Проектное управление в сфере информационных технологий

До того, как приступить к описанию процессов, необходимо понять, какие процессы включать в рамки проектного управления, а какие нет. PmBok и другие популярные стандарты проектного управления предлагают группировать процессы, основываясь на этапах жизненного цикла проекта, начиная с группы процессов инициации проекта и заканчивая группой процессов завершения проекта.

Для некоторых организаций такой подход может оказаться неприемлемым по причинам, связанным с особенностями осуществления инициации проектов и их завершения у этих организаций.

Зачастую процессы инициации проекта не включаются в жизненный цикл проекта, т. к. проект может быть инициирован извне, а информация о необходимости его выполнения доводиться до организации-исполнителя в директивном порядке (например, в случае реализации Государственных программ). В других случаях, помимо фазы завершения проекта, требуется определение такой фазы как «постпроект», требуемой в случае выполнения сложных проектов для мониторинга за состоянием и для доработки результатов проекта после их формальной передачи заказчику.

Этапы жизненных циклов разных проектов могут отличаться в рамках проектной деятельности одной организации в зависимости от видов реализуемых проектов.

Не все процессы проектного управления могут выполняться в рамках проектной деятельности конкретной организации. Часть процессов может выполняться функциональными подразделениями в рамках текущей деятельности (например, управление закупками, управление договорами).

Общий принцип определения процессов проектного управления – их соотнесение с ролями команды управления проектом. Не выполняемые командой проекта процессы – за рамками проектного управления.

Следует отделять процессы проектного управления, выполняемые в рамках этапов жизненного цикла проекта, от процессов, не выполняемых в рамках этапов жизненного цикла проекта. Первые процессы можно определить как ОСНОВНЫЕ, вторые – как ПОДДЕРЖИВАЮЩИЕ проектное управление. Общий состав процессов проектного управления приведён на рисунке 1.8.

При создании системы проектного управления регламентацию и внедрение процессов проектного управления следует проводить, начиная с таких основных процессов, как Календарное планирование, Формирование и предоставление отчётности и таких поддерживающих процессов, как Паспортизация и учёт проектов, Подготовка совещаний и протоколирование, Контроль за исполнением проектных решений.

Выбор формата описания процессов зависит от предпочтения заказчика и от удобства использования того или иного формата в конкретном случае. Описание процессов рекомендуется выполнять как минимум в текстовом и табличном видах, по возможности дополнив описанием в виде диаграммы или модели процесса, описанной в одном из распространённых форматов описания процессов (например, ЕРС- Event Driven Process Chain – нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями).

Пример описания процесса в табличном виде приведён в таблице 1.2. Примеры описания процесса в виде схемы процесса в формате ЕРС и дорожечной диаграммы приведены на рисунках 1.9. и 1.10.

К разработанным регламентам выполнения процессов проектного управления рекомендуется прилагать формы рабочих документов (отчётов, реестров, планов и т. д.).

Рисунок 1.8. Состав процессов проектного управления

Для сложных процессов, требующих специализированных навыков и инструментов выполнения, целесообразно разрабатывать методики, описывающие, как и с помощью каких методов выполняется конкретный процесс или операция.

К процессам, требующим разработки методик их выполнения, можно отнести такие процессы, как Календарное планирование, Управление изменениями, Управление рисками, Приоритезация проектов и другие.

Рисунок 1.9. Пример описания процесса в виде диаграммы ЕРС

Таблица 1.2. Пример табличного описания процесса

Рисунок 1.10. Пример описания процесса в виде дорожечной диаграммы

1.5.4. Нормативное обеспечение проектной деятельности

В зависимости от масштабов и периодичности проектной деятельности, осуществляемой организацией, необходимо оценить потребность в определении проектного управления как одного из видов деятельности организации, направленного на достижение целей организации путём реализации проектов.

В случае если проектная деятельность организации носит регулярный характер, направлена на достижение целей организации (связана с основной деятельностью организации), рекомендуется упорядочить такую деятельность, закрепив её нормативным актом организации.

Таким нормативным актом может служить распоряжение или приказ руководителя организации, дополненный документом, определяющим основные понятия и принципы проектного управления в организации, например Положением о проектном управлении. Это позволит «легализовать» проектную деятельность в рамках организации, наделить соответствующими правами, обязанностями и ответственностью участников проектной деятельности.

Системный подход к нормативному обеспечению проектной деятельности на уровне организации в целом заключается в том, что нормативная база должна охватывать все элементы системы управления проектами организации. Обобщённо система нормативного обеспечения проектной деятельности организации представлена на рисунке 1.11.

Представленный на рисунке 1.11. состав документов отражает общие направления разработки нормативной базы проектного управления организации.

Для целей выполнения конкретного проекта документы уровня организации должны быть дополнены организационными, регламентирующими и методическими документами, учитывающими специфику конкретного проекта. Подробно об этом будет сказано в главе «Создание системы управления проектом».

Рисунок 1.11. Основные документы системы проектного управления организации

1.5.5. Технологическое обеспечение проектной деятельности

Под технологическим обеспечением проектной деятельности понимается программное обеспечение, выполняющее функции поддержки процессов проектного управления или информационная система проектного управления (ИСУП).

Применение специализированного программного обеспечения позволяет повысить эффективность выполнения процессов проектного управления за счёт:

• Сокращения трудозатрат при выполнении процессов проектного управления;

• Улучшения коммуникаций участников проектной деятельности за счёт использования общих информационных ресурсов;

• Повышения скорости выполнения процессов проектного управления и процесса мотивации участников проектов;

• Минимизации количества ошибок проектной информации;

• Автоматизированной обработки и централизованного хранения информации о проектах.

В зависимости от предназначения и набора функциональных возможностей программное обеспечение для поддержки проектной деятельности можно классифицировать следующим образом:

1. Базовые системы поддержки проектного управления. Представляют собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для выполнения узкого набора базовых процессов проектного управления, например календарного планирования, учёта проектных трудозатрат, фиксации проектных решений и т. д. Базовые системы обычно имеют локальный режим работы, устанавливаются на персональном компьютере пользователя, обычно руководителя проекта или администратора. К таким системам можно отнести Microsoft Project локальная версия (Microsoft, США), Open Project (Serena Software, США) и другие.

2. Расширенные системы поддержки проектного управления. К ним можно отнести программное обеспечение, предназначенное для поддержки широкого набора «классических» процессов проектного управления. Такие информационные системы содержат взаимосвязанные данные разных процессов проектного управления, могут иметь возможность разного представления данных для разных уровней управления организации, возможность многопользовательской работы, но обычно имеют ограниченные возможности интеграции со смежными информационными системами. К системам данного класса можно отнести такие системы как РМ Foresight (ГК «Проектная ПРАКТИКА», Россия), ADVANTA (Адванта Труп, Россия), Microsoft Enterprise Project Management (Microsoft, США) и др.

3. Продвинутые системы поддержки проектного управления. Представляют собой эволюционное развитие систем, относящихся к классу «Расширенные». Отличаются от них в первую очередь тем, что позволяют интегрировать проектную деятельность с другими видами деятельности и процессами организации за счёт создания единого информационного пространства, использования продвинутых механизмов интеграции данных. Точнее будет сказать, что это уже не специализированные системы поддержки процессов проектного управления, а комплексные информационные системы, создающие единое информационное пространство организации, и включающие в себя, в том числе, и функционал для поддержки процессов проектного управления. Примерами таких систем могут служить Oracle e-Busines Suite (ORACLE, США), SAP ERP (SAP, Германия).

Выбор организацией системы поддержки проектного управления определённого класса зависит от уровня развития процессов проектного управления в организации, масштабов проектной деятельности, уровня развития процессов управления в целом в организации, финансовых возможностей организации на приобретение и эксплуатацию системы, конкретных требований к системе.

1.5.6. Персонал: компетенции и мотивация

Проектное управление – сложная и разнообразная в части практического применения область знаний. Для использования возможностей проектного управления применительно к конкретным задачам необходимо понимание не только специализированного функционала проектного управления, но и понимание места и роли проектного управления в рамках деятельности всей организации, взаимосвязь с другими процессами организации.

Выбор и применение конкретных методик и инструментов проектного управления должен быть осознанным и обоснованным. Это естественным образом формирует определённые требования к специалистам организации, участвующим в проектной деятельности.

1.5.6.1. Компетенции

Компетенции – набор знаний, умений и опыта, личностных качеств, требуемых от участника проектной деятельности[26].Способность применять знания, умения, успешно действовать на основе практического опыта при решении задач в рамках проектной деятельности определяют компетентность специалиста в области проектной деятельности.

Ввиду того, что проектная деятельность предполагает широкий круг участников, требования к компетенциям разных участников проектной деятельности отличаются. Можно условно разделить участников проектной деятельности на три группы:

• Руководство организации;

• Сотрудники подразделений, ответственных за организацию, осуществление и сопровождение проектной деятельности (Проектные офисы, Центры компетенций и т. д.);

• Прочие участники проектной деятельности (владельцы ресурсов, руководители рабочих групп, предметные специалисты и т. д.).

Как было сказано выше, компетенции являются суммой теоретических знаний, практического опыта участия в проектах и личностных качеств. Если практический опыт можно приобрести только со временем, за счёт участия в проектах, то теоретические знания можно приобрести значительно быстрее, пройдя специализированное обучение.

Первостепенной задачей при создании системы проектного управления в рамках организации является выравнивание уровня знаний в области проектного управления среди всех участников проектной деятельности и приведение к общему знаменателю понятийного аппарата.

С этой целью для всех трёх групп участников проектной деятельности рекомендуется пройти обучение проектному управлению как минимум в рамках общего базового курса по проектному управлению.