За кулисами event-ов. Книга для начинающих организаторов

Детальнее расскажу о том варианте, который мне кажется наиболее успешным для свадьбы и который прошел испытание временем.

Сборы жениха и невесты.

Продумать:

1. Внешний вид пары и других людей (специалистов, гостей), находящихся в пространстве;

2. Количество участников (кого пригласить из семьи, друзей. Список ограничить, чтобы не было толпы);

3. Выбрать атмосферу: романтика или драйв;

4. Пространство (оформление, музыка, закуски).

Первая встреча.

Продумать:

1. Детали маршрута, как идут навстречу друг другу и где встречаются;

2. Визуально: ничего лишнего в кадре;

3. Добавить эмоций. Драматизм: задержка перед встречей, нагнетание или драйв. Например, они уже стоят рядом, между ними будет небольшая перегородка, они еще не видят друг друга, но уже слышат глубокое дыхание. Или невеста едет на погрузчике в ковше, наполненном яблоками.

Прогулка вдвоём, фотосессия.

Вдвоём. Толпа родственников – табу.

Welcome-зона. Встреча гостей.

Зона начинает работу за 1 час до официального старта мероприятия. Полная готовность зоны: за 1,5 часа до старта. Готовность – это значит, что аниматоры на месте, музыка играет, столы с аперитивом накрыты, реквизит расставлен. Шампанское открывается в момент захода первого гостя.

Обязательные элементы:

1. Схема рассадки гостей;

2. Фуршетный стол для аперитива;

3. Музыка;

4. Аниматоры (минимум 1 человек).

Моя позиция весьма проста: как только гость вступил на территорию свадьбы, его настроение должно поэтапно улучшаться и быть полностью под контролем организатора, то есть там, где нужно, гость смеётся, где нужно – плачет. На входной зоне гость смеётся. Его встречают приветливые аниматоры. Года 4 я пользовалась «железным» правилом: 1 аниматор на 10—15 гостей. И буквально «дрессировала» аниматоров: если они видят сгруппировавшихся людей – вклиниваться, не давать рассеиваться вниманию на посторонние темы, развлекать и вовлекать в процесс. Последние «свадебные» годы я снизила свою принципиальность, давая большую расслабленность гостям. Но разницу я видела существенную: в первом случае гости часто танцевали еще до начала торжества, настолько прекрасным было их настроение и настолько качественно их «разогревали» аниматоры, во втором случае они потихоньку начинали расслабляться.

Варианты развлечения на welcome-зоне:

1. гости могут просто расслабляться под музыку;

2. могут создавать совместный подарок для молодожёнов в виде материального объекта, фотоколлажей, видеозарисовки.

Если брать максимальный вариант, то welcome-зона начинается еще раньше: на подъезде к месту мероприятия гость должен увидеть что-то наводящее на мысль: праздник начался. Как вариант: растяжки или другие объекты вдоль дороги, ходулисты с флагами, на которых изображён символ вечера, указатели к месту проведения.

Выездная регистрация. Время атмосферных тётушек из ЗАГСа в красных пиджаках с поролоновыми плечиками минуло, и слава Богу. Регистрация – это полёт творческой фантазии организатора и место, где можно плакать (про управление эмоциями помнишь?). Не стоит разносить регистрацию и банкет в удалённые друг от друга места. Лучше пусть будут на одной площадке, но, по возможности, в разных залах.

Чтобы задать романтическую волну, открыть регистрацию можно:

1. творческим выступлением танцевального коллектива;

2. музыкальной группой, которая исполнит любимую песню пары;

3. усилить её можно клятвами друг другу (публично произнесёнными, переданными в виде посланий, записанных заранее в звуковой студии и озвученными в начале процесса);

4. символическим объединением этой пары;

5. чтением духовных писаний о назначении семьи кем-то из близких людей (как вариант, послание святого апостола Павла к коринфянам);

6. отдельными словами, обращёнными к родителям. Чаще всего именно этот момент (слова благодарности родителям) побуждает даже самых сдержанных гостей к слезопусканию.

Банкет. Если регистрация – это официальная часть, где «всё серьёзно», то на банкете можно расслабиться. Делится он, как правило, на 5—6 блоков. Один блок – 45 минут. Логика проста: ровно столько минут комфортно, чтобы человек воспринимал информацию и не «уплывал» мыслями в постороннее, далее нужна перезагрузка, отдых. После каждого блока устраиваем 15-20-минутный перерыв. Первые 4—5 блоков – торжественная часть под управлением ведущего, финальный блок – дискотека.

Этот принцип касается и корпоративов тоже. Молодожёнов заменяешь на топ-менеджмент компании, поздравление родителей – на поздравление от большого босса.

Принципы:

1. эмоциональный контроль;

2. отказ от поздравлений.

Принцип построения программы простой: эмоционально мы гостей держим в некотором напряжении, чередуя слезоточивый и трогательный момент с ярким и весёлым. Доводим до кульминации в четвёртом блоке, затем чуточку приспускаем эмоции в пятом, даём время для свободного общения и танцев и отпускаем домой, чтобы у гостей осталось ощущение лёгкой недосказанности и послевкусия: «Всё было так прекрасно, жаль, что так мало времени, хотелось продолжить».

Важный момент банкета – будет правильным полностью отказаться от поздравлений гостей или минимизировать их. Исключение, конечно, – родители и творческие варианты выступлений. Чтение по открыткам стихотворений и пожелания «счастья, здоровья и детей побольше» настроения не улучшают, а вот общую динамику свадьбы резко снижают. Альтернатива: стол для подарков и свободный микрофон. Кто хочет сказать – скажет. Остальных не стоит принуждать. Свадьба от этого только выигрывает.

Я дала классический формат проведения свадьбы с полным банкетом. Но это не единственный вариант. Можно предложить паре провести фуршет, вечеринку или выбрать загородный пикника на природе.

Конференция

Расскажу на примере проекта «Осознанный Я – Осознанный Город» (автор конференции – Таня Ленкова). Эта конференция проходила одновременно в нескольких городах в оффлайн формате и велась онлайн трансляция. По аналогии можно выбрать схожий формат, потому что он не требует исходных инвестиций и его можно организовать без опыта в сфере.

Идея проекта – рассказать людям о людях. Цели проекта лежат в нескольких плоскостях. Но если обобщить, то ключевая задача – вдохновить на перемены. Показать гостям: «Ты можешь. Посмотри на них, они такие же. Они смогли, потому что сделали первый шаг к себе, а потом еще один. Ты тоже сможешь жить своей жизнью и расцвести в ней. Дерзай». Технически: бюджета у проекта нет, ценник за входной билет низкий (от 500 до 1000 рублей). Спикеры – горожане, наши соседи.

1. Welcome-зона. Табличка-указатель по направлению к площадке. Встречает аниматор или ведущий.

2. Входная группа, где проходит регистрация участников.

a. столы для регистрации

b. комплементы: на каждого гостя оформленное печенье и бутылка воды 0,5л. Небольшой сюрприз уже задаёт общий позитивный тон.

3. Чтобы в случае возникновения очереди к столам регистрации гостям было чем заняться, вблизи – press-wall (баннер с названием конференции и логотипами партнёров) и к нему фотограф. В минуты ожидания гости знали, куда перенаправить своё внимание.