Основы осознанного тайм-менеджмента

«Они живут так, как будто никогда не умрут, а когда умирают, понимают, что никогда и не жили».

Возможно, и ты себя в этом узнаешь, я когда-то себя очень хорошо нашла в этих фразах. Я даже однажды осознала, что просыпаюсь не для того чтобы жить, а чтобы пойти на работу, ну а жизнь – если останется на это время… И так постоянный круговорот трудоголизма и отсутствия жизни.

Есть у меня предположение, что ты взял эту книгу не просто с целью понять, как найти время на то, чтобы больше работать, а, наверное, ты тоже встал на путь поиска времени на свою жизнь? Если нет, то, может, стоит об этом поразмыслить и с такого угла зрения дальше читать и изучать информацию в этой книге?

Давай посмотрим, как ты можешь влиять в разрезе своей жизни (а жизнь должна приводить к счастью – но это больше о психологии, и не в этой книге) на продолжительность времени, раз уж мы не в силах это замедлить.

Очень большое внимание надо уделять тому, на ЧТО ты его расходуешь, ведь даже купленное время можно потратить не на то, что дает тебе результат. Есть такой инструмент – «колесо баланса жизни», когда ты расписываешь все направления, из чего состоит твоя жизнь, и распределяешь время между этими направлениями. Если на какую-то сферу ты не выделяешь время, то колесо/жизнь начинает ехать криво. Ниже – пример распределения сфер жизни. Сферы жизни ты можешь написать не как в примере, а по-своему разделить. Например, кто-то личный рост и духовность объединяет, а кто-то убирает духовность и добавляет религию, а у некоторых отдых и хобби разделены (например, рыбалка – это прямо отдельное направление-хобби, на которое человек тратит много времени).

Ты не можешь двигаться по карьерной лестнице, если не тратишь время на обучение, тебе не хватит сил заниматься семьей, если ты все время работаешь и не тратишь время на здоровье, и так далее. Вроде очевидно? Но почему-то у многих уходит это на второй план, и об этом забывают.

Да, конечно, работа занимает большее количество нашего времени, но если ты не будешь наполнять все сферы жизни, то очень быстро «сгоришь», и сил не останется и на работу тоже. Помни про существующий жизненный принцип БАЛАНС! Он должен быть во всем. Если ты тратишь много сил, то если не организуешь, откуда и как будешь их пополнять, то долго не вытянешь (ну как долго… я имею в виду, 3-5-7-10 лет, может, ты и вытянешь, но жизнь-то намного длиннее этого). Если ты в тупую делаешь только то, что умеешь, но не развиваешься и не познаешь новое, то быстро отстанешь, и твои знания и навыки уже не будут давать тебе эффективного результата.

Встречала в жизни много людей со своими правилами выстраивания и затрат времени. Зависело и от типа самого человека[1 - Типологий людей и, в частности, руководителей и предпринимателей существует много, типологии, которые нужны для предпринимателей и руководителей, я буду разбирать подробно в книге об операционном управлении.], и от того, работал ли он в найме или был предпринимателем или бизнесменом, участвовал ли он в операционке или у него уже были управляющие, была ли у него семья и дети, и вообще, мужчина это или женщина (да-да, даже в этом случае есть нюансы). Индивидуальную проработку, на что тратить свое время и как выстраивать жизнь в зависимости от целей (!), которые у тебя есть, я провожу со своими клиентами в индивидуальной работе – ты всегда можешь написать в социальных сетях мне вопрос, и я с удовольствием тебе помогу и дам советы.

Но есть общие правила, которыми я хотела бы поделиться с тобой. Как ты думаешь, что является основой основ в жизни любого человека при подходе к любому делу? Я раньше думала – навыки, знания, опыт… Так и отвечала на этот вопрос. Но на самом деле основой является мышление! То, КАК ты воспринимаешь информацию и какие шаблоны, установки и рамки стоят в твоей голове. Да, люди с одинаковыми навыками, но разным мышлением будут иметь разный результат. В интернете много информации про мышление бедного и богатого, мышление счастливого, мышление предпринимателя и т. д. Но сейчас я не раскрываю вопрос, какое мышление есть и какое необходимо, об этом – не в данной книге. Какое бы оно у тебя ни было, ты всегда должен над ним работать – и сюда входит не только слушать видео/аудио, читать книги авторов, жизненная позиция которых тебе близка, но и личное общение, встречи в тематических кругах, посещение форумов и общение там и вообще любой нетворкинг с теми людьми, которые являются для тебя ориентиром и примером по своим результатам и мышлению. Ты удивишься, когда будешь от них слышать неочевидные для тебя решения знакомых задач и понимать, что иногда достаточно поменять свое восприятие/ мышление, и сразу пойдут другие результаты.

Общие правила, на что обязательно надо выделять время:

– изменение своего мышления и общего восприятия мира,

– получение новых знаний и навыков,

– отрабатывание полученных знаний и навыков,

– восполнение затраченной энергии/сил (например, кто-то от проведения времени с детьми наполняется, а кто-то устает. Тебе надо понаблюдать за собой),

– сон (накопительный эффект от постоянного недосыпания замедляет тебя не менее чем в 2 раза – это точно, так что умей слушать свой организм и сам регулируй, сколько времени тратить на сон),

– полное переключение (с работы на семью, или хобби, или отдых). Например, когда ты параллельно занят работой, это всегда (!) (очень частая болезнь руководителей и предпринимателей) снижает твою эффективность в разы.

От того, как ты ведешь себя в своей продолжительности жизни (во времени), много чего зависит, поэтому моя рекомендация: всегда задумывайся, надо ли на то, что ты делаешь, тратить время? На что следует тратить время, но ты не выделяешь его? Конечно, у нас существует много незаметных похитителей времени; о них и что с ними делать, я расскажу тебе в отдельной главе.

Тайм-менеджмент

Теперь давай разбираться, что это за такая штука – тайм-менеджмент. О нем есть огромное количество информации в интернете, но чем больше я изучала ее в свои неэффективные годы деятельности, тем больше запутывалась. Не хватало полной картины и понимания, а также непонятно было, что с этим всем делать. А определения из общепринятых источников типа Wikkipedia только запутывали: «Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов»[2 - Wikipedia. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BC (дата обращения 24.10.2022)].

Сложно? И мне было сложно понять.

Хотелось понимания, КАК ЭТО РАБОТАЕТ? Что конкретно надо делать, чтобы стать эффективнее в своей работе и жизни. Что такое управление временем? Как стать тем волшебником, который УПРАВЛЯЕТ временем?

Давайте разбираться.

Например,

Есть расстояние 1 км, которое ты преодолеваешь пешком за 10 минут.

Это же расстояние ты преодолеваешь бегом за 6 минут.

Это же расстояние ты преодолеваешь на самокате за 3 минуты.

Это же расстояние ты преодолеваешь на автомобиле за 1 минуту.

Эффективность твоя растет, но разве ты управляешь временем? Чем же ты управляешь: временем, расстоянием? Ты используешь различные методы (ходьба, бег) и технику (самокат, автомобиль) и за счет этого быстрее преодолеваешь одно и то же расстояние. Добиваешься результата за более короткое время! Оказывается, истинные «тайм-менеджеры»/ люди с высокой эффективностью – совсем не чародеи, обладающие волшебной палочкой «управление временем».

Что является ОБЪЕКТОМ управления? Это самое важное. Управляя не тем, ты не добьешься нужного результата. А управлял ты СОБОЙ и СВОИМИ РЕСУРСАМИ, которые у тебя были. Навык бега (бежать и через минуты не начать задыхаться). Самокат, велосипед, автомобиль – тоже ресурс, это техника. И волшебства здесь нет…

Например, ты можешь в одиночку перекопать огород за 5 часов или позвать еще четверых друзей, и вы перекопаете за 1 час в приятной беседе и потом будете отдыхать. Ресурс: друзья и приобретенное хорошее настроение. Да-да… ресурсы можно не только тратить, но и получать. Или ты наймешь рабочих, которые перекопают за 2 часа. Ресурс: другие люди и деньги, которые ты потратишь, но ты не потратишь ресурс: свои силы. Складывается понимание?

Так вот, «тайм-менеджмент» или как сделать свою деятельность эффективнее – это начать управлять собой и своими ресурсами (определять, планировать, организовывать ресурсы и обеспечивать, чтобы они у тебя были). Для большей эффективности тебе необходимо осознавать, какие ресурсы есть, из чего они состоят, планировать/продумывать их использование или замещение одних ресурсов другими. Потратил ресурс деньги, получил ресурс время. Привлек ресурс друзья, получил ресурс время и хорошее настроение. Все очень просто. Время – один из главных ресурсов, но не единственный (!).

Начинаем разбираться, какие есть ресурсы, ну и, конечно же, что с ними делать.

Ресурсы

Ресурсы – это источники, условия, средства, используемые для достижения результата. Многие ресурсы тебе очевидны – время, деньги. Но есть и то, что ты, скорее всего, не воспринимаешь ресурсом, например, хорошее настроение, здоровье, погода, утренние объятия с ребенком, приятное или неприятное сообщение/звонок. Согласен, что вроде такие мелочи, но они могут повлиять на твою деятельность и на итоговый результат твоего дня?

Исходя из практики своей жизни и жизни моих клиентов, все ресурсы я разделила на 8, которые являются фундаментом нашей жизни:

1. ВремЯнной.

2. Финансовый.

3. Человеческий.

4. Интеллектуальный.

5. Физический или материальный.

6. Информационный.

7. Энергетический.

8. Связи.

1. ВремЯнной ресурс

Здесь, как писала в главе 1, время мы рассматриваем как ресурс. Да, это действительно один из самых важных и, к сожалению, невосполняемых ресурсов. Но! На нашу радость, этот ресурс можно «покупать».

Можно покупать/использовать время других: например, когда мы просим кого-то помочь, или берем помощника, или нанимаем рабочих, которые делают ремонт вместо нас. ВремЯнной ресурс ты можешь не только «купить», но и «получить» его другими способами, например, запараллелить дела. Ехать куда-то не на своей машине, а в такси, чтобы в это время просмотреть и ответить на сообщения, почитать книгу. Или послушать аудиокнигу, когда ты за рулем. Или позвать с собой поехать по делам человека, с которым надо поговорить и обсудить все по пути.

Иногда прежде чем приступить к какой-то работе, сначала надо подумать о том, как ее лучше сделать. Вроде ты потратил 5 минут на обдумывание, но потом благодаря этому сделал все быстрее и приятнее. Вспомни, приходилось ли тебе собирать какую-то конструкцию по инструкции и когда подумал «да я и так соберу без инструкции»? А в середине или в конце сборки ты понимаешь, что вначале какую-нибудь штучку не той стороной прикрутил/вставил. И потом тратишь время на то, чтобы разобрать, и все равно в конце концов приходится собирать по инструкции. Поторопился сделать быстрее, а получилось дольше, да еще и с нервотрепкой.

Тот, кто уже не раз с этим сталкивался, будет тратить время на изучение инструкции, потому что не захочет тратить время на переделывание. И уже на практике знает, что собрать без инструкции – это не экономия времени, а, наоборот, затрат в итоге больше.

«Я всегда выберу ленивого человека делать трудную работу, потому что он найдет легкий путь ее выполнения».

    Билл Гейтс