Будущее в действии: эффективность, которая меняет результаты
Если вы учитесь
Спросите себя:
– Какую ценность создаёт этот семестр для моего будущего «я» и для будущего работодателя?
– Какие 2—3 результата по итогам семестра я хочу иметь, кроме оценок?
Пример:
«Понимать базовую аналитику на таком уровне, чтобы решать типовые задачи на стажировке» – это ценность.
«Сдать матан на 4» – формальная цель, которая может и не совпасть с ценностью.
Если вы руководите
Перед любым проектом задайте команде три вопроса:
– Кто наш главный клиент в этом проекте?
– Как он поймёт, что мы сделали хорошую работу?
– Что для бизнеса будет ценностью по итогам проекта?
Запишите ответы и возвращайтесь к ним, когда возникают споры и перегруз.
Если вы в поиске себя
Сформулируйте, что для вас будет ценностью в ближайший год:
– «Не просто узнать новое, а сделать один реальный проект и понять, хочу ли я продолжать»;
– «Не просто сменить сферу, а выйти на новый доход и график, который не разрушает здоровье»;
– «Не просто найти работу, а найти формат, который соответствует моим ключевым ценностям».
Это избавит от хаоса случайных активностей.
ПРИНЦИП 2. ОПИСАТЬ ПОТОК СОЗДАНИЯ ЦЕННОСТИ
Суть: любая ценность создаётся через последовательность шагов. Нужно увидеть эту цепочку целиком, от первого шага до результата.
Пока поток не описан:
– каждый видит только свой кусок;
– усилия рассеиваются;
– потери остаются невидимыми.
На заводе поток – это путь детали от поставки сырья до готового изделия.
В обычной жизни поток – это:
– путь от «получили задание» до «сдали проект»;
– от «идея» до «реализовано»;
– от «хочу» до «сделал и получил результат».
Пример потока для диплома Сергея:
– выбрать тему;
– утвердить у научного руководителя;
– собрать требования к содержанию и оформлению;
– найти базовую литературу;
– составить черновую структуру;
– собрать материалы по разделам;
– написать черновик;
– получить обратную связь;
– внести правки;
– оформить;
– подготовиться к защите.
Как только он разложил всё в цепочку, стало ясно:
– где он застревает;
– какие шаги дублирует;
– какие важные шаги вообще не учёл.
Если вы учитесь
Выберите один важный учебный результат (курсовая, диплом, большой проект, сессия).
Нарисуйте простой поток:
– стартовая точка (что произошло: получили задание / выбрали тему);
– ключевые шаги;
– конечная точка (сдано, защищено, получен результат).
Важно: не стремитесь к идеалу сразу. Набросайте сначала так, как вы делаете сейчас.
Если вы руководите
Сделайте карту потока для ключевого процесса вашей команды:
– от заявки клиента до оплаты;
– от постановки задачи до релиза;
– от запроса на изменение до внедрения.
Соберите людей, которые участвуют в процессе, и восстановите шаги:
– кто что делает;
– что на входе;
– что на выходе;
– где ждут, где согласуют, где передают.
Уже на этом шаге вы увидите первые потери.
Если вы в поиске себя
Попробуйте описать поток для одной вашей важной цели.
Например: «проверить, подходит ли мне профессия UX-дизайнера»:
– собрать базовую информацию;
– выбрать 1—2 вводных курса;
– пройти их и сделать мини-портфолио;
– поговорить с 2—3 практикующими специалистами;
– сделать один реальный маленький проект;
– получить обратную связь;
– принять решение: углубляться / оставить как хобби / отказаться.
Так «найти себя» превращается не в расплывчатую мечту, а в последовательность конкретных шагов.
ПРИНЦИП 3. ОБЕСПЕЧИТЬ НЕПРЕРЫВНЫЙ ПОТОК
Суть: сделать так, чтобы работа двигалась по потоку плавно, без частых остановок, откатов и хаоса.
В реальности наши потоки часто выглядят так:
– начали делать;
– отвлеклись на другое;
– начали третье;
– вернулись к первому, забыв, что уже было сделано;
– ждём согласования;
– вспоминаем о задаче в последний момент.
Каждая такая «рваность» – это:
– ожидание;
– лишние переключения;
– повышенный риск ошибок.
Непрерывный поток – не значит «работать без остановки». Это значит:
– видеть одну задачу от начала до конца;
– уменьшать незавершёнку;
– сокращать количество ненужных ожиданий и возвратов.
Типичные враги потока:
– многозадачность;
– большие партии (делать сразу «огромный кусок» вместо маленьких шагов);
– неопределённость (неясно, что такое «готово»);
– частые неожиданные «вбросы».
Если вы учитесь
Вместо того чтобы:
– параллельно «читать к завтрашнему семинару», «чуть-чуть писать курсовую», «готовиться к экзамену»,
попробуйте:
– выделить блок времени под один этап одного потока (например, «написать черновик введения»);
– довести этот этап до логического конца;
– только потом переключаться.
Непрерывность потока в учебе – это:
– разделять работу на небольшие куски;
– завершать их;
– не держать в голове сразу 10 «подвешенных» задач.
Если вы руководите
Посмотрите, где в ваших процессах:
– задачи висят без движения;
– люди ждут согласований;
– одни и те же документы неоднократно перекладываются и переделываются.
Спросите:
– Можно ли сократить количество этапов?
– Можно ли делегировать право принятия решения ближе к месту, где делается работа?
– Можно ли уменьшить объём задач, которые мы берём одновременно?
Хороший индикатор: сколько у людей «открытых» задач, которые они начали, но не довели до конца.
Если вы в поиске себя
Ваш поток поиска часто рвётся:
– начали один курс – бросили;
– перешли в другую сферу – через месяц устали и ушли;
– стартовали проект – испугались и «отложили».
Чтобы создать более непрерывный поток:
– выбирайте небольшие эксперименты (проект на 4—6 недель, мини-курс, маленький фриланс);
– заранее определяйте критерий «готово» (что означает завершение эксперимента);
– доводите эксперимент до конца, даже если уже «не очень интересно» – чтобы получить полноценный опыт и выводы.
ПРИНЦИП 4. ВЫТЯГИВАНИЕ (PULL), А НЕ ПРОТАЛКИВАНИЕ (PUSH)
Суть:
дело должно начинаться не потому, что «так положено» или «надо занять людей работой», а потому, что есть реальный запрос – «вытягивание» со стороны клиента или следующего шага потока.
На производстве это значит:
– не производить детали «на склад», а делать их под реальный заказ.
В жизни и работе это означает:
– не загружать себя и других задачами «на всякий случай»;
– а запускать работу тогда и в том объёме, когда для неё есть реальная потребность и возможность довести до конца.
Push-логика: «Давайте начнём ещё пять проектов, чтобы все были при деле».
Pull-логика: «Этот шаг потока готов принять следующую задачу – значит, мы запускаем её. Пока нет места и реального запроса – не запускаем».
Если вы учитесь
Push в учебе:
– записаться на 5 курсов сразу;
– скачать 20 книг «по теме»;
– вступить во все возможные студенческие организации.
Pull:
– взять один—два курса, которые прямо сейчас нужны под ваш поток (например, под диплом или стажировку);
– загружать дополнительные материалы только тогда, когда вы дошли до этапа, где они реально нужны;
– участвовать в проекте, когда вы понимаете, что сможете в него вложиться и довести до конца.
Задайте себе вопрос:
«Что я сейчас делаю „про запас“, без реального запроса?»
Если вы руководите
Push в команде:
– запускать новые инициативы, потому что «так захотело руководство» или «так модно»;
– заваливать людей задачами «на вырост»;
– создавать отчёты и презентации «на всякий случай».
Pull:
– задачи появляются в работе, когда для них есть:
а) ясная потребность клиента или бизнеса;
б) место в потоке (ресурс команды);
в) определённое понимание результата.
Простой шаг: ввести ограничения по числу задач, которые находятся «в работе» (об этом мы подробнее поговорим в главе про Канбан).
Если вы в поиске себя
Push в поиске:
– хватать любую возможность, которая подвернулась;
– идти на курс только потому, что «есть скидка» или «все сейчас туда идут»;
– начинать проект, потому что «вдруг пригодится».
Pull:
– выбирать следующий шаг из реальных запросов вашей жизни:
– «мне не хватает базовых знаний в этой сфере, чтобы сделать пробный проект»;
– «у меня появился реальный клиент на такую задачу – пора подтянуть навык»;
– «я дошёл до точки, где без обратной связи дальше двигаться сложно – нужен наставник».
Спросите себя:
«Какой реальный запрос я сейчас закрываю этим действием? Или я просто создаю себе видимость движения?»
ПРИНЦИП 5. СТРЕМЛЕНИЕ К СОВЕРШЕНСТВУ (КАЙДЗЕН)
Суть: не бывает идеальных систем. Важно не построить что-то «на века», а постоянно понемногу улучшать то, что уже есть.
Кайдзен – это:
– маленькие шаги улучшения;
– регулярность;
– вовлечение людей, которые реально делают работу.
Вместо того чтобы:
– ждать «идеальных условий» для больших перемен;
– откладывать изменения «на потом», когда «закончатся пожары»;
– устраивать радикальные реформы раз в пять лет,
бережливый подход предлагает:
– каждый день (неделю, месяц) находить одну мелочь, которую можно сделать лучше;
– пробовать;
– смотреть на результат;
– закреплять полезные изменения.
Если вы учитесь
Кайдзен в учебе:
– после каждого экзамена или важной сдачи задавать себе три вопроса:
– Что сработало хорошо?
– Что пошло плохо?
– Что я сделаю по-другому в следующий раз?
– раз в неделю улучшать что-то маленькое в своей системе:
– порядок в конспектах;
– шаблон для выполнения типовых заданий;
– способ взаимодействия с преподавателем.
Вместо того чтобы раз в сессию героически «заботиться» о своей успеваемости, вы постоянно чуть-чуть улучшаете процесс.
Если вы руководите
Кайдзен в команде:
– регулярные короткие ретроспективы:
«Что мы можем сделать в следующем спринте/месяце чуть-чуть лучше?»;
– поощрение инициативы снизу:
люди, которые работают в процессе каждый день, часто лучше видят, где потери;
– маленькие экспериментальные улучшения:
«Давайте месяц попробуем такой формат встреч», «Давайте сократим один отчёт и посмотрим, будет ли кому-то его не хватать».
Важно: кайдзен – это не разовые проекты «оптимизации», а культура.
Если вы в поиске себя
Кайдзен в поиске:
– отношение к своей жизни как к серии экспериментов;
– отказ от мысли «сделать один правильный выбор навсегда»;
– вместо этого – регулярные маленькие улучшения:
– чуть лучше понимать себя;
– чуть честнее смотреть на свои реакции;
– чуть смелее пробовать новое;
– чуть быстрее завершать то, что не работает.
Раз в месяц можно задавать себе вопросы:
– Что за этот месяц стало лучше в том, как я ищу себя?
– Какие эксперименты удались?
– Какие – нет, и чему они меня научили?
– Какой маленький шаг я могу сделать в следующем месяце?
Как пять принципов работают вместе
Пять принципов Lean – это не пять независимых идей. Это цепочка:
– Вы определяете ценность.
– Описываете поток, в котором эта ценность создаётся.
– Делаете этот поток как можно более плавным.
– Настраиваете работу под реальные запросы (pull), а не под абстрактное «надо».
– Постоянно улучшаете систему маленькими шагами.
Если пропустить хотя бы один из шагов, система даёт сбой.
Примеры:
– Если не определить ценность – вы будете улучшать то, что никому не нужно.
– Если не видеть поток – не поймёте, где теряется время и силы.
– Если не заботиться о потоке – будете тонуть в многозадачности и незавершёнке.
– Если игнорировать pull – перегрузите себя и команду лишней работой.
– Если отказаться от кайдзен – застрянете в устаревших привычках и процессах.
Наша цель – постепенно приучить себя смотреть на любую важную деятельность через эти пять шагов.
Практика главы: первый «бережливый процесс»
Выберите одну важную для вас деятельность на ближайший месяц. Это может быть:
– учебный проект или подготовка к сессии;
– рабочий проект или ключевой процесс в вашей команде;
– личная цель (например, поиск новой работы, запуск блога, подготовка к переезду).
Шаг 1. Определите ценность
Ответьте письменно:
– Кто здесь мой (и) клиент (ы)?
– Что для них будет настоящим успехом?
– Что важно лично для меня?
Сформулируйте 1—2 предложения:
«Ценность этого проекта/цели в том, чтобы…»
Шаг 2. Опишите поток
Набросайте цепочку шагов:
– стартовая точка (что уже есть сейчас);
– конечная точка (что означает «готово»);
– основные шаги между ними.
Не углубляйтесь в детали, достаточно 7—10 ключевых шагов.
Шаг 3. Посмотрите на непрерывность
Отметьте:
– где вы, скорее всего, будете застревать;
– где возможны долгие ожидания;
– где вы склонны браться за слишком большие куски.
Спросите себя:
– Как я могу разбить некоторые шаги на меньшие?
– Как уменьшить количество параллельных задач?
Шаг 4. Подумайте о pull
Спросите:
– Какие шаги этого потока я пытаюсь запустить «про запас»?
– Где я могу подождать реального запроса (своего, клиента, команды), прежде чем вкладывать много сил?
Решите, с чего точно начнёте в ближайшие 2—3 дня – и что отложите до появления реального «вытягивания».
Шаг 5. Запланируйте кайдзен
Выберите день недели (например, воскресенье или пятница), когда вы будете на 10—15 минут:
– смотреть, что получилось за неделю;
– отмечать один маленький успех;
– находить одну вещь, которую можно улучшить в следующей неделе.
Запишите себе напоминание.
ЧАСТЬ II. ВОСЕМЬ УТЕЧЕК: ГДЕ ПРОПАДАЮТ ВРЕМЯ, ДЕНЬГИ И СМЫСЛ
ГЛАВА 4 ВОСЕМЬ ВИДОВ ПОТЕРЬ: ОТ ЗАВОДА ДО ЕЖЕДНЕВНИКА
История. День, который «растворился»
Представьте обычный будний день.
Утро. Студент Лёша приходит в университет. Первая пара отменена, но об этом он узнаёт, только когда уже доехал. Полтора часа он проводит в коридоре: болтает с одногруппниками, бездумно листает ленту, кое-что читает по диагонали к следующему занятию.
В это же время руководитель отдела Анна открывает ноутбук. В почте – десятки писем. Она машинально отвечает на всё подряд. Потом идёт на совещание, где два часа обсуждают отчёт, который можно было отправить по электронной почте. Конкретных решений почти нет.
А где-то в другом городе Илья, который пытается «найти себя», садится за стол. У него открыто пять вкладок с курсами: дизайн, программирование, продюсирование, психология, маркетинг. Он начинает один урок, бросает на середине, переключается на другой, записывает в блокнот: «Надо обязательно пройти». Часа через три усталость и смутное чувство вины: сделал вроде много, но ничего не продвинул.
К вечеру:
– Лёша вспоминает, что так и не дописал отчёт по лабораторной, хотя пару раз открывал документ.
– Анна понимает, что ни разу не села за стратегически важную задачу – подготовку к запуску нового продукта.
– Илья закрывает ноутбук с ощущением, что снова «провёл день в поисках», но ничего не приблизил.
Если бы они записали всё, чем занимались за день, список получился бы солидным.
Но если задать вопрос: «А что действительно создало ценность?» – ответ окажется гораздо скромнее.
Большая часть их усилий ушла в потери.
Что такое потери (муда) по-бережливому
В бережливом производстве (Lean) есть чёткий термин – «муда». Так называют любое действие, которое:
– потребляет ресурсы (время, силы, деньги, внимание),
– но не добавляет ценности с точки зрения клиента.
Важно: муда – это не «плохие люди» и не «глупая работа».
Это нейтральное слово для обозначения утечек в системе.
Классический Lean выделяет восемь основных видов потерь:
– Перепроизводство.
– Ожидание.
– Лишние транспортные операции.
– Лишние движения.
– Избыточные запасы.
– Перепроцессинг (избыточная обработка).
– Дефекты.
– Нереализованный потенциал людей.
Все они были найдены сначала в производстве – на заводах. Но если присмотреться, те же виды потерь в изобилии встречаются:
– в расписании студента,
– в календаре руководителя,
– в графике человека, который ищет своё дело.
Давайте разберём каждый вид потерь и сразу посмотрим, как он проявляется в учебе, работе и личной жизни.
– Перепроизводство: делать больше, чем нужно, раньше, чем нужно
На производстве
Перепроизводство – это выпуск продукции больше, чем требует спрос, или раньше, чем она нужна. Завод делает лишние детали «на склад». Деньги за них ещё не получены, а ресурсы уже потрачены. Детали лежат, стареют, занимают место.
В учебе
– Переписывать конспект «на чистовик», хотя черновик и так понятен.
– Делать по три версии одной и той же презентации «на всякий случай», хотя показывать будете одну.
– Готовить слишком подробный доклад, который всё равно урежут до 5—7 минут.
В работе руководителя
– Запускать больше проектов, чем бизнес реально может «переварить».
– Делать отчёты, которые никто не читает, только потому что «так всегда делали» или «вдруг спросят».
– Создавать сложные регламенты и документы, которые не используются в реальной работе.
В поиске себя
– Записываться на множество курсов «про запас», пока ещё не ясно, будете ли вы этим заниматься.
– Начинать сразу несколько направлений (языки, хобби, профессии), не доводя до результата ни одно.
– Собрать десятки идей проектов, но ни одну не проверить в реальности.
Вопросы к себе
– Что я делаю «про запас», без реального запроса и конкретного использования?
– Где я создаю больше, чем кто-то реально готов «потребить» или оценить?
– Ожидание: время, когда ничего не движется
На производстве
Ожидание – когда станок простаивает, потому что нет деталей; работник ждёт, пока придёт задание; продукт стоит в очереди на следующую операцию.
В учебе
– Часы перед экзаменом или зачётом, когда вы «как бы готовитесь», но на самом деле листаете материалы без концентрации, просто потому что «всё равно нужно ждать».
– Время, когда вы не можете продолжать задание, потому что ждёте, пока преподаватель ответит на письмо, подпишет тему, проверит предыдущий этап.
В работе руководителя
– Люди ждут согласования, без которого не могут двигаться дальше.
– Проекты стопорятся, потому что кто-то «ещё не посмотрел документ».
– Вы сами застреваете между встречами, не оставляя себе блоков времени для реальной работы.
В поиске себя
– Ожидание «идеального момента», чтобы начать: «вот закончу этот проект – тогда и подумаю», «когда будет больше денег/сил/поддержки, займусь тем, что хочу».
– Зависание между решениями: вы вроде и не уходите с нелюбимой работы, и не строите ничего нового.
Вопросы к себе
– Где мои задачи «висят» в ожидании какого-то шага или решения?
– Что я могу сделать, пока жду, чтобы приблизиться к результату, а не просто пережидать?
– Лишние транспортные операции: таскать то, что можно не таскать
На производстве
Это лишние перемещения материалов, деталей, документов между участками производства: везти туда-сюда, потому что так устроено помещение или процесс.
В учебе
– Носить с собой все учебники и тетради «на всякий случай», вместо того чтобы брать то, что нужно сегодня.
– Пересылать файлы десятки раз по разным чатам, вместо централизованного хранилища.
– Распечатывать и снова сканировать документы, которые можно было отправить сразу в электронном виде.
В работе руководителя
– Документы «гуляют» между отделами ради подписей, которые ничего не добавляют к сути.
– Информация передаётся по сложным цепочкам: сотрудник → начальник группы → начальник отдела → директор → обратно вниз.
– Данные переносятся из одной системы в другую вручную, хотя их можно интегрировать.
В поиске себя
– Вы собираете информацию по новой сфере из десятков источников, но не организуете её так, чтобы к ней было легко возвращаться. В итоге снова и снова ищете одно и то же.
– Вы «таскаете» с собой нерешённые вопросы из одной сферы в другую: размышляете о смене профессии во время работы, вместо того чтобы выделить отдельное время.
Вопросы к себе
– Что в моей работе или учебе постоянно «гуляет туда-сюда» без реальной необходимости?
– Как можно упростить путь информации или материалов, чтобы они проходили меньше «кругов ада»?
– Лишние движения: бегать, искать, листать
На производстве
Лишние движения – это когда работник делает много ненужных наклонов, поворотов, шагов, потому что рабочее место организовано неудобно.
В учебе
– Каждый раз искать нужную папку или файл, потому что «где-то на рабочем столе» или в хаосе папок.
– Листать конспект взад-вперёд, пытаясь найти нужную формулу или определение.
– Тратить время на то, чтобы найти ручку, тетрадь, зарядку, потому что на столе – постоянный беспорядок.
В работе руководителя
– Постоянно переключаться между окнами, системами, чатами, потому что нет единого рабочего пространства.
– Ходить по этажам, чтобы уточнить то, что можно было решить в одном общем канале.
– Листать длинные письма и чаты в поисках одного решения или файла.
В поиске себя
– Прыгать между приложениями, заметками, документами о своём поиске, не имея одного места, где всё собрано.
– Вновь и вновь пересматривать старые материалы, потому что забыли, какие выводы уже делали.
Вопросы к себе
– Что я ищу постоянно? Какие вещи, файлы, решения не на своём месте?
– Как я могу организовать своё «рабочее пространство» (физическое и цифровое), чтобы двигаться меньше, а делать больше?
– Избыточные запасы: «наваленные в углу» дела, материалы, обязательства
На производстве
Избыточные запасы – это сырьё, полуфабрикаты и готовая продукция, которые лежат невостребованными. Они занимают место, замораживают деньги, могут испортиться.
В учебе
– Папки с «полезными материалами», к которым вы никогда не возвращались.
– Список курсов и вебинаров «на потом», который только растёт.
– Непрочитанные книги, купленные «потому что была скидка» или «все советуют».
В работе руководителя
– Длинный список проектов «на будущее», к которым компания реалистично не дойдёт в ближайшие годы.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
Приобретайте полный текст книги у нашего партнера: