• возможно появление конфликтов между линейными подразделениями, привлекаемыми к реализации проекта;
• существует необходимость ведения внешнеий деятельности (осуществления закупок, заключения договоров).
Недостатки иерархически функциональных структур управления проектами, создаваемых в рамках организации без специализированных подразделений:
• неспособность организации эффективной совместной работы;
• соперничество между линейными подразделениями может привести к потере информации;
• ответственность за взаимоотношения и координацию могут быть размыты из-за неправильного распределения обязанностей;
• с ростом организации руководству становится сложнее уделять внимание проблемам отдельных проектов.
Альтернативны в методологии управления проектами в рамках традиционных иерархических структур:
• назначение головного подразделения ответственным за реализацию проекта;
• осуществление контроля проекта высшим руководством;
• четкое определение прав и обязанностей подразделений;
• назначение координатора проекта.
Координационная группа состоит из высшего руководства, которое содействует реализации проекта.
Условия создания координационной группы:
• проект оказывает большое влияние на функционирование и экономическое положение предприятия;
• проект требует ресурсы предприятия на длительный период;
• с проектом связаны значительные риски.
В группу включаются руководители, которые имеют знания и опыт, имеют право распоряжаться ресурсами, руководят подразделениями, участвующими в проекте.
Задачи координационной группы разделяются на задачи планирования и реализации.
Рисунок 4. Общая схема управления проектов в рамках организации
К задачам планирования относятся:
• определение целей проекта;
• разработка организации проекта (построение организационной и информационной структуры, распределение прав и обязанностей, разработка положения о руководстве проекта, определение процедуры заключения договоров, определение процедура контроля и формирования отчетности о ходе проекта).
К задачам реализации относятся:
• выбор управления проектом;
• обеспечения правами на ресурсы;
• сопровождение реализации проекта;
• работа с внешней средой и факторами риска;
• разрешение конфликтных ситуаций.
Руководитель проекта по своим личным качествам, способностям и полномочиям должен иметь авторитет в организации и обладать определенным уровнем характеристик, например: квалификацией в предметной области проекта, коммуникабельностью, способностью к принятию решений и контролю изменений, навыков планирования и т.д.).
Рабочая группа состоит из сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта. Между рабочей группой и подразделениями существуют устойчивые связи, так как реализация проекта осуществляется в сотрудничестве с компаниями, а полученный результат должен быть интегрирован в имеющуюся структуру.
Каждый участник проекта имеет двух руководителей: руководителя проекта и руководителя по виду деятельности, таким образом, создается матричная структура. Следовательно, при отборе сотрудников в рабочую группу следует руководствоваться определенными критериями персонала:
• компетенции и опыт работы;
• количество специализированных знаний;
• возможность участия в проекте;
• способность работать в коллективе;
• личные интересы и мотивации.
6.1 Основные функции управления проектом
Состояние проекта характеризуется изменением ряда параметров и показателей, которые определяют существо проекта и на основании которых определяется успешность его реализации. Совокупность параметров и является тем, что управляется на проекте, то, что является объектом управления.
Для проектов выделяются наиболее существенные объекты управления, которые называют основными функциями управления проектов и которые разделяются на базовые и интегрирующие
Базовые:
1. Цели проекта, задачи и работы, которые должны быть выполнены, а также необходимые ресурсы, определяющие содержание проекта или его предметную область – функция управления предметной областью проекта.
2. Для каждого проекта устанавливается требование к качеству результатов, по которым оценивается успешность завершения проекта. Определение этих требований и их контроль требуют управления качеством проекта.
3. Для каждого проекта устанавливаются сроки его выполнения, все работы должны быть тщательно спланированы и контролируемы с точки зрения выполнения – управление сроками.
4. Бюджет, управление стоимостью различных этапов проекта определяются содержание управления стоимостью.
Интегрирующие
1. Для каждого проекта возникают задачи по подбору кадров, распределению прав и ответственностей, по определению эффективности совместной работы, все это определеяет функцию управления персоналом.
2. Для каждого проекта необходимо иметь информацию о ходе его реализации, действия по передаче информации об организации каналов связи определяют управление коммуникациями.
3. Внешние исполнители привлекаются к выполнению работ на основе контрактов. Деятельность по подготовке, планированию, заключению и контролю за выполнением контрактов отводится функции управления контрактами.
4. Реализация проекта связана с неопределенностями и рисками, уровень рисков можно снизить за сет принятия специализированных мер, совокупность действия по определению и снижению уровней риска проекта составляет содержание функции управления рисками.