За кулисами event-ов. Книга для начинающих организаторов

4. Расставленные стулья по залу, на каждом – пакет с раздаточными материалами. В него, кроме скидочных купонов от партнёров, мы положили блокноты и ручки, чтобы гости могли записывать свои инсайты, которые придут к ним во время выступления спикеров. В отзывах люди выделяли, что оценили, как о них позаботились – подарили канцтовары. При этом важно учитывать: есть конференции разных ценовых групп. В нашем случае, когда основная аудитория купила билет за 500 рублей, выдача блокнотов и ручек – приятный бонус. Если же цена начинается от нескольких тысяч, то этот пункт обязателен. Чем выше цена участия, тем качественнее нужно продумывать пакет (сумку) с раздаточным материалом.

5. Начало конференции. Ведущий рассказывает в целом о проекте. Чтобы задать масштаб, делаем прямое включение: Пермь-Красноярск. В Красноярске из-за разницы во времени уже всё заканчивается, в Перми только начинается. Гости машут друг другу руками, появляется ощущение сопричастности с чем-то более масштабным, что не ограничивается рамками этого зала.

6. Ведущий конференции должен быть, во-первых, харизматичным, чтобы поддерживать энергетику в зале: на конференциях, где выступают непрофессиональные спикеры, всегда есть риск потерять динамику. Во-вторых, быть компетентным в той области знания, какой посвящена конференция. Мы поставили двух ведущих: один с харизмой, второй со знанием историй каждого героя, за счёт чего в нужный момент мог комментировать и усиливать выступления.

7. После каждого спикера – минутная пауза. Мы предлагаем гостям 2 варианта: либо закрыть глаза, чтобы осмыслить услышанное, либо записать важные мысли, которые пришли в процессе. Таким образом, мы переводим услышанную историю в личное проживание ключевых смыслов.

8. Половина спикеров «отстрелялась», наступает перерыв. Здесь отлично вписываются выступления музыкальных коллективов. Обязательно должна работать зона с возможностью перекусить, особенно если конференция проходит в будний день вечером, когда большая часть участников приходит после работы. Количество точек питания должно соответствовать количеству гостей. На конференции было 180 человек. Мы проговорили, что должно быть не меньше трех касс. По факту кейтеринговая компания поставила лишь одну. Результат очевидный: толпилась очередь, не все смогли поесть. Этот нюанс снизил общее восприятие. Предположи, в связи с чем такая ситуация возникла? – Правильно: мы не прописали цифру в соглашении. Было продумано всё до мелочей: какие скатерти будут лежать на столах, как будут выглядеть официанты, какие блюда, с какими ценами и объёмом будут предложены гостям, но нужное количество точек продаж мы не прописали. Запомни: сказано устно – не сказано вообще.

9. Вторая часть конференции. После выступления спикеров приглашаем вновь всех на сцену. Время вопросов из зала. После – вручение цветов и подарков главным героям вечера. А затем – розыгрыш призов среди гостей. В завершение – общее фото спикеров, организаторов, гостей. Массовые фото всегда выигрышны для продажи следующих подобных проектов.

10. В том случае, если эта конференция проходила не вечером, а днём в субботу, то после её окончания мы устроили after-party, чтобы у гостей была возможность пообщаться со спикерами, задать вопросы, которые не задали из зала.

Это бюджетная конференция, у которой нет спонсора. Основные специалисты привлечены бартером (детальнее о бартере – в разделе «Промопроект»). Весь доход – с проданных билетов по 500 рублей. Если это конференция другого типа со средним ценником за билет в районе 20 000 – 30 000, то welcome-зона должна быть гораздо ярче: аниматоры, музыка, фуршет. В перерывах – фуршет, организованные зоны нетворкинга. Вечерами – розыгрыш и after-party с играми, нетворкингом.

На конференции выступает, как правило, несколько спикеров. И репетицию с ними нужно проводить обязательно. Мы пробовали разные варианты. «Именитые» спикеры часто говорят: «Да ты чего, я ж столько раз выступал, расслабься, всё сделаем на высшем уровне», – и легко могут провалить выступление. Минимальный вариант: спикеры наговаривают на диктофон свои речи, организатор слушает их и комментирует. Но единственный правильный вариант (тот, который обеспечит результат на порядок выше) – устраивать общую репетицию, куда приходят все спикеры и делают прогон выступлений. В этом случае они пробуют себя перед первой публикой (другими спикерами), у них вскрываются психологические барьеры публичных выступлений, с которыми у нас еще есть время поработать, получают обратную связь от независимых слушателей и, важное, начинают «дружить»: знакомятся друг с другом, у них формируется ощущение единой команды. А это, в свою очередь, даёт им невероятную поддержку в день конференции. А у организатора есть возможность увидеть общую картину: как они звучат вместе, внести коррективы по последовательности выступлений. Однажды при подготовке к уже четвёртой конференции мы работали на такой репетиции вдвоём: мой фокус внимания при прослушивании был направлен на содержательную сторону: где усилить речь, на чём стоит сделать акцент, а что исключить, у второго человека была задача – корректировать внешнюю картинку выступления: позу, жесты, интонирование голосом. Получилось в результате завершённое и грамотное выступление. Мировой эталон конференций тот, в котором живые репетиции устраивают 12 раз.