда, промышленной санитарии и пожарной безопасности работниками отдела. Обеспечение сохранности сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия. Выполнение иных обязанностей, обусловленных статусом руководителя.

Задачи менеджера по закупкам запасных частей

Формирование и размещение заявок на пополнение запаса товаров.

Закупки запасных частей и сопутствующих товаров, работа с поставщиками.

Формирование базы данных о поставщиках.

Управление запасами на складе с учетом анализа движения запасов, тенденций развития продаж, объемов и номенклатуры продаж, истории продаж, сроков поставок, увеличения потребностей заказчиков, появления новой номенклатуры и т.д.

Анализ упущенных продаж в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии, принятие решений о регулярности закупок и постоянном хранении таких запасных частей.

Расследование причин неудовлетворения заказов.

Контроль степени удовлетворения спроса клиентов, анализ упущенных продаж, анализ спроса, прогноз потребности.

Выявление неликвидов и принятие решений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки.

Поддержание необходимого уровня запасов запасных частей, выполнение учета и расчетов фактической оборачиваемости товаров.

Ведение учета при помощи программного комплекса.

Анализ спроса, прогноз спроса, подготовка заявок на пополнение запасов.

Контроль изменений номенклатуры запасных частей поставщиками.

Заключение договоров, осуществление расчетов.

Работа с поставщиками по техническим и коммерческим вопросам.

Расчет цен, гаммы скидок, групп скидок.

Формирование прейскурантного файла и корректировка его в соответствии с корректировками цен поставщиками и с конъюнктурой рынка.

Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса.

Контроль соотношения затрат и доходов.

Обеспечение прибыльности операций.

Обеспечение эффективного сотрудничества с другими подразделениями.

Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе.

Постановка задач для развития компьютерной системы.

Готовит претензии на поврежденные запасные части и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками.

Задачи менеджера по реализации запасных частей

Поставки запасных частей, принадлежностей и расходных материалов ремонтному цеху и службе розничной торговли. Консультирование оптовых и мелкооптовых клиентов. Оформление счетов и товаросопроводительных документов, контроль поступления платежей. Ведение оперативного и финансового учета. Регистрация упущенных продаж (отказов клиентам в связи с отсутствием деталей в торговой номенклатуре или в наличии). Работа с заказчиками и поставщиками по удовлетворению претензий по количеству и качеству, по недопоставкам, по неудовлетворенным заявкам, оформление соответствующей документации. Расчеты по претензиям с поставщиками и заказчиками. Расследование причин неудовлетворения заказов или задержки отгрузок. Контроль соотношения затрат и доходов. Постановка задач для развития компьютерной системы. Выяснение степени удовлетворения клиентов. Анализ рынка аналогичных товаров. Обеспечение прибыльности операций. Периодическое обновление материалов для публикаций. Повышение квалификации. Изучение новых моделей и модификаций машин по технической информации и в сервисной службе. Установление и поддержание хороших отношений с клиентами.

Практика торговли запасными частями в различных странах показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей и многие заказы (особенно телефонные) поступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей.

По этой причине работники, принимающие телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах отечественных поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.

В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профессиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно систематически проверять правильность исполнения всех операций, порученных персоналу, так как от качества поставок запасных частей зависит репутация машин и их реализация на рынке.

Задачи начальника склада запчастей

Рациональное использование объема склада. Размещение товаров в стеллажах наиболее экономичным способом. Обеспечение склада необходимым оборудованием, инвентарем, материалами. Оптимизация оборудования склада, минимизация расходов. Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Организация приемки поступивших товаров, проверки количества и качества. Организация отбора, упаковки и отгрузки товаров по заказам. Организация и контроль оформления товаросопроводительных документов. Организация подготовки претензий на поврежденные товары и неудовлетворительное исполнение отгрузок поставщиками. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Строгое соблюдение адресной системы хранения товаров во избежание пересортицы. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения товаров. Выявление неликвидов, подготовка предложений об их возврате поставщикам, реализации по сниженным ценам или списании на убытки. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товаров. Постановка задач для развития компьютерной системы предприятия. Рациональная организация труда складских работников. Организация сторожевой и пожарной охраны. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдения режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Контроль наличия и исправности противопожарных средств, состояния помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечение их своевременного ремонта. Организация погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечение сбора, хранения и своевременного возврата поставщикам оборотной тары и другого погрузочного реквизита. Организация физической инвентаризации по утвержденному графику и по согласованию с бухгалтером. Организация и контроль учета движения товаров. Разработка и осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Другие функции, связанные со статусом руководителя.

Начальник склада запчастей должен знать:

? нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства;

? стандарты и технические условия на хранение товарноматериальных ценностей;

? виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей и нормы их расхода;

? организацию погрузочно-разгрузочных работ;

? правила и порядок хранения и складирования товарноматериальных ценностей, положения и инструкции по их учету;

? условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования;

? порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы;

? правила эксплуатации компьютерной и оргтехники, коммуникаций и связи;

? основы экономики, организации производства, труда и управления;

? основы трудового законодательства;