Новый канон менеджмента, или Сто слов-открытий для бизнесмена

6. Подчиненному не предлагается каких-либо положительных стимулов дополнительной ответственности.

Факт, что делегирование часто оказывается безрезультатным даже при почти всеобщем признании его важности, является ярким свидетельством того, как трудно преодолеть имеющиеся препятствия. Некоторые препятствия глубоко укоренены в человеческом поведении, являются следствием индивидуальной психологии. Психологические проблемы самые трудные. И чтобы их разрешить, и руководители, и подчиненные должны внимательно присмотреться к себе, осознать свои страхи и подняться над ними.

Подчиненный может сделать относительно мало для того, чтобы устранить психологические барьеры для делегирования, имеющиеся у начальника. Даже постоянная прекрасная работа может игнорироваться чрезмерно беспокойным боссом. Однако существует многое, что руководители могут сделать для улучшения своей работы и для устранения причин отказа от дополнительной ответственности.

Прежде всего руководители могут создать систему контроля, необходимую для того, чтобы обезопасить себя при делегировании больших полномочий подчиненным. Они могут также определить свои проблемы и повысить квалификацию в области лидерства и оказания влияния. Кроме того, большую часть неуверенности подчиненных можно устранить, оказывая им больше доверия.

Возможно, самыми важными путями к обеспечению эффективного делегирования будут четкий обмен информацией, принцип соответствия и положительные стимулы.

Если подчиненный не выполняет свои задачи так, как требует руководство, причиной может быть неправильная передача информации. Следовательно, понятное изложение подчиненным их обязанностей, задач и пределов полномочий имеет существенное значение для эффективного делегирования.

Чтобы делегирование было действенным, необходимо также соответствие между полномочиями и ответственностью, т. е. руководство должно делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, за которые он принял на себя ответственность. Это известно как принцип соответствия. Как следствие, работник может принимать ответственность только за те задачи, которые попадают в сферу делегированных ему полномочий. К сожалению, на практике принцип соответствия часто нарушается.

Большая ответственность означает больше работы и больше риска для лица, соглашающегося на нее. Многие, если не большинство, не находят привлекательными эти дополнительные обязанности. Средний человек ожидает, достаточно обоснованно, какого-то вознаграждения. Но, к сожалению, во многих организациях четко выраженное желание расширить ответственность подчиненных не подкрепляется системой стимулирования, которая обеспечивает им вознаграждение за принятие этого бремени. Вследствие этого отсутствие положительных стимулов к принятию дополнительной ответственности может заблокировать попытки распределить полномочия.

Вознаграждения могут выступать почти в любой форме. Дополнительная оплата, повышение по службе, необычное звание, благодарность, особый статус и более комфортабельные условия работы – все это достаточно эффективные средства стимулирования. Необходимость применения вознаграждений обоснована тем, что подчиненный видит четкую связь между принятием дополнительной ответственности и удовлетворением личных потребностей. Важно для высшего руководства и создание системы стимулирования руководителей за успешное делегирование дополнительных полномочий в соответствии с целями организации.

Деловая переписка

Термином «деловая переписка» принято обозначать любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности. Правила оформления деловой корреспонденции нацелены на оказание уважения адресату, реализуются с учетом соблюдения рангов между отправителем и адресатом и основываются на принципах равенства, взаимоуважения и корректности.

Любой документ деловой переписки должен соблюдать ряд установленных международной практикой правил и норм оформления, которыми являются: обращение, комплимент, подпись, дата, адрес.

– Обращение указывает на официальный и почетный титул адресата.

– Комплимент служит для выражения вежливости и обычно печатается в конце письма.

– Подпись, удостоверяющая официальный документ, также печатается в конце документа.

– Под датой понимают день, месяц, год и место написания письма. Эти данные должны сохранять полное написание; использование сокращений здесь неуместно.

– В понятие «адрес» входят фамилия, титул (если имеет место) и собственно адрес. Эти данные могут быть помещены как внизу, так и вверху первой страницы документа, в зависимости от его характера; они также должны быть воспроизведены на конверте.

Вся официальная корреспонденция может быть условно подразделена на два основных типа.

1. Официальная переписка используется в основном в дипломатической практике. Здесь речь идет о переписке между государственными организациями разных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами.

2. Официальная переписка включает в себя такие виды деловой корреспонденции, как нота, меморандум и памятная записка.

3. Деловые (коммерческие) письма широко применяются для налаживания и поддержания деловых контактов между фирмами, организациями и т. п. Деловые письма имеют полуофициальный характер.

Термином «нота» называют все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительствами стран. Различают личную ноту, т. е. ноту, написанную от первого лица, и ноту вербальную, написанную от третьего лица.

Личная нота пишется для донесения проблем важного и принципиального значения или содержит информацию о каких-либо событиях или фактах. Она оформляется в виде письма, составленного от первого лица, от имени подписавшего ноту.

Вербальная нота используется для рассмотрения широкого круга вопросов политического, экономического, научно-политического и др. характера. Нотами также запрашиваются визы и доводится информация представительского плана. Вербальная нота менее официальна, чем личная, но более официальное послание, чем меморандум или памятная записка.

Памятная записка может выполнять различные функции. Она служит для подтверждения сделанного во время устного соглашения заявления, во избежание его неверного толкования, для привлечения внимания к определенному кругу вопросов, для письменного ответа на поставленные проблемы во время устных переговоров, для подтверждения договоренности, достигнутой во время устной беседы, и т. д.

Иногда сам партнер может попросить прислать ему памятную записку в ответ на предложение или для ответа на поставленный вопрос. Памятная записка может быть вручена и до переговоров. В этом случае она подготавливается заранее и служит для привлечения внимания к обсуждаемым вопросам или, если необходимо, для обеспечения четкого понимания поставленной проблемы.

Меморандум имеет целью изложение фактической, документальной или юридической стороны обсуждаемого вопроса. Этот вид официального документа составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Он может либо прилагаться к нотам, либо выступать в качестве отдельного документа, подлежащего последующему рассмотрению и обсуждению.

Наиболее полно письменная деловая речь находит свое выражение в деловом письме. Современное деловое письмо объединяет в своем значении служебное послание в форме официального документа, а также в форме разнообразных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований, ответов на них, т. е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, лежит в основе деловых отношений.

При написании делового письма обычно используются фирменные бланки с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телефонным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Внешний вид бланка служит своего рода «визитной карточкой» фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее стиль письма.

Язык деловой переписки характеризуется относительным однообразием используемых средств. Для делового стиля характерно содержание различных клише и штампов, принятых в той или иной ситуации письменного делового общения.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность изложения. При этом логичность излагаемых фактов преобладает над эмоциональностью. Недопустимо использование в деловой письменной речи просторечных слов и выражений, междометий и слов, выражающих субъективную оценку. Основной целью языка делового письменного общения является последовательное, логичное изложение фактов, обеспечивающее их объективное восприятие при полном отсутствии субъективного взгляда на обсуждаемые проблемы.

Одним из необходимых условий, обеспечивающих практическую, а в ряде случаев и правовую ценность деловой корреспонденции, выступает смысловая точность делового стиля письменной речи. Именно смысловая точность деловой переписки призвана исключить двусмысленность толкования излагаемых фактов, имеет своей целью наиболее точно и логично донести до адресата поставленную проблему и обеспечить ее полное и правильное понимание.

Большое значение для деловой переписки имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказываемого в письменном сообщении суждения, однако факты не должны представлять собой перечень малозначительных данных. Кроме того, необходимо использовать факты, актуальные именно для данной ситуации. Фактический материал, используемый в деловой переписке, должен быть внимательно отобран и тщательно проверен. Следует также избегать повторов в изложении информации.

Любая деловая корреспонденция должна быть достаточно убедительной. Убедительность документов, используемых в деловой переписке, достигается посредством доказательности.

Таким образом, правильно составленному письму, используемому в деловой переписке, должны быть свойственны отбор точных фактов, дополненных убедительной аргументацией с четким следованием правилам формальной логики.

Деловые люди, уважающие себя и партнеров и стремящиеся к поддержанию престижа своей фирмы, обязаны придерживаться общепринятых норм этикета при ведении деловой переписки.

К сожалению, на практике правил оформления деловой корреспонденции придерживаются далеко не все. Более того, существует проблема так называемого «ложного этикета» делового общения.

Суть ложного этикета деловой переписки заключается в том, что некоторые составители писем-ответов, руководствуясь исключительно коммерческими соображениями, в угоду своим профессионально некомпетентным партнерам стараются придерживаться их же нестандартной формы оформления деловой корреспонденции и терминологии. Ложный этикет является одной из причин терминологической неупорядоченности и лексической засоренности языка деловой переписки.

Деловой прием

К деловым приемам относятся деловые обеды, ужины, разнообразные банкеты, служебные вечеринки и т. п. мероприятия, носящие отчасти деловой характер, совмещающие приятное с полезным.

Устройство деловых приемов популярно во многих странах и на многих крупных предприятиях, практикуется в деловой сфере с давних времен и считается одним из наиболее эффективных способов, помогающих достичь делового соглашения и вместе с тем приятно провести время. Деловой прием может происходить как в пределах предприятия (компании), так и на нейтральной территории.

Уединенные, легкие деловые приемы в виде ланча или ужина, рассчитанные на двух-трех человек, разрешается проводить в личном кабинете предприятия (в том случае, если такой прием организован руководящими лицами). Но лучше устраивать их в небольших кафе или ресторанах.

Банкеты, фуршеты и подобные крупные мероприятия, также являющиеся деловыми приемами, можно проводить как в столовой при компании (конференц-зале), так и снять для этого кафе или ресторан. Банкеты обычно организуются в связи с каким-либо событием, значимым для всей компании: по случаю презентации, открытия нового офиса, удачной сделки, юбилея компании или кого-то из сотрудников (руководителей или почетных работников).

Самая распространенная ныне форма проведения деловых банкетов или фуршетов – в виде шведского стола. Шведский стол представляет собой большой стол, на котором расставлены тарелки с порционными блюдами. Стулья не предусмотрены. Присутствуют официанты, которые разносят подносы с полными бокалами и закусками. Каждый из присутствующих может подойти к такому столу со своей тарелкой и взять то, что ему хочется. Преимуществом такого вида приема является непринужденность обстановки: едят только те, кто хочет есть; люди могут разбиваться на небольшие группы по интересам, в которых идет обсуждение каких-то дел, либо спокойно перемещаться по залу от одного собеседника к другому.

Деловой прием может проводиться как в форме обильного обеда, так и легкого ужина. Выбор того или иного вида делового приема зависит от конкретной ситуации, от тех целей, которые преследует человек, назначающий подобную встречу, от степени знакомства, наконец – от материальной стороны.

Легкий завтрак или ужин считаются наиболее подходящими под определение делового приема по нескольким причинам:

– присутствующие на таком приеме получают возможность уделить больше внимания не употреблению пищи, а беседе, обсуждению дел, ради которых прием и был устроен;

– такой вид приема наиболее удобен для занятых деловых людей, поскольку может занимать сравнительное небольшой отрезок времени;

– деловой завтрак или ужин можно провести в личном кабинете, служебной столовой либо в близлежащем кафе или ресторане во время рабочего дня.

Большая часть деловых приемов (ужинов, обедов) организуется с целью обсуждения каких-либо важных деловых моментов, касающихся сотрудничества, заключения договоров, подписания деловых бумаг и прочих дел, имеющих юридическую силу, независимо от того, где и в какой форме они состоялись.